Một người chủ doanh nghiệp viết cho tôi: “Bạn tôi gợi ý rằng tôi dùng dịch vụ tính toán mây cho công ti của tôi nhưng tôi không biết nó là gì. Tôi là dân kinh doanh, không phải là dân máy tính. Tôi cần câu trả lời đơn giản nào đó về tại sao tôi cần tính toán mây? Xin thầy lời khuyên.”

Đáp: Trong thời đại thông tin này, mọi tổ chức đều đối diện với thách thức phải linh hoạt đáp ứng với công nghệ thay đổi nhanh chóng nhưng vẫn chuyển giao sản phẩm và dịch vụ chất lượng như được yêu cầu bởi kinh doanh. Chừng nào tổ chức của bạn còn chưa trong kinh doanh công nghệ thông tin (CNTT) bạn sẽ KHÔNG bận tâm với việc duy trì hệ thống CNTT hay cập nhật phần mềm khi có các kinh doanh quan trọng khác mà bạn cần hội tụ vào.

Bạn là người chủ của công ti lớn, mục đích của bạn là tăng thu nhập, giảm chi phí, và làm cực đại lợi nhuận. Để đạt tới điều đó, bạn áp dụng công nghệ thông tin để tự động hoá các qui trình của bạn để làm tăng tính hiệu quả và hiệu lực của công nhân của bạn. Tuy nhiên, bằng việc có hệ thống CNTT tại công ti của bạn, bạn phải mua phần mềm và phép sử dụng phần mềm cho hệ thống của bạn và thuê công nhân CNTT để duy trì nó cho nên có chi phí phụ. Bất kì khi nào phần mềm mới được đưa ra, bạn lại phải nâng cấp; cứ sau vài năm bạn lại phải nâng cấp phần cứng nữa. Bạn không biết phải làm gì với phần cứng cũ và một số trong chúng lạc hậu chả có giá trị thị trường. Với phần mềm hay phần cứng mới, công nhân của bạn cần đào tạo mới cho nên bạn phải chi thêm để giữ cho kĩ năng của họ được hiện thời. Công nhân CNTT của bạn cũng cần đào tạo thêm để duy trì hệ thống, cho nên bạn phải chi tiền cho đào tạo họ nữa. Thỉnh thoảng sau đào tạo, họ bỏ đi để kiếm việc tốt hơn ở công ti khác thì bạn phải thuê người mới và trả tiền đào tạo cho họ lần nữa. Mọi năm, bạn phải mua nhiều phần mềm, gia hạn phép sử dụng phần mềm, nâng cấp phần cứng, cung cấp đào tạo v.v. Đột nhiên hệ thông tin đã trở thành chi phí lớn và là sao lãng lớn khỏi kinh doanh chính của bạn. Là người chủ công ti, bạn tự hỏi tại sao bạn phải chi nhiều cho cái gì đó KHÔNG liên quan tới kinh doanh của bạn? Tại sao bạn phải lo nghĩ về cái gì đó làm sao lãng bạn khỏi việc vận hành kinh doanh của bạn?

Có giải pháp mang tên Tính toán mây và ngày nay nó đang làm thay đổi toàn thể ngành công nghiệp máy tính: Thay vì có hệ thống tại công ti với phần cứng và phần mềm, bạn có thể để công nhân của bạn truy nhập vào dịch vụ dựa trên Web mà duy trì mọi chương trình họ cần để làm công việc của họ, từ e-mail tới xử lí văn bản, từ thu thập các giao tác cho tới phân tích dữ liệu cho trinh sát doanh nghiệp. Bạn KHÔNG phải lo nghĩ về nâng cấp phần cứng hay phần mềm; bạn KHÔNG phải lo nghĩ về thuê công nhân CNTT hay đào tạo họ. Bạn KHÔNG phải lo nghĩ về gia hạn phép phần mềm. Bạn KHÔNG phải lo về mua, bảo trì hệ thông tin. Về căn bản thay vì “mua” bạn “thuê” mọi nhu cầu CNTT từ công ti dịch vụ tính toán mây.

Ngày nay các tổ chức thành công nhất đã nắm lấy tính toán mây như một chiến lược CNTT toàn diện. Bằng việc thuê thay vì mua, họ hội tụ nhiều hơn vào kinh doanh lõi của họ và đo tính hiệu quả, tính linh hoạt và lợi nhuận của họ thay vì chi tiêu thêm vào cái gì đó mà không phải là năng lực của họ. Trong hệ thống tính toán mây, gần như mọi thứ đều được giải quyết bởi công ti dịch vụ tính toán mây. Điều duy nhất người dùng cần là kết nối máy tính của họ với Internet dùng trình duyệt Web đơn giản và dịch vụ mạng của mây sẽ giải quyết mọi thứ. Ở Mĩ các công ti dịch vụ tính toán mây lớn nhất là: Amazon; Google, Microsoft, IBM, Dell, VMware v.v. Phần lớn các công ti lớn đã chuyển mọi thứ lên mây, kể cả nhiều văn phòng chính phủ. Kết quả là tuyệt vời với tiết kiệm chi phí lớn như nhiều công ti đã tuyên bố rằng họ đã giảm chi phí đi từ 20% tới 45% với tính toán mây. Khi nhiều công ti đang chuyển vào mây, họ cũng đổi cách họ dùng công nghệ thông tin và phần mềm đang nhanh chóng trở thành dịch vụ chính.

Nhân tiện, tôi nghĩ bạn đã dùng tính toán mây rồi mà bạn thậm chí có thể không nhận biết đấy thôi. Bạn gửi cho tôi một email hỏi câu hỏi này và địa chỉ email của bạn là Gmail điều có nghĩa là bạn đã dùng tính toán mây rồi. Nếu bạn có tài khoản e-mail với Hotmail của Microsoft, hay Gmail của Google, thì bạn đã dùng dịch vụ tính toán mây vì bạn truy nhập vào email của bạn qua Internet vì email của bạn được lưu trên hệ thống máy tính dịch vụ (trong mây) của Google.

—English version—

Cloud computing

A business owner wrote to me: “My friend suggested that I use Cloud Computing service for my company but I do not know what it is. I am a business person, not a computer person. I need some simple answer on why do I need Cloud Computing? Please advice.”

Answer: In this information age, every organization is facing challenges to be flexible to response to rapidly changing technology but still deliver quality products and services as required by the business. Unless your organization is in Information Technology (IT) business, you should NOT be bothered with maintaining an IT systems or updating software when there are other important businesses that you need to focus on.

You are the owner of a large company, your goal is to increase revenues, reduce costs, and maximize profits. To achieve that, you apply information technology to automate your processes to increase effectiveness and efficiency of your workers. However, by having an IT system in house, you have to buy software and software licenses for your system and hiring IT workers to maintain it so there is an addition costs. Whenever new software is released, you have to upgrade; every few years you also have to upgrade hardware too. You do not know what to do with the old hardware as some of them are obsolete with no market value. With new software or hardware, your workers need new trainings so you have to spend more to keep their skills current. Your IT workers also need additional trainings to maintain the system, so you have to spend for their trainings too. Sometime after training, they left for better jobs in another company then you have to hire new ones and pay for their trainings again. Every year, you have to buy more software, renew software license, upgrade hardware, provide trainings etc. Suddenly information system has become a significant costs and a major distraction from your main business. As the company owner, you wonder why do you have to spend more on something NOT relate to your business? Why do you have to worry on something that distracts you from running your business?

There is a solution called Cloud Computing and today it is changing the entire computer industry: Instead of having a system in house with hardware and software, you can have your workers access to a Web-based service which maintains all the programs they need to do their job, from e-mail to word processing, from collecting transactions to analyzing data for business intelligence. You do NOT have to worry about hardware or software upgrade; you do NOT have to worry about hiring IT workers or training them. You do NOT have to worry about software license renewal. You do NOT have to worry about buying, maintaining an information systems. Basically instead of “buying” you are “renting” all IT needs from a cloud computing service company.

Today most successful organizations have embraced cloud computing as a comprehensive IT strategy. By renting instead of buying, they focus more on their core business and measure their efficiency, flexibility, and profits rather than spending extra on something that is not their competency. In a cloud computing system, almost everything is handled by the Cloud Computing Service Company. The only thing user needs is to connect their computers to the Internet using simple Web browser and the cloud’s network service will handle everything. In the U.S. the biggest Cloud Computing Services Companies are: Amazon; Google, Microsoft, IBM, Dell, VMware etc. Most large companies already moved things to the cloud, including many government offices. The results are excellent with significant cost saving as many companies claimed that they have reduced costs by 20% to 45% with Cloud Computing. As more companies are moving into the cloud, they are also changing the way they use information technology and software is fast becoming a major service.

By the way, I think you already use cloud computing that you may not even aware of. You send me an email asking this question and your email address is a Gmail which means you are using cloud computing already. If you have an e-mail account with Microsoft’s Hotmail, or Google’s Gmail, then you already use cloud computing service since you access your e-mail account via the Internet as your email is stored on the service computer system (in the cloud) of Google.