Mười năm trước, tôi được mời làm xê mi na về Công nghệ thông tin (CNTT) cho cấp quản lí của một công ti cỡ trung bình.

Trong cuộc viếng thăm, tôi thấy rằng cơ xưởng này vẫn dùng báo cáo giấy để gửi thông tin từ nhóm này sang nhóm khác. Tôi hỏi: “Nếu có vấn đề chính về dây chuyên lắp ráp chế tạo thì điều gì sẽ xảy ra?” Một người quản lí bảo tôi: “Công nhân phải viết báo cáo cho người giám sát; người giám sát phải kiểm vấn đề rồi viết báo cáo cho người quản lí chế tạo; người quản lí chế tạo sẽ tiếp xúc với bộ phận kĩ nghệ và triệu tập cuộc họp để báo cáo vấn đề; người kĩ sư sẽ viết báo cáo cho người quản lí kĩ nghệ và gợi ý giải pháp để sửa vấn đề; người quản lí kĩ nghệ sẽ viết báo cáo cho bộ phận tài chính và xin ngân sách để sửa vấn đề; người quản lí tài chính sẽ viết báo cáo cho phó chủ tịch tài chính để được chấp nhận; phó chủ tịch tài chính chấp nhận ngân sách rồi viết báo cáo cho ông chủ tịch về vấn đề này.” Tôi hỏi: “Mất bao lâu để đạt tới người làm quyết định như ông phó chủ tịch? Và mất bao lâu cho ông chủ tịch biết về vấn đề này? Câu trả lời là: “Trung bình, phải mất mười ngày tới hai tuần vì mọi người cần thời gian viết báo cáo và báo cáo phải được kiểm điểm trước khi nó được gửi cho cấp tiếp.” Rồi tôi hỏi: “Nếu phải mất hai tuần để làm cho vấn đề được sửa thì điều gì xảy ra cho công nhân?” Câu trả lời là “Họ phải đợi cho tới khi vấn đề được sửa vì họ không thể làm việc khi có vấn đề với dây chuyền sản xuất.”

Vào lúc đó, tôi biết tại sao họ đã mời tôi làm xê mi na về Công nghệ thông tin. Trong buổi xê mi na, tôi đã thảo luận vấn đề này và khuyên rằng họ dùng công nghệ thông tin để làm tăng hiệu quả và cải tiến hiện năng, điều nhận được đáp ứng tích cực từ những người quản lí. Năm ngoái tôi đã tới thăm cùng cơ xưởng đó lần nữa và thấy rằng họ đã dùng hệ thông tin để quản lí dây chuyền lắp ráp của xưởng. Tôi hỏi: “Nếu có vấn đề chính trên dây chuyền lắp ráp thì điều gì sẽ xảy ra?” Lần này câu trả lời là: “Quãng một tiếng, công nhân viết báo cáo trên máy tính, hệ thống CNTT sẽ lập tức gửi báo cáo cho mọi người quản lí đồng thời. Họ phải ra quyết định nhanh chóng về cách giải quyết nó và đồng thời ông phó chủ tịch tài chính sẽ chấp thuận ngân sách và ông chủ tịch được thông báo.” Tôi hỏi: “Điều gì xảy ra cho công nhân?” Câu trả lời là: “Họ được tái chuyển ngay sang dây chuyền khác hay xưởng khác để làm việc trong thời gian sửa chữa bởi Hệ thống phân bổ tài nguyên được kiểm soát tự động bởi hệ thống quản lí lí thông tin.” Tôi rất ấn tượng, cho nên sau chuyến thăm cơ xưởng này, tôi đi tới gặp người quản lí cấp cao và ca ngợi nỗ lực của họ.

Người quản lí cấp cao nói: “Chúng tôi đang vận hành trong môi trường cạnh tranh cao. Là một công ti cỡ trung, chúng tôi bị đe doạ thường xuyên từ các công ti lớn và nếu chúng tôi không thay đổi nhanh chóng, chúng tôi có thể bị đẩy ra khỏi kinh doanh. Chúng tôi nhận ra tầm quan trọng của quản lí các qui trình cơ xưởng theo cách đảm bảo rằng sản phẩm của chúng tôi tới thị trường nhanh chóng, có chất lượng cao, đáp ứng mọi đặc tả kĩ thuật, và với giá tốt. Chìa khoá cho điều này là có chiến lược quản lí thông tin tốt như một phần của doanh nghiệp. Ngày nay doanh nghiệp bị đối diện với nhiều tài liệu, emails, và các công việc giấy tờ khác và bằng việc dùng hệ thống tự động hoá được quản lí bởi người quản lí hệ thông tin; chúng tôi có thể quản lí và chia sẻ thông tin trong toàn công ti.”

Giám đốc thông tin giải thích: “Thành công bao gồm việc làm kế hoạch dài hạn, làm rõ ràng và suy nghĩ kĩ lưỡng, thay vì chỉ phản ứng với vấn đề khi chúng nảy sinh. Trong kinh doanh này, chúng tôi phân biệt giữa công ti phản ứng và công ti dự ứng. Công ti dự ứng là công ti lập kế hoạch trước. Không may là ngay cả ngày nay nhiều công ti bị buộc phải vận hành theo cách phản ứng, và đặc biệt trong khu vực phát triển hệ thông tin. Không có những người quản lí được đào tạo trong quản lí hệ thông tin, nhiều công ti thất bại. Vấn đề là khi thị trường thay đổi, các công ti cần giải quyết với khách hàng ngày càng phức tạp hơn và nhu cầu hệ thông tin hiện thời của họ cần được cập nhật. Không hiểu cách nhìn kiến trúc hay không có chiến lược CNTT nhiều công ti chỉ mua trang thiết bị tốn kém và thêm nhiều phần cứng nhưng không nhận được ích lợi nào bởi vì họ không biết cách tích hợp chúng vào hệ thống cố kết. Một số thêm các cấu phần mới vào hệ thống hiện có và hi vọng cải tiến hiệu năng của nó trong khi số khác mua máy phục vụ mới và nhiều máy tính rồi thấy ra rằng nhưng thứ này không phải là giải pháp. Bất kì quyết định nào họ đưa ra, điều quan trọng là nghĩ một cách chiến lược bằng việc hiểu kiến trúc rồi thiết kế ra hệ thống mà có thể tích hợp da dạng các cấu phần tương hợp của hệ thông tin như máy sao chép, máy in, máy phục vụ, thiết bị di động, trang thiết bị hội thảo từ xa v.v vào trong một hệ thống cố kết. Nhiều công ti có mọi trang thiết bị nhưng có thể không dùng nó một cách hiệu quả vì họ không có người quản lí hệ thông tin giỏi. Những công nghệ này có thể cung cấp ích lợi lớn nhưng cũng có thể dẫn tới thảm hoạ lớn.”

Trong nền kinh tế toàn cầu ngày nay, CNTT là nền tảng cho việc làm kinh doanh và các công ti đủ mọi kiểu đang khám phá ra rằng cách họ quản lí CNTT là mấu chốt cho tính cạnh tranh của họ. CNTT xác định ra liệu vận hành của công ti có hiệu lực, quả và đúng thời gian không; liệu nhân viên có đủ thông tin họ cần để làm công việc của họ không. Điều này nghĩa là người chủ công ti và người quản lí cấp cao phải xác định cách công ti sẽ làm kinh doanh trong nền kinh tế số thức. Nó có nghĩa là họ phải có hệ thông tin tốt tại chỗ bao quát mọi đơn vị nghiệp vụ. Và nó có nghĩa là họ phải giải quyết vấn đề mà đơn vị nghiệp vụ đó không thể giải quyết được như các qui trình và dữ liệu nào sẽ được chuẩn hoá toàn công ti. Không may, nhiều người chủ công ti và người quản lí hàng đầu thường thậm chí không biết bắt đầu từ đâu khi phải quản lí công nghệ thông tin và họ cần ai đó có kĩ năng này. Đó là lí do tại sao trong vài năm qua, có nhu cầu cao về người tốt nghiệp Quản lí hệ thông tin (ISM) ở mọi nước.

—English version—

Demand for Information System Managers

Ten years ago, I was invited to give a seminar about Information Technology (IT) to the management of a medium-sized company. During the visit, I found that the factory was still using paper report to send information from one group to another. I asked: “If there is a major problem on the manufacturing assembly line then what will happen?” A manager told me: “The worker has to write a report to the supervisor; the supervisor must check the problem then writes a report to the manufacturing manager; the manufacturing manager will contact the engineering department and calls a meeting to report the problem; the engineer will write a report to engineer manager and suggests solution to fix the problem; the engineer manager will write a report to the finance department and ask for a budget to fix the problem; the financial manager will write a report to the vice president of finance to get approval; the vice president approves the budget then writes a report to the president about the problem.” I asked: “How long does it take to reach the decision makers like the vice president? And how long does it take for the president to know about the problem?” The answer was: “On the average, it takes about ten days to two weeks because people need time to write report and the report has to be reviewed before it is send to the next level.” Then I asked: “If it takes two weeks to get the problem fixed then what happen to the workers?” The answer was “They have to wait until the problem is fixed because they cannot work when there is problem with the assembly line.”

At that time, I knew why they had invited me to give a seminar about Information Technology. During the seminar, I discussed this issue and recommended that they use information technology to increase efficiency and improve performance which received positive respond among managers. Last year I visited the same factory again and found that they had been using an information system to manage the factory assembly lines. I asked: “If there is a major problem on the assembly line then what will happen?” This time the answer was: “About an hour, the worker writes a report on the computer, IT system will immediately sends the report to all managers at the same time. They have to make decision quickly on how to solve it and at the same time the vice president of finance will approve the budget and the president is informed.” I asked: “What happen to the workers?” The answer was: “They are relocated immediately to another assembly line or other factory works during the fixing time by a Resources Allocation System controlled automatically by the information management systems.” I was impressed, so after the factory tour, I went to see the senior managers and praised them for their efforts.

The senior manager said: “We are operating in a highly competitive environment. As a medium sized company, we are under constant threat from larger companies and if we do not change quickly, we may be pushed out of business. We recognize the importance of managing our factory processes in ways that ensure that our products come to market quickly, having the highest quality, meet all technical specifications, and at good prices. The key to this is having a good information management strategy as part of our business. Today businesses are faced with a lot of documentation, emails, and other paperworks and by using an automation system that managed by skilled information system managers; we can manage and share information throughout our company.”

The Chief Information Officer explained: “Success involves making long-term plans that are clear and well thought out, rather than just reacting to problems when they arise. In this business, we make a distinction between a reactive company and a proactive one. The proactive company is the one that plans ahead. Unfortunately even today many companies are forced to operate in a reactive way, and particularly in the area of developing an information system. Without managers who are trained in information system management, many failed. The problem is as market changes, companies need to deal with customers in more complex ways and their current information systems need to be updated. Without understand the architectural view or without an IT strategy many just buy expensive equipment and add a lot of hardware but receive no benefits because they do not know how to integrate them into a cohesive system. Some add new components to their existing systems and hope to improve its performance while others buy new servers and more computers then find out that these things are not the solution. Whichever decision they made, it is important to think strategically by understand the architect then design a system that can integrate various compatible components of information systems such as copy machines, printers, computers, servers, mobile devices, video conferencing equipment, etc. into one cohesive system. Many companies have all the equipment but may not be using it effectively because they do not have good information system managers. These technologies that could offer big benefits also could lead to big disasters.”

In today’s global economy, IT is the foundation for doing business and companies of all types are discovering that how they manage IT is crucial to their competitiveness. IT determines whether the company’s operation is efficient, effective and timely; whether employees have all information they need to do their jobs. This means that company owner and senior managers must define how the company will do business in a digital economy. It means they must have a good information system in place that span across all business units. And it means they must resolve issues that business units cannot resolve such as what processes and what data will be standardized companywide. Unfortunately, many company owners and top managers often do not even know where to begin when it comes to managing information technology and they need someone who has this skill. That is why in the past few years, there is high demand for Information System Management (ISM) graduates in every country.