Ts. Linda Hamilton là tác giả của một nghiên cứu về vai trò của phụ nữ trong quản lí dự án phần mềm. Cô ấy đã tới thăm 250 tổ chức công nghệ thông tin, phỏng vấn trên 700 người quản lí và thu thập hơn 4000 dữ liệu dự án phần mềm. Tuần trước, cô ấy tới thăm CMU và trình bày cho lớp của tôi về nghiên cứu của cô ấy.

Cô ấy nói: “Đàn ông và đàn bà là khác nhau nên họ quản lí dự án khác nhau cho dù tất cả họ đều theo nguyên lí của quản lí dự án phần mềm. Kĩ năng kĩ thuật không khác mấy nhưng chính tài năng bản chất của phụ nữ giúp cho họ trở thành người quản lí tốt hơn đàn ông. Ngày nay phần mềm vẫn là ngành công nghiệp do đàn ông chi phối trong vai trò người phát triển, người kiểm thử và người quản lí dự án. Nhưng điều đó đang thay đổi khi nhiều phụ nữ bây giờ đang học về khoa học máy tính, kĩ nghệ phần mềm, và quản lí hệ thông tin.

Tôi hỏi: “Tài năng tự nhiên nào của phụ nữ làm cho cô ấy là người quản lí tốt hơn đàn ông?”

Cô ấy giải thích: “Phụ nữ giỏi trong trao đổi. Họ thích nói chuyện với mọi người và sẽ chia sẻ thông tin cởi mở với mọi người trong tổ của cô ấy. Việc nghiêng tự nhiên này về nói chuyện giúp cho họ làm việc tốt hơn nhiều, khi là người quản lí dự án phần mềm. Bởi vì phụ nữ tiến hành nói chuyện không chính thức đều đặn với tổ dự án, điều đó làm cho cô ấy dễ dàng nhận diện mối quan tâm hay vấn đề mà có thể ẩn kín nếu không được thảo luận cởi mở. Việc chăm sóc tự nhiên của phụ nữ làm cho rất có thể là cô ấy sẽ giải quyết sự việc trước khi nó trở thành vấn đề. Trao đổi tốt không chỉ là về nói mà còn về báo cáo hiệu quả với quản lí cấp cao và người chủ công ti. Trong nghiên cứu của tôi, tôi thấy rằng phần lớn phụ nữ viết tốt hơn đàn ông và báo cáo trạng thái của họ là tuyệt vời. Trong phỏng vấn của tôi với người quản lí cấp cao, phần lớn đồng ý với phát hiện của tôi. Phần mềm là chủ đề kĩ thuật cao và rất phức tạp. Chúng là khó giải thích trong việc viết. Làm sao bạn làm cái gì đó phức tạp thành cái gì đó đơn giản và dễ hiểu? Nó yêu cầu tài năng trong việc viết và đây là chỗ phụ nữ làm tốt. Tôi đã phân tích hàng nghìn báo cáo dự án và thấy rằng phần lớn người nữ quản lí dự án không dùng các ngôn từ phức tạp hay biệt ngữ như đàn ông. Phần lớn viết dưới dạng đơn giản, rõ ràng và bằng cách nào đó làm cho vấn đề phức tạp dường như không phức tạp. Nhiều người chủ công ti chú ‎ý và đó là một lí do, nhiều phụ nữ được đề bạt lên mức cao hơn trong công ti.”

Tôi nói: “Điều đó thật thú vị, tôi chưa bao giờ nghĩ về điều đó. Vì bạn đã nhắc tới nó, tôi cũng thấy rằng sinh viên nữ viết bài báo và đoạn văn tốt hơn nam.”

Cô ấy mỉm cười: “Trao đổi tốt cũng khuyến khích tổ dự án. Bằng việc thường xuyên nói với riêng các thành viên tổ và thông cảm với mối bận tâm của họ, người nữ quản lí dự án có thể xây dựng tổ có động cơ những người sẵn lòng làm việc chăm chỉ và hỗ trợ cho mục đích dự án. Tổ có động cơ mạnh bao giờ cũng có ưu thế khi phát triển phần mềm phức tạp. Đàn ông có thể động viên tổ nhưng thường dưới dạng chỉ huy, kiểm soát và rất trực tiếp. Tài của người nữ quản lí dự án là linh hoạt và bằng cách nào đó vô nỗ lực. Họ biết khi nào thì ca ngợi và khi nào giữ yên tĩnh. Khi tôi hỏi những người phát triển về người nào họ muốn làm việc cùng? Quãng 67% ưa thích làm việc cho người nữ quản lí dự án. Tuy nhiên, vì 31% chưa bao giờ làm việc cho người nữ quản lí, họ nói rằng họ đã không biết. Về tổng thể, nếu được cho cơ hội, phần lớn có lẽ sẽ làm việc cho phụ nữ. Một nhân tố quan trọng mà tôi thấy là phụ nữ thường ngăn cản các thành viên tổ khỏi cạnh tranh lẫn nhau. Ngược lại, người quản lí nam ưa thích để các thành viên cạnh tranh. Điều đó không phải là cách tốt để xây dựng tổ. Phụ nữ cũng giỏi làm lắng dịu xung đột giữa các thành viên tổ tốt hơn đàn ông. Khi dự án đang dưới sức ép, phụ nữ bình tĩnh hơn đàn ông. Họ dựa nhiều vào tổ để giải quyết vấn đề bằng việc động viên và ca ngợi khi đàn ông thường la lối, và đe doạ họ. Từ nghiên cứu của tôi, trao đổi, kĩ năng liên con người và xây dựng tổ là những khu vực mà phụ nữ xuất sắc trong các công ti phần mềm.”

Tôi hỏi: “Có cái gì khác không?”

Cô ấy nói: “Tất nhiên, sẽ có những điều mới mà tôi có thể làm cho các bạn ngạc nhiên. Khi tôi trình bày chúng, nhiều người chủ công ti choáng. Tất cả chúng ta đều biết rằng đa số dự án phần mềm bị chuyển giao chậm và tốn phí nhiều hơn. Đã có nhiều nghiên cứu về điều đó. Nhưng điều tôi thấy là người nữ quản lí dự án tốt nhất bằng cách nào đó động viên dự án vượt quá mong đợi. Các dự án thành công là những dự án chuyển giao đúng thời gian, trong ngân sách và đáp ứng các yêu cầu. Nhưng có nhiều dự án được chuyển giao sớm, dưới ngân sách và vượt quá mong đợi của khách hàng. Sự kiện thú vị nhất là 72% các dự án này đã được quản lí bởi phụ nữ.”

Tôi ngạc nhiên: “Điều đó thật đáng ngạc nhiên. Tôi không biết điều đó.”

Ts Linda mỉm cười: “Thầy không một mình đâu, nhiều người cũng đã ngạc nhiên rồi. Có nhiều người đã tiến hành khảo cứu về thất bại dự án nhưng không nhiều người chú ý tới dự án thành công. Thậm chí không ai đã từng hỏi người quản lí dự án là ai nhưng tôi đã làm và thấy rằng người nữ quản lí dự án vượt hơn người nam quản lí dự án ở các dự án tương tự. Họ có ít dự án thất bại hơn; nhiều dự án được chuyển giao đáp ứng hay vượt quá mong đợi, tỉ lệ tốt hơn của việc đáp ứng lịch biểu và ngân sách dự án. Hầu hết trong tất cả, trong dữ liệu được thu thập, các dự án được phụ nữ quản lí thường là khó khăn hơn, dựa trên nỗ lực tài nguyên được yêu cầu.”

Cô ấy tiếp tục: “Có những dữ liệu này, tôi đã nghiên cứu thêm bằng phỏng vấn những phụ nữ thành công. Điều tôi thấy cũng được đóng góp cho tài năng tự nhiên của phụ nữ. Phần lớn phụ nữ có thể làm nhiều hơn một việc vào cùng lúc. Khả năng làm đa nhiệm cho họ ưu thế khi phải quản lí thay đổi và rủi ro. Đây là khu vực đàn ông không thể sánh được. Đàn ông theo bản chất là có suy nghĩ tuyến tính; họ làm nhiều thứ theo cách logic, từng bước một. Họ làm một điều, kết thúc nó rồi chuyển sang điều tiếp. Phụ nữ có thể làm nhiều điều một lúc. Họ có thể đặt ưu tiên, quản lí thay đổi yêu cầu, tính toán ngân sách, và trao đổi với tổ của họ mà không bị sao lãng. Họ hiểu cách làm việc tổ và họ tận dụng tài năng của tổ của họ để làm công việc. Họ là những người trao đổi giỏi hơn, cộng tác hơn và có kĩ năng đa nhiệm để quản lí dự án tốt hơn đàn ông. Đây là lí do tại sao trong vài năm qua, nhiều đàn bà đã được đề bạt vào các vị trí cao hơn và nhiều công ti đang tìm thuê nhiều phụ nữ tốt nghiệp trong công nghệ thông tin. Không may chúng tôi không có đủ phụ nữ học trong khu vực này. Một người chủ công ti phần mềm lớn  bảo tôi rằng ông ấy có thể thuê hàng nghìn người trong họ, nếu ông ấy có thể tìm thấy họ.”

Cô ấy mỉm cười và hỏi tôi: “Thầy có bao nhiêu nữ trong lớp kĩ nghệ phần mềm năm nay?”

Tôi trả lời: “Tôi có 65 trong 250 sinh viên.”

Cô ấy bình luận: “Điều đó là quá ít, thậm chí không được một nửa. Làm sao chúng tôi có được nhiều nữ hơn trong lĩnh vực này? Triển vọng việc làm là tốt, cơ hội thăng tiến là lớn, và lương tuyệt vời. Tại sao học kinh doanh, tài chính, ngân hàng, và giáo dục khi nhưng khu vực này đã đạt tới điểm bão hoà của việc cung quá nhiều và ít cầu hơn?

—-English version—-

Women in project management

Dr. Linda Hamilton is the author of a research about the role of woman in software project management. She visited 250 Information Technology organizations, interviewed over 700 managers and collected over 4000 software project data. Last week, she visited CMU and gave a presentation to my class about her research.

She said: “Men and women are different so they manage project differently even they all follow the principles of software project management. The technical skills are not much different but it is the natural talents of women that help them to become better managers than men. Today software is still a male-dominated industry with few women in the role of developers, testers and project managers. But it is changing as more women are now studying computer science, software engineering, and information system management.

I asked: “What are the natural talents that a woman has that make her better manager than a man?”

She explained: “Women are good communicators. They like to talk to people and will share information openly with everybody on her team. This natural inclination to talk helps them to work much better as software project managers. Because women carry informal conversations regularly with the project team make it easier for her to identify concerns or issues that may be hidden if not discussed openly. The natural caring of a woman make it more likely that she will solve the issue before it becomes a problem. Good communication is not just about talking but also about report effectively to senior managers and company owners. In my research, I found that most women wrote better than men and their status reports were excellent. During my interview with senior managers, most agreed with my findings. Software is a highly technical subject and very complex. They are difficult to explain in writing. How do you make something complex to something simple and easily understood? It requires a talent in writing and this is where women excel. I analyzed thousand of project reports and found that most women project managers do not use complexity or technical jargon like men. Most wrote in a simple, clear and somehow make a complex issue seem uncomplicated. Many company owners took notice and that is one reason, more women get promoted to higher level in the company.”

I said: “That is interesting, I never thought about it. Since you mentioned it, I also found that female students write better paper and essay than male.”

She smiled: “Good communication also motivates the project team. By talking often to individual team members and being sympathetic to their concerns, women project managers can build motivated teams who are willing to work hard and support the project goals. Strong motivated teams will always have the advantage when developing complex software. Men can motivate a team but it is usually in term of command, control and very direct. The talents of female project managers are flexible and somehow effortless. They know when to praise and when to keep quiet. When I asked developers about whom do they want to work for? About 67% preferred to work for women project managers. However, since 31% never worked for women manager, they said that they did not know. Overall, if given a chance, most probably will work for women. One important factor that I found was women often discouraged team members from competing against each other. On the contrary, male managers preferred to have members to compete. That was not a good way to build team. Women were also good at defusing conflicts among team members better than men. When project is under pressure, women are much calmer than men. They rely more on the team to solve problem by encourage and praise when men often yell, and threaten them. From my research, communication, inter-personal skills, and team-building are areas where women excel in software companies.”

I asked: “Is there anything else?

She said: “Of course, there were new things that I found may surprise you. When I presented them, many company owners were shock. We all know that a majority of software projects are delivered late and cost more. There are many studies about that already. But what I found was the best women project managers somehow have a way that encourages projects to exceed expectations. Successful projects are projects that delivering on-time, on-budget and meeting the requirements. But there were many projects that are delivered early, under-budget and exceeding customers’ expectations. The most interesting facts were 72% of these projects were managed by women.”

I was surprised: “That is amazing. I did not know that.”

Dr Linda smiled: “You are not alone, many people were surprised too. There were many people conducted studies on project failures but not many paid attention to projects that were success. No one even asked who the project managers were but I did and found that female project managers surpassed male project managers on similar projects. They have fewer failure projects; more projects delivered that met or exceeded expectations; Better ratio of meeting project schedule and budget. Most of all, in the data collected, the projects that managed by women were more difficult, based on resource effort required.”

She continued: “Having these data, I investigated more by interview these successful women. What I found was also contributed to the natural talents of women. Most women can do more than one things at a same time. This multi-tasking ability gives them an advantage when it comes to managing change and risks. This is an area where men cannot match. Men by nature are linear thinking; they do things in a logical, step by step fashion. They do one thing, finish it then go to the next. Women can do many things at a same time. They can set priorities, manage requirement changes, calculate budget, and communicate to their team without being distracted. They understand teamwork and they take advantage of their team’s talents to do the work. They are better communicators, are more collaborative and have the multi-tasking skills to manage projects better than men. This is why in the past few years, more women are getting promoted to higher positions and many companies are looking to hire more women graduates in information technology. Unfortunately, we do not have enough of women studying in this area. A large software company owner told me that he could hire thousands of them, if he can find them.”

She smiled and asked me: “How many of women do you have in your software engineering class this year?”

I answered: “I had 65 out of 250 students.”

She commented: “That is too little, not even a half. How do we get more women into this field? The job prospect is good, the advancement opportunity is great, and the salary is excellent. Why study business, finance, banking, and education when these areas already reached the saturation point of oversupply and fewer demand?