Sophia là một trong những sinh viên của tôi trong Kĩ nghệ phần mềm. Bên cạnh kĩ năng kĩ thuật, cô ấy cũng nổi tiếng về tài khôi hài và thường làm cả lớp cười vang. Tôi vẫn còn nhớ khi chúng tôi thảo luận cách mọi người nhìn công nghệ: “Có câu ngạn ngữ La Mã cổ: “Khi đàn bà chán, họ đi mua sắm, nhưng khi đàn ông chán, họ đi xâm lăng nước khác và gọi nó là “đi mua sắm”. Ngày nay, trong thời đại công nghệ thông tin, câu ngạn ngữ này nên được đổi thành: “Khi đàn bà chán, họ vào đại học và học công nghệ thông tin (Information Technology-IT) nhưng khi đàn ông chán họ chơi trò chơi máy tính nhưng gọi nó là “Đầu tư công nghệ – Investigate Technology” (IT).” Bạn có thể tưởng tượng bao nhiêu sinh viên cười nghiêng ngả vì cô ấy bao giờ cũng làm cho lớp sống động hơn nhiều. Sophia tốt nghiệp năm 2009 và trở về Italy, làm việc cho một công ti phần mềm ở đó. Hôm qua cô ấy gửi cho tôi một email mô tả công việc của cô ấy như người quản lí dự án phần mềm để cho tôi có thể chia sẻ với các sinh viên của

“Tôi muốn chia sẻ với các bạn kinh nghiệm của tôi sau ba năm làm việc như người quản lí dự án. Là phụ nữ đã có chồng tôi tuyên bố rằng “Quản lí một dự án phần mềm giống như cho sinh ra đứa con.” Phần lớn đàn ông không hiểu về việc sinh cho nên tôi viết điều này cho phụ nữ. Tôi hi vọng rằng chúng ta vẫn có nhiều phụ nữ học Kĩ nghệ phần mềm hay Khoa học máy tính, bởi vì nhiều người trong chúng ta sẽ trở thành “người quản lí dự án” trong khi đàn ông vẫn làm việc như người phát triển và người kiểm thử Ha Ha Ha…

Là sinh viên, các bạn đang học về “Vòng đời quản lí dự án” nhưng một số trong các bạn có thể chưa biết về bốn pha này cho nên để tôi giúp bạn:

Pha Khởi đầu dự án có thể cho bạn cùng hạnh phúc như khi biết rằng bạn đang mang thai và chẳng mấy chốc sẽ là mẹ. Được đề bạt làm người quản lí dự án là kích động nhưng cũng đem tới nhiều lo nghĩ nữa. Bạn có hàng trăm câu hỏi và đầy những lời khuyên từ họ hàng bạn, kể cả mẹ chồng bạn. Có hàng nghìn thứ bạn phải làm, nhưng điều thách thức là biết cái nào hữu dụng và cái nào không. Cho nên nói chuyện với khách hàng, lấy yêu cầu của họ thật nhiều như bạn có thể làm được và đặt mục đích và mục tiêu cho dự án của bạn nhưng không chia sẻ nó với mẹ chồng bạn. Được chứ!

Pha lập kế hoạch dự án là không thoải mái như ba tháng đầu mang thai. Bạn mệt mỏi với khách hàng của bạn vì họ không biết họ muốn gì. Hôm này họ nói điều này rồi hôm sau họ đổi ý. Cùng điều đó xảy ra cho mẹ chồng bạn. Bà ấy có nhiều lời khuyên xung đột vì bà ấy không biết bà ấy đang nói gì. Chồng bạn là vô dụng vì anh ta chẳng biết gì về các yêu cầu, phạm vi dự án; và ai nên vào trong tổ cho nên anh ta đứng nhìn một cách vô ích khi bạn bị ốm nghén buổi sáng. Điều duy nhất anh ta có thể làm là dọn sạch những gì bạn nôn ra và lo lắng làm gì tiếp. Là người quản lí dự án, bạn nghĩ về ước lượng lịch biểu dự án nhưng lịch biểu không thể bị đổi. Bạn chỉ có chín tháng để chuyển giao dự án. Không nhiều, không ít và không trượt lịch. Bạn cũng phải nghĩ về quản lí rủi ro nữa vì bạn phải chắc rằng dự án sẽ chuyển giao đúng hạn, theo lịch với chất lượng cao.

Pha thực hiện dự án là sáu tháng tiếp của việc mang thai nơi bạn cảm thấy nó dài như cả thế kỉ. Bạn sẽ dành nhiều nỗ lực vào kiến trúc và thiết kế với đủ mọi loại thức ăn. Quên quần áo kiểu mốt của bạn đi; nó sẽ không vừa chút nào nữa. Khi bạn theo dõi cẩn thận tiến độ dự án bạn cần nhiều giúp đỡ từ những người khác nữa. Bạn phải chắc người đảm bảo chất lượng (chồng bạn) đang làm việc của anh ta bằng việc đem cho bạn bất kì thức ăn nào bạn muốn, cho dù đó là nửa đêm và bạn muốn ăn kem. (Bất kì phụ nữ nào đang mang thai đều biết điều tôi ngụ ý.) Bạn cũng cần giúp người quản lí cấu hình (mẹ chồng bạn) vì bà ấy sẽ kiểm soát mọi thay đổi cho dự án. Nếu có thay đổi, điều đó phải được kiểm điểm và chấp thuận trước khi mọi thứ có thể được thêm vào cho dự án. Nếu bạn lập kế hoạch kĩ cho dự án thì người phát triển sẽ làm việc tốt trong lập trình và kiểm thử không có lỗi, không khiếm khuyết và không có vấn đề gì.

Pha đóng dự án đôi khí có thể “đau đớn.” Nếu bạn không lập kế hoạch cẩn thận bao giờ cũng có những thay đổi phút chót được thêm vào nhưng đó không phải là lỗi của bạn hay lỗi của tổ bạn. Thay đổi phút chót thường tới từ khách hàng hay các yếu tố khác bên ngoài kiểm soát của bạn. Việc chuyển giao dự án có thể là thời gian hạnh phúc tuỳ theo cách nhìn của người đảm bảo chất lượng (chồng bạn) hay người quản lí cấu hình (mẹ chồng bạn) về điều họ nghĩ về sản phẩm cuối (con trai hay con gái).

Cho nên bạn hoàn thành với dự án như là người quản lí dự án nhưng mong đợi dự án tiếp tới sớm. Nhiều trong những điều đó sẽ tuỳ thuộc vào khách hàng của bạn (lần này là chồng bạn) vì anh ta sẽ phải làm việc vất vả để đạt tới thành công. Tôi hi vọng rằng tất cả các bạn đều nhớ bốn pha của vòng đời dự án bây giờ. Tôi chắc chắn phần lớn phụ nữ làm được nhưng tôi không chắc về đàn ông. Họ có thể làm hỏng lớp này … Ha Ha Ha

Sophia từ Italy.

—English version—

Software project management: A humor

Sophia was one of my students in Software Engineering. Beside her technical skills, she was also known for her humor and often made the whole class laughed. I still remember when we discussed how people view technology, she told the class: “There is an old Roman proverb: “When women are bored, they go shopping but when men are bored, they invade another country and called it “Shopping”. Today, in the information age, this proverb should be changed into: “When women are bored, they go to college and study Information Technology (IT) but when men are bored they play computer games but called it “Investigate Technology” (IT).” You could imagine how many students laughed as she always made the class much livelier. Sophia graduated in 2009 and went back to Italy, working for a software company there. Yesterday she sent me an email describing her work as a software project manager so I can share with my students:

“I would like to share with you my experience after three years working as project manager. As a married woman I declare that “Managing a software project is like giving birth to a child.” Most men do not understand about giving birth so I am writing this for women. I hope that we still have many women who study Software Engineering or Computer Science, because many of us will become “project managers” when men still work as developers and testers Ha Ha Ha…

As students, you are learning about the “Project Management Lifecycle” but some of you may not know about these four phases yet so let me help you:

Project Initiation phase can give you the same happiness as finding out that you are pregnant and soon to be a mother. Being promoted to project manager is exciting but also brings a lot of worries too. You have hundreds of questions and plenty of advices from your relatives, including your mother in laws. There are thousands of things that you must do, but it is challenging to know which ones are useful and which are not. So talk to customers, get their requirements as much as you can and set your project goals and objectives but do not share it with your mother in laws. OK!

Project Planning phase is unpleasant as the first three months of pregnancy. You are tired with your customers as they do not know what they want. One day they say this and the next day they change their mind. The same thing happens with your mother in laws. She has many conflicting advices as she does not know what she is talking about. Your husband is useless since he does not know anything about requirements, project scope; and who should be on the team so he just watches helplessly when you have your morning sickness. The only thing he can do is clean up what you vomit and worry what to do next. As project manager, you think about estimating project schedule but the schedule cannot be changed. You have only nine months to deliver the project. No more, no less and no slip schedule. You also have to think about risk management too since you have to make sure that the project will be deliver on time, on schedule with high quality.

Project execution phase is the next six months of pregnancy where you will feel like it is a century long. You will spend a lot of efforts in architect and design with all types of food. Forget your fashionable clothes; it will not fit any more. As you carefully tracking your project’s progress you need a lot of help from others too. You must make sure the Quality Assurance (your husband) is doing his job by getting you whatever food you want, even it ismidnight and you want to have ice cream. (Any women who are pregnant know what I mean) You also need help from the Configuration Management (Your mother in laws) since she will control all the changes to the project. If there are changes, it should be reviewed and approved before things can be added to the project. If you plan your project well then developers must work well in programming and testing with no bugs, no defects and no problem.

Project closeout phase can be “painful” sometime. If you do not plan carefully there are always last minutes changes to be added but it is not your fault or your team‘s faults. Last minute event often come from the customers or other factors beyond your control. Project delivery can be a happy time depending on the view of the Quality Assurance (Your husband) or the Configuration Management (Your mother in laws) on what they think about the final product (Boy or Girl).

So you done with your project as a project manager but expect the next project to come soon. A lot of that will depend on your customer (This time is your husband) as he will have to work hard to achieve success. I hope that you all remember the four phases of software project lifecycle by now. I am sure most women do but I am not sure about the men. They may fail this class … Ha Ha Ha

Sophia from Italy.