Chủ định của tổ là để đạt tới mục đích, dù mục đích là việc học tập được cải tiến, tri thức tăng thêm, hay hoàn thành nhiệm vụ phân công trên lớp. Mọi tổ đều có một điểm chung: Qui tắc để cai quản tổ. Các qui tắc được cần tới cho tổ thành công, không có nó tổ sẽ thất bại. Các qui tắc thường được xác định vào phiên họp đầu tiên khi các thành viên hình thành nên tổ. Một khi được thiết lập, các qui tắc là khó thay đổi. Thay đổi qui tắc của tổ yêu cầu nhiều thời gian và thường làm cho các thành viên cảm thấy không thoải mái.

Chẳng hạn, một tổ đặt ra qui tắc họp mọi đêm thứ năm từ 6:00 tối trong thư viện để học tập. Mọi thành viên đồng ý vào ngày và giờ đó. Vài tuần sau, một thành viên muốn chuyển sang thứ sáu lúc 8:00 giờ tối. Tổ sẽ có khó khăn để chấp nhận thay đổi này bởi vì hầu hết các thành viên đều đã dành thời gian của họ cho cuộc họp rồi. Nếu qui tắc thay đổi, điều sẽ xảy ra là vài tuần sau thành viên khác muốn đổi cuộc họp sang ngày và giờ khác. Tôi thường khuyên tổ đừng thay đổi qui tắc, trừ phi tất cả họ đều phải đổi (chẳng bạn, tất cả họ đều có lớp vào đêm thứ năm). Nếu một thành viên không thể theo ngày và giờ đó, thành viên đó nên rời khỏi tổ.

Mọi thành viên tổ đều phải tham gia vào việc đặt và đồng ý tuân theo qui tắc. Các thành viên tổ càng làm việc cùng nhau để xây dựng qui tắc, họ càng sẽ đồng ý với nhau hơn. Tổ sẵn lòng tạo ra qui tắc là tổ sẵn lòng tuân theo chúng và thừa nhận trách nhiệm về hành vi của tổ. Thành viên tổ thông thường phán xét các thành viên khác của bằng việc họ tuân thủ sít sao thế nào theo qui tắc. Qui tắc phải ở dạng viết hoặc đăng ở một chỗ mà mọi thành viên có thể thấy được. Nếu thành viên tổ không rõ về qui tắc của nó, nó thường thiếu kiểm soát trên các thành viên của nó. Nếu các thành viên không tôn trọng qui tắc, tổ sẽ không thành công.

Làm việc tổ là môi trường động nơi các thành viên giúp lẫn nhau làm việc hướng tới mục đích chung. Mọi tổ đều phải có mục đích. Mục đích là chủ định của tổ. Trong làm việc tổ, các thành viên chia sẻ trách nhiệm bằng phân chia hiệu quả tải việc và phân công nhiệm vụ. Chẳng hạn, tổ có thể chia một chương sách thành sáu phần mỗi thành viên sẽ học một phần và giải thích nó cho tổ. Bằng việc kết nối lực lượng, mọi thành viên tổ có thể hiểu cả chương với ít nỗ lực. Làm việc tổ giúp ra quyết định tốt hơn vì tổng của vài người là tốt hơn một người. Làm việc tổ tạo điều kiện thuận tiện cho việc đào tạo  chéo khi riêng từng thành viên có thể bổ sung lẫn nhau.

Bước thứ nhất trong việc hình thành tổ là xác định vấn đề mà họ muốn giải quyết cùng nhau. Mọi tổ đều cần có ai đó lãnh đạo và làm qui tắc có hiệu lực. Người lãnh đạo nên được lựa chọn bởi mọi thành viên tổ với mức thẩm quyền được xác định rõ ràng và giới hạn bên trong điều người đó có thể hành động một cách tự trị. Có thể có quay vòng người lãnh đạo tổ mọi tháng để cho mọi thành viên có cơ hội làm điều đó nhưng tôi không khuyên về nó. Phần lớn các tổ trong đại học được thành lập để đáp ứng mục đích ngắn hạn như làm việc trên dự án Capstone hay nhóm học tập cho lớp. Đổi người lãnh đạo tổ thường làm ngắt quãng tổ thay vì giúp đỡ.

Để hiệu quả, tôi gợi ‎ tổ nên giữ kích cỡ nhỏ – bốn tới tám thành viên. Tổ lớn hơn mười người thường có nhiều vấn đề hơn và mất thời gian lâu hơn để hình thành vì các thành viên tổ không thể ra quyết định nhanh chóng. Ở đại học, các thành viên tổ có thể tới và đi cho nên có thể có thành viên mới gia nhập tổ sau khi nó hình thành. Thành viên mới phải được chấp nhận bởi mọi thành viên về việc được gia nhập tổ. Tôi gợi ý thành viên mới được phỏng vấn bởi ít nhất ba thành viên tổ. Ba người này sẽ thảo luận và đưa ra đề xuất với phần còn lại của tổ xem liệu chấp nhận hay bác bỏ thành viên này. Một khi được chấp nhận, việc định hướng cho thành viên mới là trách nhiệm của tổ vì cần thời gian để cho thành viên mới biết một tổng quan về lịch sử của tổ, chủ định của nó khi thành lập, mục đích của nó và qui tắc của nó.

Không phải mọi thành viên tổ sẽ làm việc hiệu quả hay tuân theo các qui tắc. Trong trường hợp đó, tổ phải loại bỏ thành viên khó đó. Khi quyết định được đưa ra, tổ phải giải quyết tình huống này hiệu quả nhất có thể được. Người lãnh đạo tổ và hai thành viên phải gặp gỡ với thành viên tổ khó khăn và nhận diện hành vi gây ra vấn đề. Họ nhắc thành viên này về những thoả thuận để hỗ trợ cho tổ và các qui tắc của tổ xác định ra hành vi chấp nhận được hay không chấp nhận được trong tổ và tìm kiếm cam kết với thay đổi. Nếu thành viên tổ đó từ chối, người lãnh đạo tổ phải đem vấn đề này trở lại tổ để thảo luận. Một quyết định đồng thuận của tổ là được cần để loại bỏ một thành viên. Người lãnh đạo tổ gặp thành viên khó khăn đó và báo cáo về quyết định của tổ.

Khi một người bị loại ra, sẽ có phản ứng từ phần còn lại của tổ, điều khuấy lên nhiều lo âu, căng thẳng và xúc động không cần thiết. Đó là lí do tại sao việc lựa chọn và chấp nhận thành viên phải được tiến hành cẩn thận để tránh tình huống này. Là người cố vấn cho nhiều tổ, tôi thấy rằng vấn đề số một trong họ là thiếu cam kết. Một số thành viên tổ không có mặt đúng thời gian, bỏ các cuộc họp tổ, hay không làm nhiệm vụ được phân công. Mọi người đều có cớ nhưng để tổ vận hành tốt, các thành viên phải làm phần của họ. Không có lí do gia nhập tổ và không tham gia.

—-English version—-

Working in team

The purpose of a team is to achieve a goal, whether the goal is improved learning, increased knowledge, or complete a class assignment. Every team has one thing in common: The rules to govern itself. Rules are needed for the team to succeed, without it the team will fail. Rules are usually determined at the first meeting when members form team. Once established, rules are difficult to change. Changing team rules requires a lot of time and often makes members feel uncomfortable.

For example, a team sets rule to meet every Thursday night at 6:00 PM in the library to study. All members agree on that time and date. Few weeks later, a member wants to switch to Friday at 8:00 PM. The team will have difficulty to accept the change because most members already set aside their time for the meeting. If the rule changes, what will happen that few weeks later another member wants to change the meeting to another date and time. I often advise team not to change the rules, unless all of them have to. (i.e., they all have class on Thursday night). If a member cannot make that time and date, that member should quit the team.

All team members must participate in setting and agree to follow the rules. The more team members work together to develop the rules, the more they will agree with each other. A team that is willing to create rules is a team willing to follow them and assume responsibility for its behavior. Team member is usually judging their members by how closely they conform to the rules. Rules must be in writing or post in a place where all members can see. If team member is not clear about its rules, it often lacks control over its members. If members do not respect the rules, the team will not succeed.

Teamwork is a dynamic environment where members help each other working toward a common goal. Every team must have goals. Goal is the purpose of a team. In teamwork, members share responsibility by effective divide work load and task assignments. For example, the team can divide a book chapter into six parts where each member will learn a part and explain it to the team. By joining force, all members can understand the whole chapter with less effort. Teamwork helps make better decision because the sum of several is better than one. Teamwork facilitates cross training as individual members complement each others.

The first step in forming team is to define a goal for the team on the basis of the subject that they want to learn together or the problem that they want to solve together. Every team needs to have someone to lead and enforce the rules. A leader should be selected by all team members with a clearly defined level of authority and limit within which he may act autonomously. It is possible to have a rotation of team leader every month so every member has a chance to do that but I do not recommend it. Most college team is form to meet a short term purpose such as a working on Capstone project or a study group for a class. Changing team leader often disrupts the team rather than help.

To be effective, I suggest the team to keep the size small – Four to eight members. Larger than ten usually have more problems and takes longer to form as team members cannot make decision quickly. In college, team members may come and go so it is possible to have new member join the team after it forms. New member must be accepted by all members to join the team. I suggest the new member to be interviewed by at least three team members. These three will discuss and make the recommendation to rest of the team on whether accept or reject the membership. Once accepted, orientation of new members is the responsibility of the team as it takes time to give new member an overview of the team history, its purpose in forming, its goal and its rules.

Not all team members will work effectively or follow the rules. In that case, the team must remove that difficult member. When the decision is made, the team must handle the situation as effective as possible. The team leader and two members must meet with the difficult team member and identify the behavior that is causing problems. They remind the member of the agreement to support the team and the team rules that define acceptable or unacceptable behaviors in the team and seek commitment to change. If that team member refuses, the team leader must bring the issue back to the team for discussion. A consensus decision by the team is required to remove a member. The team leader meets the difficult team member and report the team decision.

When a person is removed, there will be reaction from the rest of the team which stirs up a lot of anxiety, stresses and unnecessary emotions. That is why selecting and accepting member should be done carefully to avoid this situation. As an advisor to many teams, I find that the number one issue among them is the lack of commitment. Some team members do not show up on time, missing team meetings, or not doing the task assigned. Everyone has excuses but for the team to function well, members must do their part. There is no reason to join a team and not participate.