Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một phần tích hợp của vận hành của nhiều doanh nghiệp.

Thành công của công ti được gắn với việc dùng công nghệ thông tin và ứng dụng hiệu quả của nó. Các hoạt động đang trở thành các qui trình chuẩn với các vai trò, trách nhiệm và thẩm quyền. Công nhân sẽ có truy nhập vào thông tin mà cho phép họ ra quyết định nào đó dựa trên trách nhiệm của họ mà không phải đợi chỉ đạo của cấp quản lí. Ứng dụng CNTT được dùng để tự động hoá nhiều hoạt động, từ tài chính , kế toán, tới theo dõi, đo và thu thập dữ liệu để phân tích kĩ hơn và làm báo cáo.

Với ứng dụng của CNTT, có nhu cầu cao về kiểu người quản lí mới, người có thể tối ưu hoá qui trình doanh nghiệp bằng việc quản lí và thực hiện công nghệ mới. Với việc dùng tính toán mây và phần mềm như dịch vụ, các công ti sẽ không cần công nhân CNTT kĩ năng thấp hơn ở trung tâm dữ liệu để duy trì và hỗ trợ hệ thống CNTT vì chúng sẽ  được khoán ngoài cho các nhà cung cấp dịch vụ tính toán mây. Tuy nhiên, công ti sẽ cần công nhân có kĩ năng công nghệ cao hơn để tự động hoá các qui trình doanh nghiệp của họ để hiệu quả và năng suất. Những việc tự động hoá và chuẩn hoá này sẽ yêu cầu một kiến trúc được thiết kế tốt để đảm bảo cho hệ thông tin được tích hợp đầy đủ toàn công ti. Không có chúng, sẽ có hỗn độn nếu mọi đơn vị hay chức năng trong công ti điều chỉnh bất kì ứng dụng nào họ muốn mà không có xem xét gì tới cách thông tin của họ được tích hợp với hay được chia sẻ ngang qua các khu vực khác của công ti. Đó là lí do tại sao một kiểu người quản lí mới được cần để quản lí các hệ thông tin này.

Người quản lí doanh nghiệp truyền thống được đào tạo để quản lí con người nhưng kiểu người quản lí mới được giáo dục để quản lí công nghệ. Những người quản lí này phải có cả kĩ năng doanh nghiệp và kĩ thuật. Hội tụ là vào quản lí các tài nguyên kĩ thuật mấu chốt và kiểm soát chúng để đảm bảo qui quản (governance) hiệu quả về sử dụng hệ thống và tài nguyên. Những người quản lí này phải có tri thức về thiết kế qui trình và tối ưu hoá, hiểu qui trình doanh nghiệp, và có truy nhập vào dữ liệu để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định như các hệ thông minh doanh nghiệp.

Theo cách truyền thống về tổ chức một công ti, từng phần của doanh nghiệp vận hành như “các chức năng độc lập”. Từng chức năng có thể được tối ưu hoá về vai trò đặc thù của nó, để phát triển sản phẩm hay cung cấp dịch vụ. Chẳng hạn, chức năng tài chính sẽ có người tài chính riêng của nó, hệ thống máy tính riêng của nó hội tụ vào tài chính. Hệ thống tài chính chẳng liên quan gì tới chức năng tài nguyên nhân lực (HR) điều hội tụ vào việc thuê người và quản lí nhân viên công ti. Vì chức năng tài nguyên nhân lực vận hành độc lập với các chức năng khác, nó sẽ có người HR riêng của nó và hệ thống máy tính riêng của nó hội tụ vào hồ sơ nhân viên, trả lương và các chính sách khác. Trong mọi công ti, có vài chức năng độc lập và hệ thống máy tính độc lập không tương tác với nhau. Do đó sẽ rất khó có được thông tin có nghĩa để tối ưu hay thu thập dữ liệu. Nó rất không hiệu quả, tốn kém và khó thay đổi.

Với toàn cầu hoá, cạnh tranh là dữ dội và những qui tắc mới là tốc độ và hiệu quả. Áp dụng của CNTT sẽ giúp cải tiến tính cạnh tranh của công ti bằng việc cải tiến tốc độ và tính hiệu quả. Điều này nghĩa là mọi thứ phải thay đổi và được tích hợp. Việc áp dụng các ứng dụng CNTT toàn diện như lập kế hoạch tài nguyên công ti Enterprise Resource Planning (ERP), quản lí quan hệ khách hàng Customer Relationship Management (CRM), và quản lí dây chuyền cung cấp Supply Chain Management (SCM) đang được áp dụng trong nhiều công ti để thu được các ưu thế đó.

Tuy nhiên, với các công ti được tổ chức theo cấu trúc chức năng truyền thống, sẽ rất khó thích nghi với nhu cầu doanh nghiệp thay đổi. Trong nhiều năm những chức năng này đã tiến hoá chỉ theo một mục đích và hệ thống của nó được tối ưu cho một mục đích đó. Trong cách mới để tổ chức cấu trúc công ti, doanh nghiệp được tổ chức thành “các qui trình chuẩn được tích hợp” để cung cấp dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của nhiều chức năng của doanh nghiệp. Việc quản lí các qui trình được tách rời khỏi việc quản lí doanh nghiệp. Thiết kế dịch vụ yêu cầu tri thức chuyên gia thiết kế hệ thống, tích hợp dịch vụ yêu cầu quản lí dữ liệu toàn doanh nghiệp, và sử dụng hiệu quả công nghệ yêu cầu các chuẩn và kĩ năng kĩ thuật. Tính mau lẹ của công ti sẽ phụ thuộc vào thiết kế tổng thể trong đó các dịch vụ doanh nghiệp tham gia vào tạo ra giá trị khách hàng. Những trách nhiệm này không thuộc vào cá nhân người quản lí chức năng hay người quản lí tuyến nghiệp vụ, mà yêu cầu cảnh quan toàn công ti. Qui quản (governance) hiệu quả cũng dựa trên truy nhập vào thông tin về vận hành của doanh nghiệp, được dẫn ra từ các hệ thống vận hành doanh nghiệp đa dạng và được tích hợp vào trong các cách nhìn nhất quán.

Hậu quả là, như người quản lí công nghệ, người quản lí hệ thông tin mới được đào tạo để hỗ trợ cho việc dùng hiệu quả công nghệ để đảm bảo rằng các giải pháp được làm tối ưu cho công ti như một toàn thể, không cho quyền lợi đặc thù của một đơn vị doanh nghiệp hay khu vực chức năng. Vì họ quản lí tích hợp hệ thống, họ sẽ đưa tới việc gióng thẳng theo doanh nghiệp và hệ thông tin hỗ trợ tương ứng theo viễn kiến được người chủ công ti đặt ra. Về căn bản họ phải có khả năng phát triển và làm có hiệu lực các chuẩn kĩ thuật và các chính sách để hỗ trợ cho việc tích hợp và tối ưu hoá trong toàn công ti. Họ phải quản lí mọi thu thập dữ liệu để hỗ trợ cho phân tích, lập kế hoạch và ra quyết định ở mọi mức. Họ phải quản lí đặc tả kiến trúc công ti về năng lực doanh nghiệp, hệ thống thông tin mà hỗ trợ cho họ và các qui trình qua đó họ đóng góp giá trị cho công ti và khách hàng của nó. Họ phải kiểm soát bảo vệ thông tin để đảm bảo tính mật, tính toàn vẹn và tính sẵn có của dữ liệu doanh nghiệp và hệ thống mà xử lí và truyền thông nó.

Ngày nay các gói phần mềm doanh nghiệp như ERP, SCM và CRM đang được thực hiện trên khắp thế giới nhưng tỉ lệ thất bại cũng cao bởi vì nhiều công ti vẫn vận hành như “đơn vị chức năng độc lập” và không như “qui trình chuẩn được tích hợp” xuyên suốt doanh nghiệp. Chừng nào cấp quản lí người chịu trách nhiệm làm cho điều đó xảy ra còn chưa được đào tạo tốt về quản lí hệ thông tin và hiểu tương tác của nhiều hệ thống xuyên suốt công ti, những hệ thống này sẽ không hiệu quả như chúng đáng phải vậy.

Vì việc của người quản lí đang đổi từ quản lí con người sang quản lí công nghệ, câu hỏi là bao nhiêu người sẵn sàng cho thay đổi này về chiều hướng? Bao nhiêu trường được chuẩn bị để cung cấp đào tạo quản lí trong “thời đại công nghệ thông tin” này?

—-English version—-

Information technology Management

Today Information Technology (IT) has become an integral part of the operation of many businesses. The success of the company is tied to its effective use of information technology and its applications. Activities are becoming standard processes with roles, responsibilities and authorities. Workers will have access to information that allows them to make certain decisions based on their responsibility without have to wait for management direction. IT applications are used to automate many operations, from finance, accounting, to tracking, measuring and collecting data for further analysis and report.

With the application of IT, there is a high demand for new types of manager who can optimize the business process by manage and implement new technologies. With the use of cloud computing and Software as a Services, companies would no longer need lower skilled IT workers in data center to maintain and support IT systems since they will be outsourced to cloud computing service providers. However, the company will need higher technology skilled workers to automate their business processes for efficiency and productivity. These automation and standardization will require a well designed architecture to ensure company-wide fully integrated information systems. Without them, there will be chaotic if every unit or function in the company could turn on any application they wanted without any consideration on how their information is integrated with or shared across other areas of the company. That is why a new type of manager is needed to manage these information systems.

Traditional business managers are trained to manage people but the new type of managers is educated to manage technology. These managers must have both business and technical skills. The focus is on the management of critical technical resources and controls them to ensure effective governance of systems and resource utilization. These managers should have knowledge of process design and optimization, understand business processes, and have access to data to support planning and decision-making such as Business Intelligence systems.

In the traditional way of organizing a company, each part of business operates as “independent functions”. Each function can be optimized for its particular roles, to develop product or provide service. For example, a finance function will have its own finance people, its own computer system that focuses on finance. The Finance system has nothing to do with the human resource (HR) function which focuses on hiring and managing company employees. As Human resource function operates independently from other functions, they will have their own HR people and its own computer system that focuses on employee records, payrolls, and other policies. In every company, there are several independent functions and independent computer systems that do not interact with each other. Therefore it would be very difficult to get meaningful information for optimization or data collection. It is very inefficient, expensive and difficult to change.

With globalization, competition is fierce and the new rules are speed and efficiency. The application of IT would help improving the competitiveness of the company by improving speed and efficiency. This means that everything must change and be integrated. The application of comprehensive IT applications such as Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), and Supply Chain Management (SCM) are being applied in many companies to gain those advantages.

However, for companies that organized by traditional independent functional structure, it would be very difficult to adapt to changing business needs. For many years these functions have evolved for a single purpose and its systems are optimized for that single purpose. In the new way of organizing a company structure, businesses are organized as “Integrated standard processes” to provide services to meet the needs of multiple functions of business. The management of processes is separated from the management of business. The design of services requires systems design expertise, the integration of services requires enterprise data management, and the efficient utilization of technology requires technical standards and skills. The agility of the company will depend on an overall design in which business services participate to produce customer value. These responsibilities do not belong to individual functional managers or line of business managers, but require a cross-company perspective. Effective governance also relies on access to information about the operation of the business, derived from the various business operation systems and integrated into consistent views.

Consequently, as manager of technology, the new information system managers are trained to support the effective use of technology to ensure that the solutions are optimized for the company as a whole, not for the particular interests of one unit of business or functional area. As they manage systems integration, they will drive the alignment of business and the supporting information systems according to a vision set by company owners. Basically they should be able to develop and enforce technical standards and policies to support integration and optimization throughout the company. They should manage all data collection to support the analysis, planning and decision-making at all levels. They should manage the company architecture-specification of business capabilities, the information systems that support them and the processes by which they contribute value to the company and its customers. They should control information protection to ensure the confidentiality, integrity and availability of enterprise data and the systems that process and communicate it.

Today enterprise software packages such as ERP, SCM and CRM are being implemented all over the world but the failure rate is also high because many companies are still operate as “independent functional units: and not as “Integrated standard process” across the enterprise. Unless the management who are responsible to make it happens are well trained in managing information system and understand the interaction of multiple systems across the company, these systems will not be effective as they should.

As the job of manager are changing from managing people to managing technology the question is how many people are ready for this change in direction? How many schools are prepared to provide management training in this “Information technology age”?