Mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3 là gì?

Mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3 thực tế là hình thức báo cáo được thực hiện trên một trang giấy khổ A3, do công ty Toyota sử dụng. Nhưng nó không chỉ đơn thuần là một hình thức báo cáo, mà còn là một cách tư duy để giải quyết vấn đề.

Tại sao công ty Toyota dù thất bại bao nhiêu lần đi nữa, vẫn có thể khôi phục lại được? Tất cả bí quyết của sự phục hồi kỳ diệu đó cô đọng trong mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3.

Tôi đã làm việc cho công ty ô tô Toyota 17 năm. Nửa năm đầu tiên ở công ty, tôi được sắp xếp làm thư ký, sau đó chuyển sang làm kỹ thuật viên phòng tổng hợp. 

Tài sản của tôi là kinh nghiệm khi làm việc ở Toyota, cả về khoa học xã hội lẫn khoa học tự nhiên.

Mặt khác, tôi thật may mắn khi được làm việc cùng những người có khả năng phát triển công việc. Phương pháp Tư duy theo khổ giấy A3 sẽ giúp phát huy những khả năng vốn có ở mọi người.

Nhiều người hỏi tôi rằng: “Điểm mạnh của Toyota là gì?”. Bí quyết này gói gọn trong mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3 mà tôi học được khi còn làm ở đây. Đó không chỉ là một kỹ thuật khéo léo mà còn là bí quyết mang tính thực tiễn, có thể giúp bất kỳ ai thành công.

Trong kỹ thuật Tư duy theo khổ giấy A3, có 5 điểm sau cần chú ý:

• năng lực thu thập thông tin – làm thế nào để nắm bắt, điều chỉnh thông tin quan trọng trong
• dự án
• năng lực lập kế hoạch – làm thế nào để tiến hành công việc một cách hiệu quả
• năng lực tưởng tượng – nắm bắt tình hình để nâng cao năng suất, làm sáng tỏ vấn đề
• năng lực tiến hành công việc trong nhóm – các thành viên đoàn kết với nhau, cùng tiến hành công việc
• năng lực lôi kéo – lôi kéo sự hợp tác từ những người xung quanh, cùng hoàn thành dự án lớn

Vì làm việc trong một tổ chức có nhiều bộ phận, nên công việc của mỗi người sẽ chỉ giới hạn trong một công đoạn nào đó. Tuy rằng cá nhân từng người cũng cần nỗ lực, nhưng cũng cần vừa phân chia nhau đảm nhiệm các vị trí, vừa giúp đỡ những người xung quanh. Nếu tìm ra được cách tạo nên một cơ cấu giúp phát huy năng lực mỗi người trong tập thể thì nhóm sẽ phát triển và có thể đạt được thành quả to lớn.

Tôi mong rằng các bạn có thể vận dụng phương pháp này trong công việc để phát triển tổ chức của mình.

Hãy áp dụng Tư duy theo khổ giấy A3 để giải quyết vấn đề và kiên trì theo đuổi mục tiêu của bạn nhé! Tháng 3 năm 2015

- Sumie Ishii