Thưa giáo sư,

Khi tốt nghiệp em bao giờ cũng nghĩ rằng em có thể viết mã cho cả phần còn lại của nghề nghiệp của em. Điều đó diễn ra tới năm thứ ba thì em nhận ra rằng em có thể làm được nhiều hơn chỉ là viết mã và học môn của thầy ở CMU đã mở ra cơ hội mới cho em. Khi công ti của em có mở ra việc của người quản lí dự án, em đã xin làm và được làm mà không có khó khăn gì. Em đã làm việc như người quản lí dự án trong năm năm và bức thư ngắn này là về những điều em đã học được như người quản lí dự án. Vì thầy thường đề nghị người đã tốt nghiệp đang đi làm chia sẻ kinh nghiệm với sinh viên hiện thời, em hi vọng rằng bức thư của em có thể ích lợi cho một số sinh viên những người một ngày nào đó sẽ quản lí dự án phần mềm.

Điều đầu tiên tôi đã học được như người quản lí dự án là lựa chọn thành viên tổ một cách cẩn thận. Khi tôi lần đầu tiên trở thành người quản lí, tôi sung sướng khi ai đó muốn làm việc cho tôi. Tôi đã học được về sau rằng không phải tất cả mọi người đều chân thành và có ý định tốt. Nếu họ không làm việc tốt với người khác, thì điều đó sẽ làm tổn hại cho toàn thể dự án. Làm việc tổ là phức tạp và năng suất có liên quan nhiều tới làm việc tổ. Có các thành viên tổ tranh cãi nhau thực sự làm tổn hại năng suất cho mọi người. Bạn cần rất cẩn thận với những người có thói quen xấu đó; cho dù họ có kĩ năng trong lĩnh vực của họ. Không đáng có người có kĩ năng mà đi tranh cãi với nhau suốt mọi lúc. Bạn cũng phải cẩn thận với những người nói quá nhiều nhưng làm thì ít. Họ thích nói về bản thân họ và những điều khác hơn là thực tế làm công việc. Mặc dầu dường như là họ không có ý đồ xấu nhưng họ thường làm sao lãng tổ.

Là người quản lí dự án, bạn sẽ rất bận rộn. Bạn sẽ không có nhiều thời gian cho bất kì cái gì khác vì bạn sẽ có những nhiệm vụ nhỏ thêm vào và lấy đi thời gian quí giá của bạn. Đó là lí do tại sao quản lí thời gian là kĩ năng quan trọng phải có. Bạn phải có cuốn sổ nhỏ mang theo người mọi lúc để ghi chép và giữ lịch biểu. Tôi biết nhiều người có lịch đấy nhưng hiếm khi theo nó bởi vì nó thay đổi thường xuyên. Điều đó là đúng, nhưng không có lịch bạn sẽ bị lạc. Bạn cần có cuốn sổ để nhắc bạn về các thứ cần làm. Bạn sẽ không nhớ được mọi thứ đâu. Vấn đề là nó sẽ giúp bạn nghĩ về điều bạn làm với thời gian của bạn. Tôi thường đi làm sớm buổi sáng trong khi cả tổ của tôi còn chưa tới cho nên tôi không bị sao lãng. Tôi cũng tổ chức nhiệm vụ của tôi cho ngày đó và chắc chắn tôi sẽ kết thúc tất cả chúng trước khi rời khỏi công việc vì tôi không muốn đem việc về nhà.

Mọi dự án đều duy nhất và mọi dự án sẽ có vấn đề. Điều quan trọng là được chuẩn bị cho nó vì các thành viên tổ sẽ tranh cãi, một số người có thể rời bỏ dự án và các vấn đề khác sẽ kéo đến, và là người quản lí dự án bạn phải giải quyết nó trước khi nó trở thành vấn đề lớn. Bạn sẽ cần vẫn còn bình thản để nhìn vấn đề rõ ràng và không để các ý kiến khác che mờ phán xét của bạn. Bạn phải học cách nhìn vào mọi thứ từ cảnh quan của người khác và có thông cảm khi giải quyết với các vấn đề có tính tình cảm. Bạn đừng áp đặt quyết định của bạn lên người khác, khi cần; bạn phải bắt đầu với thảo luận tổ và học cách lắng nghe mối quan tâm của họ. Cho dù bạn là người quản lí dự án nhưng tốt hơn cả là bạn  đưa tổ vào việc ra quyết định. Điều đó sẽ làm cho tổ cảm thấy thoải mái với bạn và quyết định của tổ là tốt hơn quyết định của một cá nhân.

Một số người tin người quản lí dự án là vị trí cao nhưng với tôi nó chỉ là vai trò mà bạn giữ trong nghề của bạn. Vai trò sẽ thay đổi với thời gian cho nên bạn cần khiêm tốn. Bạn sẽ gặp nhiều người giỏi hơn bạn và một số sẽ có nhiều kĩ năng hơn bạn. Bạn phải trung thực và không giả vờ biết mọi thứ khi bạn không biết. Bạn có thể sai cho nên bạn phải học lắng nghe và đánh giá cao những người có thể giúp bạn. Mọi người sẽ kính trọng những người có thể thừa nhận khi họ sai hơn là ai đó cứ khăng khăng rằng họ bao giờ cũng đúng. Đừng để cho bản ngã của bạn lôi bạn vào biện luận với tổ của bạn. Bạn phải học tin cậy vào tổ của bạn, và tổ của bạn sẽ có khả năng tin cậy bạn. Cách tốt nhất để xây dựng tin cậy với tổ của bạn là thực tế tin cậy vào họ trước. Trao cho các thành viên tổ trách nhiệm quan trọng, để cho họ biết rằng bạn tin cậy vào họ, và họ có thể sẽ tin cậy vào bạn.

Quản lí dự án là thách thức lớn và không phải mọi người có thể là người quản lí dự án được. Bạn phải bắt đầu bằng kĩ năng kĩ thuật và học thật nhiều hết sức trước khi bước lên quản lí dự án. Không có kĩ năng kĩ thuật tốt bạn sẽ không bao giờ trở thành người quản lí dự án giỏi. Không ai muốn làm việc cho người quản lí bất tài. Nếu bạn muốn là người quản lí giỏi bạn cần quan sát cách người quản lí giỏi làm việc. Mọi công ti đều có một số người quản lí giỏi cho nên bạn phải tìm họ và học từ họ.

Cho dù bạn bận rộn nhưng bạn phải dành thời gian cho tổ của bạn. Nếu thành viên tổ muốn gặp bạn, người đó có thể có cái gì đó để nói với bạn. Điều đó sẽ trở thành quan trọng hơn khi dự án của bạn phát triển. Thỉnh thoảng các thành viên tổ có thể dự đoán một vấn đề trước khi nó xảy ra và bạn cần kiểu thông tin này. Lắng nghe là kĩ năng mà ít người có và bạn cần học kĩ năng này. Phần lớn các đào tạo về kĩ năng mềm đều hội tụ vào kĩ năng trình bày và kĩ năng trao đổi mà bỏ qua kĩ năng lắng nghe, đó là sai lầm lớn. Bạn có thể nói hùng hồn, bạn có thể là người trình bày hay nhưng không lắng nghe tốt, bạn sẽ không đi xa. Xin nhận lời khuyên của tôi, khiêm tốn và lắng nghe kĩ thì bạn sẽ thành công. Nếu bạn chỉ có thể có một kĩ năng mềm, bạn nên học cách lắng nghe bởi vì không lắng nghe người khác, dễ dàng trở nên thiên vị với ý tưởng riêng của bạn thì bạn có thể trở thành kẻ độc đoán và trong trường hợp đó không ai muốn làm việc cho bạn.

Tôi hi vọng bức thư ngắn này có thể giúp cho ai đó trong các bạn. Tôi không nhắc tới khía cạnh kĩ thuật vì đó là cái gì đó bạn có thể học từ lớp hay từ sách vở nhưng những kĩ năng mềm này là điều tôi đã học trong năm năm làm quản lí dự án phần mềm.

—-English version—-

Project management experience

Dear Professor,

When graduated I always thought that I could write code for the rest of my career. It was until my third year that I realized that I could do more than just writing code and the training in your courses at CMU opened new opportunity for me. When my company had an opening in software project manager, I applied and got it without any difficulty. I have been working as project manager for five years and this short letter is about the things I have learned as project manager. Since you often asked working graduates to share experience with current students, I hope that my letter may benefit some students who someday will manage software project.

The first thing that I have learned as a project manager is to select team member carefully. When I first became a manager, I was happy when someone wanted to work for me. I learned later that not all people were sincere and had good intention. If they did not work well with other, then it will hurt the whole project. Teamwork is complicated, and productivity has a lot to do with teamwork. Having team members argue really hurts productivity for everyone. You need to be very careful with people that have bad attitude; even they are skilled in their field. It is not worth to have skilled people argue with each other all the time. You also must be careful with people who talk too much but do less work. They like to talk about themselves and other things than actually do the work. Although it may seem that they do not have bad intention but they often distract the team.

As project manager, you will be very busy. You will not have much time for anything else as you will have many small tasks that add up and take away your precious time. That is why managing time is an important skill to have. You should have a small notebook to carry with you all the time to take note and keep a schedule. I know many people have a schedule but rarely follow it because it changes often. It is true, but without it you will be lost. You need to have a notebook to remind you of things to do. You will not remember everything. The point is it will help you to think about what you do with your time, what you could do with your time, and what you should do with your time. I often go to work early in the morning while the rest of my team has not arrived so I have no distractions. I also organize my tasks for that day and makes sure I will finish all of them before leaving work because I do not want to take any work home.

Every project is unique and every project will have problem. It is important to be prepared for it because team members will argue, some may leave the project and other problems will come up, and as project manager you must solve it before it became a big problem. You will need to remain calm to see the problem clearly and do not let other opinions to cloud your judgment. You must learn to look at things from the perspective of the other person and have sympathy when dealing with emotional issue. You do not want to force your decisions on others, when needed; you must start with a team discussion and learn to listen to their concern. Even you are the project manager but it is better to involve the team in decision making. It will make the team feel comfortable with you and a team decision is better than one person’s decision.

Some people believe project manager is a high position but to me it is only a role that you play in your career. Role will change with time so you need to be humble. You will meet many people who are better than you and some will be much more skilled than you. You must be honest and do not pretend to know things when you do not. You may be wrong so you must learn to listen and appreciate people who could help you. Everyone will respect people who can admit when they are wrong than someone who insist that they are always right. Do not let your ego get you into an argument and your team. You should learn to trust your team, and your team should be able to trust you. The best way to build trust with your team is to actually trust them first. Giving team members important responsibilities lets them know that you trust them, and they will likely trust you.

Managing projects is a big challenge and not everyone can be a project manager. You must start with technical skills first and learn as much as you can before stepping up to project management. Without good technical skills you will never become a good project manager. No one wants to work for an incompetent manager. If you want to be a good manager you need to observe how a good manager works. Every company has some good managers so you must seek them out and learn from them.

Even you are busy but you must make time for your team. If a team member wants to see you, he may have something to tell you. It will become more important as your project grows. Sometime team member can predict an issue before it happens and you need this type of information. Listening is a skill that few people have and you need to learn this skill. Most soft-skills trainings focus on presentation skill and communication skill but ignore listening, it is a big mistake. You may speak eloquently, you may be a good presenter but without listening well, you will not go far. Please take my advice, be humble and listen well than you will be successful. If you can only one soft skill, you should learn how to listen because without listening to others, it is easy to become bias with your own ideas then you can become a dictator and in that case no one want to work for you.

I hope that this short letter may help some of you. I do not mention about technical aspect because that is something you can learn from class or from books but these soft skills are what I have learned in my five years of managing software project.