Vào thời kì khủng hoảng tài chính như ngày nay, nhiều người có xu hướng KHÔNG đưa ra quyết định quan trọng nào và chờ thời thuận lợi hơn. Tôi nghĩ đó là sai lầm bởi vì khi nền kinh tế tốt hơn quay lại, cạnh tranh sẽ trở nên khắc nghiệt hơn. C

húng ta đang sống trong thế giới toàn cầu hoá nơi cạnh tranh đang xảy ra từ mọi nơi, kể cả từ những đối thủ cạnh tranh còn chưa biết tới. Vài năm trước đây, kinh doanh còn tốt, nhiều công ti đã thả lỏng, và họ đã không theo đuổi một cách nhất quán việc nâng cao năng suất để sẵn sàng cho thời kì xấu. Cho nên khi thời kì xấu tới, điều đầu tiên họ làm là cắt giảm chi phí nhanh chóng. Vì chi phí nhân lực thường là phần đáng kể, họ bao giờ cũng cắt giảm việc người và điều đó sẽ làm hạ thấp tinh thần của nhân viên. Mọi người đều sợ và không muốn làm gì cho nên họ chờ thời tốt hơn quay lại. Tuy nhiên, tôi tin lần này khi nền kinh tế bắt đầu đi theo chiều hướng đúng, có lẽ phải vài năm kể từ bây giờ, một số công ti sẽ có “các thứ cạnh tranh” cho phép họ nhanh chóng đi chiếm lấy thị trường lúc mà kẻ khác mới nhận ra bị mất cảnh giác. Các công ti không làm gì ngoài chờ thời sẽ không có khả năng cạnh tranh và cuối cùng mất thị trường và kinh doanh. Đây là điều qui tắc toàn cầu hoá đã chỉ đạo: “Kẻ lớn sẽ KHÔNG đánh bại kẻ nhỏ, nhưng kẻ nhanh SẼ đánh bại kẻ chậm.”

Vậy thì công ti phải làm gì trong thời khủng hoảng này? Tôi tin với xu hướng hiện thời, nhiều  điều sẽ thay đổi, kể cả qui tắc kinh doanh và phương pháp quản lí. Để chuẩn bị cho tương lai, người quản lí cấp cao cần nghĩ khác về nhân viên, vai trò và mô tả việc. Sẽ có yêu cầu thay đổi trong phương pháp và phong cách quản lí. Cấp quản lí mới sẽ hội tụ nhiều vào việc hiểu mọi người hơn là công nghệ và đây là một kĩ năng mới ngày nay, đặc biệt trong công nghiệp phần mềm. Sau đây là vài lời khuyên:

  1. Người quản lí phải biết về kĩ năng, tri thức, năng lực của nhân viên của mình và điều họ thực sự quan tâm tới (niềm đam mê của họ trong cuộc sống). Không chỉ liên quan tới công nghệ, mà bất kì cái gì quan trọng trong cuộc sống của họ, chẳng hạn, nếu họ thích âm nhạc thì bạn cũng phải biết về điều đó.
  2. Người quản lí phải thu thập điểm mạnh của nhân viên vào một danh sách. Điểm mạnh được tìm thấy trong những điều ai đó là cực kì giỏi. Nó có thể là những điều kĩ thuật hay phi kĩ thuật.
  3. Với từng nhân viên, xác định “vai trò lí tưởng”, gióng thẳng điều họ thực sự quan tâm (đam mê) và những điểm mạnh với hoạt động kĩ thuật bên trong công việc của công ti.
  4. Ánh xạ các “vai trò lí tưởng” này vào các phòng ban, tổ hay nhóm. Từng người nên có vai trò, trách nhiệm, kĩ năng, điểm mạnh được xác định tốt và sứ mệnh rõ ràng để cho các thành viên thấy hiển nhiên tại sao họ là một phần của tổ.
  5. Tránh việc tạo ra nhóm chức năng độc lập mà thay vì thế, để mối quan hệ giữa các nhóm này được xác định theo nhu cầu của công ti. Nói cách khác, tránh phân cấp vĩnh viễn và cho phép cấu trúc mới này thích ứng nhiều hơn để thay đổi, đặc biệt khi hoàn cảnh thị truờng thay đổi.

Cách tiếp cận mới này sẽ ngăn cản cách nhìn chức năng chi phối như đã thấy trong quá khứ. Thay vì tìm người đưa vào các chức vụ, bạn tìm vị trí để ghép người vào. Thay vì thiết kế cấu trúc tổ chức từ trên xuống, bạn để nó tiến hoá từ dưới lên. Thay vì đưa nhân viên vào các vai trò cứng nhắc, bạn để họ xây dựng biên giới riêng của họ. Là người quản lí cấp cao, bạn phải cho phép họ đem niềm đam mê của họ vào công việc thay vì ép buộc họ làm cái gì đó không liên quan tới đam mê của họ. Nếu người quản lí cấp cao có thể thực hiện cách tiếp cận mới này, họ sẽ có ít nhất vài lần cải tiến năng suất từ tổ của mình. Tôi tin cách tiếp cận quản lí mới này sẽ là tốt hơn cho việc quản lí trong thời kì khủng hoảng tài chính hiện thời.

Mọi người có thể cho rằng đây nhiều lắm cũng là tình huống lí tưởng của nhà lí tưởng hoá. Thực tế đây là phương pháp quản lí mới, được dạy ngày nay ở các đại học hàng đầu như Harvard, Stanford, MIT và Carnegie Mellon. Trong cạnh tranh cao của thị trường toàn cầu, các công ti cần tri thức và kĩ năng để sống còn nhưng tri thức và kĩ năng thuộc về công nhân cho nên đối xử với công nhân tương ứng theo niềm đam mê của họ là phương pháp quản lí mới. Đây là cách tiếp cận tốt hơn cách tiếp cận cũ về thưởng (tiền) hay nỗ lực tái tổ chức cấu trúc như dây chuyền lắp ráp mà chúng ta đã thấy trong quá khứ. Đối với ngành công nghiệp phần mềm nơi thay đổi nhân viên là cao, mọi người đổi việc bất kì khi nào họ thấy cái gì đó tốt hơn và họ đem tri thức đi theo mình. Công ti mất những kĩ năng và tri thức đó phải thuê người mới và huấn luyện họ. Điều đó mất thời gian, tiền bạc và nỗ lực để thay thế người có kĩ năng. Trong nền kinh tế chậm, việc thay người là chấp nhận được và là có thể, nhưng với môi trường thay đổi nhanh chóng của toàn cầu hoá, mọi sự sẽ khác bởi vì cạnh tranh xảy ra ở qui mô toàn cầu, không ở qui mô quốc gia. Nếu công ti chậm thích nghi để thay đổi, nó sẽ không sống sót được và trong xã hội tri thức, kĩ năng và tri thức là các nhân tố then chốt xác định ai sẽ sống còn và ai không. Bằng việc có phong cách quản lí khác hội tụ vào điều mọi người thực sự quan tâm tới; các công ti có thể đạt tới ích lợi nhiều hơn phương pháp quản lí chuẩn, nơi vài người quản lí có thể quản lí một nhóm lớn những người không có kĩ năng bằng cách ghép họ vào những vai trò nào đó kiểu như bánh xe nhỏ trong sản xuất dây chuyền lắp ráp lớn.  Ngày nay hầu hết các công nhân đều có tri thức và kĩ năng bản chất và họ sẽ không cho phép mình bị ghép vào các vai trò cứng nhắc như các công nhân không kĩ năng cho nên phương pháp và qui tắc quản lí phải thay đổi để phù hợp với xu hướng này. Dựa trên nhiều nghiên cứu ở các đại học hàng đầu, sau đây là một số dự đoán mà các công ti phần mềm có thể phải đương đầu:

1.    Thách thức sẽ tăng lên nhanh hơn mọi người có thể làm chủ chúng.

2.    Tỉ lệ khó tin về thay đổi công nghệ và nhu cầu sẽ nhanh hơn cách thức nhiều công ti vận hành.

3.    Những cạnh tranh đặc biệt trong các công ti hàng đầu sẽ tiêu thụ nguồn nhân lực phần mềm khan hiếm, tiêu diệt các công ti nhỏ hơn.

4.    Các công ti không được chuẩn bị sẽ phải đương đầu với những thử thách gay go hơn, làm thêm giờ nhiều hơn, tinh thần thấp hơn, mòn mỏi, và tiêu hao nhiều hơn. Nhiều người quản lí thời cổ sẽ tiếp tục áp đặt lịch biểu phi lí mặc cho lịch biểu có thực sự có ý nghĩa gì hay không, cho nên mọi người phải làm mọi thứ nhanh hơn nhưng không có thời gian xây dựng chất lượng trong sản phẩm và cuối cùng phải sửa chữa nó về sau.

5.    Thiếu kĩ năng kĩ nghệ phần mềm được thiết lập và các thực hành tốt sẽ làm cho nhiều công ti không có năng lực đáp ứng thách thức và không có khả năng cạnh tranh trong thương mại toàn cầu.

6.    Người quản lí không có kĩ năng làm cho nhân viên cảm thấy được đánh giá cao sẽ bị thay thế bởi người quản lí có phong cách mới.

7.    Cải tiến với công nghệ mũi nhọn sẽ làm thay đổi năng suất, chất lượng và những công ti thích ứng nhất sẽ chi phối thị trường.

8.    Kinh doanh của thị trường phần mềm sẽ thay đổi đáng kể với nhiều cơ hội hơn cho các công ti có kĩ năng cao trong “phần mềm như dịch vụ”;

9.    Huấn luyện về phần mềm sẽ tập trung nhiều hơn vào kiến trúc, thiết kế và tích hợp và ít về lập trình do tiến bộ trong các ngôn ngữ lập trình.

———English version——

Future of software management

In time of financial crisis like today, many people tend NOT to make any important decision and wait for better time. I think it is a mistake because when better economy return, competition will become more severe. We are living in a globalized world where competitions are happening from everywhere, including from unknown competitors. In past few years, business was good, many companies were relaxing, and they did not consistently pursue productivity enhancements to be ready for bad times. So when bad time comes, the first thing they do is cut costs quickly. Since resource costs are often the most significant, they always cut people jobs and that will bring low morale for their employees. Everybody is afraid and does not want to do anything so they wait for better time return. However, I believe this time when economy begin to move to the right direction, probably few years from now, some companies will have “competitive things” that allow them to move quickly to capture the market when others will be caught off-guard. Companies that not do anything but wait will not be able to compete and eventually lose the market and the business. This is what globalization rule has dictated: “The big will NOT beat the small, but the fast WILL beat the slow”.

So what should a company do in this time of crisis? I believe with the current trends, many things will change, including business rules and management methods. To prepare for the future, senior manager needs to think differently about employees, roles and job descriptions. It will require changes in management method and styles. The new management will focus more on understand their people than technology and this is a new skill today, especially in the software industry. Following are some advises:

1.    Manager must know their employees’ skills, knowledge, capabilities and what they really care about (Their passion in life). Not just technology-related, but anything important in their life for example, if they likes music then you must know about it.

2.    Manager must gather the strengths of their employees into a list. Strength is found in thing someone does exceedingly well. It could be technical or non-technical things.

3.    For each employee, define an “ideal role” that aligns what they really care (Passions) and strengths with technical activities within the work of the company.

4.    Map these “Ideal roles” into departments, teams, or groups. Each should have well defined roles, responsibilities, skills, strengths and a clear mission so it is obvious to the members why they are part of the team.

5.    Avoid creating independent functional groups but instead, let the relationships between these groups be defined by the needs of the company. In other words, avoid permanent hierarchies and allow this new structure to be more adaptable to change, especially when market conditions change.

This new approach will prevent the dominant functionality view as seen in the past. Instead of finding people to fill positions, you find positions to attach to people. Instead of designing an organizational structure top-down, you let it evolves from bottom up. Instead of putting employees into rigid roles, you let them construct their own boundaries. As senior manager, you must allow them to engage their passions into their works rather than force them to do something irrelevant to their passions. If senior manager can implement this new approach, they would get at least several times in productivity improvement from their teams. I believe this new management approach would be better to manage in the time of the current financial crisis.

People may think that this is much an ideal situation from an idealist. Actually this is the new management methods, being taught today at top universities such as Harvard, Stanford, MIT and Carnegie Mellon. In the highly competition of global market, companies need knowledge and skills to survive but knowledge and skills belong to the workers so treating workers according to their passion is the new management method. This is a better approach than the old method of reward (Monetary) or attempt to reorganize the structure as the assembly-line that we have seen in the past. For the software industry where employee turnover is high, people change jobs whenever they find something better and they take their knowledge with them. Company that loses the skills and knowledge must hire new people and train them. It takes time, money and efforts to replace skilled persons. In the slow economy, replacing people is acceptable and possible but with the fast changing environment of globalization, things will be different because competition happens at the global scale, not national scale. If company is slow to adapt to change, it will not survive and in the knowledge society, skills and knowledge are the key factors that determine who will survive and who will not. By having different style of management that focusing on what people really care about; companies can achieve more benefits than the standard management method, where a few managers can manage a large group of unskilled people by fitting them into certain roles just like small wheels in a large assembly-line production.  Today most workers have the essential knowledge and skills and they will not allow to be fitted in rigid roles like unskilled workers so management method and rules must change to accommodate this trend. Based on several researches at top universities, following are some predictions that software companies may encounter:

1.    The challenges will be increasing more rapidly than people can master them.

2.    The incredible rate of technology change and demands will be faster than the way many companies operate.

3.    Feature competitions among leading companies will consume scarce software resources, destroying smaller companies.

4.    Unprepared companies will encounter more hardships, more overtime, low morale, burnout, and high attrition. Many old time managers would continue to impose unreasonable schedule whether or not the schedule really meant anything, so people have to do things faster but do not have time to build quality into products and eventually have to fix it afterwards.

5.    The lack of an established software engineering skills and best practices will leave many companies without the capability to meet their challenges and unable to compete in a global trades.

6.    Managers who do not have the skills to make employees feel appreciated will be replaced by new style of managers.

7.    Improvement with leading-edge technologies will change productivities, quality and most adaptable companies will dominate the market.

8.    The business of software market will change significantly with more opportunities for highly skilled companies in “software as a services”;

9.    Training of software will focus more on architecture, design and integration and less on programming due to advancing in programming languages.