Thành công của bất kì doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc vào cấp quản lí ra quyết định đúng.

Các quyết định về vận hành của công ti có thể xác định liệu công ti đang vận hành hiệu quả hay không; các quyết định về chiến lược của công ti có thể xác định liệu công ti có thể đạt tới mục đích kinh doanh của nó hay không; quyết định về phẩm chất của công ti có thể xác định liệu khách hàng có thấy sản phẩm của nó là chấp nhận được hay không. Việc ra quyết định tuỳ thuộc vào xúc động, ưa thích, và tri thức của người ra quyết định. Thỉnh thoảng “thiên kiến cá nhân” hay “bản ngã cá nhân” cũng ảnh hưởng tới quyết định.

Quyết định doanh nghiệp cũng phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài như tình hình kinh tế, hoàn cảnh thị trường, chiến lược của đối thủ cạnh tranh, vận hành của công ti, và thay đổi của công nghệ v.v. Do đó, những người quản lí ra quyết định phải có mọi thông tin cần thiết thay vì thông tin không đầy đủ hay chỉ phỏng đoán. Đó là lí do tại sao các công cụ công nghệ thông tin (CNTT) như hệ trợ giúp quyết định (DSS) đã được phát triển để giúp cho người quản lí ra quyết định tốt hơn. Công cụ DSS như Trinh sát doanh nghiệp (BI) và Bảng điều khiển của người điều hành thu thập mọi dữ liệu liên quan, phân tích và tổ chức chúng dưới dạng hiển thị nó dễ dàng cho người quản lí kiểm điểm rồi ra quyết định. Vì quyết định doanh nghiệp ảnh hưởng tới thành công của doanh nghiệp, các quyết định dựa trên thông tin có liên quan và được phân tích kĩ, có cơ hội tốt hơn để dẫn tới những kết quả thành công.

Trong quá khứ dữ liệu được thu thập bởi quan sát và làm tài liệu nhưng khi nó được thu thập, có những lỗi phạm phải, khi nó đi lên qua nhiều mức quản lí, một số dữ liệu bị người quản lí sửa đổi để bảo vệ bản thân họ. Khi báo cáo đạt tới người quản lí cao nhất, nó có thể không có thông tin đúng. Dữ liệu không liên quan hay sai có thể đưa tới lẫn lộn và quyết định kém. Để tránh điều đó, phần lớn các công ti đang dựa trên công nghệ thông tin như trinh sát doanh nghiệp (BI) thay vì con người làm thu thập và phân tích dữ liệu. Dữ liệu được thu thập một cách tự động bởi hệ thống CNTT và được phân tích bởi phần mềm đặc biệt, bất kì cái gì móc nối với vấn đề đều được tổ chức vào trong các báo cáo và được gửi tới cấp quản lí để ra quyết định.

DSS là hệ thống phần mềm tương tác làm việc thu thập mọi thông tin liên quan từ nhiều nguồn như vận hành, thị trường, thu nhập, chi phí, xu hướng, và mô hình doanh nghiệp. Những dữ liệu này được lưu trong các cơ sở dữ liệu nơi phần mềm khai phá dữ liệu có thể duyệt tìm thông tin liên quan và tổ chức chúng thành các báo cáo cho người quản lí. (Đó là lí do tại sao ngày nay người quản trị cơ sở dữ liệu và chuyên gia khai phá dữ liệu là việc làm có nhu cầu cao.) Thay vì chỉ một báo cáo đi qua nhiều mức quản lí, nó có thể sinh ra các báo cáo khác nhau cho từng mức để cho họ có thể ra quyết định thích hợp tại mức riêng của họ. Mục đích chính của DSS là cải thiện qui trình ra quyết định để kiểm soát tốt hơn doanh nghiệp. DSS thường đặt thông tin vào các biểu đồ đồ hoạ có tên là bảng điều khiển của người điều hành để cho phép những người quản lí hội tụ vào xu hướng gay cấn và giám sát đích xác công ti đang thực hiện tốt thế nào khi so sánh nó với xu hướng thị trường và hiệu năng của đối thủ cạnh tranh.

Nếu người quản lí biết vấn đề là gì, nó bao gồn cái gì và tài sản nào được dùng tốt nhất trong giải pháp của nó, họ có thể ra quyết định nhanh chóng. Tất nhiên các quyết định tốt bao gồm tri thức doanh nghiệp và tư duy phê phán. Mọi vấn đề đều dựa trên hai yếu tố: Qui trình và Kết quả. Qui trình bao gồm “cách” mọi sự được thực hiện. Kết quả là cái ra của qui trình. Khi kết quả không đáp ứng mục đích, người quản lí phải quyết định thay đổi qui trình để có được kết quả mong muốn. Một mình việc ra quyết định là không đủ; người quản lí phải thường xuyên giám sát việc thực hiện và điều chỉnh qui trình để có được kết quả mong muốn.

—-English version—-

Decision Support System (DSS)

The success of any business is depending on the management to make decisions correctly. Decisions on company’s operation can determine whether the company is operating efficiently or not; decisions on company’s strategy can determine whether the company can achieve its business goals or not; decision on the company’s quality can determine whether customers find its product acceptable or not. The making of decision is depending on the emotional, preferences, and knowledge of the person who makes decisions. Sometime “personal biases” or “personal ego” also affect the decision.

Business decision is also depending on external factors such as economic situations, market conditions, competitor’s strategy, company operation, and technology changes etc. Therefore, managers who make decision must have all information needed rather than incomplete information or just guessing. That is why Information Technology (IT) tools such as Decision Support System (DSS) have been developed to help managers to make decision better. The DSS tools such as Business Intelligence (BI) and Executive Dashboard collect all relevant data, analyze and organize them in a display to make it easier for managers to review then make decision. Since business decision affect a business’s success, decisions based on well analyzed and relevant information, have better chances of leading to successful results.

In the past data is collected by observation and document but as it is gathered, there are errors to be made, as it goes up through several levels of management, some data are modified by manager to protect themselves. When the report goes to the top managers, it may not have the correct information. Irrelevant or wrong data can lead to confusion and bad decision. To avoid that, most companies today are relying on information technology such as Business Intelligence (BI) rather than people for data collection and analysis. The data are collected automatically by IT system and analyzed by special software, anything that link to problem are organized into reports and send to management for decision making.

DSS is an interactive software system that collects all relevant information from multiple sources such as operation, market, revenue, cost, trends, and business models. These data are stored in databases where data mining software can search for relevant data and organize them into a report for managers. (That is why today Database administrator and Data mining specialists are high demand jobs). Instead of a single report that goes through several levels of management, it can generate different reports to each level of management so they can make appropriate decisions at their own level. The main purpose of the DSS is to improve efficiency in decision making process to better control the business. The DSS often places information into graphical chart called Executive Dashboard to allow managers to focus on critical trends and monitor exactly how well the company is performing as compare it with market trends and competitor’s performance.

If managers know what the problem is, what does it involves and which assets are best used in its solution, they can make decision quickly. Of course good decisions involve business knowledge and critical thinking. Every problem is based on two factors: Processes and Results. Processes involve “how” things are done. Result is the outcome of the process. When result does not meet goals, managers must make decision to change the process to get the desirable result. Making decision alone is not enough; managers must constantly monitor the implementation and adjust the process to get the desired results.