Mặc dầu công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố then chốt làm tăng tính cạnh tranh trong thế giới kinh doanh nhưng nhiều người chủ và người quản lí vẫn còn bi lẫn lộn về vai trò của CNTT. Một nhà phân tích Phố Wall viết: “Ngay cả ngày nay một số người chủ công ti và giám đốc điều hành (CEO) vẫn không biết cách áp dụng công nghệ để thâu tóm thị trường, làm tăng thu nhập, giảm thiểu rủi ro, và giảm chi phí. CNTT không còn là về ứng dụng để bàn hay kết mạng, kết nối nhiều ứng dụng với Internet mà là chiến lược để dẫn lái tăng trưởng thu nhập, tăng tính hiệu quả và hiệu lực. Hiểu điều bạn có thể làm với công nghệ là phần nền tảng của điều mọi người lãnh đạo doanh nghiệp cần biết.”

Về truyền thống, người chủ công ti và người quản lí coi CNTT như chức năng hỗ trợ, điều có nghĩa là nó tính vào chi phí. Chi phí của việc mua phần cứng hay phần mềm, chi phí của việc tích hợp, chi phí của việc thuê công nhân CNTT, và chi phí của nâng cấp và bảo trì hệ thống CNTT qua thời gian. Nhiều công nhân CNTT chấp nhận vai trò hỗ trợ vì họ không hiểu cách doanh nghiệp làm việc, cách công ti vận hành hay phát sinh lợi nhuận. Đó là lí do tại sao nhiều người chủ công ti và người quản lí bị lẫn lộn và hỏi: “Công nghệ đích xác nào được cần để làm kinh doanh?”

Ngày nay công nhân CNTT không còn chỉ làm công việc kĩ thuật như lập trình, kiểm thử v.v. mà họ cũng phải hiểu doanh nghiệp. Họ phải biết công nghệ nào có thể làm hay không thể làm để đặt mong đợi của người chủ công ti hay người quản lí. Đó là lí do tại sao hiện thời nhiều công ti đang thuê những người mới tốt nghiệp trong Quản lí hệ thông tin (ISM) và nó đã trở thành “bằng cấp nóng” và trong hầu hết các trường hàng đầu, sinh viên Khoa học máy tính và Kĩ nghệ phần mềm được yêu cầu học ít nhất một môn doanh nghiệp.

Bằng việc thực hiện công nghệ thông tin (CNTT) công ti có thể làm tăng năng suất của nó hay năng lực tổng thể để sản xuất nhiều hơn. Chẳng hạn, Máy tự động trả tiền (ATMs) đã giúp rất nhiều cho các ngân hàng làm nhiều hơn vì nó mở 24 giờ một ngày và 7 ngày một tuần. Việc tới của công nghệ ATM và ngân hàng Internet đã làm thay đổi cách thức ngân hàng truyền thống vận hành để làm nhiều kinh doanh hơn và đạt tới những khách hàng không thể đi tới ngân hàng được. Bằng việc tự động hoá công việc văn phòng, CNTT cũng có thể làm giảm thời gian phí hoài bằng việc khử bỏ quan liêu không cần thiết. Kinh doanh trực tuyến đã làm giảm đáng kể thời gian ra thị trường cho nhiều sản phẩm. Trong vòng vài phút, sản phẩm có thể được bán trực tuyến, giảm chi phí của lưu kho vật lí và người bán hàng. Thị trường toàn cầu cạnh tranh hiện thời đã buộc các công ti trên khắp thế giới phải nghĩ lại chiến lược của họ. Những người chủ công ti đang chú ý nhiều hơn tới đầu tư nào cần làm và làm sao giữ cho chi phí được thấp hơn. Bằng việc có CNTT mạnh, công ti có thể giảm chi phí vận hành doanh nghiệp. Chẳng hạn, bằng việc dùng tính toán mây hay Phần mềm như dịch vụ (SaaS), công ti có thể xoá bỏ chi phí của phần cứng, cấp phép phần mềm, năng lượng, và hành chính v.v…

Vì nhiều người chủ công ti không có tri thức kĩ thuật về cách dùng công nghệ trong toàn công ti, vai trò của Giám đốc thông tin (CIO) đã trở thành mấu chốt hơn. CIO phải lượng giá được công ti để đánh giá nơi mình có thể thực hiện CNTT để cải tiến tính hiệu quả và giúp cho công ti hội tụ vào các hoạt động chiến lược. CIO phải có khả năng gióng thẳng CNTT với các đơn vị nghiệp vụ bên trong công ti để làm tăng tính hiệu quả và hiệu lực.

Ngày nay mọi người quản lí đều phải có tri thức về CNTT vì nó là yêu cầu cho mọi vị trí quản lí. Với suy thoái kinh tế hiện thời, mọi công ti đều được yêu cầu giảm chi phí và cải tiến hiệu quả bằng việc tái tổ chức mọi thứ tương ứng với qui trình được xác định rồi xử lí dùng CNTT. Bây giờ hơn bao giờ mọi người trong doanh nghiệp đều phải coi CNTT như yếu tố tạo khả năng chiến lược cho doanh nghiệp để phân biệt bản thân nó với đối thủ cạnh tranh. Khảo cứu công nghiệp chỉ ra rằng các công ti thành công đã đạt tới cải tiến lớn bằng việc tối ưu kết cấu nền CNTT và đầu tư nhiều hơn vào CNTT. Các công ti đầu tư vào CNTT trong khủng hoảng kinh tế này là những công ti sẽ sống sót và làm tốt khi kinh tế cải thiện.

—English version—

The role of information technology

Although Information Technology (IT) has become the key factor to increase competitiveness in the business world but many owners and managers are still confused about the role of IT. A Wall-Street analyst wrote: “Even today some company owners and chief executive officers (CEO) do not know how to apply technology to capture markets, grow revenue, minimize risk, and reduce costs. IT is no longer about desktop applications or network that connects several applications to the Internet but a strategy to drive revenue growth, increase effectiveness and efficiency. To understand what you can do with technology is a fundamental part of what every business leader needs to know.”

Traditionally, company owners and managers consider IT as a supporting function which means it incurs cost. The cost of buying hardware or software, the cost of integration, the cost of hiring IT workers, and the cost of upgrades and maintenance IT systems over time. Many IT workers accepted supportive roles because they do not understand how business works, how company operates or generates revenue. That is why many company owners and managers are confused and ask: “What exactly is technology required to do for the business?”

Today IT workers are no longer just do technical works such as programming, testing etc. but they must also understand business. They must know what technology can do or cannot do to set the expectations of a company owner or managers. That is why currently more companies are hiring graduates in Information System Management (ISM) and it has becoming a “hot degree” and in most top schools, Computer Science and Software Engineering students are required to take at least one business course.

By implementing Information Technology (IT) company can increase its productivity or the overall capacity to produce more. For example, Automated Teller Machines (ATMs) have significantly helped banks to do more as it opens 24 hours a day and 7 days a week. The advent of ATM technology and Internet banking have changed the way traditional banks operate and allows banks to do more businesses and reach customers who cannot travel to the banks. By automate office works, IT can also reduce time wastes by eliminate unnecessary bureaucracies. Online business has significantly reduced the time to market for many products. Within minutes, products can be sold on line, reducing the cost of physical stores and sale persons. The current competitive global market has forced companies all over the world to rethink their strategies. Company owners are paying more attention to what investments to make and how to keep cost lower. By having a strong IT, company can reduce the cost of operating the business. For example, by using cloud computing or Software as a Service (SaaS), company can eliminate the cost of hardware, software licenses, power, and administrative etc…

Since many company owners do not have the technical knowledge on how to use technology across the company, the role of the Chief Information Officer (CIO) has become more critical. CIO must assess the company to evaluate where he can implement IT to improve efficiency and helps company to focus on strategic activities. CIO must be able to align IT with the business units within the company to increase effectiveness and efficiency.

Today every manager must have knowledge of IT as it is a requirement for all managerial positions. With current economic recession, every company is asked to reduce costs and improve efficiency by reorganize everything according to a defined process then automating these processes using IT. Now more than ever that everyone in business must view IT as a strategic enabler for the business to distinguish itself from its competitors. Industry study showed that successful companies have achieved significant improvement by optimizing IT infrastructure and invest more in IT. Companies investing in IT during this economy crisis are companies that will survive and excel as the economy improves.