Không phải tất cả các dự án capstone đều hoàn thành thành công.

Vài dự án gặp khó khăn với các vấn đề kĩ thuật nhưng hầu hết đều có khó khăn với làm việc tổ vì một số thành viên không muốn làm việc như một tổ. Nhiều sinh viên ưa thích làm việc độc lập và không thấy ích lợi của làm việc tổ. Với họ, làm việc tổ là hoạt động “bề ngoài” không đem lại ích lợi. Thay vì làm việc cùng nhau, các thành viên tổ chia công việc ra rồi từng người làm nó một cách độc lập theo cách riêng của mình và hi vọng rằng dự án sẽ thành công. Cho dù từng thành viên làm xong việc riêng của mình, họ thường thất bại không tích hợp được nỗ lực của họ thành kết quả cố kết và dự án capstone không hoàn thành như được lập kế hoạch.

Vấn đề có thể được dõi về việc thiếu hiểu biết về mục đích của dự án capstone. Theo định nghĩa, tổ là một nhóm người làm việc cùng hướng tới “mục đích chung”. Nếu tổ không rõ ràng về mục đích hay không hiểu tại sao họ phải làm việc cùng nhau thì họ bị lẫn lộn. Không có hiểu biết rõ ràng về mục đích, tổ trở nên làm việc chệch choạc, giận dữ, họ thường đổ lỗi cho nhau; phê phán nhau về điều họ làm.

Khi điều đó xảy ra, giáo sư phải bước vào và làm sáng tỏ mục đích của dự án capstone. Điều quan trọng là giải thích cho tổ rằng dự án capstone được thiết kế để “mô phỏng” dự án trong công nghiệp, do đó nó phức tạp hơn nhiệm vụ có thể được phân công cho cá nhân. Để giải quyết các vấn đề phức tạp, làm việc tổ là cần phải có. Tổ có thể phát triển giải pháp tốt hơn cho các vấn đề khó. Làm việc tổ cũng là một phần của quá trình học tập nơi các thành viên học kĩ năng mềm và cách làm việc trong tổ.

Ngay cả sau khi giải thích điều đó cho tổ, điều quan trọng là thẩm tra hiểu biết của họ. Giáo sư có thể yêu cầu thành viên tổ giải thích cách nhìn của họ về mục đích tổng thể theo lời riêng của họ và điều họ mong đợi học từ nó? Sau khi mọi thành viên bày tỏ cách nhìn của họ, giáo sư có thể yêu cầu tổ mô tả mục đích hay viễn kiến chung cho dự án. Viễn kiến cần có cái gì đó có thể gây kích động cho tổ. Nó phải chứa những thách thức cũng như cơ hội cho họ. Chẳng hạn, “Dự án sẽ giống cái gì khi bạn hoàn thành nó?”, “Thành công sẽ giống cái gì?”, “Làm sao bạn biết rằng bạn thành công?”, “Làm sao người khác biết?” Khi các thành viên tổ có thể mô tả rõ ràng mục đích chung hay đồng ý về viễn kiến thì tổ có thể tiến sang bước tiếp.

Lãnh đạo là mấu chốt trong dự án capstone. Không có nó, các thành viên tổ sẽ quay về theo cách riêng của họ để làm mọi sự. Một số người sẽ làm nhiều hết mức có thể để chứng tỏ bản thân mình là “anh hùng”. Một số người sẽ không làm gì cả và dựa vào người khác để làm công việc cho họ. Một số người sẽ đòi hỏi nhiều công việc hơn trong khi số khác sẽ ngồi yên tĩnh. Một số người sẽ làm chút ít nhưng sẽ phàn nàn về bao nhiêu việc họ phải làm. Một số người sẽ bận rộn làm cái gì đó khác, bên ngoài công việc dự án rồi phàn nàn rằng họ không có đủ thời gian.

Nếu điều đó xảy ra, giáo sư phải bước vào và hỗ trợ cho người lãnh đạo tổ về cách giữ cho tổ hội tụ vào mục đích của dự án và cách phân chia công việc tương ứng theo vai trò, trách nhiệm. Vì người lãnh đạo tổ thường được tổ lựa chọn, người đó phải học về việc lãnh đạo. Nhiều sinh viên không hiểu khác biệt giữa việc lãnh đạo và quản lí cho nên người lãnh đạo tổ thường hành động như người đó có quyền và ra lệnh cho tổ làm cái này cái nọ. Điều quan trọng cần lưu ý là việc của người quản lí thường là hội tụ vào cấu trúc nhưng việc của người lãnh đạo tổ là vào con người. Người quản lí dựa trên kiểm soát và duy trì trật tự nhưng người lãnh đạo gây hứng khởi về tin cậy và quan hệ.

Trách nhiệm cho tính hiệu quả của nhóm không phải chỉ phụ thuộc vào người lãnh đạo mà được chia sẻ chung cho cả nhóm. Quyết định cuối cùng không do người lãnh đạo tổ đưa ra mà cũng được chia sẻ bởi cả nhóm. Người lãnh đạo tổ chỉ tạo điều kiệm và trao đổi thông tin với tổ và hiểu nhu cầu và tình cảm của các thành viên. Người lãnh đạo tổ phải có cuộc họp với các thành viên tổ trên cơ sở hàng tuần để đảm bảo rằng họ biết họ được giả định làm gì. Người lãnh đạo tổ phải yêu cầu có phản hồi từ họ để nhận diện các vấn đề chính, và các cơ hội cải tiến.

Trong một tổ hiệu quả, từng thành viên hiểu tầm quan trọng của việc làm của mình và cách nó tác động vào tính hiệu quả của người khác và nỗ lực tổng thể của tổ. Không có vai trò và trách nhiệm được xác định rõ, nó sẽ tạo ra lẫn lộn. Thỉnh thoảng, các thành viên được yêu cầu làm việc về một nhiệm vụ mà không được nói về vai trò của họ đóng góp thế nào cho kết quả mong muốn, công việc của họ tác động thế nào tới khả năng của người khác làm việc của họ. Việc hiểu mục đích và cách công việc được phân chia giúp cho sự cộng tác, làm tăng quyết tâm và chất lượng.

Khi xung đột xảy ra giữa các thành viên, người lãnh đạo tổ phải lắng nghe quan điểm của từng thành viên trước khi có bất kì hành động nào. Bằng việc lắng nghe cẩn thận, người đó có thể hạ thấp căng thẳng tình cảm của thành viên tổ và cho phép người đó bình tĩnh lại. Đây là chỗ người lãnh đạo tổ phát triển kĩ năng lắng nghe bằng việc nghe cẩn thận và không ngắt lời để cho thành viên có thể diễn đạt quan điểm của họ một cách đầy đủ. Điều cũng quan trọng là giữ cho vấn đề tách bạch khỏi con người để cho chúng có thể được giải quyết mà không làm tổn thương con người. Bằng việc lắng nghe cẩn thận, người lãnh đạo tổ hội tủ vào việc thúc đẩy hiểu biết tốt, đảm bảo trao đổi thích hợp và tạo điều kiện cho tương tác hiệu quả sẽ thành công.

—-English version—-

Some issues in Capstone project

Not all capstone projects complete successfully. Few have difficulty with technical issues but most have difficulty with teamwork because some members do not want to work as a team. Many students prefer to work independently and do not see the benefit of teamwork. To them, teamwork is a “superficial” activities that bring no benefits. Instead of working together, team members divide the works then each independently does its own and hope that the project will be successful. Even each member does its own work, they often fail to integrate their efforts into a cohesive results and the capstone does not complete as planned.

The problem can be traced to the lack of understanding about the goals of capstone. By definition, a team is a group of people working towards a “common goal”. If the team is not clear about the goal or does not understand why they must work together than they are confused. Without a clear understanding of the goal, the team becomes dysfunctional, angry, they often blame each other, judge each other on what they do.
When it happens, professor must step in and clarifies the capstone project goals. It is important to explain to the team that capstone is designed to “simulate” a project in the industry, therefore it is more complex than a task that can be assigned to an individual. To solve complex problems, teamwork is needed. A team could develop better solutions to difficult problems. Teamwork is also a part of the learning process where members learn soft-skills and how to work in team.

Even after explain that to the team, it is important to verify their understanding. Professor can ask team members to explain their view of the overall goals in their own words and what do they expect to learn from it? After all members express their views, professor can ask the team to describe common goal or vision for the project. A vision has to be something that can excite the team. It must contain challenges as well as opportunities for them. For example, “What will the project look like when you complete it?”, “What will success be like?”, “How will you know that you are successful?”, “How will other know?” When team members can clearly describe the common goal or agree with the vision then the team can proceed to the next step.

Leadership is critical in capstone project. Without it, team members will go back to their own way of doing things. Some will do as much as they can to prove themselves as “heroes”. Some will nothing at all and rely on others to do the work for them. Some will ask for more works when other will sit quietly. Some will do little but will complain about how much work they have to do. Some will be busy doing something else, outside the project works then complain that they do not have enough time.

If it happens, professor must step in and supports the team leader on how to keep the team focus on the goal of the project and how to divide the works according to roles, responsibilities. Since the team leader is often selected by the team, he must learn about leadership. Many students do not understand the difference between leadership and management so team leader often acts like he has the power and order the team to do this or that. It is important to note that the job of a manager is to focus on the structure but the job of the team leader is on people. Manager relies on control and maintain orders but leader inspires trust and relationship.

The responsibility for group effectiveness is not solely depended on the leader but is shared by the group. Final decision is not held by the team leader but is also shared by the group. The team leader only facilitate and communicate information to the team and understand members’ needs and feelings. The team leader must have meetings with team members on a weekly basis to ensure that they know what they are supposed to do. Team leader also must ask for feedback from them to identify major issues, and improvement opportunities.

In an effective team, each member understands the important of his job and how it impacts the effectiveness of others and the overall team effort. Without a well defined roles and responsibilities, it will create confusion. Sometime, members are asked to work a task without being told how their role contributes to the desired result, much less how their work are impacting the ability of others to do their work. Understanding the goal and how works are divided helps collaboration, increases commitment and quality.
When conflict happens between members, the team leader must listen to each member’s view before taking any action. By carefully listen, he can lower an team member’s emotional stress and allow that person to calm down. This is where team leader develop the listening skill by carefully listen and do not interrupt so member can express their view fully. It is also important to keep the problems separate from the people so they can be solved without hurting the people. By listening carefully, team leader understand why some people behave that way and act accordingly. Team leaders who focus on promoting good understanding, ensuring adequate communication and facilitating effective interaction will be successful.