Một sinh viên viết cho tôi: “Em tốt nghiệp với bằng cử nhân trong Quản lí khách sạn tháng bẩy vừa rồi những không thể tìm được việc làm. Tuần trước một khách sạn quốc tế lớn ở nước em có một vị trí mở ra nhưng yêu cầu tri thức trong phần mềm quản lí khách sạn. Em chưa bao giờ nghe nói tới “phần mềm cho khách sạn” và đào tạo của em không dạy cho em cái gì về phần mềm. Em quen thuộc với máy tính cá nhân và biết cách dùng phần mềm của Microsoft. Em thực sự cần việc làm này vì em tin rằng em đủ phẩm chất cho vị trí này ngoại trừ điều em không biết về phần mềm khách sạn. Xin thầy giúp cho.”

Đáp: Phần lớn các khách sạn toàn cầu đều được tự động hoá đầy đủ bằng việc dùng Phần mềm quản lí khách sạn mà là một hệ thống thông tin kiểm soát và quản lí vận hành khách sạn như đặt phòng, kế toán, lập lịch, vận hành và bảo trì khách sạn. Vì từng khách sạn có hệ thống duy nhất riêng của nó, đặc biệt dây chuyền khách sạn quốc tế đang dùng phần mềm được chuyên biệt riêng của nó; bạn cần biết cái gì đó về hệ thống nhưng không vào chi tiết. Nếu bạn có việc làm này, khách sạn sẽ cung cấp đào tạo cho bạn. Phần mềm quản lí khách sạn điển hình bao gồm các chức năng sau:

Đặt phòng: Đây là website cho phép khách hàng đặt phòng khách sạn trực tuyến. Nó cũng tích hợp với hệ thống máy tính của các đại lí lữ hành cho việc đặt chỗ. Phần mềm này sẽ tìm phòng còn trống trong khách sạn để nhận diện các kì nghỉ, để cho khách hàng lựa chọn và làm việc đặt phòng.

Đăng nhập/ Đăng xuất: Chức năng này quản lí việc check-ins và check-outs khách sạn của khách hàng, cấp chìa khoá mã hoá, và theo dõi tiến độ của nhân viên dọn dẹp, phân công cho họ các phòng đặc biệt khi cần.

Kế toán: Chức năng này quản lí thanh toán cho khách sạn, giá tiền phòng, và thông tin hoá đơn cũng như quản lí thu nhập, chi phí và tổ chức chúng thành các báo cáo.

Bảo trì: Chức năng này theo dõi thông tin thuê, sửa chữa, trật tự công việc, bảo trì lên lịch.

Quan hệ khách hàng: Chức năng này lấy thông tin của khách hàng và dùng nó để hỗ trợ cho sự trung thành và giữ khách hàng. Nó cho phép cấp quản lí giám sát hồ sơ của khách, lịch sử hoạt động, và việc tham gia vào trong các chương trình trung thành đặc biệt để tối ưu chương trình thưởng và bán hàng và chiến thuật tiếp thị.

Ngày nay gần như mọi doanh nghiệp đều dùng công nghệ thông tin để cải tiến tính hiệu quả của nó. Bất kể bạn chọn lĩnh vực học tập nào, điều quan trọng là có tri thứ nào đó về công nghệ và hiểu tác động của nó lên doanh nghiệp.

—English version—

Software for hotels

A student wrote to me: “I graduated with a Bachelor’s degree in Hotel Management last July but could not find a job. Last week a large international hotel in my country had an opening position but required knowledge in hotel management software. I never heard of “software for hotel” and my training did not teach me anything about software. I am familiar with personal computer and know how to use Microsoft’s software. I really need this job as I believe that I qualify for the position except that I do not know about hotel software. Please help.”

Answer: Most global hotels are fully automated using Hotel Management Software which is an information system that controls and manages hotel operation like reservations, accounting, scheduling, operation, and maintenance of the hotel. Since each hotel has its own unique system, especially international hotel chain is using its own customized software; you need to know something about the systems but not in detail. If you get the job, the hotel will provide the training for you. The typical hotel management software consists of the following functions:

Reservations: This is the website that allows customers to reserve hotel rooms online. It also integrates with travel agencies’ computer systems for reservations. The software will search for available rooms in the hotel to identify vacancies, let customers select and make reservations.

Check in/Check out: This function manages the hotel check-ins and check-outs of customers, issues coding keycards, and tracking progress of cleaning staff, assigning them to specific rooms as necessary.

Accounting: This function manages hotel payment, room rates, and billing information as well as manages revenues, costs and organizes them into reports.

Maintenance: This function tracks rental information, repairs, work orders, scheduling maintenance.

Customer relationship: This function takes customer’s information and uses it to support customer loyalty and retention. It allows management to monitor guest profiles, activity history, and participation in special loyalty programs to optimize rewards programs and sales and marketing tactics.

Today almost every business is using information technology to improve its efficiency. Regardless of what field of study you select, it is important to have some knowledge about technology and understand the impact of it to the business.