Một người viết cho tôi: “Tôi làm việc cho một công ti chế tạo nhỏ với vài trăm nhân viên. Làm sao tôi áp dụng kĩ thuật quản lí dự án cho môi trường cơ xưởng được?”

Đáp: Quản lí dự án là nguyên lí doanh nghiệp được dùng trong nhiều ngành công nghiệp và công ti. Để áp dụng kĩ thuật quản lí dự án trong công ti của bạn, bạn có thể bắt đầu với vài điều cơ bản như quản lí thời gian, cộng tác làm việc tổ, làm tài liệu và trao đổi.

Bạn có thể khuyến khích tổ dự án của bạn làm tài liệu thời gian của họ từng ngày. Điều đó sẽ giúp họ thấy cách thời gian của họ được dùng; mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ nào đó. Điều này cũng sẽ giúp cho bạn ước lượng thời gian phân bổ cho nhiệm vụ và dự án tương lai. Bạn có thể thúc đẩy nhiều cộng tác và làm việc tổ giữa các thành viên tổ. Đừng cho phép họ làm việc ở chỗ cô lập mà để họ làm việc trong các nhóm nhỏ nơi họ có thể học được lẫn nhau. Trong phần lớn các cơ xưởng, công việc được phân công dựa trên kĩ năng và kinh nghiệm. Đào tạo là không chính thức và thường được truyền từ công nhân có kinh nghiệm sang công nhân ít kinh nghiệm hơn. Điều đơn giản và dễ dàng cho người này có thể là lẫn lộn và khó với người khác. Bằng việc để mọi người cùng làm việc và quan sát lẫn nhau, họ có thể học nhanh hơn và trao đổi ý tưởng nhanh hơn giữa bản thân họ.

Bạn nên bắt đầu tạo ra và làm tài liệu cho qui trình trong toàn công ti dựa trên thực hành tốt nhất. Để những công nhân có kinh nghiệm nhất giải thích điều họ làm và cách họ làm nó cho bạn để cho bạn có thể làm tài liệu chúng thay vì để tri thức bị giữ trong đầu của ai đó. Điều quan trọng là thiết lập tài liệu dự án chính thức với mục đích, mục tiêu, cách đo và qui trình giám sát rõ ràng trước khi công việc bắt đầu. Điều then chốt của quản lí dự án là đảm bảo mọi người trong dự án đều rõ ràng về vai trò, trách nhiệm của họ và điều phải làm trong dự án để cho công việc của họ có thể được nhất quán hơn. Một khi dự án được bắt đầu, bạn cần họp hàng tuần với khách hàng và thành viên tổ để chia sẻ thông tin về tiến bộ và giải quyết bất kì vấn đề nào. Ích lợi của những cuộc họp này sẽ giúp cho công nhân hiểu cách dự án tiến triển, liệu nó có đáp ứng lịch biểu hay không và liệu có những vấn đề không được giải quyết không.

Ngay cả ở mức cơ sở của nó, quản lí dự án có thể dường như tràn đầy quá mức, đó là vì đấy là lần đầu tiên bạn làm nó theo cách mới, không cùng cách như công ti vận hành. Chừng nào bạn giải thích rõ ràng cho mọi người về ích lợi của quản lí dự án như cách tốt hơn để quản lí và làm mọi sự rõ ràng, khách quan, và đo được với các vai trò, trách nhiệm được xác định rõ, tôi nghĩ mọi người sẽ thích nó.

—-English version—-

Manage projects

A person wrote to me: “I work for a small manufacturing company with few hundred employees. How do I apply project management technique to a factory environment?”

Answer: Project Management is a business principle that is being used in many industries and companies. To apply project manager technique in your company, you could start with few basics such as time management, teamwork collaboration, documentation and communication.

You can encourage your project team to document their time each day. It will help them to see how their time is being spent; how much time does it take to complete certain tasks. This will also help you to estimate time allocations for future tasks and projects. You can promote more collaboration and teamwork between team members. Do not allow them to work in isolation but have them work in small groups where they can learn from each others. In most factories, works are allocated based on skills and experiences. Training is informal and often transferred from experienced workers to less experienced workers. What is simple and easy to one person may be confusing and difficult to others. By having people work together and observe each others, they can learn faster and exchange ideas among themselves.

You should start to create and document a company-wide process based on best practices. Having most experienced workers explains what they do and how they do it to you so you can document them rather than have the knowledge kept in somebody’s head. It is important to establish a formal project document with clear objectives, goals, measurements and monitoring process before work begins. The key of project management is to ensure everyone in the project is clear on their roles, responsibilities and what to do in the project so their works can be more consistent. Once a project is started, you need to meet weekly with customers and team members to share information on the progress and resolve any issue. The benefits of these meetings will help workers understand how the project is progressing, whether it meets schedule or not and whether are there any unresolved issues.

Even at its basic level, project management can seem overwhelming, that is because it is the first time you are doing it in a new way not the same way as the company operates. As long as you explain it clearly to everybody about the benefits of project management such as better way to manage and make things clear, objectively, and measurable with well defined roles, responsibilities. I think people will like it.