Dự án Capstone là nơi tri thức hàn lâm gặp gỡ với thực tại công nghiệp. Mục đích của capstone là áp dụng tri thức thu được trong trường và biến nó thành kĩ năng đáp ứng cho nhu cầu công nghiệp. Dự án Capstone là cách sinh viên chứng minh rằng chúng ta đã đáp ứng cho mục đích này. Về căn bản, dự án Capstone là dự án hàn lâm trong đó sinh viên có xấp xỉ sáu tháng để hoàn thành trong năm cuối ở trường. Nó là bước cuối cùng trong quá trình bằng cấp nơi sinh viên làm việc trong tổ trong một dự án do khách hàng trao, thường là một công ti phần mềm. Kết quả của dự án Capstone phải được trình bày dưới dạng báo cáo viết trước cả khách hàng và các thầy trong khoa.

Tuần trước một sinh viên tới tôi và phàn nàn về dự án capstone của anh ta. Tổ của anh ta đang phát triển một website cho khách hàng và anh ta đã làm việc vất vả để làm cho website trông xinh xắn. Anh ta đưa nhiều công trình nghệ thuật với những bức ảnh đẹp vào nhưng khách hàng và bạn trong tổ không quan tâm gì mấy. Anh ta nói: “Em đã làm việc vất vả và để nhiều thời gian nhưng tổ không đánh giá cao nỗ lực của em chút nào. Khách hàng không chú ý tới công việc của em và chẳng bao giờ ca ngợi em trong cuộc kiểm điểm nên em rất thất vọng.”

Tôi hỏi: “Yêu cầu của khách hàng là gì cho website đó? Ảnh đẹp có phải là yêu cầu không? Hoạt hình nghệ thuật có là nhu cầu không? Khách hàng có bảo bạn đưa chúng vào không? Tổ có phân công nhiệm vụ đó cho bạn không?”

Anh ta dường như ngạc nhiên: “Không nó không phải là yêu cầu, tổ đã không đòi hỏi em làm điều đó nhưng em đã quyết định đằng nào cũng phải làm nó. Nó sẽ làm cho website đẹp hơn chứ.”

Tôi giải thích: “Có các yêu cầu khác mà tổ đang làm việc nhưng bạn đã dành thời gian cho cái gì đó khác. Cái gì đó thậm chí không có trong đặc tả yêu cầu. Bạn đang làm cái gì đó thêm và trong con mắt của các thành viên của tổ bạn, bạn đang phí nhiều thời gian vì bạn có thể làm cái gì đó hữu dụng hơn cho tổ. Bạn nên thảo luận với tổ của bạn về phân công việc của bạn thay vì làm cái gì đó vì bạn thích làm. Điều then chốt của làm việc tổ là viễn kiến chung, trách nhiệm và lịch biểu chung. Người lãnh đạo tổ quyết định nhiệm vụ nào đi với thành viên nào và từng người phải thực hiện nhiệm vụ của họ tương ứng với lịch biểu. Trong trường hợp của bạn, bạn đang làm cái gì đó theo cách riêng của bạn và không tuân theo nhiệm vụ được phân công. Bạn không nói với tổ của bạn mà tự đặt ra nhiệm vụ riêng của bạn, bạn muốn đòi công lao riêng của bạn, bạn muốn là anh hùng. Về căn bản bạn không phải là một phần của tổ và phí tài nguyên tổ vào nhiệm vụ không cần thiết. Bằng việc tự mình xem xét mình là trường hợp đặc biệt, bạn muốn làm việc một mình. Điều đó là không chấp nhận được trong môi trường tổ.”

Anh ta nói: “Nhưng em nghĩ điều đó sẽ làm cho dự án capstone thành công. Không có ảnh của em, website trông xấu và không hấp dẫn chút nào.”

Tôi giải thích: “Đó là cái gì đó để khách hàng đánh giá chứ. Không phải việc của bạn. Với dự án phần mềm, tập trung là vào đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dự án capstone được thiết kế cho sinh viên học về môi trường làm việc thực. Trong dự án capstone, điều đầu tiên bạn học là làm việc tổ cho nên nghĩ rằng bằng cách làm việc một mình, tạo ra cái gì đó lớn lao không có tác dụng ở đây. Điều bạn có thể coi là xinh xắn cho bạn nhưng không thế cho khách hàng, ông ấy có thể không quan tâm tới liệu nó đẹp hay không. Ông ấy chỉ quan tâm liệu nó làm việc không, liệu nó có đáp ứng nhu cầu của ông ấy không. Đó là lí do tại sao trong cuộc kiểm điểm, ông ấy không bao giờ chú ý tới ảnh nghệ thuật của bạn. Bạn chỉ có vài tháng còn lại trước khi tốt nghiệp, bạn phải học nhiều về làm việc tổ bởi vì trong công việc thực, đặc biệt trong công nghiệp phần mềm, không ai làm việc một mình. Tổ bao giờ cũng làm việc theo nhất trí, bằng việc chia sẻ tải việc, bằng việc chia sẻ trách nhiệm. Trong công việc tổ không có cá nhân, không có anh hùng, chỉ có tổ. Hoặc tổ thành công hoặc tổ thất bại. Vì bạn vẫn trong trường, bạn có thể phạm sai lầm và tôi thà để bạn phạm sai lầm trong trường hơn là trong việc làm của bạn. Đó là lí do tại sao chúng ta có Capstone.”

Anh ta nghĩ một chốc nhưng hỏi: “Nếu em tin rằng ảnh và đồ hoạ của em có thể giúp cho website trông hay hơn, làm sao em thuyết phục được tổ rằng em làm cái gì đó tốt cho họ?”

Tôi giải thích: “Trong trường hợp đó, em nên nói chuyện với khách hàng về quan điểm của em với website, nó đại diện cho cái gì, hình ảnh nó biểu lộ về công ti và xem họ nghĩ gì. Khách hàng sẽ quyết định liệu ảnh nghệ thuật của em là cần hay không. Chính khách hàng ra quyết định cuối cùng. Nếu ông ấy đồng ý thì đó là yêu cầu mới. Nếu ông ấy không quan tâm, bạn phải dừng lại và làm nhiệm vụ được phân công của bạn. Trong làm việc tổ, điều tốt nhất là thảo luận với tổ và xin phép thay vì cứ làm cái gì đó mà không có nhất trí của tổ.”

  

—-English version—-

Capstone project

Capstone Project is where academic knowledge meets industry reality. The goal of capstone is to apply knowledge acquired in school and turn them into skills that meet the industry needs. Capstone project is how students demonstrate that they have met this goal. Basically, Capstone project is a academic project in which students have approximately six months to complete in their last year of school. It is the final step in the degree process where students work in team in a project given by a customer, usually a software company. The results of the Capstone Project must be presented in the form of a detailed written report in front of both the customer and the faculty.

Last week a student came to me and complained about his capstone project. His team is developing a website for a customer and he had worked hard to make the website looks nice. He put in a lot of artistic works with beautiful pictures and animation but his customer and his teammates did not care too much. He said: “I worked hard and put in a lot of times but the team did not appreciate my effort at all. The customer paid no attention to my work and never praised me in the review so I am very disappointed”.

I asked: “What are customer’s requirements for that website? Is beautiful picture a requirement? Is artistic animation a need? Did the customer tell you to put them in? Did the team assign that task to you?

He seemed surprised: “No it is not a requirement, the team did not ask me to do it but I decided to do it anyway. It will make the website more beautiful”

I explained: “There are other requirements that the team is working on but you are spending time on something else. Something not even on the requirements specification. You are doing something extra and in the eyes of your team members, you are wasting a lot of time because you could do something more useful for the team. You should discuss with your team on your assignment rather do something because you like to do. The key of teamwork is a shared vision, share responsibility and schedule. The team leader decides which tasks go to which members and each must execute their tasks according to the schedule. In your case, you are doing something on your own and not follow the assigned tasks. You do not talk to your team but inventing your own tasks, you want to claim your own credit, you want to be a hero.  Basically you are not part of the team and wasting the team resources on unnecessary tasks. By considering yourself special, you want to work alone. That is unacceptable in a teamwork environment.”

He said: “But I think it will make the capstone a success. Without my pictures, the website looks ugly and not attractive at all”.

I explained: “That is something for the customer to judge. Not yours. For software project, the focus is on meeting the needs of the customer. The capstone project is designed for students to learn about the real working environment. In capstone project, the first thing you learn is teamwork so the thought that by working alone, create something great does not work here. What you do maybe nice for you but not for the customer, he may not care if it is beautiful or not. He only care if it works, if it meets his needs. That is why in the review, he never pay attention to your artistic pictures. You have only few months left before graduation, you must learn more about teamwork because in the real work, especially in the software industry, no one works alone. A team is always working by consensus, by sharing workloads, by sharing responsibilities. In teamwork there is no individual, there is no hero, only the team. Either the team succeed or the team fail. Since you are still in school, you can make mistake and I rather have you make mistake in school than in your job. That is why we have the Capstone.

He thought for a moment but asked:”If I believe that my pictures and graphics could help the website looks better. How do I convince the team that I do something good for them?

I explained: “In that case, you should talk to the customer about your view of the website, what it represents, the image it show of the company and see what they think. The customer will decide whether your artistic pictures are necessary. It is the customer to make the final decision. If he agree then it is a new requirements. If he does not care, you must stop and do your assigned tasks. In teamwork, it would be best to discuss with the team and ask for permission rather than just do something without the team consensus”.