Một sinh viên hỏi: “Người quản lí dự án quản lí một dự án thế nào? Quản lí dự án điển hình giống cái gì? Xin thầy giải thích.”

Đáp: Tuỳ theo công ti và kiểu dự án nhưng phần lớn các dự án có thể được chia thành nhiều nhiệm vụ cơ bản. Bằng việc phân chia toàn thể dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lí hơn là giám sát và kiểm soát toàn thể dự án như một nhiệm vụ lớn.

Trước khi bắt đầu bất kì dự án nào, người quản lí dự án phải xác định mục đích của dự án và mọi nhiệm vụ được yêu cầu để hoàn thành nó rồi xác định nó sẽ mất bao lâu. Người quản lí dự án phải làm tài liệu những điều này thành bản kế hoạch dự án và kiểm điểm nó với người quản lí và khách hàng. Người quản lí dự án cần ước lượng thời gian cho từng nhiệm vụ rồi đặt cột mốc để đảm bảo rằng các thành viên tổ làm việc những nhiệm vụ này tương ứng theo thời gian được phép. Nó cũng quan trọng để xác định nhiệm vụ nào phải xảy ra kế tiếp nhau và nhiệm vụ nào có thể chạy song hành rồi phân công cho các thành viên tổ làm việc trên chúng.

Mọi dự án đều cần có đủ người làm việc trên những dự án này và họ phải có kĩ năng đúng để làm chúng. Thỉnh thoảng, điều quan trọng là thiết lập đào tạo nào đó lúc bắt đầu dự án để chắc rằng mọi thành viên tổ đều được đào tạo cho các nhiệm vụ được phân công của họ. Đào tạo dự án là quan trọng vì từng dự án là duy nhất; sai lầm chung mà nhiều người quản lí dự án thường phạm phải là giả định rằng các thành viên tổ biết phải làm gì. Cho dù họ có thể có kinh nghiệm, điều quan trọng là có đào tạo để chắc tất cả họ đều hiểu vai trò và trách nhiệm của họ. Từng thành viên có thể được phân công cho một số nhiệm vụ, nơi từng người phải hoàn thành chúng tương ứng với chuẩn chất lượng và qui trình được xác định. Bất kì chướng ngại và vấn đề tiềm năng nào đều phải được nhận diện và nếu cần, bản kế hoạch quản lí rủi ro đặc biệt phải được phát triển để giải quyết các vấn đề này.

Người quản lí dự án phải giám sát tiến độ dự án, bao gồm việc đo các hoạt động đang diễn ra, các chi tiêu, tổng thời gian được dành ra của các thành viên, và hiệu năng trong so sánh với tuyến cơ sở của dự án (như dự án đang ở đâu so với nơi dự án đáng phải ở). Trong qui trình giám sát, một số buổi kiểm điểm phải được tổ chức để chắc rằng những nhiệm vụ này được thực hiện đúng, đầy đủ và đáp ứng các yêu cầu; nếu không chúng phải được gửi lại để sửa thêm. Một khi mọi nhiệm vụ đã được hoàn thành thành công, dự án sẽ được đánh dấu là hoàn thành.

—English version—

Project management

A student asked: “How does a project manager manages a project? What is the typical project management look like? Please explain.

Answer: Depending upon the company and the type of project but most projects can be divided into several basic tasks. By dividing the entire project into smaller tasks, it is easier to manage than monitor and control the entire project as one big task.

Before starting any project, project manager must define the goals of the project and all tasks that are required to complete it then determine how long it will take. Project manager must document these things into a project plan and reviews it with managers and customers. Project manager needs to estimate the timeline for each task then set up milestones to ensure that team members are working on these tasks according to the time allowed. It is also important to determine which tasks must happen in succession and which tasks may run concurrently then assign team members to work on them.

Every project needs to have enough people to work on these tasks and they must have the right skills to do them. Sometime, it is important to set up some training at the beginning of the project to make sure that all team members are trained for their assigned tasks. Project training is important as each project is unique; the common mistake that many project managers often made is to assume that team members know what to do. Even they may have experiences, it is important to have a training to make sure they all understand their roles and responsibilities. Each member may be assigned to number of tasks, where each must complete them according to quality standards and defined processes. Any potential obstacles and issues must be identified and if needed, special risks management plans must be developed to handling these issues.

The project manager must monitor the project’s progress, including measuring ongoing activities, expenditures, total time spent by team members, and performance in comparison to the project’s baseline (i.e. where the project is vs. where the project should be). During the monitoring process, certain reviews must be held to make sure that these tasks are done correctly, completely and meet requirements; else they should be sent back for further corrections. Once all tasks have been completed successfully, the project will be marked as complete.