“Mọi công ti đều cần công nhân. Bất kì kích cỡ, lớn hay nhỏ, thành công của công ti phụ thuộc vào hiệu năng của công nhân của nó. Nhiều năm trước, các công ti có “bộ phận nhân sự” để quản lí việc thuê, sa thải, và trả lương cho công nhân. Chức năng này bị giới hạn và thường tách rời khỏi hoạt động hàng ngày cho nên nó không còn hiệu quả. Ông phải hiểu rằng ngày nay tài sản của công ti thay đổi từ vốn và thiết bị, cái thuộc vào người chủ công ti, sang tri thức và kĩ năng, cái thuộc vào công nhân. Để đảm bảo rằng những tài sản này được làm tối đa đáp ứng cho mục đích của công ti, cách quản lí mới phải được tạo ra để thuê, phát triển và giữ lại công nhân, có tên là quản lí nhân lực. Chức năng mới này không thuộc vào quản trị nhân sự nữa mà là một phần của hệ thống quản lí.”

Ông ấy nói: “Tôi đồng ý rằng chúng tôi phải hội tụ vào việc thuê công nhân có kĩ năng tương ứng với qui trình được xác định tốt cho nhất quán. Chúng tôi cần làm gì nữa?”

Tôi giải thích: “Ông cần thiết lập việc trả lương và ích lợi đúng sánh đúng với đóng góp cho công ti ông. Ông phải theo sát thị trường việc làm và giữ cho lương của công nhân của ông được hiện thời với thị trường. Trả lương cần được cảm nhận là công bằng. Nhiều công ti cho lương tốt trong năm đầu để hấp dẫn công nhân rồi giữ cho họ được nâng lương tối thiểu và hi vọng rằng công nhân của họ không đổi việc làm. Nếu ông không quan tâm đúng giá trị của công nhân thì không có lí do nào để họ coi công ti của ông là có giá trị. Nếu ông đối xử với họ một cách công bằng, họ biết cách đền đáp lại sự quan tâm của ông. Ngày nay tài sản công ti thuộc về công nhân và họ có thể ra đi bất kì lúc nào họ muốn, cho nên ông cần bảo vệ tài sản này bằng việc công bằng với công nhân của ông.”

Ông ấy đồng ý: “Tôi hiểu điều đó. Tôi phải chăm nom hơn để bảo vệ tài sản này. Tôi phải làm gì khác sau khi thuê họ?”

Tôi bảo ông ấy: “Công nhân của ông cần môi trường làm việc tốt để cho họ có thể có năng suất. Nhiều công ti phần mềm không chú ý tới môi trường làm việc. Văn phòng quá ồn ào tạo ra sao lãng không cần thiết và thường làm nhiễu năng suất của công nhân. Một số công nhân không thể tập trung được cho nên họ chỉ làm công việc ở mức tối thiếu. Công việc phần mềm là hoạt động trí tuệ yêu cầu việc phân tán tối thiểu. Để có lực lượng lao động hiệu quả và và hiệu lực, ông cần hỗ trợ cho công nhân bằng môi trường làm việc tốt không có sao lãng. Vấn đề khác là một số công ti có quá nhiều cuộc họp. Họp sáng, họp chiều, họp sớm, họp muộn nhưng phần lớn cuộc họp đều không được tổ chức đúng hay tập trung. Họp hành lấy đi thời gian làm công việc kém năng suất. Các công ti hàng đầu có số tối thiểu các cuộc họp cho nên công nhân của họ có thể hội tụ nhiều vào công việc của họ. Họp chỉ được triệu tập khi cần thiết, nó nên có chương trình nghị sự rõ ràng và được giữ không quá một giờ.”

Ông ấy cười: “Tôi đồng ý với gợi ý của ông về họp hành, tôi hiểu rằng nhiều người quản lí thích họp để cho họ cảm thấy là quan trọng nhưng điều đó phí thời gian và không cần thiết. Tuy nhiên giữ cho môi trường làm việc ít bị sao lãng yêu cầu đầu tư chính và tôi không chắc về điều này.”

Tôi giải thích: “Đầu tư tốt nhất là đầu tư vào người riêng của ông. Bằng việc có môi trường làm việc tốt ông có thể thấy việc tăng năng suất của công nhân. Ông cần theo các công ti phần mềm hàng đầu như Microsoft, Google và Facebook. Trong các công ti này, mọi người phát triển đều có phòng làm việc tách rời để cho họ có thể hội tụ vào công việc của họ với sao lãng tối thiểu. Ăn sáng, ăn trưa, ăn tối là có sẵn bên trong công ti cho nên công nhân không phải rời khỏi môi trường làm việc. Nước uống sẵn có ở mọi góc tầng cho nên công nhân không phải đi rất xa. Tại sao những công ti này làm điều đó? Bởi vì họ muốn công nhân của họ ở lại và làm việc. Nếu công nhân phải rời đi để ăn trưa, họ mất thời gian quí giá. Nếu họ phải đi ra nhà hàng họ có thể mất tập trung vào công việc của họ. Những công ti này biết cái gì đó về công việc trí tuệ và cách mọi thứ làm sao lãng công nhân của họ.”

Ông ấy dường như được thuyết phục: “Điều đó thú vị đấy, tôi đã không biết môi trường làm việc có liên quan tới quản lí nhân lực. Xin nói tiếp về chủ đề thú vị này.”

Tôi tiếp tục: “Nhiều công ti hội tụ vào trao đổi bên ngoài để đảm bảo rằng khách hàng nhận được thông tin quan trọng trên cơ sở đúng hạn nhưng không chú ý về trao đổi nội bộ. Trao đổi bên trong một tổ chức là bản chất và cần được quản lí. Ngày nay với email, thư thoại thật dễ dàng trao đổi với công nhân thường xuyên nhưng nhiều người quản lí quá bận rộn không làm điều đó. Thiếu thông tin, không biết cái gì xảy ra thường tạo ra tin đồn giả. Tôi đã thấy những nơi tin đồn là phương tiện chính cho trao đổi nội bộ. Tình huống như vậy chắc chắn là không thật tốt cho môi trường làm việc, đặc biệt nếu tin đồn là không đúng. Điều quan trọng cho người quản lí là chia sẻ thông tin với công nhân trên cơ sở thường xuyên.”

Ông ấy đồng ý: “Chúng tôi cần chú ý nhiều hơn tới trao đổi nội bộ. Có cái gì khác nữa không?”

Tôi tiếp tục: “Điều tôi đã nhắc tới là những nền tảng của quản lí nhân lực như thiết lập chính sách, chuẩn và qui trình để quản lí thuê người, chọn người, trả lương và cung cấp môi trường làm việc tốt. Điều quan trọng nhất là thiết lập việc đánh giá hiệu năng của công nhân. Đánh giá hiệu năng giúp cho ông thiết lập các mục tiêu và cách đo công việc được thực hiện theo các mục tiêu đó. Đây là hoạt động then chốt của người quản lí. Đầu tiên họ phải xác định nghĩa vụ và trách nhiệm cho từng công nhân và cho từng việc làm. Họ phải mô tả mục đích hiệu năng mà có thể đo được cho từng công nhân. Chẳng hạn, Viết mã trong C++ cho dự án X. Tiến hành kiểm thử đơn vị để kiểm lỗi và sửa các lỗi đó trước khi phần mềm được đưa ra cho khách hàng. Mục đích hiệu năng có thể được đo như không có quá 5 lỗi trên một nghìn dòng mã sau khi đưa ra phần mềm cho khách hàng. Nếu phần mềm vẫn còn lỗi điều đó nghĩa là công nhân không kiểm thử mã và do đó không làm được việc làm. Người quản lí cần có cuộc họp phản hồi với các công nhân về hiệu năng của họ trên cơ sở đều đặn và giữ bản ghi về hiệu năng của họ để phân tích như cái vào cho thù lao hàng năm của họ. Công nhân giỏi nhất nên được thừa nhận dựa trên thành tựu của họ và đáp ứng các mục tiêu. Bằng việc đãi ngộ tương ứng cho họ, ông có thể bảo vệ được “tài sản của ông”. Bằng việc chia sẻ thông tin thường xuyên, ông xây dựng tin cậy với công nhân để cho họ cảm thấy rằng họ là một phần của công ti của ông và đây là điều bản chất của quản lí nhân lực. Tất nhiên, ông có thể dùng quản lí hiệu năng để giúp cải tiến hiệu năng của một số công nhân nữa. Một công ti tốt phải có chương trình đào tạo để cải tiến năng lực của công nhân của họ. Nhiều công ti coi đào tạo như chi phí chứ không phải là đầu tư. Điều đó là sai. Đào tạo giúp cải tiến năng suất của công nhân và hỗ trợ cho họ đạt tới mục đích công ti. Đánh giá hiệu năng cũng có thể được dùng để nhận diện những người không hiệu năng. Ông có thể quyết định rằng một số công nhân không thể thực hiện thành công tốt trong công ti của ông.

—-English version—-

Managing human resource part 2

“Every company needs workers. Regardless of the size, large or small, the company’s success or failure depends on the performance of its workers. Many years ago, companies have a “personnel department” to manage the hiring, firing, and paying workers. This function is limited and often separate from the daily activities so it no longer effective. You must understand that today the assets of company change from capitals and equipments, which belong to the owner of the company, to knowledge and skills, which belong to the workers. To ensure that these assets are maximized to meet the company’s goals, a new way of management must be created to hiring, developing, and retaining workers called human resource management. This new function does not belong to personnel administration anymore but it is part of the management system.

He said: “I agree that we must focus on hiring skilled workers according to a well-defined process for consistency. What else do we need?”

I explained: “You need to establish proper pay and benefits that match a worker’s contribution to your company. You must monitor the job markets and keep your workers’ salary current with the market. Payment needs to be perceived as fair. Many companies give good salary in the first year to attract workers then keep their raise to a minimum and hope that their workers do not change jobs. If you do not value the workers then there is no reason that they value your company. If you treat them with fairness, they know how to return your consideration. Today company assets belong to the workers and they can leave anytime they want, so you need to protect these assets by being fair with your workers.”

He agreed: “I understand that. I have to be more careful to protect these assets. What else should I do after hiring them?”

I told him: “Your workers need a good work environment so they can be productive. Many software companies do not pay attention to the work environment. An office that is too noisy creates unnecessary distraction and often interfere with workers’ productivity. Some workers cannot concentrate so they just doing the minimum work instead. Software work is an intellectual activity which require minimum distractions. To have a efficient and effective workforce, you need to support your workers with a good working environment without distraction. Another issue is some companies have too many meetings. Morning meeting, afternoon meeting, early meeting, late meetings but most are not properly organized or focus. Meetings take away time to do productive work. Top companies have minimum numbers of meeting so their workers can focus more on their work. Meeting is only called when necessary, it should have clear agenda and kept no more than an hour.”

He laughed: “I agree with your suggestion about meeting, I understand that many managers like to have meeting so they feel important but it waste time and unnecessary. However to keep a less distract work environment requires a major investment and I am not sure about this.”

I explained: “The best investment is to invest in your own people. By having a nice work environment you can see an increase in workers’ productivity. You need to follow top software companies like Microsoft, Google and Facebook. In these companies, all developers have separate offices so they can focus on their work with minimum distraction. Breakfast, Lunch and Dinner are available inside the company so workers do not have to leave the work environment. Drinking water is available at every floor corner so workers do not have to go very far. Why are these companies doing that? Because they want their workers to stay and work. If they have to leave for lunch, they lose their precious time. If they have to go to a restaurant they may lose their concentration on their works. These companies know something about intellectual work and how things distract their workers.”

He seemed convinced: “That is interesting, I did not know work environment relates to human resource management. Please continue on this interesting topic.”

I continued: “Many companies focus on external communication to insure that customers receive important information on a timely basis but not on internal communication. Communication within an organization is essential and needs to be managed. Today with email, voice mail it is so easy to communicate with workers frequently but many managers are too busy to do that. Lacking of information, without knowing what happened often create false rumors. I have seen places where the rumor is the only means of internal communication. Such a situation is certainly not very good to a work environment, especially if the rumor is not correct. It is important for manager to share information with workers on a frequent basis.”

He agreed: “We need to pay more attention to internal communication. Is there anything else?”

I continued: “What I mentioned are some fundamentals of human resource management such as establishing policies, standards and process to manage hiring, selecting, paying and provide a good working environment. The most important is to establish a performance evaluation of workers. Performance evaluation helps you to establish objectives and measure the work performed against those objectives. This is a key activity of your managers. First they must define the job duties and responsibilities for each workers and for each job. They must describe the performance goals that can be measured for each worker. For example, Write code in C++ for Project X. Conduct unit test to check for defects and fix those defects before the software is released to customers. Performance goals can be measured such as not to have more than 5 defects per thousand lines of code after release software to customers. If the software still have defects that means the worker does not test the code and therefore not do the job. Manager needs to have feedback meeting with workers about their performance on a regular basis and keep a record of their performance for analysis as input to their annual compensation. The best workers should be recognized based on their achievements and meet the objectives. By compensate them accordingly, you can protect “your assets”. By sharing information frequently, you build a trust with your workers so they feel that they are part of your company and this is the essence of human resource management. Of course, you can use performance measurement to help improve the performance of some workers too. A good company must have a training program to improve the capabilities of their workers. Many companies consider training as a cost rather than an investment. That is wrong. Training helps improve workers’ productivity and support them to achieve the company goals. Performance evaluation can also be used to identify non-performers. You may decide that some workers cannot successfully perform well in your company.