Bạn tôi, một người chủ doanh nghiệp, bao giờ cũng nghĩ về phía trước và ông ấy muốn biết khi kinh tế được cải thiện thì ông ấy có thể làm cái gì khác để tiếp tục là doanh nhân thành công.

Ông ấy bảo tôi: “Tôi chắc chắn mọi sự sẽ thay đổi, một số công ti sẽ sống sót và một số có thể không sống được.  Toàn cầu hoá sẽ tác động tới mọi thứ và cạnh tranh sẽ dữ dội nhưng tôi sẽ phải chuẩn bị cái gì khác cho thay đổi này? Tôi không muốn để mọi thứ xảy ra cho tôi, tôi muốn kiểm soát số mệnh của mình.”

Tôi bảo ông ấy rằng cuộc khủng hoảng toàn cầu này có lẽ sẽ mất vài năm nhưng nó cũng cho phép người chủ doanh nghiệp như ông ấy lập kế hoạch và lấy hành động cần thiết để “nắm lấy cơ hội” khi kinh tế cải thiện. Tuy nhiên, có nhiều thách thức mà ông ấy có thể cần vượt qua và một số thách thức phải làm bằng việc dùng công nghệ thông tin. Ngày nay cấu trúc quản lí trong công ti ông ấy là tập trung hoá, cứng nhắc và không linh hoạt do đó khó thay đổi được. Vì tốc độ là điều bản chất của thế kỉ 21 cho nên điều đầu tiên ông ấy có thể làm là tái cấu trúc lại công ti của mình để bao quát với môi trường thay đổi nhanh chóng của kinh tế toàn cầu.  Ông ấy cần có cấu trúc quản lí mới phi tập trung hoá dựa trên mạng của công nghệ và con người và ông ấy nên tận dụng ưu thế của công nghệ để giải quyết các biến cố khi chúng xuất hiện. Chẳng hạn, hôm nay khi mọi sự xảy ra trong công ti của ông ấy, người quản lí viết ra một báo cáo cho ông ấy. Báo cáo này sẽ đi qua vài tầng những nhà quản lí, họ đọc và có thể viết lại nó để khớp với nhu cầu của họ, cho nên phải mất vài ngày trước khi nó đạt tới ông ấy. Với công nghệ thông tin như emails và Instant Messenger, ông ấy có thể nhận báo cáo trong giây phút chứ không là vài ngày, giả định ông ấy cho phép cấu trúc quản lí được phi tập trung hoá. Cấu trúc quản lí mới này sẽ cho phép các nhân viên và công ti xem xét lại cách thức và khi nào quyết định được ban ra. Vì công ti của ông ấy đang làm kinh doanh toàn cầu, nhân viên của ông ấy phải có quyết định nào đó về chiều hướng, dịch vụ, sản phẩm và danh tiếng qua thị trường toàn cầu và đôi khi họ phải ra quyết định bên ngoài cấu trúc quản lí. Đây là chỗ vai trò, trách nhiệm và sự đảm nhiệm của mọi vị trí phải được xác định rõ ràng.

Bạn tôi dường như không thoải mái lắm nhưng là người có tâm trí cởi mở, ông ấy hỏi: “Trong trường hợp đó, tôi không nên có cấu trúc trên xuống mà là cấu trúc ngang phẳng sao? Nó làm việc thế nào?”

Tôi bảo ông ấy: “Đó là lí do tại sao mối quan hệ lại quan trọng trong cấu trúc mới này. Thay vì chỉ huy, người quản lí phải có mối quan hệ tốt với nhân viên và bên trong loại quan hệ này mọi người hiểu vai trò và trách nhiệm của họ. Thay vì cấu trúc như chỉ huy và kiểm soát quân sự, ông phải cấu trúc như gia đình. Trong gia đình, có mối quan hệ giữa mọi người dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ.”

Trong vài năm tới, các biến cố sẽ xảy ra rất nhanh cho nên nhân viên phải phản ứng nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu bằng việc dựa vào các qui trình được xác định rõ dựa trên khối lượng lớn thông tin và hợp tác có tổ chức. Bằng việc có những công nhân tri thức giỏi và môi trường ‘làm việc cùng nhau,” người lãnh đạo có thể hiểu thấu các cơ hội cho doanh nghiệp của mình và cạnh tranh với doanh nghiệp khác. Điều này sẽ yêu cầu khối lượng lớn công sức trong việc thuê công nhân tri thức giỏi và cung cấp huấn luyện cập nhật để cho họ tất cả đều làm việc như một tổ bởi vì mọi việc “tạo giá trị” tương lai sẽ dồn trọng tâm vào tri thức, thị trường và khả năng dùng tri thức. Khi kinh tế cải thiện, mọi công ti sẽ cố gắng chiếm ưu thế và sự linh hoạt thị trường sẽ đòi hỏi việc lập kế hoạch và phối hợp tiên tiến giữa các nhân viên. Người chủ doanh nghiệp với tổ tốt nhất sẽ thắng.”

Bạn tôi hỏi: “Trong trường hợp đó, vai trò và kĩ năng yêu cầu để làm kinh doanh sẽ khác với điều chúng đã từng là vài năm trước đây sao?”

Tôi bảo ông ấy: “Vâng, nhất định rồi và đấy là loại quyền lãnh đạo đấy.” Người lãnh đạo tương lai sẽ không phải là người đứng chỉ huy nhân viên mà là người có chiến lược, tầm nhìn và chiều hướng. Bằng việc chia sẻ các qui trình và trách nhiệm doanh nghiệp, ông có thể tái cấu trúc công ti của mình thành công ti rất mạnh nơi mà “quyền làm chủ qui trình” và trách nhiệm có thể được phân chia cho các nhân viên của ông (cách quyền làm chủ được chia sẻ và ai được đặt ra các qui tắc trong từng qui trình). Đây là khái niệm mới có tên là “trao quyền” bởi vì mọi người trong công ti ông sẽ chịu trách nhiện cho kinh doanh của công ti. Họ chia sẻ số phận cùng công ti, họ tuân theo tầm nhìn và chiều hướng mà ông chia sẻ với họ. Để làm điều đó, công ti mới của ông sẽ phải phát triển các kĩ năng cộng tác liên tổ chức mạnh để thiết kế, phát triển, thực hiện và quản lí các qui trình nghiệp vụ chia sẻ. Điều này sẽ sinh ra năng lực cho công ti hiểu thấu các cơ hội thị trường nhanh chóng trước kẻ khác. Với nền kinh tế mới, thị trường mới, nhiều phương pháp mới đang nổi lên trong việc quản lí con người, tổ và tổ chức và nó sẽ thay đổi cách công ti làm kinh doanh, không cục bộ mà toàn cầu.

Người chủ doanh nghiệp không còn có thể dựa vào kinh nghiệm quá khứ để quản lí công ti của mình mà họ phải trở thành người lãnh đạo, người thúc đẩy thay đổi, khuyến khích canh tân, thống nhất mọi người qua các nhóm khác loại và là mô hình vai trò về tính thích ứng. Những người không thể đạt tới được mức cao hơn đó về quyền lãnh đạo sẽ không thành công trong thị trường toàn cầu cạnh tranh cao độ. Các công ti đầu tư vào phát triển tài năng sẽ thấy những cơ hội mới và tăng trưởng, trong khi các công ti không đầu tư vào công nhân có kĩ năng sẽ đối diện với rủi ro mới và thất bại tiềm năng. Các công ti đầu tư nỗ lực lớn vào phát triển hợp tác có tổ chức sẽ tận hưởng việc truy nhập lớn hơn vào công nhân có kĩ năng cao. Chẳng hạn, các công ti nổi tiếng như Microsoft, Google, IBM, Toyotas, hay Intel bao giờ cũng có ưu thế trong việc có được người giỏi nhất bởi vì người có kĩ năng cao muốn làm việc với các công ti quản lí tốt hơn. Các công ti có người lãnh đạo có tầm nhìn bao giờ cũng đặt ra qui tắc cho thị trường trong khi công ti với những người theo qui tắc sẽ không bao giờ dẫn đầu được. Người lãnh đạo tích cực thừa nhận và trau dồi tiềm năng của mọi tài sản bên trong công ti và biết cách thúc bẩy họ về các cơ hội phụ thêm, sẽ là người chủ doanh nghiệp thành công nhất trong thị trường toàn cầu này.

—–English version ——

Management in Knowledge Society

My friend, the business owner always think ahead and he wants to know when the economy improves what else could he do to continue to be a successful business person. He told me: “I am sure things will change, some companies will survive and some may not.  Globalization will impact everything and competition will be fierce but what else should I prepare for this change? I do not want to let thing happen to me, I want to control my destiny.

I told him that this global crisis will probably take several years but it also allows business owner like him to plan and take necessary actions to “grasp the opportunity” when the economy improves. However, there are several challenges that he may need to overcome and some have to do with the use of information technology. Today management structure in his company is centralized, rigid and inflexible therefore it is difficult to change. Since speed is the essence of the 21st century so the first thing he may do is to restructure his company to cope with the rapidly changing environment of a global economy.  He needs to have a new management structure which is decentralized based on a network of technology and people and he should takes advantage of technology to deal with events as they occur. For example, today when thing happens in his company, his manager fill out a report to him. The report will travel through several layers of managers who review and may rewrite it to fit their needs, so it takes several days before it reaches him. With information technology such as emails and Instant Messenger, he could receive the report in minute rather than days, assume he allows the management structure to be decentralized. This new management structure will allow employees and company to reconsider how and when decisions are made. Since his company is doing business globally, his employees should have some decisions about direction, services, products and reputation across global markets and sometime they have to make decisions outside the management structure. This is where roles, responsibility and accountability of every position must be clearly defined.

My friend seemed uncomfortable but being open-minded person, he asked: “In that case, I should not have a top-down but a flat horizontal structure? How does it work?

I told him: “That is why relationship is important in this new structure. Instead of giving command, manager must have good relationship with employees and within this kind of relationship people understand their roles and responsibilities. Instead of structure like military command and control, you must structure like a family. In a family, there is relationship between people based on their roles and responsibilities”.

In the next few years, events will happen very fast so employees must react quickly to meet demand by relying on well-defined processes based on massive amounts of information and teamwork. By having the best knowledgeable workers and a “working together” environment, leader like him could grasp opportunities for his business and compete with others. This will require significant amount of efforts in hiring the best knowledge workers and provide up to date trainings so they all work as a team because all future “value-creation” will center on knowledge, markets and the ability to use knowledge. When the economy improves, every company will try to take advantage and market volatility will demand advanced planning and coordination among employees. The business owner with the best team will win.

My friend asked: “In that case, the roles and skills require to do business will be different from what they were just a few years ago?”

I told him: “Yes, definitely and so is the kind of leadership”. Future leader will not be the one to give command to employees but the one with the strategy, the vision and the direction. By sharing business processes and responsibilities, you could restructure your company into a very powerful one where the “process ownership” and responsibilities can be divided among your employees (how ownership is shared and who gets to set the rules in each process). This is the new concept called “Empowerment” because everybody in your company will be responsible for the business of the company. They share a destiny with the company, they follow the vision and the direction that you share with them. To do that, your new company will have to develop strong inter-organizational collaborative skills to design, develop, implement and manage shared business processes. This will generate the capability for the company to grasp market opportunities rapidly before others. With the new economy, new market, several new methods are emerging in managing people, teams and organizations and it will change the way company do business, not locally but also globally.

Business owners can no longer rely on past experience to manage their companies but they must become leaders who promote changes, spur innovation, unify people across disparate groups and be role models of adaptability. Those who cannot reach that higher level of leadership will not be successful in the highly competitive global market. Companies that invest in developing talent will find new opportunities and grow, while companies that do not invest in skilled workers will face new risks and potential failure. Companies that invest significant efforts into developing strong teamwork will enjoy greater access to highly skilled workers. For example, well known companies such as Microsoft, Google, IBM, Toyotas, or Intel always have advantages in getting the best people because highly skilled people wants to work for better management companies. Companies with visionary leaders always set the rule in the competitive market while company with people who follows the rule will never take the lead. An active leader recognizes and cultivates the potential of every asset within the company and knows how to leverage them for additional opportunities, will be the most successful business owner in this global market.