Trong nhiều năm, danh hiệu “người quản lí” được liên kết với việc quản lí con người. Vai trò của người quản lí chủ yếu dựa trên quan niệm của việc chế tạo cũ rằng công nhân tự bản thân họ không thể làm được công việc mà cần giám sát, không có cấp quản lí công việc không thể được hoàn thành. Trách nhiệm của người quản lí là chỉ đạo công nhân, chấp thuận công việc của họ, kiểm soát ngân sách của nhóm họ quản lí, và thỉnh thoảng thuê hay sa thải công nhân.

Quan niệm này không còn hợp thức trong thời đại thông tin với công nhân kĩ thuật. Phần lớn những công nhân này được giáo dục đại học và được đào tạo tốt để làm công việc của họ. Do đó vai trò của người quản lí đã thay đổi nhưng ít trường dạy điều đó. Nhiều trường vẫn dùng sách giáo khoa cổ điển từ thời đại chế tạo. Với đào tạo sai, nhiều người quản lí là không hiệu quả cho nên các dự án bị hỏng và công ti không đạt tới mục tiêu doanh nghiệp của họ. Về căn bản vai trò mới của người quản lí không phải là bảo công nhân phải làm gì mà động viên họ làm hết sức mình và giúp họ vượt qua mọi chướng ngại mà họ đang đối diện. Việc làm của người quản lí mới bao gồm ba trách nhiệm: quản lí con người; quản lí qui trình; và quản lí hiệu năng.

Quản lí con người là về cung cấp viễn kiến và phương hướng cho nhóm. Theo định nghĩa, nhóm có thể gồm một hay vài tổ, kích cỡ nhóm có thể biến thiên từ năm mươi tới năm trăm người. Do đó, chính việc lãnh đạo của người quản lí là để hướng dẫn một nhóm như vậy hoàn thành các mục tiêu doanh nghiệp. Người quản lí giỏi phải hiểu tính năng động nhóm, biết cách xây dựng nhóm cố kết bằng việc khuyến khích cộng tác giữa các tổ bên trong nhóm và các thành viên nhóm. Người quản lí phải giải thích rõ ràng mục tiêu của nhóm, chức năng của nó bên trong công ti và lí do tại sao nó tồn tại. Để hiệu quả, người quản lí phải được đào tạo trong việc xây dựng tổ và hiểu rằng những quyết định tốt nhất được nhóm đưa ra chứ không bởi bất kì cá nhân nào. Mọi nhóm đều có các chuyên gia kĩ thuật và người quản lí phải dựa vào họ để đưa ra các quyết định kĩ thuật. Tuy nhiên, trước khi một quyết định được đưa ra, các thành viên nhóm phải được tham gia để hỏi câu hỏi, diễn đạt ý kiến của họ, và đề nghị các tuỳ chọn hay phương án. Việc chia sẻ thông tin có thể dẫn tới những quyết định mới và tốt hơn. Vì quyết định cuối cùng dựa trên đóng góp tập thể của các thành viên nhóm, họ sẽ hỗ trợ và quyết tâm thực hiện chúng.

Quản lí qui trình là về giữ nhất quán cho các hoạt động bên trong nhóm để đảm bảo chất lượng của công việc. Người quản lí giỏi phải xác định các qui trình cho nhóm tuân theo. Qui trình nhóm có thể dựa trên tri thức, kĩ năng và kinh nghiệm của người quản lí và cũng trong gióng thẳng với chính sách công ti để cho công nhân có thể tuân theo chúng tương ứng. Chính sách là chiều hướng, qui trình là bản lộ trình, và thủ tục là hướng dẫn. Nếu những điều này không được quản lí hiệu quả sẽ có hỗn độn. Không có chính sách, nhóm sẽ bị lẫn lộn; không có qui trình, nhóm sẽ không đi theo cùng chiều hướng mà làm bất kì cái gì họ cảm thấy khớp; không có thủ tục nhóm không biết cách làm mọi sự theo cách nhất quán mà dựa và trực giác riêng của họ. Tronh trường hợp đó, nhóm sẽ trôi giạt như chiếc lá nổi trên sông không phương hướng. Nhóm không có qui trình sẽ bị lạc. Họ sẽ vật lộn với việc thực hiện; các hành động sẽ bị trong hỗn độn thường xuyên rồi thất bại.

Quản lí hiệu năng là về giám sát hàng ngày tiến bộ của nhóm trong việc đạt tới các mục tiêu doanh nghiệp. Người quản lí giỏi phải theo dõi các hoạt động của nhóm để chắc dự án theo lịch, trong ngân sách và sẽ đáp ứng mục đích doanh nghiệp. Người quản lí giỏi phải được đào tạo để giám sát qui trình thực tế và làm điều chỉnh nếu cần. Điều đó cho phép người quản lí giữ nhóm vẫn đảm nhiệm được các hành động của họ và cũng giữ cho người chủ công ti được thông báo.

Điều quan trọng cần chú ý là người quản lí được đào tạo tốt có thể đem lại nhiều thứ cho công ti hơn chỉ là khả năng quản lí con người. Bằng việc hiểu vấn đề về con người, qui trình và hiệu năng, người quản lí có thể giúp cho công ti đạt tới mục tiêu doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh này.

—-English version—-

Managing technical people

For many years, the title “manager” is associated with the management of people. The role of a manager is based mostly from an old manufacturing concept that workers cannot do the work by themselves but need supervision, without management the works cannot be accomplished. The responsibility of a manager is giving workers direction, approves their works, controls budget of the group they are managing, and sometime hiring or firing workers.

This concept is no longer valid in the information age with technical workers. Most of these workers are college educated and well trained to do their works. Therefore the role of managers has changed but few schools are teaching it. Many are still using the classical textbooks from the manufacturing era. With the wrong training, many managers are not effective so projects failed and companies did not achieve their business objectives. Basically the new role of the manager is not about telling workers what to do but motivate them to do their best and help them to overcome any obstacles that they are facing. The new manager’s job consists of three responsibilities: People Management; Process Management; and Performance Management.

People Management is about providing the vision and direction to the group. By definition, a group may consist of one or several teams, the group size may vary from fifty to five hundred people. Therefore, it takes the leadership of the manager to guide such a group to accomplish the business objectives. A good manager must understand group dynamic, knowing how to build a cohesive group by encourages the cooperation among teams within the group and group members. The manager must clearly explain the objectives of the group, its functions within the company and the reason why it exists. To be effective, the manager must be trained in team building and understand that the best decisions are made by the group not by any individual. Every group has some technical experts and manager must rely on them to come up with the technical decisions. However, before a decision is made, group members must get involved to ask questions, express their opinions, and propose options or alternatives. The information sharing may lead to new and better decisions. Since the final decision is based on the collective contribution of group members, they will support and commit to implement them.

Process Management is about keeping consistency to the activities within the group to ensure quality of the work. A good manager must define processes for the group to follow. The group process may be based on the manager’s knowledge, skills and experience and also in alignment with company policy so workers can follow them accordingly. The policy is the direction, the process is the road map, and the procedure is the guide. If these are not effectively managed there will be chaos. Without a policy, the group will be confused; without the process, the group will not moving in the same direction but do whatever they see fit; without procedure the group do not know how to do thing in a consistent manner but rely on their own intuitions. In that case, the group will drift like a leaf floating in the river with no direction. A group without process will be lost. They will struggle with implementations; activities will be in constant chaos then fail.

Performance Management is about daily monitoring of the group progress in achieving its business objectives. A good manager must track the group’s activities to make sure projects are on schedule, within budget and will meet business goals. A good manager must be trained to monitor actual progress and make adjustments if needed. It allows manager to hold the group accountable for their actions and also keeps company owners informed.

It is important to note that well trained managers can bring a lot more to company than just the ability to manage people. By understand the issues of people, process and performance, a manager can help company achieve its business objectives in this competitive market.