Người quản lí dự án giỏi phải có cả kĩ năng kĩ thuật và kĩ năng trao đổi.

Đạt tới đúng mức của những kĩ năng này yêu cầu nhiều năm thực hành và kinh nghiệm. Để bắt đầu, người quản lí dự án cần tạo ra môi trường làm việc tốt cho tổ bằng việc động viên nhiều trao đổi giữa các thành viên tổ. Người quản lí dự án nên giải thích cho tổ về viễn tượng của dự án hay ‘bức tranh lớn’ và cách họ có thể giúp đạt tới viễn tượng đó. Xây dựng tổ là rất quan trọng nơi mối quan hệ giữa các thành viên tổ còn chưa chín muồi, đặc biệt vào lúc bắt đầu dự án. Người quản lí có kinh nghiệm biết rằng xây dựng tổ cần thời gian cho nên chính việc làm của họ là tạo điều kiện và động viên việc xây dựng tổ sớm nhất có thể được khi tổ được hình thành. Khi tổ được thành lập tốt, công việc của tổ bắt đầu vì nó áp dụng vào các thực hành trong toàn bộ cuộc đời của dự án. Không tổ nào là hoàn hảo, do đó bao giờ cũng có vấn đề nhưng người quản lí có kinh nghiệm bao giờ cũng nhằm tới những chuẩn nào đó của công việc tổ để được hoàn thành. Nơi có những chỉ báo về vấn đề với tổ, nó cần được nhận ra như rủi ro chính cho dự án và người quản lí phải giải quyết nó ngay lập tức.

Nhiều người tin là những người quản lí phải ra mọi quyết định và tổ phải tuân theo bất kì điều gì họ quyết định cho tổ làm. Đây là sai lầm lớn bởi vì không ai bao giờ cũng đúng và không có sự tham gia của tổ, dự án sẽ KHÔNG thành công. Người quản lí có kinh nghiệm hiểu điều này và bao giờ cũng để tổ biết tại sao các quyết định được đưa ra, không chỉ chúng là gì cũng như không chỉ nhận diện bất kì vấn đề nào trong dự án rồi mới yêu cầu tổ giúp giải quyết chúng.  Phần lớn mọi người đáp ứng tích cực để được thông tin hay để được hỏi ý kiến.  Có một số “Kĩ thuật quản lí” được giới hàn lâm biện hộ rằng ‘người quản lí quản lí’ còn thành viên tổ ‘làm’ hay ‘người quản lí chỉ đạo’ và thành viên tổ ‘hành động. Đây là cách sai để xây dựng tổ hiệu năng cao và có thể làm nảy sinh lỗ hổng trao đổi, chính là điều đối lập với thực hành quản lí dự án tốt nhất.

Người quản lí dự án giỏi KHÔNG chỉ hiểu khái niệm quản lí dự án, mà còn cung cấp quyền lãnh đạo hiệu quả.  Quyền lãnh đạo khó mà định nghĩa, nhưng dễ dàng chú ý tới khi thiếu nó. Quyền lãnh đạo hiệu quả bao gồm trao đổi cởi mở và uỷ quyền hiệu quả. Không ai có thể làm được mọi thứ cho nên điều quan trọng là phân chia công việc thành nhiều nhiệm vụ nhỏ và phân công cho các thành viên tổ các nhiệm vụ mà họ có thể làm việc tốt bởi vì công việc quản lí là để “tạo điều kiện chứ KHÔNG ra lệnh”. Người lãnh đạo giỏi không bao giờ nên là người độc đoán và đây là nguyên tắc rất quan trọng vì nhiều người không có kinh nghiệm hay lẫn lộn giữa quyền lực và động cơ. Tất nhiên, người quản lí dự án chịu trách nhiệm về dự án và phải ra quyết định nào đó nhưng KHÔNG phải là tất cả. Bằng việc đưa cả tổ cùng tham gia vào những quyết định nào đó nhưng được chuẩn bị để đưa ra những quyết định gay go, người quản lí có kinh nghiệm có thể giải quyết hiệu quả với các vấn đề và tình huống xấu. Người quản lí giỏi kính trọng các thành viên tổ và hỗ trợ cho họ bất kì khi nào họ cần. Bằng việc cởi mở và trung thực với tổ mặc cho bất kì vấn đề nào hay sự thách thức nào, người quản lí sẽ thu được sự kính trọng của họ.

Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của người quản lí dự án là quản lí mong đợi của khách hàng và của người dùng, và xây dựng một tập các mục đích cho dự án. Hiểu và làm việc hướng tới một tập mục đích rõ ràng là nhân tố quan trọng nhất của làm việc theo tổ. Do đó, điều này phải là một trong những mục đích quan trọng nhất và là trách nhiệm của người quản lí dự án. Người quản lí dự án phải động viên việc trao đổi cởi mở giữa các thành viên để chắc rằng họ hiểu trách nhiệm của mình cũng như cách họ đóng góp cho mong đợi tổng thể. Kĩ năng trao đổi cá nhân tốt cũng là điều bản chất nếu tổ đang trên đà tiến bộ có hiệu quả và hiệu lực. Có nhiều dạng trao đổi, nhưng cái quan trọng nhất, và đôi khi ít được thực hành nhất, là lắng nghe. Thiếu việc chăm chú và chú ý tới kĩ năng và qui trình trao đổi có thể gây ra các rủi ro chính và vấn đề cho dự án mà các kết quả của chúng thường được đo dưới dạng chậm trễ và việc làm thêm.

Một số sinh viên nói với tôi rằng họ không phải là người quản lí dự án, ít nhất cũng chưa là, cho nên việc thảo luận về chủ đề này dường như quá trừu tượng với họ. Câu trả lời của tôi là nếu bạn không học nó bây giờ thì khi nào bạn mới học? Bạn đợi cho tới khi bạn trở thành người quản lí dự án rồi học các kĩ thuật quản lí sao? Được chuẩn bị khi bạn vẫn còn trong trường học sẽ cho bạn cơ hội tốt hơn để là người quản lí giỏi bất kì khi nào cơ hội tới và một số cơ hội có thể tới sớm hơn bạn tưởng.

—-English version—-

Another advice for project manager

A good software project manager must have both technical skills and communication skills. Achieving the right level of these skills requires many years of practice and experiences. To start, project manager needs to create a good working environment for the team by encourage more communication among team members. Project managers should explain to the team about the project vision or the ‘big-picture’ and how they could help achieve that vision. Team building is very important where relationships among team members are not mature, especially at the start of projects. Experienced managers know that teambuilding takes time so it is their jobs to facilitate and encourage team building as soon as the team is formed. When the team is well established, team work begins as it applies to the practices throughout the life of the project. No team is perfect, there are always issues but experienced manager always aim for certain standards of team work to be achieved. Where there are indications of issues with the team, it should be recognized as a major risk to the project and manager must deal with it immediately.

Many people believe as manager they should make all decisions and the team must follow whatever they decide for them to do. This is a big mistake because no one is always right and without the team participation, project will NOT succeed. Experienced managers understand this and always let the team know why decisions are made, not just what they are as well as identify any problem in the project then ask the team to help solving them.  Most people respond positively to being kept informed or being asked for opinions.  There are some “Management Techniques” written by academia advocate that ‘managers manage’ and team members ‘do’ or “managers direct “ and team member “act” .This is a wrong way to building a high performance team and can result in communication gap, which is the opposite of best project management practice.

Good project managers NOT just understand project management concepts, but also provide effective leadership.  Leadership is very hard to define, but easy to notice when it is lacking. Effective leadership always involves open communication and effective delegation. No one can do everything so it is important to divide project works into many tasks and assign team members to tasks that they can function well because management job is to “facilitate NOT dictate”. A good leader should never be a dictator and this is a very important principle as many inexperienced people confuse between power and motivation. Of course, the project manager is responsible for the project and must make some decisions but NOT all. By involve the team in some decisions but prepared to make tough decisions, experienced manager can effectively deal with issues and bad situations. A good manager respects team members and supports them whenever they need. By being open and honest with the team despite any problems or challenging issues, the manager will earn their respect.

One of the most important responsibilities of the project manger is to manage the expectations of customers and users, and to develop a set of goals for the project. Understanding and working towards a clear set of goals is the most important factor of teamwork. Therefore, this must be one of the most important aims and responsibilities of a project manager. Project manager must encourage open communication among team members to make sure that they understand their responsibilities as well as how they contribute to the overall expectations. Good personal communication skills are also essential if teams are to make effective and efficient progress. There are many forms of communication, but the most important, and sometimes the least practiced, is listening. Lack of care and attention to communication skills and processes can cause major risks and issues on projects the results of which are often measured in delays and additional work.

Some students told me that they are not project managers, at least not yet so discussing about this topic seems too abstract to them. My answer is if you do not learn it now when will you? Do you want to wait until you become project managers then learn the management techniques? Being prepared when you are still in school will give you better chance of being good managers whenever the opportunities come and some may come sooner than you think.