Trong nhiều năm, các công ti được quản lí chủ yếu bởi những người tốt nghiệp từ các trường kinh doanh và bằng cấp trong quản trị kinh doanh là chìa khoá để vào các vị trí quản lí và điều hành. Mọi sự thay đổi trong những năm 1990 khi Michael Hammer, một giáo sư về khoa học máy tính ở Viện công nghệ Massachusetts (Massachusetts Institute of Technology -MIT) đã đề nghị rằng công nghệ thông tin có thể được dùng để làm tăng tính hiệu quả và hiệu lực của doanh nghiệp.

Do đó, quản lí về công nghệ thông tin đang trở thành nhu cầu được cần tới cho doanh nghiệp trong thế kỉ 21. Ông ấy chủ trương rằng vì phần mềm có thể được áp dụng để quản lí và thu thập dữ liệu, nhanh hơn, tốt hơn và chính xác hơn, công ti phải bắt đầu một cách có hệ thống cách họ làm kinh doanh bằng việc tích hợp công nghệ thông tin để đáp ứng nhu cầu của thế kỉ mới. Ông ấy đã dùng cụm từ “tái kĩ nghệ” và ý tưởng của ông ấy đã tạo ra cách mạng hoá toàn bộ ngành công nghiệp kinh doanh.

Ts Hammer viết “Các công ti phải nghĩ lại nền tảng doanh nghiệp của họ và thiết kế lại triệt để cách họ làm kinh doanh bằng việc tích hợp công nghệ thông tin để đạt tới cải tiến ngoạn mục về hiệu năng.” Ý tưởng này phổ biến tới mức nó lập tức được chấp nhận bởi hơn 80% công ti lớn ở Mĩ (The Fortune 500) rồi lan rộng nhanh chóng sáng châu Âu và Nhật Bản năm 1993. Bằng việc áp dụng công nghệ thông tin vào doanh nghiệp thay vì con người, người chủ công ti có mọi sự kiện và dữ liệu nhanh hơn nhiều để nhận diện sự không hiệu quả của họ cũng như sự quan liêu của họ mà họ đã tạo ra qua thời gian. Bằng việc áp dụng công nghệ thông tin, người chủ công ti và người quản lí có khả năng thấy mọi thông tin thường bị ẩn kín khỏi họ trong nhiều năm. Một quan chức điều hành công ti chế tạo lớn nói với tạp chí Wall Street Journal: “Tôi đã không biết rằng phải mất vài tuần để cho bản ghi nhớ viết của tôi tới được công nhân ở sàn cơ xưởng. Nhưng điều đáng ngạc nhiên nhất là điều tôi đã viết đã bị sửa đổi khi nó đi qua nhiều mức quản lí cho nên khi nó tới người công nhân, nó chẳng có nghĩa gì. Với công nghệ thông tin, tôi có thể gửi email và trong vài giây, mọi công nhân đều nhận được nó đích xác như tôi viết. Công nghệ thông tin là tuyệt vời.” Một người chủ công ti khác nói thêm: “Bằng việc có hệ thống công nghệ thông tin thu thập dữ liệu, và đo kết quả công ti chúng tôi, tôi biết đích xác năng suất của chúng tôi, thu nhập của chúng tôi, và chi phí của chúng tôi trong vài giây thay vì vài tuần. Là người chủ, tôi có thể ra quyết định nhanh hơn bằng việc có mọi thông tin tôi cần. Công nghệ thông tin quả thực là bản chất cho mọi doanh nghiệp.” Trong vòng vài năm, từ ngân hàng tới chế tạo, từ chính phủ tới tư nhân, thuật ngữ “tái kĩ nghệ” đã trở thành phổ biến và được áp dụng rộng rãi trên khắp thế giới.

Ts. Hammer đưa ra ý tưởng của mình trong cuốn sách đầu tiên của ông ấy “Cách mạng tái kĩ nghệ” và nó lập tức được bán hàng triệu bản trong tháng đầu tiên và được coi là “sách phải được đọc” cho mọi người điều hành. Ông ấy bắt đầu với một câu nói mà thậm chí ngày nay vẫn còn được coi như lời tiên tri: “Công ti không tập trung vào khách hàng của mình và không có các qui trình tạo ra giá trị cho khách hàng của mình sẽ không tồn tại lâu trong thế giới này.” Ông ấy kết luận cuốn sách bằng một lời khuyên đơn giản: “Tìm ra khách hàng nào thực sự cần, rồi thiết kế các qui trình đáp ứng nhu cầu đó.” Cuốn sách nào bao gồm nhiều chương nhưng khái niệm mấu chốt là hội tụ vào việc xác định qui trình cho mọi hoạt động then chốt trong công ti thay vì dựa trên chỉ đạo cá nhân của cấp quản lí. Ông ấy dự đoán rằng trong thế kỉ 21, các công ti sẽ phải cạnh tranh khốc liệt về vị thế thị trường và tính hiệu quả là yếu tố then chốt để tiến lên trước. Các công ti có qui trình xuất sắc sẽ là thành công nhất, sinh lời nhất, có thể tăng trưởng nhanh chóng và loại đối thủ cạnh tranh. Ông ấy viết: “Bằng việc có công nghệ thông tin tạo khả năng cho các qui trình doanh nghiệp, người quản lí có thể truy nhập vào dữ liệu và ra quyết định nhanh chóng và vấn đề có thể được giải quyết sớm ngay khi chúng xảy ra.”

Vì ý tưởng của ông ấy đã được chấp nhận trên khắp thế giới, ông ấy dành nhiều năm tiếp để thu thập dữ liệu và phân tích chúng rồi năm 2004 ông ấy xuất bản cuốn sách khác có tên “Tái kĩ nghệ Tập đoàn” trong đó ông ấy viết: “Nhiều công ti từ Dell tới Toyota, từ Southwest Airlines tới General Electric đã nở hoa không phải bởi vì điều họ làm nhưng bởi vì cách họ làm nó: Bằng việc có các qui trình xuất sắc tại chỗ và có người của họ tuân theo chúng, họ đơn giản vận hành tốt hơn nhiều so với đối thủ của họ. Vào lúc ông ấy xuất bản cuốn sách thứ hai, đã có thay đổi lớn trong kinh doanh toàn cầu. Cạnh tranh giữa các công ti đã dữ dội tới mức trên 70% các công ti lớn đã biến mất khỏi thị trường, do họ không có khả năng cạnh tranh với những công ti mạnh hơn và giỏi hơn. Các công ti như Toyota và GE thấy cổ phiếu của họ tăng giá trị vài lần và tiếp tục tăng trưởng nhanh hơn và lớn hơn. Toyota là công ti Nhật Bản đầu tiên chấp nhận ý tưởng của Ts. Hammer và có sản phẩm chất lượng tốt nhất. Một người quản lí công ti giải thích: “Chúng tôi đã làm xe hơi trong nhiều năm, chúng tôi có qui trình chế tạo của mình tại chỗ nhưng mãi tới khi chúng tôi áp dụng công nghệ thông tin để thu thập độ đo và có khả năng ra quyết định nhanh chóng, chất lượng của chúng tôi được cải tiến đáng kể. Chính là qui trình xuất sắc này mà chúng tôi bắt đầu làm xe chất lượng cao như xe Lexus để cạnh tranh với Mercedes và BMW. Thành công của chúng tôi đã dựa trên ý tưởng của Ts. Hammer.”

Năm 2007 Ts. Hammer xuất bản cuốn sách thứ ba của ông ấy có tên “Nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn” ở đó ông ấy chủ trương rằng qui trình doanh nghiệp cần “phát kiến” để đưa nó sang mức tiếp. Để làm điều đó, nó yêu cầu tri thức kĩ thuật và gợi ý việc tích hợp doanh nghiệp và công nghệ thành một lĩnh vực mới có tên là “Quản lí hệ thông tin”. Ông ấy cảnh báo rằng trong thời đại thông tin, điều bản chất là người điều hành công ti phải có tri thức về công nghệ. Ông ấy viết: “Để ở trong vị trí lãnh đạo, người điều hành phải có cả kĩ năng kĩ thuật và doanh nghiệp bởi vì họ là cơ sở kéo dài duy nhất cho hiệu năng cao siêu.” Vào lúc đó, đã có nhiều chống đối từ những người ở trường kinh doanh, nhiều người coi ông ấy như người thuộc phái máy tính chứ không phải người doanh nghiệp và không nên can thiệp vào khu vực doanh nghiệp. Vài người lãnh đạo doanh nghiệp gọi điều đó là: “Tuyên bố dũng cảm nhưng phóng đại.” Chỉ vài đại học hàng đầu như Harvard, MIT, Stanford và Carnegie Mellon chấp nhận ý tưởng của ông ấy và mở lĩnh vực mới tích hợp doanh nghiệp và công nghệ. Phải mãi tới sau cái chết của ông ấy năm 2008, mọi người mới bắt đầu nhận ra trí huệ của ông ấy như được biểu thị bởi các công ti công nghệ thành công như Apple và Google, cả hai công ti tiếp tục thịnh vượng bởi vì các sản phẩm và dịch vụ phát kiến của họ.

Khái niệm “tái kĩ nghệ” doanh nghiệp dựa trên thuật ngữ “qui trình” mà chính là tập các hoạt động được xác định rõ ràng cả ở mức chiến lược và vận hành. Nó đã được mô tả là “tư duy lại nền tảng và thiết kế lại triệt để doanh nghiệp để đạt tới cải tiến ngoạn mục về chi phí, chất lượng, dịch vụ và tốc độ.” Khái niệm này yêu cầu cấp quản lí phân tích cách làm kinh doanh truyền thống của công ti, điều dựa trên cấu trúc chức năng chiều đứng, chia chúng ra thành các nhiệm vụ nhỏ hơn dùng mô hình đơn giản có tên ETVX (Entry criteria – tiêu chí vào, Exit criteria- tiêu chí ra, Task- nhiệm vụ, Verification-thẩm tra và Đo) rồi lắp ráp chúng lại theo qui trình chiều ngang hiệu quả hơn nơi các công nhân có thể được đào tạo để tuân theo chúng cho nhất quán. Ts. Hammer viết: “Không có qui trình, mọi thứ đều dựa trên chỉ đạo cá nhân và ưa thích con người. Kiểu vận hành này rất không hiệu quả. Nó thường được dùng để che giấu thông tin, che giấu sự không thích hợp của cấp quản lí, che giấu tính không hiệu quả của vận hành, và thúc đẩy quan liêu. Các cá nhân thường lạm dụng hệ thống bằng việc bảo vệ chức năng riêng của họ, chức vụ riêng của họ và việc làm riêng của họ. Điều này là không chấp nhận được trong thời này nơi cạnh tranh toàn cầu là mấu chốt. Bằng việc khử bỏ kiểu “phân lô chiều đứng” theo chức năng rồi lắp ráp chúng lại theo “qui trình chiều ngang”, cấp quản lí có thể phơi bày những lãng phí công ti, tính không hiệu quả, và buộc các công ti phải nhìn và cách thức mới để giảm lãng phí và hợp lí hoá bản thân họ.”

Không ai bất đồng với ý tưởng này về “tái kĩ nghệ” nhưng phần lớn những người quả lí lại hài lòng áp đặt nó lên người khác nhưng không lên bản thân họ. Nhiều người dùng nó làm lí do để sa thải công nhân thay vì cải tiến vận hành và cho “tái kĩ nghệ” là cái tên xấu. Trong những năm 1990, nhiều công ti nói rằng họ đã áp dụng cách tiếp cận của Hammer để sa thải một số công nhân để giảm chi phí. Ngành công nghiệp bị rối loạn điều nhắc Ts. Hammer bắt đầu cuốn sách cuối cùng của ông ấy “Quản lí tái kĩ nghệ” ở đó ông ấy viết: “Nếu người chủ công ti không nghiêm chỉnh thay đổi cách nghĩ của họ và để phần lớn việc quản lí không bị động chạm tới thì họ sẽ phá huỷ chính cấu trúc của công ti riêng của họ. Thay đổi phải bắt đầu từ trên đỉnh với tư duy mới và cách mới làm kinh doanh.” Mặc cho việc đảm bảo của ông ấy, nhiều công ti đã bỏ qua nó và tiếp tục vận hành theo cùng cách họ đã làm trước đây bằng cách giảm công nhân thay vì người quản lí giảm chi phí. Tuy nhiên, với toàn cầu hoá và cạnh tranh kinh doanh xảy ra ở qui mô toàn cầu thay vì qui mô cục bộ, con số nhưng công ti “từ chối thay đổi” này đang biến mất nhanh chóng.

Tái kĩ nghệ đã được thực hiện với thành công đáng kể bởi một số công ti. Thành công nhất là công ti Apple. Khi Steve Jobs trở lại Apple vào lúc công ti này đang trên bờ của phá sản, ông ấy bắt đầu bằng việc kiểm điểm lại mọi qui trình trong phát triển sản phẩm của Apple. Bằng việc tái kĩ nghệ hoàn toàn các qui trình sản phẩm mới của nó và khử bỏ những sản phẩm không sinh lời, Steve Jobs có thể hội tụ vào sản phẩm “phát kiến” như iPod, iPhone, và iPad rồi tái kĩ nghệ công ti trở thành công ti lớn nhất và thành công nhất trên thế giới ngày nay. Khi ông Jobs trở về Apple, cổ phiếu của nó có giá trị $9 đô la. Vào lúc ông ấy chết, cổ phiếu đã có giá trị $510 đô la và có thể lên cao hơn. Một nhà phân tích kinh doanh Wall Street viết: “Điều Apple đã làm là không mới. Ý tưởng về việc có qui trình được xác định và phát kiến đã được biết rõ trong nhiều năm. Tuy nhiên điều họ đã làm là ở chỗ họ tuân theo nó tới cực điểm bằng việc khử bỏ mọi thiếu sót, mọi vô hiệu quả, và mọi sai lầm nhỏ. Vì mọi thứ được kiểm soát bằng hệ thông tin hiệu quả, từ văn phòng của mình ông Jobs có thể theo dõi gần như mọi thứ xảy ra trong công ti của ông ấy. Bằng việc cho phép ông ấy nhìn chi tiết vào mọi qui trình và có mọi nhân viên được đào tạo để tuân theo qui trình được xác định, họ có thể làm ra những sản phẩm tốt nhất trong thời gian ngắn nhất có thể, và dầu vậy vẫn có chất lượng cao nhất hơn các đối thủ cạnh tranh của họ.”

Từ thành công của Apple và Toyota, nhiều người bắt đầu nói về khái niệm “tái kĩ nghệ” như nó là thứ mới. Một số trường bắt đầu cung cấp môn học Quản lí hệ thông tin Information System Management (ISM) trong chương trình của họ. Trong thế giới thay đổi nhanh này, mọi người thường quên mọi thứ nhanh chóng rằng tái kĩ nghệ qui trình doanh nghiệp không phải là mới. Nó đã được đề nghị từ những năm 1990. Tuy nhiên, vẫn còn khó thực hiện nó ngay cả ngày nay. Nhiều công ti vẫn còn ngần ngại chấp nhận nó. Trong cuộc phỏng vấn với tạp chí Wall Street Journal, một người quản lí thừa nhận: “Nó là một ý tưởng hay; nó có tác dụng tốt ở đâu đó nhưng không ở trong công ti của tôi. Nó cho phép người chủ biết nhiều hơn về điều xảy ra trong công ti. Nó cho phép người chủ nhận diện thiếu sót. Nó cho phép công nhân thấy dữ liệu và ra quyết định để sửa sai lầm nhanh chóng. Nó làm lộ ra mọi thứ mọi người làm và nó đo mọi thứ bằng máy tính. Nó rất hiệu quả nhưng là người quản lí chúng tôi không thể cho phép điều đó xảy ra. Điều gì sẽ xảy ra cho chúng tôi?

—-English version—–

Business Reengineering

For many years, companies are managed mostly by graduates from business schools and degree in business administration is the key to get into management and executive positions. It all changed in 1990s when Michael Hammer, a professor of computer science at Massachusetts Institute of Technology (MIT) proposed that Information Technology can be used to increase the effectiveness and efficient of business. Therefore, the management of information technology is becoming the needed skills for business in the 21st century. He advocated that since software can be applied to manage and collect data, faster, better and more accurate, company must systematically starting over the way they do business by integrate information technology to meet the needs of the new century. He used the phrase “Re-engineering” and his idea has revolutionized the entire business industry.

Dr Hammer wrote “Companies must rethink their fundamental of business and radically redesign their way of doing business by integrates information technology to achieve dramatic improvements in performance.” The idea was so popular that it was immediately adopted by over 80% of large companies in the U.S (The Fortune 500) then spread quickly into Europe and Japan in 1993. By applying information technology to business instead of people, company owners have all the facts and data much faster to identify their inefficiency as well as their bureaucracy that they have created over time. By applying information technology, company owners and managers are able to see all information that often hidden from them for many years. An large manufacturing company executive told the Wall Street Journal: “I did not know that it took several weeks for my written memo to reach workers at the factory floor. But the most surprising was what I wrote has been modified when it went through many levels of management so when it reached workers, it did not means anything. With information technology, I can send emails and within second, all workers receive it exactly as I wrote. Information technology is wonderful.” Another company owner added: “By having information technology systems collecting data, and measures our company outputs, I know exactly our productivity, our revenues, and our cost within second rather than several weeks. As the owner, I can make decision faster by having all information that I needed. Information technology is indeed essential for all business.” Within few years, from banking to manufacturing, from government to privates, the term “Re-engineering” has become popular and widely applied all over the world.

Dr. Hammer put his idea in his first book “The Reengineering Revolution” and it was immediately sold million copies in the first month and considered as the “must read book” for all executives. He started with a phrase that even today is still considered a prophesy: “Company that does not focus on its customers and does not have the processes that produce value for its customers will not last in this world.” He concluded the book with a simple advice: “Finding out what customers really want, then designing processes to meet that demand.” The book consists of several chapters but the key concept is to focus on defining a process for every key activity in a company rather than relying on personal direction of management. He predicted that in the 21st century, companies will have to compete fiercely for market position and efficiency is the key factor to come out ahead. Companies that have excellent process will be the most successful, most profitable, can grow quickly and eliminate competitors. He wrote: “By having information technology that enable the business processes, managers can access data and make decisions quickly and problems can be resolved as soon as they happen.”

Since his idea was widely adopted all over the world, he spent the next several years to collect data and analyze them then in 2004 he published another book called “Reengineering the Corporation” where he wrote:” Many companies from Dell to Toyota, from Southwest Airlines to General Electric have flourished not because of what they do but because of how they do it: By having excellent processes in place and have their people follow them, they simply operate much better than their rivals. By the time he published the second book, there were significant changes in the global business. The competition among companies was so fierce that over 70% of large companies had disappeared from the market, due to their inability to compete with stronger and better companies. Companies like Toyota and GE saw their stocks increase in value several times and continue to grow faster and bigger. Toyota was the first Japanese company to adopt Dr. Hammer’s idea and having the best quality products. A company manager explained: “We have been building cars for many years, we have our manufacturing process in place but until we apply information technology to collect metrics and were able to make decision quickly, our quality improved significantly. It was this excellent process that we started to build high quality cars like the Lexus to compete with Mercedes and BMW. Our success was based on the idea of Dr. Hammer.”

In 2007 Dr. Hammer published his third book called “Faster, Better and Cheaper” where he advocated that business process need “innovation” to take it to the next level. To do that, it requires technical knowledge and suggested an integration of business and technology into a new field called “Information system management”. He warned that in the information age, it is essential that company executives must have knowledge about technology. He wrote: “To be in leadership position, executives must have both technical and business skills because they are the only lasting basis for superior performance”. At that time, there were a lot of resistances from business schools people, many considered him as computer person not business person and should not meddling into the business area. Several business leaders called it: “Bold claim but exaggerate”. Only few top universities such as Harvard, MIT, Stanford and Carnegie Mellon adopted his idea and opened a new field that integrates business and technology. Not until after his dead in 2008, people began to realize his wisdom as represented by successful technology companies such as Apple and Google, who both continue to thrive because of their innovative products and services.

The business “re-engineering” concept is based on the term “processes” which are a set of activities defined clearly at both strategic and operational level. It was described as a “fundamental rethinking and radical redesign of business to achieve dramatic improvements in cost, quality, service and speed”. The concept requires management to analyze the company’s traditional way of doing business which is based on a vertical functional structure, break them down to smaller tasks using a simple model called ETVX (Entry criteria, Exit criteria, Task, Verification and Measurement) then reassembling them in a more efficient horizontal process where workers can be trained to follow them for consistency. Dr. Hammer wrote: “Without process, everything is based on individual direction and personal preferences. This type of operation is very inefficient. It is often used to hide information, hide the inadequacy of management, hide the inefficiency of operation, and promote bureaucracy. Individuals often abuse the system by protecting their own function, their own positions and their own jobs. This is not acceptable in this time where global competition is critical. By eliminate this type of functional “vertical silos” then re-assembling them in a “horizontal process”, management can expose company wastes, inefficiency, and forces the companies to look at new ways to reduce waste and streamline themselves.”

Nobody disagreed with this idea of “re-engineering” but most managers are happy to impose it on others but not on themselves. Many used it as reason to lay off workers instead of improve the operation and gave “reengineering” a bad name. During 1990s, many companies claimed that they applied Hammer’s approach to lay off a large number of workers to reduce costs. The industry was in a turmoil which prompted Dr. Hammer to start his last book “Reengineering Management” where we wrote: “If company owners do not seriously change their way of thinking and left most management jobs intact than they will destroy the very structure of their own company. Change must starts at the top with new thinking and new way to do business.” Despite his pledge, many companies ignored it and continue to operate the same way they did before by reducing workers instead of managers to reduce costs. However, with globalization and business competition happens at a global scale rather than local scale, the number of these “Refuse to change” companies are disappearing fast.

Re-engineering has been implemented with considerable success by some companies. The most successful is Apple Company. When Steve Jobs returned to Apple at the time the company was on the verge of bankruptcy, he began by reviewing every processes in the development of Apple products. By completely re-engineered its new-product process and eliminated unprofitable products, Steve Jobs could focus on “innovation” product such as the iPod, iPhone, and iPad then re-engineering the company to be the largest and most successful company in the world today. When Mr. Jobs returned to Apple, its stock was values at $9 dollars. By the time of his death, the stock was valued at $ 510 dollars and could go higher. A Wall Street business analyst wrote: “What Apple did was not new. The idea of having a defined and innovate process is well known for many years. However what they did was that they followed it to the extreme by eliminate every flaws, every inefficiency, and every small mistakes. Since everything is controlled by effective information system, from his office Mr. Jobs can watch almost everything happen in his company. By allowing him to look at every process in details and by having all employees trained to follow the defined process, they can build the best products in the shortest time possible, and still have the highest quality than their competitors.”

Since the success of Apple and Toyota, many people begin to talk about the concept of “re-engineering” as it is a new thing. Some schools began to offer Information System Management (ISM) in their program. In this fast changing world, people often forget thing quickly that business process reengineering is not new. It was proposed in the 1990s. However, it is still difficult to implement it even today. Many companies are still reluctant to adopt it. During an interview with the Wall Street Journal, a manager admitted: “It is a good idea; it works well somewhere but not in my company. It allows the owner to know more about what happen in the company. It allows the owner to identify flaws. It allows workers to see the data and make decisions to correct mistakes quickly. It reveals everything people do and it measures everything by computers. It is very efficient but as managers we cannot allow that to happen. What will happen to us?