Thưa giáo sư, em bao giờ cũng nhớ rằng thầy yêu cầu các sinh viên đã tốt nghiệp chia sẻ kinh nghiệm làm việc của mình với sinh viên hiện thời, cho nên đây là câu chuyện của em:

“Mơ ước của nhiều người tốt nghiệp công nghệ thông tin (CNTT) là làm việc cho các công ti phần mềm như Microsoft, Google, Apple, IBM hay Oracle v.v. Khi tốt nghiệp tôi nhận được đề nghị việc làm từ Microsoft, Google và công ti chế tạo ở New Jersey. Tôi đã chọn công ti chế tạo vì nó ở không xa Pennsylvania, nơi bố mẹ tôi sống. Làm việc gần nhà thay vì đi xa tới California là quyết định khó khăn cho tôi. Phần lớn các giáo sư đều khuyên tôi rằng làm việc cho công ti phần mềm sẽ là tốt hơn cho nghề nghiệp của tôi và được lương cao hơn. Thầy là giáo sư duy nhất bảo tôi rằng không có gì tốt hơn là ở gần gia đình để thăm bố mẹ tôi thường xuyên.”

“Công ti chế tạo có bẩy cơ xưởng, nhiều nhà kho, và xe tải để vận chuyển sản phẩm tới nhà phân phối hay xưởng tàu để gửi sản phẩm đi các nước khác. Nó sử dụng hơn trăm nghìn công nhân, phần lớn ở các cơ xưởng. Tôi làm việc ở bộ phận công nghệ thông tin, cung cấp hỗ trợ cho công ti. Là công nhân mới, tôi được giao cho việc quản lí sao lưu máy tính hàng ngày, giám sát hệ thống an ninh, duy trì website công ti, và giúp người dùng dùng hệ thống máy tính của họ. Đó không phải là điều tôi đã nghĩ tới về nghề nghiệp trong phần mềm. Sau sáu tháng làm quen với hệ thống CNTT, tôi được trao trách nhiệm giám sát vận hành hàng ngày của bẩy cơ xưởng, phân tích luồng công việc của họ, thiết lập hỗ trợ sử dụng máy tính, và đặt ưu tiên cho bàn trợ giúp. Việc này nhiều tính giám sát hơn là kĩ thuật cho dù nó yêu cầu tri thức kĩ thuật nào đó. Trong vòng một năm, tôi đã thực hiện tốt và được trao trách nhiệm thêm để làm việc với người dùng để hiểu nhu cầu tính toán và yêu cầu hệ thống của họ. Việc này thách thức hơn đối với tôi và tôi đánh giá cao đào tạo về kĩ năng mềm tôi đã học trong dự án capstone.”

“Bộ phận CNTT cũng quản lí kinh doanh điện tử của công ti. Đơn hàng của khách hàng về sản phẩm của chúng tôi đặt qua website. Chúng tôi cũng đặt mua vật tư thô từ các nhà cung cấp dùng qua website này. Hệ thống CNTT theo dõi dấu vết các đơn hàng; các vấn đề làm hoá đơn; giám sát vận chuyển xe tải tới và đi từ các cơ xưởng; kiểm mọi tài khoản, nhận và trả; giải quyết lương nhân viên; hỗ trợ làm hoá đơn khách hàng; cung cấp hỗ trợ cơ sở dữ liệu. Người quản lí của tôi muốn tôi tập trung vào phân tích các qui trình doanh nghiệp này để nhận diện và giải quyết vấn đề. Tôi dành nhiều thời gian vào gặp gỡ với người dùng hơn là làm công việc kĩ thuật. Mọi lúc tôi nói chuyện với bạn bè đang làm việc cho các công ti phần mềm, họ bảo tôi họ đã viết được bao nhiêu mã, sản phẩm nào họ đã phát triển và tôi cảm thấy có chút ít ghen tị vì việc của tôi là khác họ.”

“Trách nhiệm của tôi tiếp tục tăng lên khi công ti mở rộng vận hành ra nhiều nước. Tôi phải hỗ trợ cho bộ phận hệ thống máy tính thêm; cung cấp an ninh và kiểm soát dữ liệu, và quản lí phục hồi doanh nghiệp trong trường hợp thảm hoạ tự nhiên xảy ra. Sau bốn năm, tôi được đề bạt làm người quản lí hệ thống CNTT. Việc mới của tôi bao gồm kiểm điểm và chấp thuận mọi chương trình hệ thống trước khi thực hiện chúng; đánh giá việc dùng và nhu cầu công nghệ của công ti; nêu các đề nghị cải tiến, như nâng cấp phần cứng và phần mềm. Tôi cũng quản lí ngân sách và chi tiêu vận hành. Ở vị trí này, tôi thường gặp những người quản lí phòng ban, người giám sát, nhà cung cấp, nhà bán máy tính, và những người khác, để giải quyết vấn đề. Tôi cũng thuê công nhân, đào tạo và giám sát họ và có 50 công nhân CNTT làm việc cho tôi.”

“Tại chỗ chế tạo, những người quản lí thường giải quyết nhiều dự án với các ưu tiên khác nhau. Họ rất bận rộn giải quyết với phạm vi rộng các vấn đề, cả bên trong và bên ngoài công ti. Họ cần có mọi thông tin để cho họ có thể ra quyết định nhanh chóng. Đó là lí do tại sao họ phụ thuộc vào bộ phận CNTT để thu thập dữ liệu, phân tích chúng, và tổ chức chúng thành thông tin cho họ. Một số người quản lí tốt và hài lòng làm việc, số khác thì không. Trong việc này, tôi học làm việc với mọi loại và mức người, cố hiểu nhu cầu của họ, vấn đề của họ là gì, phân tích vấn đề, và cũng hi vọng, sửa chúng nhanh chóng.”

“Phân tích vấn đề yêu cầu nhiều nỗ lực để hiểu những phụ thuộc phức tạp và xoắn xuýt thường là điển hình trong bất kì công ti lớn nào. Công nhân CNTT phải thu thập dữ liệu về hệ thống và phân tích dữ liệu theo cách hệ thống. Chúng tôi phải giải quyết những vấn đề nhỏ cũng như vấn đề lớn. Thỉnh thoảng phải mất vài tuần, đôi khi vài tháng. Chúng tôi nhận luồng yêu cầu thường xuyên mà chúng tôi phải làm. Chúng tôi phân tích vấn đề, theo dõi các phàn nàn, giữ cho hệ thống chạy, và cũng “sửa” mọi thứ khi chúng xảy ra. Tất cả những điều này yêu cầu nhiều kĩ năng quản lí. Mọi ngày, tôi phải giải quyết với cả loạt vấn đề CNTT mà là tâm điểm của doanh nghiệp. Nếu chúng không được giải quyết nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ không có khả năng vận hành. Bây giờ tôi biết hệ thống CNTT là quan trọng thế nào cho doanh nghiệp. Bây giờ tôi đánh giá dữ liệu của chúng tôi quan trọng thế nào cho doanh nghiệp của bạn. Chỉ tới lúc này, tôi mới biết CNTT là mấu chốt thế cho mọi công ti.”

“Để tôi cho các bạn vài ví dụ: Nếu một khách hàng không trả tiền đúng hạn, máy tính biết và tự động gửi “email nhắc nhở”. Trong vòng ba ngày, nếu công ti không nhận được tiền, máy tính đưa ra “email cảnh báo” và dừng mọi việc gửi sản phẩm cho khách hàng đó. Công ti của chúng tôi dùng nhiều vật tư thô; trên một trăm kiểu khác nhau tới từ năm trăm nhà cung cấp. Mỗi ngày, các nhà cung cấp chở vật tư thô tới cho bẩy cơ xưởng của chúng tôi ở các vị trí khác nhau. Máy tính giám sát mọi xe tải, mọi việc chuyển hàng và mọi đơn hàng. Nếu xe tải đến chậm hơn mười lăm phút, chúng tôi được thông báo. Nếu quá nửa giờ, máy tính gửi ra yêu cầu người quản lí xe tải kiểm tra về vấn đề và người quản lí cơ xưởng cũng được thông báo. Việc gửi hàng chậm có thể làm trễ dây chuyền lắp ráp, có thể tác động tới qui trình chế tạo và làm chậm việc gửi sản phẩm cho khách hàng. Nếu chúng tôi không gửi hàng, chúng tôi không thu được tiền trả. Không có một số vật tư thô, sản xuất có thể dừng lại và bạn có một trăm nghìn công nhân mà không làm gì cả. Điều đó có thể là thảm hoạ. Đó là lí do tại sao hệ thống CNTT là mấu chốt thế. Với GPS, máy tính của chúng tôi có thể theo dõi mọi xe tải, chúng đang ở đâu và điều gì xảy ra khi chúng chậm. Hệ thống CNTT và mạng của chúng tôi đại diện cho trái tim của doanh nghiệp, và công nhân CNTT là những người biết nó rõ nhất, bởi vì họ dành phần lớn thời gian của họ để giữ cho hệ thống CNTT chạy. Họ bao giờ cũng ở đó để giải quyết vấn đề mà có thể nảy sinh hay hình dung ra cách mới để làm mọi việc.”

“Những người không hiểu CNTT thường nghĩ hệ thống máy tính tiêu tốn nhiều và công nhân CNTT là nhóm “người lập dị” chơi trò chơi máy tính. Thực ra, chúng tôi làm việc rất vất vả và làm ra tiền cho công ti. Cứ tưởng tượng rằng nếu hệ thống CNTT của chúng tôi bị sập trong một giờ, điều đó sẽ tốn cho công ti cả triệu đô la. Tưởng tượng nếu toàn thể hệ thống CNTT trên thế giới sập trong một ngày. Toàn thể thế giới kinh doanh sẽ không thể vận hành được.”

“Tôi đã từng làm việc cho công ti này tám năm. Tôi biết nhiều về kinh doanh của công ti hơn phần lớn mọi người nhưng mọi ngày tôi cũng học được cái gì đó mới. Tôi giữ cho tri thức kĩ thuật của tôi được hiện thời bằng việc lấy thêm đào tạo phụ. Tôi bao giờ cũng nhớ lời khuyên của thầy rằng chúng ta cần có thói quen học cả đời cho nên tôi đọc nhiều. Tôi cũng lên website của thầy tại CMU, theo dõi blog của thầy để học xu hướng công nghệ mới nhất.”

“Tháng trước, ông chủ tịch công ti gọi tôi lên văn phòng của ông ấy; tôi nghĩ đấy chắc là cuộc họp khác mà ông ấy yêu cầu tôi lấy cho ông ấy chút dữ liệu cho nên tôi không chú ý. Tôi ngạc nhiên khi thấy ông chủ cùng các phó chủ tịch ngồi đó. Họ cũng mời bố mẹ tôi tới đó. Ông chủ tịch công bố rằng vì CNTT là quan trọng thế cho công ti, họ cần có một Giám đốc thông tin (CIO) để quản lí mọi hệ thống CNTT và người đó là tôi. Làm sao một người trẻ như tôi lại có thể vào hàng quan chức điều hành được? Ông chủ tịch nói: “Anh có tri thức về mọi vận hành doanh nghiệp; anh đã chứng tỏ khả năng giải quyết được nhiều việc đồng thời; anh vẫn còn bình thản dưới nhiều áp lực; anh quen với mọi người trong công ti này; anh đã giải quyết được nhiều vấn đề cho chúng tôi và cho khách hàng của chúng tôi; và điều tốt nhất trong tất cả, anh vẫn có kĩ năng kĩ thuật hiện thời nhất. Khi chúng tôi nâng cấp vài hệ thống máy tính, anh là người duy nhất biết mọi chi tiết kĩ thuật. Tri thức của anh về thông tin là quí giá. Không có ai tốt hơn anh. Tôi và mọi người quản lí của công ti này tin vào anh!”

“Đó là điều ngạc nhiên lớn và tôi cũng mừng khi thấy rằng bố mẹ tôi cũng tự hào về tôi. Vào lúc đó, tôi biết rằng tôi đã ra quyết định đúng. Tôi nghĩ về lời khuyên của thầy: “Tiền sẽ tới và đi; việc sẽ tới và đi, nhưng không cái gì quí hơn là có bố mẹ, sống gần họ, tới thăm họ và chăm sóc họ khi họ vẫn còn sống. Làm cho họ tự hào rằng họ đã nuôi dạy ra những đứa con tốt.”

“Thưa giáo sư kính mến, em sẽ không bao giờ quên điều đó. Trong đời em, đã có lúc em nghi ngờ về quyết định của em nhưng bây giờ không còn hoài nghi nào về em đã ra quyết định đúng để lấy việc làm mà cho phép em ở gần bố mẹ em. Nếu em chuyển tới California để làm việc cho công ti phần mềm, em sẽ không bao giờ có khoảnh khắc này. Như các bạn của em, ngày nay họ vẫn viết mã và quản lí dự án phần mềm.”

“Thưa giáo sư kính mến, đấy là kinh nghiệm của em mà thầy có thể chia sẻ với các bạn sinh viên hiện thời. Em cũng có vài gợi ý: Chương trình CNTT hiện thời không dạy các kĩ năng mà công nghiệp cần như trao đổi và khuyến khích người khác; uỷ quyền các nhiệm vụ một cách công bằng và hiệu quả; giải quyết các loại xung đột đa dạng; thay đổi sự tập trung của họ từ việc là người làm nhiệm vụ sang người làm cho nhiệm vụ được làm xong; hiểu viễn kiến và chiến lược dài hạn của công ti. Theo ý kiến em, những kĩ năng này nên được dạy. Cách tốt hơn để học những kĩ năng này là có sinh viên dành mùa hè làm việc trong loại môi trường này. Chúng ta cần nhiều công nhân có kĩ năng và em sẽ trở lại CMU để thuê một số sinh viên giỏi nhất của chúng ta. Em mong gặp lại thầy.”

—-English version—-

Sharing experience

Dear professor, I always remember that you asked graduates to share their working experience with current students so here is my story:

“The dream of many Information Technology (IT) graduates is to work for software companies like Microsoft, Google, Apple, IBM or Oracle etc. When graduated, I got job offers from Microsoft, Google and a manufacturing company in New Jersey. I chose the manufacturing because it was located not far from Pennsylvania, where my parents live. To work nearby home instead of moving far away to California was a difficult decision for me. Most professors advised me that working for Software Company would be better for my career with better future and higher salary. You were the only professor who told me that nothing is better than staying close to my family to visit my parents often.”

“The manufacturing company has seven factories, many warehouses, and trucks to transport products to distributors or shipyards to ship products to other countries. It employed over hundred thousand workers, mostly in the factories. I worked in the Information Technology department, providing supports to the company. As a new worker, I was given the job of managing daily computer backup, monitor system security, maintain company website, and help users to use our computer systems. That was not what I had in mind for a career in software. After six months to get familiar with the IT systems, I was given responsibilities to monitor daily operations of seven factories, analyzed their workflows, established computer usage supports, and set priorities for the help desks. The job was more supervising rather than technical even it required some technical knowledge. Within a year, I performed well and was given additional responsibilities to work with users to understand their computing needs and system requirements. This works was more challenging for me and I appreciated the training on soft-skills that I learned in the capstone project.”

“The IT department also manages the company e-business. Customers order our products via the website. We also order raw materials from suppliers using this website. The IT system tracks orders; issues billings; monitor truck shipping to and from the factories; check all accounts, receivable and payable; handles employees payroll; supports customer billings; provides database support. My manager wanted me to focus on analyzing these business processes to identify and solve problems. I spent more time in meeting with users than did technical works. Every time I talked to friends who worked for software companies, they told me how much code that they wrote, what products they developed and I felt a little bit envy because my job was differ than them.”

“My responsibilities continued to increase as the company expands operation to several countries. I had to support the development of additional computer systems; provided data security and control, and managed business recovery in case natural disasters happen. After four years, I got promoted to IT system manager. My new job involved review and approve all systems programs prior to their implementation; evaluate the company’s technology use and needs; recommend improvements, such as hardware and software upgrades. I also managed operational budget and expenditures. In this position, I often met with department managers, supervisors, suppliers, computer vendors, and others, to resolve problems. I also hired workers, trained and supervised them and had 50 IT workers worked for me.”

“In manufacturing workplace, managers often handle multiple projects with different priorities. They are very busy dealing with a wide range of issues, both inside and outside the company. They need to have all information so they can make decision quickly. That is why they depend on the IT department to collect data, analyze them, and organize them into information for them. Some managers are nice and pleasant to work with, some are not. In this job, I learn to work with all types and levels of people, trying to understand their needs, what is the problem, analyzing issues, and, hopefully, fixing them quickly.”

“Problem analysis requires a lot of efforts to understand the complex and interwoven dependencies that are typical in any large company. IT workers have to gather data about systems and analyze data in a systematic way. We have to solve small problems as well as big ones. Sometime it takes few weeks, sometime few months. We receive a constant stream of requests that we must do. We analyze issues, follow-up on complaints, keep the system running, and also ‘fix’ things when they happen. All of these require a lot of management skills. Every day, I have to deal with an array of IT issues that are the heart of the business. If they are not solved quickly, the business will not be able to operate. Now I know how IT system is so important to the business. Now I appreciate how important is our data to your business. Only at this time, I know how IT is so critical to every company.”

“Let me give you some examples: If a customer fails to pay on time, the computer knows and automatically sends out a “reminding email”. Within three days, if the company does not receive the money, the computer issues a “warning email” and stops all product shipment to that customer. Our company uses a lot of raw materials; over one hundred different types come from over five hundred suppliers. Each day, suppliers ship raw materials to our seven factories in different locations. The computer monitors every truck, every shipment and every order. If the truck is late more than fifteen minutes, we were informed. If more than half hour, the computer sends out request to trucking managers to check on the problem and the factory managers are also informed. A late shipment could delay the assembly line, could impact the manufacturing process and delay shipping products to customers. If we do not ship, we do not get paid. Without some raw materials, production may stop and you have over hundred thousand workers with nothing to do. It could be a disaster. That is why IT systems are so critical. With GPS, our computer can track every truck, where they are and what happen when they are late. Our IT systems and network represent the heart of the business, and IT workers are the ones who know it the best, because they spend most of their time keeping the IT system running. They are always there to solve problems that might arise or figure out new ways to do things.”

“People who do not understand IT often thought computer system costs a lot and IT workers are a group of “Geek” playing computer games. In reality, we work very hard and making money for the company. Imagine that if our IT systems shutdown for one hour, it would cost the company million dollars. Imagine if the entire IT system in the world shutdown for one day. The entire business world will not be able to function.”

“I have been working for this company for eight years. I know more about company business than most people but every day I also learn something new. I keep my technical knowledge current by taking additional training. I always remember your advice that we need to have a lifelong learning habit so I read a lot. I also go to your website at CMU, follow your blog to learn the latest technology trends.”

“Last month, the company president called me to his office; I thought it was just another meeting that he asked me to get him some data so I did not pay attention. To my surprise, my boss and other vice presidents were there. They also invited my parents to come there too. The president announced that since IT was so important to the company, they need to have a Chief Information Officer (CIO) to manage all IT systems and that person is me. How can a young person like me get into the executive ranks? The president said: “You have the knowledge of all business operations; you have demonstrated the ability to handle many tasks at the same time; you remain calm under a lot of pressures; you get along with everyone in this company; you have solved many problems for us and for our customers; and the best thing among all, you still have the most current technical skills. When we update several computer systems, you are the only one who knows all the technical details. Your knowledge about information is precious. There is no one better than you. I and all the managers of this company believe in you!”

“It was a great surprise and I was so glad to see that my parents were so proud of me. At that time, I knew that I have made the right decision. I thought about your advice: “Money will come and go; job will come and go, but nothing is more precious than having parents, live near them, visit them and taken care of them when they are still alive. Make them proud that they have raised a good child.”

“Dear professor, I will never forget that. In my life, there were time I questioned my decision but now there is no doubt that I have made the right decision to get a job that allow me to be near my parents. If I move to California to work for a software company, I will never have this moment. As of my friends, today they are still writing code and managing software projects.”

“Dear professor, those are my experience that you can share with current students. I also have some suggestions: The current IT programs do not teach skills that the industry needs such as communicating and motivating others; delegating tasks fairly and efficiently; resolving various kinds of conflicts; changing their focus from being the person who does the task to the person who gets the task done; understand the company long-term vision and strategies. In my opinion, these skills should be taught. A better way to learn these skills is to have students spending summer working in this kind of environment. We need more skilled workers and I will be back at CMU to hire some of our finest students. I like to see you again.”