Một người quản lí viết cho tôi: “Tôi đồng ý với thầy rằng công nghệ thông tin (CNTT) là quan trọng nhưng làm sao thầy có thể thực hiện CNTT trong một công ti một cách trơn tru nhất có thể được mà không phí thời gian và tiền bạc? Xin thầy lời khuyên.”

Đáp: Nhiều công ti đang phạm phải sai làm bằng việc mua công nghệ (phần cứng, phần mềm, máy phục vụ, mạng v.v.) và ép buộc công nhân dùng nó. Để đem công nghệ vào cải tiến hiệu năng, bạn phải bắt đầu với đào tạo đúng. Điều đó có nghĩa là cả người quản lí và công nhân đều phải hiểu CNTT và tác động của nó cũng như ích lợi của nó rồi đồng ý thay đổi. Điều này là thách thức và là điều khó làm vì phần lớn mọi người không thích thay đổi cái gì. Người chủ công ti phải đặt viễn kiến và mục đích rõ ràng cho mọi người theo rồi bắt đầu đào tạo cho tới khi mọi người sẵn sàng và sẵn lòng thay đổi thì bạn có thể đem công nghệ vào và thực hiện thay đổi cần thiết trong công ti. Bằng việc đem công nghệ vào sớm mà không có hiểu biết và chấp nhận của công nhân, bạn có thể đối diện với sự chống đối mạnh với việc dùng công nghệ và mọi sự sẽ không cải tiến được trơn tru như mong đợi.

Để áp dụng công nghệ vào công việc hiện thời, mọi người phải thay đổi trước hết và cách duy nhất để họ thay đổi là giáo dục họ về công nghệ và cách nó sẽ giúp họ làm việc của họ nhanh hơn và tốt hơn. Chẳng hạn, người quản lí phải giải thích tại sao dùng thư thường khi bạn có thể dùng email? Tại sao gọi điện thoại khi bạn có thể gửi tin nhắn? Tại sao giữ ngăn kéo đầy giấy tờ và tài liệu khi bạn có thể lưu mọi thứ trong cơ sở dữ liệu và truy nhập vào chúng một cách nhanh chóng? Tại sao phí vài tháng để thu thập dữ liệu và viết báo cáo doanh nghiệp khi bạn có thể tự động hoá và dùng phần mềm trinh sát doanh nghiệp tiên tiến để sinh ra báo cáo? Khi công nhân hiểu ích lợi của công nghệ thông tin và nhận được đào tạo đúng, họ sẽ chấp nhận thay đổi.

Trong thị trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng này, và với cạnh tranh xảy ra trên qui mô toàn cầu, người chủ công ti phải đánh giá lại tính hiệu quả của chiến lược doanh nghiệp của họ và đặc biệt chú ‎ý tới việc thực hiện công nghệ vì tính hiệu quả và hiệu lực. Ngày nay CNTT không còn là chức năng hỗ trợ mà biến đổi thành chức năng chiến lược vì không có năng lực CNTT mạnh, công ti không thể cạnh tranh được. Tuy nhiên việc thực hiện CNTT là dễ hơn nhiều vì công ti không cần mua nhiều trang thiết bị (phần cứng, phần mềm, máy phục vụ v.v.) vì nhiều thứ có thể được thực hiện bởi nhà cung cấp tính toán mây. Điều này cho phép công ti hội tụ vào kinh doanh thực hơn là chú ‎ý vào CNTT.

Khi các doanh nghiệp đang đổi từ thủ công sang tự động hoá, từ giảm chi phí sang cải tiến tăng trưởng, nhiều công ti sẽ dùng CNTT như một ưu thế để duy trì tính cạnh tranh và hoàn thành nhu cầu doanh nghiệp. Trong một cuộc điều tra gần đây được tiến hành đầu năm 2014, quãng 85% người lãnh đạo công ti chỉ ra rằng bằng việc thực hiện CNTT để giúp cải tiến doanh nghiệp, họ đã đạt tới mục đích doanh nghiệp của họ trong ba năm qua.

—English version—

Implementing technology

A manager wrote to me: “I agree with you that Information Technology (IT) is important but how can you implement IT in a company as smooth as possible and not wasting time and money? Please advise.

Answer: Many companies are making mistake by buying technology (Hardware, software, server, networks etc.) and force workers to use it. To bring in technology to improve performance, you must start with proper training. It means both managers and workers must understand IT and its impacts as well as its benefits then agree to the change. This is a challenge and difficult thing to do as most people do not like to change anything. Company owners must set clear vision and goals for people to follow then start the training until everybody is ready and willing to change then you can bring in the technology and implement the needed change in the company. By bring in technology early without the understanding and accepting of workers, you may face strong resistance to the use of technology and things will not improve as smooth as expected.

To apply technology to current works, people have to change first and the only way for them to change is to educate them about technology and how it will help them to do their job faster and better. For example, managers must explain why use regular mail when you can use email? Why making a phone call when you can send text message? Why keeping a drawer full of paper and documents when you can store everything in the database and access them quickly? Why wasting several months to gather data and write business reports when you can automate and use advanced business intelligent software to generate reports? When workers understand the benefits of information technology and receive proper trainings, they will accept the change.

In this fast changing business market, and with competition happens at the global scale, company owners must re-evaluate the effectiveness of their business strategies and pay special attention to the implementation of technology for efficiency and effectiveness. Today IT is no longer a supporting function but transforms into a strategic function as without strong IT capabilities, company cannot compete. However implementing IT is much easier as company does not need to buy a lot of equipments (Hardware, software, servers etc.) as many things can be done by cloud computing providers. This allows company to focus on the real business rather than pay attention to IT.

As businesses is changing from manual to automate, from reducing cost to improving growth, more companies will be using IT as an advantage to stay competitive and fulfill business needs. In a recent survey conducted early in 2014, about 85% of company leaders indicated that by implementing IT to help business improvement they have achieved their business goals over the past three years.