Một người viết cho tôi: “Tôi là người quản lí dự án làm việc trong một công ti phần mềm nhỏ phát triển ứng dụng web. Tôi có ba năm kinh nghiệm là người phát triển web trước khi chuyển lên vị trí quản lí dự án. Tôi thích làm việc cho công ti toàn cầu lớn. Tôi không biết tôi cần kĩ năng nào để chuyển từ công ti nhỏ sang công ti lớn? Nếu tôi có việc làm với công ti toàn cầu tôi có thể làm việc ở hải ngoại được không? Tôi cần kĩ năng nào để làm việc cho công ti nước ngoài? Tôi hi vọng rằng thầy có thể giúp trả lời câu hỏi của tôi.”

Đáp: Nếu bạn được đào tạo và có kinh nghiệm trong quản lí dự án, bạn có kĩ năng mà có thể được dùng trong nhiều công ti và qua các nước. Tất nhiên, từng công ti có thể quản lí các dự án hơi khác đi bởi vì họ dùng công cụ khác, phương pháp và phong cách quản lí khác. Nếu bạn được công ti toàn cầu thuê, bạn sẽ học cách của họ về quản lí dự án. Bạn sẽ biết khu vực nào bạn có thể làm tốt và khu vực nào bạn có thể yêu cầu đào tạo thêm.

Có khác biệt trong quản lí dự án nhỏ và dự án lớn. Chẳng hạn, dự án phát triển web một tháng không cần bản kế hoạch dự án 100 trang nhưng dự án phần mềm ERP ba năm có thể yêu cầu các chi tiết đến chừng nấy. Dự án lớn có thể có vài khách hàng; từng khách hàng có các yêu cầu khác nhau về dự án. Bạn sẽ cần đáp ứng cho từng khách hàng để thu thập nhu cầu của họ, phân tích chúng rồi ưu tiên hoá chúng để có được mọi yêu cầu được tổ chức lại. Trong dự án nhỏ, người phát triển giả định giữ vài vai trò và trách nhiệm nhưng trong dự án lớn, có vài vai trò và trách nhiệm được xác định rõ mà bạn sẽ phải phân công người vào. Chẳng hạn, bạn có thể cần kiến trúc sư phần mềm, lãnh đạo tổ, người thiết kế cấp cao, người phát triển, người kiểm thử, người quản lí cấu hình, đảm bảo chất lượng phần mềm, chuyên viên an ninh, người quản trị cơ sở dữ liệu v.v. Bạn cũng cần chắc rằng công cụ và kĩ thuật mà bạn dùng để quản lí dự án cũng là đổi qui mô được để đáp ứng với các tình huống.

Công ti lớn hơn thường yêu cầu kỉ luật chặt chẽ hơn và có các qui trình chuẩn được xác định rõ cho quản lí dự án. Bạn cần hiểu nhu cầu doanh nghiệp của họ, cấp bậc tổ chức, môi trường, khách hàng, người dùng, các tổ chức hỗ trợ. Bạn cũng cần học về cách họ xử trí với thời gian, chi phí và chất lượng vì chúng sẽ ảnh hưởng tới cách bạn quản lí dự án. Không phải mọi công ti toàn cầu đều có chung những điều tương tự. Nhân tố văn hoá cũng qui định cách mọi người làm việc. Chẳng hạn, các công ti Đức và Nhật Bản là rất hướng chi tiết cho nên bạn phải lập kế hoạch chính xác nhất có thể được với nhiều dữ liệu. Các công ti Pháp, Italy và Tây Ban Nha không cẩn thận lắm trong lập kế hoạch nhưng yêu cầu nhiều họp hành và giải thích. Công ti Mĩ coi phát kiến và tính sáng tạo là rất quan trọng nhưng cho phép linh hoạt trong cách bạn quản lí dự án. Người Nhật Bản ngược lại, không thích mọi người bước ra khỏi biên giới của họ và coi qui tắc và kỉ luật chặt chẽ là quan trọng. Tuỳ theo công ti mà bạn làm việc cho, bạn sẽ học về những nhân tố này.

Là người quản lí dự án, bạn cũng phải là người lãnh đạo giỏi. Bạn nên thông thạo trong khu vực miền chuyên môn để thu được kính trọng từ những người làm việc cho bạn. Điều đó không có nghĩa là bạn phải biết mọi thứ nhưng bạn nên chứng tỏ kĩ năng của bạn trong quản lí dự án như vòng đời quản lí dự án; xác định nhu cầu; lập mục đích dự án; ước lượng nỗ lực, thời gian , và lịch biểu; quản lí rủi ro; đánh giá công cụ dự án, và các kĩ năng mềm khác như trao đổi, trình bày, viết và giải quyết vấn đề. Bạn nên lãnh đạo các cuộc thảo luận kĩ thuật trong các thành viên tổ; kiểm điểm kiến trúc của dự án, cũng như kĩ năng tích hợp để xác định các cấu phần khớp với nhau thế nào v.v.

Vì bạn muốn làm việc cho công ti toàn cầu, bạn phải có việc làm chủ xuất sắc ngoại ngữ. Ngày nay, tiếng Anh là phổ biến nhất và là người quản lí dự án bạn phải có khả năng nói, đọc và viết tiếng Anh rất tốt. Như tôi thường nhắc tới trong các blog của tôi, kĩ năng kĩ thuật là không đủ, bạn cũng phải có kĩ năng mềm và kĩ năng ngoại ngữ.

Công ti lớn bao giờ cũng có chương trình đào tạo. Nếu bạn làm việc cho họ, tìm hiểu về chương trình đào tạo và yêu cầu đào tạo thêm để làm quen với cách họ làm kinh doanh. Các công ti toàn cầu thuê người làm việc địa phương nhưng họ thường gửi những người đó ra nước ngoài để đào tạo, họp hành, và để học cách các phần khác của công ti đang vận hành. Bao giờ cũng có cơ hội để làm việc ở nước ngoài khi bạn tiến lên vị trí cao hơn, đặc biệt khi họ cần lấp vào vị trí then chốt nào đó.

—-English version—-

Working for global company

A person wrote to me: “I am a project manager working in a small software company developing web applications. I have three years of experiences as web developer before moving up to project manager position. I like to work for large global company. I do not know what skills do I need to move from a small company to a large company? If I get a job with global company could I work oversea? What skills do I need to work in a foreign country? I hope that you can help answer my questions.”

Answer: If you are trained and have experience in project management, you have the skills that can be used in many companies and across countries. Of course, each company may manage projects a little differently because they use different tools, methods, and management styles. If you are hired by a global company, you will learn their way of managing project. You will know which areas you can do well and which areas you may require additional training.

There are differences in managing small project and larger project. For example, a one-month web development project does not need a 100-page project plan but a three-year ERP software project may require that much details. Large project may have several customers; each has different requirements for the project. You will need to meet each customer to collect their needs, analyze them then prioritize them to get all requirements organized. In small project, developers assume several roles and responsibilities but in large project, there are several clearly defined roles and responsibilities that you will have to assign people to. For example, you may need Software architect, Team leaders, senior designers, developers, testers, configuration managers, software quality assurance, security specialist, database administrator etc.  You also need to make sure that the tools and techniques that you use to manage the projects are also scalable to meet the situations.

Larger companies often require stricter disciplines and have well-defined standard processes for managing project. You need to understand their business needs, organization hierarchy, environment, customers, users, supporting organizations. You also need to learn about how they deal with time, costs, and quality as they will influence the way you manage project. Not all global companies share similar thing. Cultural factors also dictate the way people work. For example, German and Japanese companies are very detailed oriented so you must plan as accurate as possible with a lot of data. French, Italy and Spanish companies are more casual on planning but require a lot of meetings and explanations. American companies consider innovation and creativity very important but allow flexibility in the way you manage project. Japanese on the contrary, do not like people step out of their boundary and consider strict rules and disciplines as important. Depending on the company that you work for, you will learn about these factors.

As project manager, you must also be a strong leader. You should be knowledgeable in the domain area to gain respect from people who work for you. It does not mean you have to know everything but you should demonstrate your skills in project management such as project management life cycle; determine needs; set project goals; estimate efforts, time, and schedule; managing risks; evaluate project tools, and other soft-skills such as communication, presentation, writing and problem solving. You should lead technical discussions among team members; review the architecture of the project, as well as integration skills to determine how components fit together etc.

As you wish to work for global company, you must have excellent command of foreign language. Today, English is the most popular and as project manager you must have the ability to speak, read and write English very well. As I often mentioned in my blogs, technical skills are not enough, you must also have soft-skills and foreign language skills.

Large companies always have training programs. If you work for them, find out about the trainings and request additional trainings to familiar with the way they do business. Global companies hired people to work locally but they often send them oversea for trainings, meetings, and to learn how other parts of the company are operating. There is always a chance to work oversea when you advancing to higher position, especially when they need to fill in certain key position.