Người chủ doanh nghiệp bao giờ cũng cần thông tin để ra quyết định.

Họ cần biết nhu cầu thị trường về sản phẩm của họ để cho họ có thể đặt giá bán; họ cần biết chi phí và thu nhập để tính toán lợi nhuận của họ; họ cần biết thăng giáng giá cả trong thị trường để cho họ có thể mua vật tư thô với giá tốt nhất có thể được. Không biết những thông tin này, họ không thể kiểm soát được doanh nghiệp của họ một cách hiệu quả. Trước khi dùng máy tính, nhiều doanh nghiệp phải lấy thông tin này từ báo chí, đài phát thanh, các chỉ đạo của chính phủ, từ trực giác riêng của họ, hay thậm chí từ tin đồn thị trường. Với hệ thống thông tin, họ có thể lấy mọi thông tin họ cần để ra quyết định mà không phải rời khỏi bàn của mình, và những thông tin này là chính xác hơn với nhiều chi tiết hơn.

Hệ thông tin doanh nghiệp có thể được định nghĩa là hệ thống xử lí dữ liệu phát sinh bởi doanh nghiệp và tạo ra thông tin giúp cho cấp quản lí ra quyết định, giải quyết vấn đề, giảm rủi ro, và kiểm soát doanh nghiệp. Ngày nay hệ thông tin dựa trên máy tính và công nghệ viễn thông truy nhập, thu thập và xử lí dữ liệu từ khắp trên thế giới, 24 giờ một ngày và 7 ngày một tuần. Sẽ khó tìm ra một doanh nghiệp mà không phụ thuộc vào hệ thông tin. Ngày nay, những hệ thống này thu thập dữ liệu thị trường qua Web, xử lí các giao tác doanh nghiệp ở Ấn Độ hay Trung Quốc khi người quản lí ở Mĩ vẫn còn đang ngủ. Họ xử lí, phân tích và làm ra các báo cáo đầy đủ cho người quản lí khi người quản lí vào văn phòng buổi sáng.

Trước khi dùng máy tính và internet, mọi thông tin đều phải được thu thập qua báo chí, đài phát thanh và gọi điện thoại giữa các văn phòng trên khắp thế giới. Giao tác doanh nghiệp phải được nhiều người đưa vào, xử lí và chuẩn bị một cách thủ công. Chúng phải được phân tích bởi các chuyên viên doanh nghiệp rồi được gõ thành báo cáo bởi các thư kí, dùng máy chữ. Các báo cáo này được gửi tới vài văn phòng cho những người quản lí kiểm điểm trước khi được soạn thành báo cáo điều hành cho người chủ công ti. Hệ thống thủ công như vậy một cách điển hình sẽ phải mất vài tuần tới vài tháng mới sinh ra được báo cáo. Chúng cũng phơi ra nhiều lỗi ở vài điểm, và có thể bị những người quản lí ở mức nào đó sửa đổi trước khi nó đạt tới người chủ công ti. Hệ thông tin dùng máy tính, có thể xử lí mọi dữ liệu, làm việc khởi thảo phân tích, và sinh ra báo cáo trong vài giờ. Do đó, người chủ công ti có mọi thông tin để ra quyết định nhanh chóng.

Hệ thông tin xử lí dữ liệu bằng phần mềm doanh nghiệp đặc biệt được viết cho mục đích đặc biệt. Phần mềm như vậy có thể chỉ huy máy tính phân tích dữ liệu theo một số cách và tạo ra các loại báo cáo khác nhau. Những người quản lí khác nhau lấy dữ liệu được phân tích theo các cách khác nhau để phù hợp với vai trò, trách nhiệm của công việc của họ. Chẳng hạn, người quản lí tại cơ xưởng sẽ chỉ nhìn dữ liệu cơ xưởng để cho họ có thể ra quyết định ở mức cơ xưởng. Người quản lí bán hàng và tiếp thị sẽ chỉ thấy dữ liệu bán hàng để cho họ có thể ra quyết định về quảng cáo và tiếp thị để làm tăng số bán sản phẩm. Tất nhiên, người chủ công ti sẽ thấy mọi thứ nếu người đó muốn nhưng phần lớn người đó cần dữ liệu quan trọng cho phép người đó ra quyết định chiến lược. Những kiểu báo cáo này chắc là không thể có được trong hệ thống thủ công.

Với tiến bộ của công nghệ thông tin, nhiều hệ thông tin có các chức năng phức tạp chuyên dụng làm việc phân tích dữ liệu theo các mục đích khác nhau. Vì dữ liệu được tổ chức và lưu giữ trong cơ sở dữ liệu để truy lục và cập nhật, những phần mềm thông minh doanh nghiệp này sẽ tìm chúng để phân tích xu hướng trong kinh doanh và sinh ra báo cáo đặc biệt cho người điều hành cấp cao hay người chủ công ti. Những phần mềm này áp dụng khai phá dữ liệu, phân tích dữ liệu và công nghệ tìm để nhận diện chỗ không chính xác, khiếm khuyết, hay thậm chí gian lận bên trong hệ thống. Nó bắt đầu bằng việc tạo các mục tiêu chuẩn nào đó rồi tích luỹ dữ liệu và tạo khả năng kiểm tra liệu hiệu năng thực tế có đáp ứng theo các chuẩn này không và liệu các mục tiêu có bị thay đổi hay có thể bị sửa đổi không. Nó có thể tóm tắt cả dữ liệu bên trong và bên ngoài dưới dạng thức đồ hoạ để cảnh báo cho quản lí cấp cao về những vấn đề nào đó trong công ti. Khi cần, nó cho phép người quản lí cấp cao tìm mọi điểm đặc thù để điều tra thêm. Những phần mềm này cũng thu thập thông tin ngoài như dữ liệu thị trường để giúp cho người quản lí hiểu xu hướng đang nổi lên.

Phát triển các hệ thông tin này bắt đầu với phân tích yêu cầu đặc thù. Từng công ti đều có các nhu cầu khác nhau và cách thức khác nhau để làm kinh doanh cho nên yêu cầu của họ sẽ biến thiên. Người phát triển phần mềm làm thiết kế hệ thống phải hiểu nhu cầu của họ và viết các chương trình khác nhau cho từng công ti. Khi nhiều công ti mua hệ thông tin, họ cần nhiều người phát triển để viết phần mềm chuyên dụng. Đột nhiên nhu cầu về người phát triển phần mềm và công nhân CNTT bùng nổ trên khắp thế giới.  Đó là lí do tại sao nhu cầu về công nhân CNTT là cao hơn nhiều và thiếu hụt công nhân có kĩ năng CNTT trở thành gay gắt vì nhiều công ti cần những hệ thông tin này.

Để vận hành những hệ thông tinh vững chãi như vậy yêu cầu một kiểu người quản lí mới, người có tri thức về công nghệ. Người quản lí hệ thông tin giỏi có thể cung cấp cho người quản lí cấp cao và người chủ công ti các báo cáo với trạng thái được cập nhật nhất và cũng chỉ ra các khu vực có vấn đề. Họ có thể tổ chức các báo cáo nào đó về vận hành nội bộ hay thị trường bên ngoài. Ngày nay nhiều hệ thống tin này đã được chuẩn hoá thành hệ Lập kế hoạch tài nguyên công ti – Enterprise Resource Planning (ERP); Quản lí quan hệ khách hàng – Customer Relations Management (CRM); và Quản lí dây chuyền cung cấp – Supply Chain Management (SCM), điều giúp cho các công ti toàn cầu quản lí vận hành của họ trên khắp thế giới.

—-English version—-

The Business Information System

Business owners always need information for making decisions. They need to know the market demand of their products so they can set the selling prices; they need to know the cost and revenue to calculate their profits; they need to know the price fluctuation in the market so they can buy raw materials at the best price possible. Without knowing this information, they cannot control their business effectively. Before the use of computer, many have to obtain these information from the newspapers, from radios, from government’s directions, from their own intuition, or even from market rumors. With information system, they can get all information that they need to make decision without have to leave their desks, and these information are much more accurate with more details.

Business Information System can be defined as a system that processes data generated by business and creates information that helps management making decisions, solves problems, reduces risks, and controls the business. Today information system is based on computers and telecommunication technology that access, collect, and process data from all over the world, 24 hours a day and 7 days a week. It would be difficult to find a business that does not depend on information systems. Today, these systems collect market data via the Web, processes business transactions in India or China when managers in the U.S are still in bed. They process, analyze, and develop full reports for managers when they enter their office in the morning.

Before the use of computer and the internet, all information have to be collected via newspapers, radios, and phone calls between offices around the world. Business transactions have to be entered, processed and prepared by several people manually. They have to be analyzed by business specialists then typed into reports by secretaries, using typewriters. These reports are sent to several offices for managers to review before compiled into an executive report to the company owner. Such a manual system will typically takes several weeks or months to generate reports. They were also exposed to errors at several points, and could be modified by managers at certain levels before it reaches the company owner. Information systems using computers, could process all data, doing elaborate analysis, and generates reports in a matter of hours. Therefore, company owner has all the information to make decision quickly.

Information systems process data by special business software written for particular purpose. Such software can command the computer to analyze data in numerous ways and produce different kinds of reports. Different managers get the data analyzed in different ways to suit their roles, responsibility of their jobs. For example, managers at the factory will only see factory data so they can make decision at the factory level. Sales and marketing managers will only see sale data so they can make decision about advertising and marketing to increase product sale. Of course, company owner will see everything if he wishes but mostly he needs important data that allows him to make strategic decision. These types of reports would have been impossible in a manual system.

With the advancement of information technology, many information systems have specific sophisticated functions that analyze data for different purposes. Since data are organized and stored in database for retrieval and update. There specific business intelligence software will search them to analyze for trends in business and generate special reports to senior executives or company owner. These software applies data mining, data analysis and search technology to identify inaccuracy, flaws, or even fraud within the systems. It starts by create certain standards targets then accumulate data along and make it possible to check whether actual performance is meeting these standards and whether targets have been changed or are likely to be modified. It can summarize both internal and external data in graphic formats to alert senior management of certain issues in the company. When needed, it allows senior managers to look for any specifics to further investigations. These software also collect external information such as industry and market data to help managers understand emerging trends.

Development of these information system starts with the analysis of specific requirements. Each company has different needs and different ways to do business so their requirements will vary. Software developers who design these systems must understand their needs and write different programs for each company. As more companies are buying information systems, they need more developers to write specific software. Suddenly the demand for software developers and IT workers exploded all over the world.  That is why today the demand for IT workers is much higher and the shortage of IT skilled workers become critical as more companies need these information systems.

To operate such robust information systems requires a new type of managers who are knowledgeable about technology. A good information system manager can provides senior managers and company owner with up-to-date status reports and also point out problem areas. They can organize certain reports based on internal operational or external market. Today several of these information systems have been standardized into an Enterprise Resource Planning (ERP); Customer Relations Management (CRM); and Supply Chain Management (SCM) that help global companies to manage their operations all over the world.