Người quản lí dự án phần mềm giỏi nhất là những người nhất quán chuyển giao dự án đúng thời gian, trong ngân sách, và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Những người này tất cả đều có vài đặc trưng chung:

Họ biết cách giảm nhẹ rủi ro bằng việc dự ứng trong công việc hàng ngày. Họ dự kiến vấn đề và giải quyết chúng trước khi các vấn đề này có thể gây nguy hiểm cho ngân sách và lịch biểu dự án. Họ phân tích vấn đề một cách cẩn thận và hành động ngay khi họ thấy cái gì đó có thể đi sai.

Họ biết cách tổ chức công việc của mình một cách có phương pháp. Họ bao giờ cũng đặt viễn kiến cho dự án và có khả năng duy trì hội tụ vào viễn kiến để ưu tiên hoá công việc một cách tương ứng. Trong mọi dự án, có nhiều điều cần làm và khó kiểm soát mọi thứ. Bằng việc có viễn kiến rõ ràng họ có thể nhận diện nhiệm vụ nào là quan trọng hơn và lập ưu tiên chúng cho tổ để cho họ có thể làm cho mọi thứ được thực hiện theo cách có trật tự.

Họ biết cách trao đổi một cách có hiệu quả với mọi người. Họ thường gặp gỡ khách hàng, người dùng, người quản lí và tổ dự án riêng của họ để thông báo cho họ điều họ cần. Họ biết cách thương lượng và thuyết phục khách hàng và người quản lí. Họ biết cách lắng nghe người dùng để hiểu nhu cầu của họ. Họ biết cách động viên các thành viên tổ, những người đang làm công việc. Họ cũng có khả năng chứng tỏ tự tin của họ với khách hàng và người quản lí trong các cuộc họp ngân sách và lịch biểu.

Họ biết cách chia sẻ thông tin bằng việc dùng hiệu quả e-mail, các cuộc họp và báo cáo tình trạng để chia sẻ ý tưởng của họ, làm cho các quyết định được thực hiện và giải quyết vấn đề. Họ cũng hiểu rằng họ cần thảo luận dự án của họ trong hoàn cảnh của bất kì cái gì là quan trọng nhất cho người của họ.

Họ dứt khoát khi họ dựa trên người khác để thành công. Họ biết điều mọi người muốn và làm việc hướng tới lợi ích chung. Họ hiểu mối quan tâm của khách hàng về dự án, và đề cập tới chúng một cách tương ứng. Họ hiểu điều người quản lí muốn và bảo đảm rằng công việc được thực thi hiệu quả và hiệu lực nhất có thể được. Họ hiểu điều các thành viên tổ cần và quản lí họ một cách công bằng và kiên nhẫn.

Họ là người thực chứng. Họ biết khi nào phải thay đổi để làm cho sự việc được thực hiện với tài nguyên sẵn có và khi nào vẫn còn lại với kế hoạch. Họ linh động về cái gì đó nhưng kiên định về các nguyên tắc nào đó. Họ chịu trách nhiệm cho hành động riêng của họ và sẵn lòng làm bất kì cái gì để làm cho dự án tiến lên trước. Họ là người năng nổ và tận hưởng thách thức của việc là người quản lí dự án phần mềm.

—-English version—-

The Best Software Project Managers

The best software project managers are those who consistently deliver project on time, within budget, and meet customers’ requirements. These people all share several common characteristics:

They know how to mitigate risks by being pro-active in their daily work. They anticipate problems and solve them before these problems can jeopardize project budget and schedule. They analyze the problems carefully and act immediately when they see something that may go wrong.

They know how to organize their work methodically. They always set vision for the project and have the ability to stay focused on the vision to prioritize the works accordingly. In every project, there are so many things to do and it is difficult to control everything. By having a clear vision they can identify which tasks are more important and prioritize them for the team so they can get things done in an orderly fashion.

They know how to communicate effectively with people. They often meet with customers, users, managers and their own project team to inform them what they need. They know how to negotiate and convince the customers and managers. They know how to listen to users to understand their needs. They know how to motivate team members who are doing the work. They also are able to demonstrate their confidence with customers and managers during budget and schedule meetings.

They know how to share information by effectively use e-mail, meetings and status reports to share their ideas, get decisions made and resolve problems. They also understand that they need to discuss their project in the context of whatever is most important to their people.

They are emphatic as they rely on others to be successful. They know what people want and work toward a mutual benefit. They understand customers’ concerns about a project, and address them accordingly. They understand what manager want and make sure that the work is being execute as efficient and effective as possible. They understand what team members need and managing them fairly and patiently.

They are pragmatic. They know when to change to get thing done with the available resources and when to stay with the plan. They are flexible on something but firm on certain principles. They are responsible for their own action and willing to do anything to get the project moving ahead. They are self-motivated and enjoy the challenge of being a software project manager.