Khi nhiều công ti đang áp dụng Công nghệ thông tin (CNTT) để cải tiến doanh nghiệp của họ, họ cũng cần người có kĩ năng CTT để quản lí chúng. Mua trang thiết bị như phần cứng, máy phục vụ, mạng là dễ dàng nhưng có được người CNTT có kĩ năng để chắc nó được thực hiện đúng là khó hơn nhiều. Các nhà cung cấp công nghệ hăm hở bán cho bạn mọi trang thiết bị bạn cần, nhưng chừng nào bạn chưa có người CNTT có kĩ năng để làm cho nó làm việc, bạn sẽ không nhận được ích lợi mà công nghệ đó đem lại.

Sai lầm thông thường các công ti hay phạm phải là mua nhiều trang thiết bị CNTT trước khi họ thậm chí biết họ cần gì và làm sao các trang thiết bị này có thể được dùng. Có trang thiết bị công nghệ không đem tới bất kì ích lợi hay giá trị nào. Không như các tài sản như đất đai hay nhà cửa mà có thể tăng giá trị theo thời gian, giá trị của trang thiết bị công nghệ giảm đi nhanh chóng vì công nghệ thay đổi nhanh chóng. Điều quan trọng đối với công ti là biết rằng giá trị của CNTT không ở trong trang thiết bị mà ở trong việc thực hiện và sử dụng đúng.

Công ti có thể đạt tới ích lợi khi CNTT tạo khả năng cho mọi người làm mọi thứ khác đi và hiệu quả. Chẳng hạn, thay vì gửi công việc giấy tờ từ văn phòng này sang văn phòng khác, mọi người có thể gửi emails nhanh hơn và rẻ hơn. CNTT cho phép mọi người làm việc hiệu quả và ít lãng phí. Chẳng hạn, dùng phần mềm xử lí văn bản là tốt hơn dùng máy chữ vì nó có thể sửa được sai sót và thay đổi mọi thứ dễ dàng. CNTT cho phép mọi người trao đổi hiệu quả và rẻ hơn. Chẳng hạn dùng công nghệ tiếng nói qua IP như Skype thay vì điện thoại, công ti có thể giảm được chi phí. CNTT tự động cách mọi người làm việc qua thiết kế lại các qui trình doanh nghiệp và xoá bỏ dư thừa. Chẳng hạn, thay vì cấu trúc công ti theo cấp bậc chức năng nơi từng đơn vị thực hiện một cách độc lập, cấu trúc có thể được thiết kế lại tương ứng với qui trình chuẩn nơi các biên giới được xoá bỏ, mọi người làm việc không vì đơn vị của họ mà vì viễn kiến chung và cam kết. CNTT có thể cải tiến trao đổi giữa công ti và khách hàng. Chẳng hạn, thay vì gửi thông báo sản phẩm cho từng khách hàng qua thư, công ti có thể đăng thông báo sản phẩm lên website của nó. Khách hàng dùng sản phẩm có thể cung cấp phản hồi ngay lập tức qua điều tra của công ti. CNTT tạo điều kiện cho cộng tác nhiều hơn giữa công ti và nhà cung cấp. Chẳng hạn, thay vì để mọi người đặt hàng vật tư thô khi được cần, hệ thống CNTT có thể giám sát việc dùng trong cơ xưởng và khi chúng xuống dưới một mức nào đó, nó gửi đơn cho nhà cung cấp một cách tự động. Hệ thống CNTT có thể hỗ trợ cho việc làm quyết định doanh nghiệp bằng việc cung cấp cho người chủ công ti với dữ liệu doanh nghiệp về vận hành của công ti cũng như thông tin thị trường qua ứng dụng trinh sát doanh nghiệp. Tuy nhiên tất cả những ích lợi này chỉ xảy ra với việc dùng đúng và có người quản lí CNTT có kĩ năng, người có tri thức và kĩ năng trong quản lí công nghệ thông tin.

Ngày nay phần lớn các công ti đều có Giám đốc thông tin (CIO) việc của người này là đảm bảo sử dụng đúng công nghệ cho công ti. CIO giám sát chiến lược CNTT, phát triển các chuẩn kĩ thuật, triển khai công nghệ, và giám sát công nhân giải quyết các vấn đề công nghệ thông tin hàng ngày của công ti. Khi một công nghệ mới đã được nhận diện, CIO xây dựng chiến lược thu nhận và thực hiện, bao gồm phân tích chi phí-ích lợi và thu hồi theo đầu tư, và trình bày những chiến lược đó cho người chủ công ti. Theo một báo cáo công nghiệp, 67% các CIO tốt nghiệp từ chương trình Quản lí hệ thông tin (ISM) và 24% từ chương trình MBA-IT.

Dưới vị trí CIO là giám đốc CNTT với công việc là quản lí các tài nguyên tính toán cho công ti. Những người này quản lí công việc của những người quản lí CNTT để đảm bảo tính sẵn có, tính liên tục, và tính an ninh của dữ liệu và dịch vụ công nghệ thông tin trong công ti. Trong năng lực này, họ giám sát đa dạng các nhóm kĩ thuật, đơn vị nghiệp vụ bằng việc phát triển và giám sát hiệu năng CNTT và thực hiện các dự án mới. Theo báo cáo công nghiệp, 86% những giám đốc CNTT tốt nghiệp từ chương trình Quản lí hệ thông tin và 12% từ chương trinh MBA-IT.

Người quản lí CNTT hỗ trợ cho doanh nghiệp bằng việc xây dựng các yêu cầu, ngân sách, và lịch biểu cho dự án CNTT của họ. Họ điều phối những dự án như thế từ việc phát triển cho tới thực hiện, làm việc với các công nhân CNTT, cũng như với khách hàng, nhà cung cấp, và nhà tư vấn. Những người quản lí này đang tham gia ngày càng nhiều vào các dự án nâng cấp an ninh hệ thông tin của tổ chức. Theo báo cáo công nghiệp, 72% những người quản lí CNTT tốt nghiệp từ chương trình Quản lí hệ thông tin và 22% từ chương trình Khoa học máy tính hay Kĩ nghệ phần mềm.

—English version—

Managing Information Technology

As more companies are applying Information Technology (IT) to improve their business, they also need IT skilled people to manage them. Buying equipments such as hardware, servers, network is easy but getting the skilled IT people to make sure it gets implemented properly is more difficult. Technology vendors are eager to sell you all equipments that you need, but unless you have the skilled IT people to make it works, you will not receive the benefits that technology brings.

The common mistake companies often make is to buy a lot of IT equipments before they even know what they need and how these equipments can be used. Having technology equipments does not bring any benefits or create any value. Unlike assets such as lands or buildings that may increase in value overtime, the value of technology equipments decreases quickly as technology changes fast. It is important for company to know that the value of IT is NOT in hardware equipments but in the implementation and proper usage.

Company can achieve benefits when IT enables people to do things differently and efficiently. For example, instead of sending paperworks from one office to others, people can send emails which is faster, and cheaper. IT allows people to do work effectively and less waste. For example, using word processing software is better than using typewriter as it can corrects mistakes and changes thing easily. IT allows people to communicate effectively and cheaper. For example, by using voice over IP technology such as Skype instead of telephone, company can reduces costs. IT automates the way people work through the redesign of business processes and eliminates redundancy. For example, instead of structure the company according to a functional hierarchy where each unit perform independently, the structure can be redesigned according to a standard process where boundaries are eliminated, people work not for their unit but for a common vision and commitment. IT can improve communication between company and customers. For example, instead of sending products announcement to each customer by mail, company can post product announcement on its website. Customers who use the product can provide feedback instantly via company’s survey. IT facilitates more collaboration between company and suppliers. For example, instead of having people order raw materials when needed, IT system can monitor materials usage in the factory and when they fell below a certain amount, it sends order to suppliers automatically. IT system can support business decision-making by providing company owners with business data about company’s operation as well as market information via the business intelligence applications. However all of these benefits only happen with proper usage and having the skilled IT managers who have knowledge and skills in managing information technology.

Today most companies have a Chief Information Officer (CIOs) whose job is to ensure the proper usage of technologies for the company. The CIO oversees IT strategy, develop technical standards, deploy technology, and supervise workers who deal with the daily information technology issues of the company. When a new technology has been identified, the CIO develops acquisition and implementation strategies, including cost-benefit and returns on investment analysis, and presents those strategies to company owner. According to industry report, 67% of CIOs graduated from Information System Management (ISM) program and 24% from MBA-IT program.

Below the CIO position are IT directors whose job is to manage computing resources for the company. These people manage the work of IT managers to ensure the availability, continuity, and security of data and information technology services in the company. In this capacity, they oversee a variety of technical groups, business units by develop and monitor IT performance and implement new projects. According to industry report, 86% of IT directors graduated from Information System Management program and 12% from MBA-IT program.

IT managers support the business by develops requirements, budgets, and schedules for their IT projects. They coordinate such projects from development through implementation, working with their IT workers, as well as clients, vendors, and consultants. These managers are increasingly involved in projects that upgrade the information security of an organization. According to industry report, 72% of IT managers graduated from Information System Management program and 22% from Computer science or software engineering program.