Trong thế giới toàn cầu hoá, doanh nghiệp phải dựa trên công nghệ thông tin (CNTT) để phát kiến và tìm cách mới để tăng trưởng. Ngày nay, người chủ công ti đang bắt đầu nhận ra rằng một mình cấp quản lí không còn đảm bảo được tính sinh lời và tăng trưởng của công ti. Để vẫn còn có tính cạnh tranh, công ti sẽ cần “vũ khí mới” bằng việc đem công nghệ thông tin vào trong viễn kiến và chiến lược của công ti để đạt tới mục đích doanh nghiệp.

Công nghệ thông tin (CNTT) có thể được dùng để tối ưu hoá tính hiệu quả vận hành, giảm chi phí, tối thiểu hoá rủi ro, và tăng tốc tăng trưởng doanh nghiệp. Chính sự kiện là ngày nay CNTT đã tiến hoá từ vai trò hỗ trợ của nó để trở thành vai trò chiến lược. Người chủ công ti muốn tự động hoá nhiều hơn để thấy được rõ ràng những điều cần cho họ ra quyết định nhanh chóng hơn, nhưng có những chống đối lại trong những người quản lí, người không muốn thành “thấy được” vì điều họ làm có thể bị người chủ công ti thấy. Với CNTT tính vô hiệu quả hay quan liêu của họ có thể bị làm lộ ra cho nên họ cố gắng thao tác cách thức CNTT làm việc để tránh bị thành thấy được. Thái độ này sẽ làm tốn kém cho công ti khối lượng lớn thời gian, phí hoài nỗ lực và tiền bạc.

Để tránh vấn đề này, người chủ công ti cần có hiểu biết rõ hơn về điều CNTT có thể làm. Đó là lí do tại sao gần đây vai trò của Giám đốc thông tin (CIO) được nâng lên vị trí điều hành để giúp các giám đốc khác ra quyết định. CIO phải quyết định công nghệ phát kiến nào là thích hợp cho doanh nghiệp bằng việc biết các mức hiện có của tính hiệu quả và hiệu lực của công ti. CIO phải xác định công nghệ thông tin nào có thể được dùng để xem xét cơ hội kinh doanh, giảm rủi ro, và cải tiến chiến lược cho tăng trưởng. CIO phải biết công nghệ nào có thể được dùng để làm tối đa việc dùng tài nguyên công ti và giảm lãng phí. CIO phải củng cố kết cấu nền và mạng để tạo điều kiện thuận tiện cho trao đổi nội bộ và chuyển giao dữ liệu khách hàng cho cấp điều hành để ra quyết định. CIO phải khuyến khích cộng tác giữa các đơn vị nghiệp vụ bên trong công ti bằng thu thập dữ liệu, phân tích và báo cáo cho người chủ công ti.

Tất nhiên, CIO không thể đạt tới tất cả những điều đó một mình. Ông ta cần hỗ trợ từ những người quản lí hệ thông tin của mình. Trong việc chuyển sang vai trò chiến lược, các nhiệm vụ của quản lí hệ thông tin cũng thay đổi. Hệ thông tin không còn được coi như hỗ trợ cho quyết định vận hành, mà thay vì thế hỗ trợ cho việc đạt tới mục tiêu của công ti, và ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Nó yêu cầu tư duy mới, logic mới, và cách mới về quản lí hệ thông tin. Trong quá khứ, nhiều người quản lí hệ thông tin đã là người kĩ thuật, những người được đào tạo trong khoa học máy tính nhưng ngày nay, kĩ năng kĩ thuật là KHÔNG đủ. Để hiệu quả, nhiều người cũng phải có kĩ năng doanh nghiệp, đặc biệt trong thực thi chiến lược doanh nghiệp. Khoa học máy tính hay Kĩ nghệ phần mềm không dạy những kĩ năng này nhưng đây là khu vực chuyên môn của người quản lí CNTT, những người được đào tạo trong Quản lí hệ thông tin (ISM).

Ta hãy nhìn vào trường hợp của hãng hàng không dùng hệ thông tin để làm tăng số hành khách và tăng lợi nhuận. Trước khi dùng hệ thông tin, hãng hàng không bán vé cho khách hàng và số vé bán được thu thập hàng ngày, được phân tích và gửi từ cấp quản lí này sang cấp khác mức cao hơn để kiểm điểm. Điều đó có thể mất vài ngày mới đạt tới người chủ để ra quyết định liệu có tăng hay giảm giá vé. Chậm trễ về thời gian trong thị trường thay đổi có thể làm cho công ti mất một số cơ hội. Bằng việc có hệ thông tin thu thập dữ liệu, phân tích và báo cáo nhanh chóng, những quyết định nào đó có thể được thực hiện trong vài phút. Bằng việc có báo cáo chi tiết, người chủ công ti có thể ra quyết định nhanh chóng và đạt tới mục đích doanh nghiệp.

Ngày nay hệ thông tin hãng hàng không được thiết kế để thu thập dữ liệu bán vé và so sánh nó với vai trò của doanh nghiệp để cho nó có thể đổi giá vé tuỳ theo số vé đã được bán. Chẳng hạn, vài tuần trước chuyến bay, giá vé được giữ thấp để hấp dẫn mọi người mua vé và để lấp đầy chỗ trên máy bay. Tuỳ theo số vé được bán, giá sẽ tự động được điều chỉnh lên hay xuống dựa trên công thức kinh doanh được người chủ đặt ra. Nếu nhiều vé được bán rồi, giá sẽ tăng lên và nếu ít vé được bán, giá sẽ vẫn còn thấp. Quãng một tuần trước chuyến bay, mới chỉ 40% số vé được bán nhưng về mặt lịch sử nó thường đạt 75%. Trong trường hợp đó hệ thông tin được lập trình để hạ thấp giá vé để hấp dẫn nhiều người mua vé cho chuyến bay đó. Bằng việc hạ thấp giá, công ti sẽ cạnh tranh với các hãng hàng không khác để lấy hành khách. Nếu chuyến bay đã bán 80% số vé, điều cao hơn bình thường, nó sẽ tăng giá vé lên vì với bất kì lí do nào nhiều người hơn muốn đi vào ngày đó. Bằng việc cho phép hệ thông tin tự động thao tác giá lên xuống; hãng hàng không có thể làm tăng lợi nhuận. Cùng quan niệm này có thể được áp dụng cho khách sạn, vận tải, xe bus cũng như khu vực dịch vụ khác. Công ti dầu hoả có thể đổi giá tại các trạm bán lẻ một cách trực tiếp khi giá dầu thay đổi để đảm bảo lợi nhuận tối đa.

Cửa hàng bán lẻ có thể có hàng nghìn mặt hàng để bán. Người chủ không biết mặt hàng nào đang được bán nhanh chóng và mặt hàng nào không bán được cho tới khi họ làm kiểm kê kho. Về truyền thống, kiểm kho xảy ra mọi tuần hay tháng, lúc các mặt hàng được công nhân kiểm đếm, dữ liệu được thu thập, phân tích và báo cáo cho người chủ. Qui trình này có thể mất vài ngày hay vài tuần. Với việc dùng công nghệ thông tin, mọi mặt hàng được bán đều được thu thập ngay lập tức tại điểm bán cho nên không cần kiểm kho. Mọi ngày hay mọi giờ, người chủ biết đích xác bao nhiêu mặt hàng được bán và bao nhiêu mặt hàng vẫn còn trong cửa hàng. Hệ thông tin sẽ giữ theo dõi dấu vết của mọi mặt hàng dựa trên công thức, được lập trình trong hệ thống máy tính. Khi một mặt hàng tụt xuống dưới con số tối thiểu, hệ thông tin lập tức gửi đơn cho nhà chế tạo để gửi thêm hàng tới. Khi một mặt hàng không được bán tốt, hệ thông tin sẽ báo động cho người chủ để giảm giá và tự động gửi giá mới tới báo chí để quảng cáo việc bán này để hấp dẫn nhiều khách hàng hơn. Bằng việc điều chỉnh giá nhanh chóng, đặt nhiều mặt hàng bán chạy nhất và giảm giá mặt hàng bán kém, cửa hàng bán lẻ có thể làm tăng lợi nhuận đáng kể.

Việc dùng hiệu quả và hiệu lực hệ thông tin như công cụ chiến lược để giúp cải tiến mục đích kinh doanh của công ti là thông thường trong kinh doanh ngày nay. Nó là “vũ khí mới” cho công ti thành công mở rộng thị trường và khử bỏ đối thủ cạnh tranh. Để làm điều đó, nó cần tư duy mới, quan niệm mới, và kiểu người quản lí mới, những người biết cách thiết kế và thực hiện công nghệ thông tin để giải quyết vấn đề doanh nghiệp. Nó cần người tốt nghiệp chương trình quản lí hệ thông tin (ISM).

—-English version—-

Information technology as a strategy

In the globalized world, business must rely on information technology (IT) to innovate and find new ways to grow. Today, company owners are beginning to realize that management alone can no longer assure the profitable and growth of a company. To remain competitive, company will need a “new weapon” by bringing information technology into the vision and strategy of company to achieve business goals.

Information Technology (IT) can be used to optimize operation efficiency, reduce costs, minimize risks, and accelerate business growth. It is a fact that today IT has evolved from its support role to become a strategic role. Company owners want more automation that are highly visible for them to make decision quicker but there are resistances among managers who do not want to be “visible” because what they do can be seen by company owners. With IT their ineffectiveness or bureaucracy can be revealed so they try to manipulate the ways IT works to avoid being visible. This attitude will cost company a significant amount of time, waste efforts and money.

To avoid this issue, company owners need to have better understanding of what IT can do. That is why recently the role of the Chief Information Officer (CIO) is elevated into executive position to help other executives to make decisions. The CIO has to decide which innovation technologies are appropriated for business by knowing the existing levels of company’s effectiveness and efficiency. The CIO must determine which information technology can be used to examine the business opportunities, reduce risks, and improve strategy for growth. The CIO must know what technology can be used to maximize the use of company resources and reduce waste. The CIO must consolidate infrastructures and networks to facilitate internal communication and delivers customer data to executives for decision making. The CIO must encourage collaboration among business units within a company by collect data, analyze and report to company owners.

Of course, the CIO cannot achieve all of that alone. He needs supports from his information system managers. During this transition toward a strategic role, the tasks of the information systems management also change. Information systems are no longer viewed as support for operational decisions, but rather in the achievement of company’s objectives, and the competitive in the marketplace. It requires new thinking, new logic, and new way of managing information system. In the past, many information system managers were technical people who are trained in computer science but today, technical skills are NOT enough. To be effective, many must also have business skills, especially in the execution of the business strategy. Computer Science or Software Engineering do not teach these skills but this is a specialize area of IT managers who are trained in the Information System Management (ISM).

Let us look into the case of an airline that uses information systems to increase the number of passengers and increase profits. Before the use of information system, airline sell tickets to passengers and number of ticket sale is collected daily, analyzed, and sent from one level of manager to another higher level for review. It may take several days to reach the owner to make decision whether to increase or decrease ticket prices. The delay in time during the changing market can cost the company some opportunities. By having information system collect data, analyze and report quickly, certain decision can be made in a matter of minutes. By having up to the minute report, company owners can make decision quickly and achieve business goals.

Today airline information systems is designed to collect ticket sale data and compare it against a business rule so it can change ticket prices depending on the numbers of ticket sold. For example, several weeks before the flight, ticket price is kept low to attract people to buy tickets and to fill the seat on the airplane. Depending on the numbers of ticket sold, the price will be automatically adjusted up or down based on business formula sets by the owner. If more tickets are sold, the price will go up and if less ticket sold, the price will remain low. About one week before the flight, if it only has 40% of ticket sold but historically it usually had 75%. In that case the information systems are programmed to lower the ticket price to attract more people to buy tickets on that flight. By lower the prices, it competes with other airlines for passengers. If a flight has 80% which is higher than normal, it will increase the price since for whatever reason more people want to travel on that day. By allowing the information systems automatically manipulate the prices up and down; airlines can increase its profits. The same concept can be applied to hotel, transportation, buses as well as other service sector. An oil company can change the price at its retail station directly as oil prices change to ensure maximum profit.

A retail store may have thousands of items to sell. The owner does not know which item is selling quickly and which item is not selling until they do an inventory. Traditionally, inventory happens every week or month where each item is counted by workers, data is collected, analyzed and report to the owner. The process may take several days or weeks. With the use of information technology, every item sold is collected immediately at the point of sale so there is no need for inventory. Every day or every hour, the owner knows exactly how many items are sold and how many are still remaining in the store. The information systems will keep track of all items based on a formula, programmed into the computer systems. When an item fells below a minimum number, the information system immediately send an order to the manufacturing for sending in more items. When an item is not sold well, the information system will alert the owner for a price reduction and automatically send the new price to newspapers to advertise the sale to attack more customers. By quickly adjust prices, order more best seller items and reduce price on poor selling items, the retail store can increase its profits significantly.

The efficiency and effectively use of information systems as strategic tool to help improve company business goals are common in business today. It is the “new weapon” of successful company to expand the market and eliminate competitors. To do that, it needs new thinking, new concept, and new types of manager who know how to design and implement information technology to solve business problems. It needs graduates in information system management (ISM) program.