Một sinh viên hỏi tôi: “Thầy giải quyết xung đột trong tổ dự án thế nào? Hình mẫu của xung đột là gì và thầy sẽ làm gì nếu thầy là người quản lí dự án?”

Đáp: Xung đột xảy ra trong mọi dự án do va chạm cá nhân; bất đồng về cách làm công việc và nhiều lí do khác. Là người quản lí dự án, bạn phải giải quyết mọi bất đồng trước khi để nó thoát ra ngoài sự kiểm soát. Cách tốt nhất là phải chắc cả hai bên đều tới với giải pháp theo cách của họ vì bạn không thể giải được nó cho họ; cho dù bạn có giải, họ có thể không hài lòng với giải pháp của bạn.

Là người quản lí dự án bạn phải thu xếp cuộc gặp với từng cá nhân tham gia vào xung đột. Điều quan trọng là phải lắng nghe cách nhìn của từng người, mọi người đều có cái gì đó để nói cho nên bạn phải lắng nghe cẩn thận và không vội vàng đi tới kết luận nào. Bạn phải hỏi vấn đề là gì. Họ muốn gì? Giải pháp có thể sẽ là gì? Các phương án khác là gì? Làm sao họ có thể qua được vấn đề và làm việc cùng nhau lần nữa. Điều quan trọng là giải thích rằng xung đột giữa họ đang ảnh hưởng tới dự án và tổ như một toàn thể.

Sau khi lắng nghe cả hai bên và hiểu rõ vấn đề, bạn đề nghị cả hai bên cùng tới văn phòng của bạn. Vai trò của bạn sẽ làm cho họ nói chuyện với nhau về vấn đề của họ, cũng như các ý tưởng để giải quyết xung đột và đi tới thoả thuận về cách giải quyết nó. Điều quan trọng cần nhớ là bạn không thể giải quyết được nó cho họ mà họ phải tự mình giải quyết nó. Bạn tạo điều kiện thảo luận cho họ và giúp họ giải quyết xung đột trong bản thân họ.

Tất nhiên, thỉnh thoảng thoả thuận không thể được đạt tới. Trong tình huống này, bạn phải đi tới giải pháp tạm thời điều cho phép họ làm việc cùng nhau. Thông thường là phân tách tương tác của họ bằng việc phân công cho họ vào các nhóm khác nhau, các nhiệm vụ khác nhau mặc dầu họ vẫn phải làm việc cùng nhau hướng tới thành công của dự án. Bạn cần giải thích cho họ rằng họ phải hiểu điều đó như giải pháp cuối cùng trước khi hành động quyết liệt có thể được thực hiện.

Là người quản lí dự án, bạn sẽ cần theo dõi với họ một cách cá nhân để kiểm về cách mọi sự làm việc, và cung cấp cho họ sự hỗ trợ họ cần để liên tục làm việc hướng tới mục đích chung của dự án. Sự khách quan của bạn sẽ giúp cho họ hiểu cách họ đang tham gia sâu vào qua dự án này bằng việc là chuyên nghiệp với nhau.

—-English version—-

Solving conflicts

A student ask me: “How do you solve conflict in a project team? What is the pattern of a conflict and what would you do if you are a project manager?

Answer: Conflicts happen in every project due to personality clashes; disagreement on how to do work and many other reasons. As a project manager, you must solve any conflict before it gets out of control. The best way is to make sure that both sides are coming up with the solution on their own since you cannot solve it for them; even if you do, they may not be happy with your solution.

As project manager you must arrange a meeting with each individual involved in the conflict. It is important to listen to each person’s view, everybody has something to say so you must listen carefully and do not hurry to come up with any conclusion. You must ask what the issue is. What do they want? What would be the possible solution? What are other alternatives? How can they get pass the issue and working together again. It is important to explain that the conflict between them is affecting the project and the team as a whole.

After listening to both sides and understand the issue well, you ask both sides come to your office together. Your role will be to get them talking to each other about their issue, as well as ideas to resolve the conflict and coming to an agreement on how to resolve it. It is important to remember that you cannot solve it for them but they must do it themselves. You are facilitating the discussion for them and help them solve the conflict among themselves.

Of course, sometimes agreement cannot be reached. In this worst situation, you must come up with a temporary solution that allows them to work together. It is usually separate their interactions by assign them into different group, different tasks although they still have to work together professionally toward the successful of the project. You need to explain to them that they must understand that as the last solution before dramatic action can be implemented.

As project manager, you will need to do a follow up with them individually to check on how things are working, and provide them the support they need to continue to work toward the common goals of the project. Your objective is to help them understand how they are going to get through this project by being professional with each other.