Đêm hôm trước tôi nhận được một email có đánh dấu “Khẩn” từ một người tốt nghiệp Khoa học máy tính: “Sau khi đọc blog của thầy về các công ti đang thuê sinh viên nước ngoài, em đã gửi đơn và nhận được một email từ một công ti phần mềm thu xếp cho em có cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Em rất háo hức nhưng cũng lo vì em không biết mong đợi gì trong cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Vì cuộc phỏng vấn là trong tuần tới, em cần lời khuyên của thầy. Xin thầy giúp cho.”

Đáp: Tôi đã gửi một email đáp lại cho bạn đó ngay lập tức và đăng câu trả lời lên blog này cho những người khác có thể có tình huống tương tự. Về căn bản, các công ti dùng phỏng vấn điện thoại như một phương pháp nhận diện ứng cử viên tiềm năng cho việc làm. Phỏng vấn điện thoại thường là bước đầu tiên được dùng để chọn các ứng cử viên trong số nhiều ứng cử viên cho bước tiếp, hoặc tới thăm công ti cho các cuộc phỏng vấn thêm, hoặc ai đó sẽ tới và phỏng vấn các ứng cử viên ở nước của họ. Điều rất quan trọng là được chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại. (Xin xem bài đăng trước đây của tôi về qui trình phỏng vấn.)

Tuỳ theo ai sẽ gọi cho bạn và cuộc phỏng vấn có thể lấy những con đường khác nhau. Nếu người phỏng vấn thuộc bộ phận Tài nguyên nhân lực, nó thường là cuộc phỏng vấn thẩm tra để trắc nghiệm thông tin trên đơn xin của bạn và kiểm kĩ năng ngôn ngữ và trao đổi của bạn. Nếu bạn làm tốt, sẽ có cuộc phỏng vấn khác với người quản lí thuê người. Nếu người phỏng vấn là người quản lí thuê người thì nó là cuộc phỏng vấn thực tế vì họ muốn biết nhiều hơn về bạn và năng lực của bạn. Bạn phải chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn điện thoại như bạn sẽ chuẩn bị cho bất kì cuộc phỏng vấn nào khác.

Để chuẩn bị, bạn phải đọc mô tả việc cẩn thận để biết họ muốn gì. Bạn phải nghiên cứu công ti để biết cái gì đó về doanh nghiệp của họ và chuẩn bị một danh sách các câu hỏi mà bạn muốn hỏi. Nếu bạn đang nói trên điện thoại di động, phải chắc rằng pin điện thoại của bạn được nạp và không hết pin giữa chừng. Phải chắc rằng bạn đang nói trong phòng yên tĩnh không gây sao lãng nào. Để sẵn bản lí lịch của bạn, sổ ghi chép của bạn, mô tả việc làm, và các câu hỏi của bạn ở trước bạn cho tham chiếu nhanh chóng. Phải chắc rằng bạn có bút và giấy để ghi chép các lưu ý. Nếu toàn thể ban thuê người đang ở đầu bên kia của cuộc gọi theo kiểu hội nghị, bạn có thể viết ra tên từng người để cho bạn có thể tham chiếu tới nó về sau.

Bạn cần duy trì bình tĩnh, nói chậm và rõ ràng bởi vì tiếng nói của bạn là tất cả mọi điều bạn có để tạo ra ấn tượng trong cuộc phỏng vấn đầu tiên này. Bạn cần lắng nghe cẩn thận các câu hỏi và không ngắt lời người phỏng vấn. Nếu bạn không nghe rõ, lễ phép yêu cầu họ nhắc lại câu hỏi. Bạn cần để vài khoảnh khắc để nghĩ cẩn thận trước khi trả lời nhưng cho câu trả lời đầy đủ. Mục đích của bạn cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại này là có cuộc phỏng vấn tiếp cho nên bạn cần thuyết phục họ rằng bạn là ứng cử viên tốt cho vị trí đó. Bạn cần tích cực và nhiệt tình để cho người phỏng vấn sẽ muốn thiết lập cuộc phỏng vấn khác hay đề nghị bạn tới cuộc phỏng vấn mặt đối mặt.

Tại lúc cuối của cuộc phỏng vấn, bạn phải cám ơn những người phỏng vấn về thời gian của họ rồi gửi tiếp một email cám ơn. Bạn cũng sẽ cần đánh giá đáp ứng của bạn trong cuộc phỏng vấn để xác định cái gì diễn ra tốt và cái gì diễn ra sai, điều sẽ giúp bạn chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn tiếp của bạn.

—English version—

Telephone interview

Last night I received an email marked “Urgent” from a Computer Science graduates: “After reading your blog about U.S companies are hiring foreign students, I sent in my application and got an email from a software company arranging for me to have a telephone interview. I am very excited but also worry because I do not know what to expect in a telephone interview. Since the interview is next week, I need your advice. Please help.”

Answer: I sent a reply email to him immediately and post the answer in this blog to others who may have similar situation. Basically, companies use telephone interviews as a method of identifying potential candidates for employment. Telephone interviews are often the first step used to select candidates among many applicants for the next step, either to visit the company for additional interviews, or someone will come and interview the candidates in their country. It is very important to be prepared for a telephone interview. (Please see my previous posts on interview process)

Depending on who will call you and the interview may take different paths. If the interviewer is from Human Resource, it is usually a screening interview to verify information on your application and check your communication and language skills. If you do well, there will be another interview with hiring managers. If the interviewer is the hiring manager then it is an actual interview as they want to know more about you and your capabilities. You must prepare for the telephone interview as you would any other interview.

To prepare, you must read the job description carefully to know what they want. You must research the company to learn something about their business and prepare a list of questions that you want to ask. If you are talking on the mobile phone, make sure that your phone battery is charged and not about to run out. Be sure that you are talking in a quiet room that does not have any distraction. Have your resume, your notes, the job description, and your questions in front of you for quick reference. Make sure that you have a pen and paper to take notes. If the entire hiring committee is on the other end of the conference call, you may want to write down each person’s name so you can refer to it later.

You need to stay calm, speak slowly and clearly because your voice is all you have to create an impression in this first interview. You need to listen carefully for the questions and do not interrupt the interviewer. If you do not hear it well, politely ask them to repeat the question. You need to take a few moments to think carefully before answering but give complete answers. Your goal for this phone interview is to have a next interview so you need to convince them that you are a good candidate for the position. You need to be positive and enthusiastic so the interviewer will want to setup another interview or asking you to come in for a face-to-face interview.

At the end of the interview, you must thank the interviewers for their time then follow-up with a thank you email. You will also need to assess your responses in the interview to determine what went well and what went wrong, which will help you to prepare for your next interview.