Một người viết cho tôi: “Em làm việc như một người phát triển phần mềm trong sáu năm và đã hoàn thành đào tạo trong quản lí dự án. Gần đây em đã xin và được thuê làm người quản lí dự án trong một công ti phần mềm. Người quản lí trước đó đã quản lí sai dự án cho nên em vào một dự án kém với một nhóm những người phát triển không được tổ chức. Một trong các thành viên tổ bực mình với em vì anh ta đã làm việc cho công ti trong 5 năm và đang mong đợi được đề bạt vào vị trí quản lí dự án. Em có đủ kinh nghiệm để giải quyết các vấn đề kĩ thuật nhưng không biết cách giải quyết vấn đề với tổ vì đây là việc đầu tiên của em là người quản lí dự án. Xin thầy lời khuyên.”

Đáp: Dường như là bạn có bắt đầu không thuận lợi làm người quản lí dự án mới vì người quản lí trước đã làm lộn xộn cả lên. Tuy nhiên đây cũng là cơ hội mới cho bạn chứng tỏ kĩ năng lãnh đạo của bạn. Là người quản lí mới, bạn nên triệu tập cuộc họp với tổ nhưng chưa bắt đầu làm cái gì cả. Điều đầu tiên bạn cần làm là lắng nghe mối quan tâm của tổ. Để cho họ bày tỏ ý kiến của họ về dự án đã; để cho họ nói cho bạn cái gì làm việc tốt và cái gì làm không tốt và cho phép họ đưa ra gợi ý về cải tiến có thể được thực hiện ở chỗ nào. Người lãnh đạo giỏi bao giờ cũng là người nghe giỏi trước hết trước khi có bất kì hành động nào.

Bằng việc hiểu rằng mọi người trong tổ có ý kiến và khuyến khích họ chia sẻ cùng bạn thì bạn có bức tranh rõ ràng về điều đang xảy ra. Bạn cần biết hiện trạng trước. Ghi lại những gợi ý của họ rồi bổ sung thêm ý kiến của bạn vào bản kế hoạch cải tiến. Bằng việc biểu lộ kĩ năng của bạn như người quản lí cộng tác, bạn sẽ thấy dễ trình bày bản kế hoạch lại cho họ và có được sự hỗ trợ của họ. Vì nhiều ý tưởng tới từ họ cho nên họ sẽ muốn làm việc cùng bạn thay vì chống lại bạn. Một khi bạn thiết lập được thoả thuận với tổ, thực hiện bản kế hoạch cải tiến và quan sát để xem cách nó hoạt động. Vì tổ cảm thấy đó là ý tưởng của họ và bạn cho phép họ sửa chúng, họ sẽ làm việc chăm chỉ vì bạn. Nhưng giám sát tiến bộ bạn có thể nhận diện ai là thành viên có động cơ nhất và có thể trở thành người trợ thủ tiềm năng tương lai của bạn.

Vào lúc này, đừng chú ý tới người bạn tin là người đó đáng phải có việc làm này. Nếu người đó cộng tác với bạn và hỗ trợ bạn thì bạn thu được người trợ thủ tốt. Nếu không, tìm ai đó khác. Bạn là người quản lí và chừng nào bạn còn làm tiến bộ, vị trí của bạn sẽ được làm mạnh bởi công ti và người thuê bạn.

—-English version—-

Problem with team

A person wrote to me: “I worked as a software developer for six years and have completed training in project management. Recently I apply and get hired as a software project manager in a software company. The previous manager who left had mismanaged the project so I come into a bad project with an unorganized group of developers. One of the team members is angry towards me because he has worked for the company for 5 years and was expecting to be promoted into the project manager position. I have enough experience to solve technical problems but do not know how to solve the problem with the team since this is my first job as a project manager. Please advice.”

Answer: It seems that you have a bad start as a new project manager as the previous manager already messed up. However this is also a new opportunity for you to demonstrate your leadership skills. As the new manager, you should call a meeting with the team but do not start to do anything yet. The first thing you need is to listen to the team’s concerns. Let them express their opinions on the project; let them tell you what works well and what does not and allow them to make suggestions on where improvements might be made. A good leader is always a good listener first before taking any action.

By understand that everybody on the team have opinions and encourage them to share with you then you have a clear picture of what has happened. You need to know the current situation first. Make note on their suggestions then add some of yours into an improvement plan. By demonstrate your skills as a collaborative manager, you will find it easier to present the plan back to them and get their supports. Because many ideas come from them so they would work with you instead of against you. Once you establish an agreement with the team, implement the improvement plan and watch to see how it works. Since the team feel it was their idea and you allow them to fix things, they should work hard for you. By monitoring the progress you can identify who are the most motivated member and possible become your future potential assistant.

At this time, do not pay attention to the person who believes that he should have the job. If he is cooperating with you and supporting you than you gain a good assistant. If not, find someone else. You are the manager and as long as you make progress, your position will be strengthened by the company and the person who hire you.