Công việc công nghệ thông tin (CNTT) yêu cầu các công nhân làm việc trong tổ. Làm việc tổ là một trong những kĩ năng mềm quan trọng mà sinh viên phải có và thường được hỏi tới trong phỏng vấn việc làm. Ở Mĩ làm việc tổ là thông thường và thường là một phần của đào tạo đại học nhưng ở châu Á, nó không được khuyến khích và thậm chí còn bị coi là gian lận.

Khi tôi dạy ở châu Á, tôi thường yêu cầu sinh viên thành lập các tổ và bao giờ cũng gặp phải sự kháng cự nào đó từ các sinh viên. Ý niệm chung là ở chỗ sinh viên hàng đầu thường chùn lại khi họ được đưa vào các tổ với “sinh viên trung bình”. Phần lớn các sinh viên không thích làm việc tổ vì họ lo rằng tổ với những thành viên yếu hơn sẽ làm thấp điểm của họ xuống. Nhiều người bảo tôi rằng họ có thể làm mọi thứ theo cách riêng của họ thay vì ở trong tổ. Một giáo sư giải thích: “Làm việc tổ không có tác dụng ở đây. Khi thầy đưa sinh viên giỏi vào trong tổ, họ thường đích thân làm mọi công việc. Các thành viên khác chỉ xem hay đưa ra chút ít giúp đỡ cho nên họ không học được gì rồi sinh viên giỏi phàn nàn rằng họ phải làm mọi công việc.” Tôi giải thích ý kiến của tôi: “Nếu họ không học làm việc tổ bây giờ, khi nào họ sẽ học? Có thể là sinh viên giỏi đi làm việc và đích thân họ làm mọi thứ được không?” Tôi cũng bảo sinh viên: “Ở trường bạn đang làm việc cho các bài tập nhỏ, có thể cần vài người làm hầu hết công việc. Trong công nghiệp, dự án là lớn hơn nhiều và vài người không thể làm được tất cả nó. Nếu bạn không học cách làm việc trong tổ bây giờ, bạn sẽ phải học nó về sau và thường với hậu quả. Nếu bạn không quen làm việc với người khác, bạn sẽ bị loại khỏi tổ. Điều đó nghĩa là bạn không thể giữ được việc làm.”

Theo kinh nghiệm riêng cả tôi, phần khó nhất của làm việc tổ là làm sao hình thành được tổ. Một số thầy giáo tạo ra tổ bằng việc chọn ngẫu nhiên các sinh viên ngồi gần nhau trong lớp. Ưu điểm của cách tiếp cận này là ở chỗ nó dễ và nhanh. Nhược điểm là với các thành viên ngẫu nhiên không có đảm bảo rằng tổ sẽ có kĩ năng được cần để hoàn thành việc được giao. Một số thầy giáo cho phép sinh viên hình thành ra tổ riêng của họ bằng việc chọn các thành viên từ bạn của họ. Đây là cách tiếp cận sinh viên thích nhất vì họ muốn làm việc với ai đó họ biết. Nhược điểm là để là tổ hiệu quả, sinh viên phải dịch chuyển từ “quan hệ” sang “vai trò hướng theo nhiệm vụ” và điều đó là KHÔNG dễ. Là bạn bè họ có thể chơi tốt với người khác nhưng họ có thể không làm việc tốt cùng nhau và làm việc tổ thường phá vỡ tình bạn. Phàn nàn chung trong các sinh viên là bạn bè bây giờ hành động như “Ông chủ” và ra lệnh cho người khác điều phải làm. Hơn nữa, kiểu tổ này không giúp cho sinh viên học cách làm việc với những người họ không biết. Một số thầy giáo phân sinh viên vào tổ dựa trên điểm của họ. Cách tiếp cận này đặt các sinh viên hàng đầu vào cùng tổ và “sinh viên trung bình” vào tổ khác cho nên lớp có nhiều tổ với miền khả năng rộng. Khi sinh viên “trung bình” làm việc cùng nhau, họ học ít nhất nhưng mất nhiều nhất. Khi sinh viên hàng đầu làm việc cùng nhau, họ có thể có nhiều người lãnh đạo nhưng ít người theo sau vì mọi người đều muốn làm việc theo cách của họ cho nên tranh cãi là thông thường trong tổ sinh viên hàng đầu.

Có cách tiếp cận khác tôi thường dùng nhưng nó tốn thời gian. Tôi yêu cầu sinh viên điền vào một mẫu chi tiết về mọi lớp họ đã học và kĩ năng của họ, kinh nghiệm và các tri thức khác. Chẳng hạn, nếu nhiệm vụ là xây dựng website, tổ cần vài thành viên đã học lớp phát triển web, vài thành viên có tri thức về thiết kế đồ hoạ và ai đó có thể viết giỏi. Bên cạnh kĩ năng kĩ thuật, tổ cần ai đó có thể giúp cho tổ vận hành hiệu quả, người lãnh đạo tổ, người có thể theo dõi dấu vết của mọi hoạt động và đảm bảo những người khác đóng góp. Để tránh vấn đề về triệu chứng “Người lãnh đạo nói nhưng không làm gì,” người lãnh đạo tổ là vai trò quay vòng nơi từng thành viên đến lượt được giả định nắm vai trò này. Theo cách tiếp cận này, tôi tạo ra các tổ dựa trên tri thức và kĩ năng với các vai trò, trách nhiệm được xác định rõ ràng cho từng thành viên. Sinh viên có cơ hội học nhiều về qui trình làm việc tổ bên cạnh các nhiệm vụ kĩ thuật và họ thường hoàn thành nhiều hơn họ có thể làm như các cá nhân.

Tôi giải thích cho sinh viên rằng làm việc tổ KHÔNG phải chỉ là luyện tập kĩ thuật mà còn là cơ hội để học cách làm việc với người khác, đặc biệt với những người mà họ không biết hay những người họ có thể không thích. Tuy nhiên, là một tổ họ phải học làm việc cùng nhau, họ phải học cách hoà hợp và cách phân chia công việc trên cơ sở bình đẳng về vai trò và trách nhiệm của họ. Họ cũng phải học tự quản, trao đổi, chia sẻ và cộng tác để đáp ứng các mục đích và mục tiêu của nhiệm vụ. Kiểu làm việc tổ này là phản xạ của điều thực sự xảy ra trong công nghiệp. Là một giáo sư, tôi coi làm việc tổ như việc học kinh nghiệm mà cần chuẩn bị và thành công hay thất bại phụ thuộc vào cách tổ được tổ chức.

—English version—

Creating teams

Information Technology (IT) works require workers to work in teams. Teamwork is one of the important soft skills that students must have and is often asked during job interviews. In the U.S. teamwork is common and often part of the university’s trainings but in Asia, it is not encouraged and even consider as cheating.

When I teach in Asia, I often ask students to form teams and always meet some resistances from students. The common notion is that top students are held back when they are put in teams with “average students”. Most top students do not like teamwork as they worry that a team with weaker members will lower their grades. Many tell me that they can do everything on their own instead of in a team. A professor explains: “Teamwork does not work here. When you put good students into teams, they often do all the works by themselves. Other members just watch or provide little help so they do not learn anything then good students complains that they have to do all the works.” I explain my opinion: “If they do not learn teamwork now, when will they? Is it possible that good students can go to work and do everything by themselves? I also told students: “In school you are working on small assignments, it is possible for few persons to do most of the works. In the industry, project is much larger and it is impossible for few people to do it all. If you do not learn how to work in team now, you will have to learn it later and often with consequences. If you do not get along with others, you will be eliminated from the team. That means you may not be able to keep the job.”

Based on my own experience, the most difficult part of teamwork is how to form the team. Some teachers create teams by randomly select students who sit nearby in class. The advantage of this approach is that it is easy and quick. The disadvantage is with random members there is no guarantee that the team will have the needed skills to complete the assignment. Some teachers allow students to form their own teams by select members from their friends. This is the approach that students like the most as they want to work with someone they know. The disadvantage is to be an effective team, students must transition from “relationships” to “task-oriented roles” and that is NOT easy. As friends they can play well with others but they may not work well together and teamwork often breaks friendships. The common complains among students is friends now act like “Bosses” and order others what to do. Furthermore, this type of team does not help students to learn how to work with people they do not know. Some teachers assign students into teams based on their grades. This approach puts top students in teams and “average students” into other teams so the class has several teams with wider range of abilities. When “average” students work together, they learn the least but lose the most. When top students work together, they have many leaders but few followers as everyone wants to do thing their way so arguments are common among top student teams.

There is another approach that I often use but it takes time. I ask students to fill out a form detail all classes that they have taken and their skills, experiences and other knowledge. For example, if the task is to build a website, the team needs few members who have taken the web development class, few members who have knowledge of graphic design and someone who can write well. In addition to technical skills, the teams need someone who can help the team to function effectively, a team leader who can keep track of all activities and encourage others to contribute. To avoid the issue of “Leader talks but not do anything” symptom, team leader is a rotating role where each member takes turn to assume this role. In this approach, I create teams based on knowledge and skills with clearly defined roles, responsibilities for each member. Students have a chance to learn more about teamwork process in addition to the technical tasks and they often accomplish more than they could as individuals.

I explain to students that teamwork is NOT just a technical exercise but also a chance to learn how to work with others, especially with people that they do not know or people that they may not like. However, as a team they must learn to work together, they must learn how to get along and how to divide works equally based on their roles and responsibilities. They also have to learn self-managed, communication, sharing and collaboration to meet the goals and objectives of the task. This type of teamwork is a reflection of what really happens in the industry. As a professor, I consider teamwork as a learning experience that requires preparations and success or failure depends on how teams are organized.