Don Hewitt tốt nghiệp từ CMU 25 năm trước đây. Hiện thời anh ấy làm việc như người quản lí cấp cao cho một công ti phần mềm rất lớn ở San Jose. Trong ba năm qua, anh ấy đã đi rất nhiều sang châu Á để tuyển cả sinh viên tốt nghiệp đại học và công nhân có kinh nghiệm cho công ti của anh ấy. Với sinh viên tốt nghiệp đại học, anh ấy thuê những người có bằng về khoa học máy tính, kĩ nghệ phần mềm, quản lí hệ thông tin, và kĩ nghệ máy tính. Trong cuộc viếng thăm tới CMU, anh ấy giải thích qui trình thuê người cho tôi:

“Chúng tôi nhận hàng nghìn bản lí lịch mỗi tháng từ châu Á. Chúng tôi có hai mươi nhăm nhân viên và tổ chức các bản lí lịch thành các loại nào đó như theo bằng cấp, trường học, khu vực học tập và kinh nghiệm làm việc. Từ các nhóm này chúng tôi lựa ra một số ứng cử viên đủ tư cách và tiếp xúc với họ qua điện thoại. Tiếp xúc đầu tiên này phần lớn chỉ là để thẩm tra thông tin, nhận diện các ưa thích kiểu công việc (kiểu khu vực phần mềm nào họ thích làm việc như doanh nghiệp, kĩ nghệ, phần mềm nhúng, phát triển web, trò chơi máy tính hay quản lí hệ thống v.v.) nhưng về căn bản xác định năng lực của họ để trao đổi trong tiếng Anh. Một số sinh viên có điểm tốt nhưng không thể trao đổi tốt cho nên chúng tôi phải loại họ ra. Nếu tiếp xúc đầu tiên qua điện thoại là tốt, thì đến lượt tôi gặp họ ở nước họ.”

Tôi hỏi: “Anh hỏi họ câu hỏi nào qua điện thoại?”

Anh ấy giải thích: “Chủ yếu là thông tin chung. Chúng tôi chỉ muốn thẩm tra trường học, điểm, tên và địa chỉ để chắc rằng họ đúng là người viết đơn của họ. Chúng tôi chỉ thuê các sinh viên từ đại học mà chúng tôi biết rằng có danh tiếng tốt. Chúng tôi có mối quan hệ tốt với vài đại học, chúng tôi biết chương trình đào tạo của họ, chúng tôi biết khoa của họ, và chúng tôi cũng đánh giá những người mà chúng tôi đã thuê từ những trường đó. Về căn bản tiếp xúc đầu tiên là để xác định liệu họ có thể trao đổi tốt trong tiếng Anh không. Việc đó thường được tiến hành bởi nhân viên phụ trách nhân sự cho nên không câu hỏi kĩ thuật nào được hỏi. Bằng việc loại bớt qua vòng đầu, chúng tôi làm hẹp lại danh sách các ứng cử viên xuống còn vài người có kĩ năng ngôn ngữ tốt.”

Anh ấy tiếp tục: “Khi tôi tiếp xúc với họ và thiết lập buổi phỏng vấn ở nước họ, tôi mong đợi những ứng cử viên này biết cái gì đó về công ti của chúng tôi. Họ phải hiểu doanh nghiệp của chúng tôi và tới có chuẩn bị để nói chuyện cũng như hỏi câu hỏi. Tuy nhiên, sau nhiều năm tuyển người ở châu Á, tôi thấy rằng phần lớn sinh viên không biết cách chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn. Nhiều người tới mà không có chuẩn bị gì. Nhiều người không biết cách hỏi câu hỏi cho nên cuộc đối thoại chỉ một chiều – tôi hỏi và họ trả lời – Đó không phải là đối thoại tốt. Cuộc phỏng vấn là cơ hội cho cả hai bên biết lẫn nhau, không phải là bài kiểm tra. Nếu họ không bày tỏ mối quan tâm nào, nếu họ tới mà không có chuẩn bị, nếu họ không biết cách hỏi câu hỏi thì không có gì mấy mà thảo luận. Trong trường hợp đó, họ thất bại vì tôi không thuê họ.”

Tôi hỏi: “Nhưng anh hỏi câu hỏi nào? Loại câu hỏi nào anh mong đợi họ hỏi anh?”

Anh ấy mỉm cười: “Tôi bảo họ kể cho tôi về loại dự án nào họ muốn làm việc? Cái gì là điều họ thực sự thích làm? Khu vực nào làm họ kích động? Không may là nhiều người trong số họ không biết họ muốn gì. Phần lớn đều bảo tôi rằng họ có thể làm bất kì cái gì công ti muốn họ làm. Đó không phải là câu trả lời tốt vì không ai có thể làm được mọi thứ. Nhiều sinh viên châu Á rất nhút nhát, họ không nói gì mấy và sẵn lòng chấp nhận bất kì phân công nào. Từ vị trí thuê người cho công ti, đó không phải là một chỉ dẫn tốt. Nếu họ không biết họ muốn gì, họ sẽ không thành công trong công nghiệp phần mềm. Nhiều người trong số họ thậm chí không biết gì về công ti của chúng tôi. Khi tôi hỏi họ “Bạn biết gì về công ti của tôi” nhiều người không biết cách trả lời. Nếu họ không biết gì về công ti mà họ muốn làm cho, điều đó nghĩa là họ thực sự không chăm nom. Trong trường hợp đó, họ không phải là người tôi muốn thuê.”

Tôi hỏi: “Có khác biệt giữa các sinh viên ở các nước này không?”

Anh ấy nói: “Có chứ, sinh viên ở Hàn Quốc nhiều tính khẳng định hơn, họ có thể giải thích tốt. Sinh viên Nhật Bản rất lễ phép và yên tĩnh nhưng nếu bạn đẩy họ, họ sẽ cho bạn câu trả lời. Sinh viên Trung Quốc có nhiều đề nghị nhưng họ không biết cách diễn đạt bản thân mình. Về tổng thể, rất ít người hiểu khác biệt giữa nghề nghiệp và việc làm. Phần lớn không có kế hoạch về điều họ muốn làm. Nhiều người chỉ nghĩ về có việc làm hải ngoại nhưng không nghĩ về nghề nghiệp trong công nghiệp. Khi tôi hỏi họ nghĩ gì về tương lai của họ trong năm hay mười năm tới, phần lớn chỉ nghĩ về có việc làm tốt nhưng không thể khởi thảo cái gì hơn. Dường như là họ không biết hay đã không nghĩ cái gì xa hơn.”

Tôi hỏi: “Trong trường hợp đó, anh sẽ cho họ lời khuyên gì? Cái gì sẽ là chìa khoá để được thuê?”

Anh ấy nói: “Họ phải có kế hoạch nghề nghiệp chứ. Họ phải biết họ muốn gì chứ. Họ phải hiểu về xu hướng của công nghiệp. Họ phải biết cái gì đó về công ti của chúng tôi và điều chúng tôi cần. Nếu họ đi tới cuộc phỏng vấn mà không có chuẩn bị điều đó nghĩa là họ không chăm nom. Nếu họ không hỏi câu hỏi nào điều đó nghĩa là họ không quan tâm. Thỉnh thoảng tôi sẽ hỏi họ câu hỏi về xu hướng công nghiệp như “Bạn nghĩ gì về tính toán mây?” Nhiều người không có ý kiến nào. Một số người thậm chí còn không biết nó là gì. Nếu họ không đi theo xu hướng này trong công nghiệp, hay không biết cái gì đang diễn ra trong công nghiệp thì đó là chỉ báo rằng họ không muốn xây dựng nghề nghiệp trong công nghiệp này. Ngày nay với nhiều thông tin thế trên internet, nếu họ không biết điều đó nghĩa là họ không đọc và có lẽ không chăm nom.”

Tôi hỏi: “Giả sử nếu cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và anh nhận diện được một số ứng cử viên thì bước tiếp sẽ là gì?”

Anh ấy nói: “Nếu ứng cử viên được lựa thì tôi đề nghị họ quay lại trong vòng vài ngày tới cho cuộc phỏng vấn cuối cùng. Đây là cuộc phỏng vấn từ xa với vài người trong công ti của tôi. Tất cả những người này đều là người quản lí thuê người điều có nghĩa là nếu được lựa chọn, ứng cử viên sẽ làm việc cho một trong những người này. Đây thực sự là cuộc phỏng vấn kĩ thuật vì ứng cử viên đã qua các kiểm tra ngôn ngữ và nghề nghiệp. Vào lúc này, chúng tôi biết khu vực phần mềm nào họ muốn làm việc cho nên tôi có thể đối sánh với những người quản lí cần thuê người của đơn vị doanh nghiệp đó. Các ứng cử viên cho các vị trí phát triển phần mềm mức vào việc có thể được mong đợi trả lời các câu hỏi kĩ thuật chi tiết. Các ứng cử viên tham gia phỏng vấn vào vị trí quản lí dự án có thể được mong đợi trả lời chi tiết về các câu hỏi lập kế hoạch, ước lượng, giám sát và thiết kế. Nhiều câu hỏi được hỏi là kiểu giải quyết vấn đề. Chẳng hạn “Bạn sẽ làm gì trong tình huống này?”, “Khi nào điều này xảy ra trong dự án, bạn sẽ giải quyết nó thế nào?”, “Làm sao bạn tiến hành một kịch bản trường hợp sử dụng cho tình huống ABC?” “Mô tả khác biệt giữa qui trình và nhiệm vụ?” “Thiết kế thuật toán để giải XYZ”. Chúng tôi mong đợi rằng ứng cử viên có thể diễn đạt ý tưởng, phát triển giải pháp hay hỏi những câu hỏi với người phỏng vấn để trả lời tốt hơn những câu hỏi này. Người phỏng vấn quan sát cách ứng cử viên này nỗ lực giải quyết vấn đề và đi theo qui trình ý nghĩ của ứng cử viên.”

Tôi hỏi: “Điều gì là vấn đề chung trong cuộc phỏng vấn này?”

Anh ấy cười: “Vấn đề chính là hầu hết các ứng cử viên đều không biết cách hỏi câu hỏi. Họ không biết cách phân tích vấn đề được cho. Phần lớn đều cố gắng giải quyết vấn đề ngay lập tức. Một số thậm chí còn bắt đầu viết mã. Đây mới thực sự là vấn đề tôi thấy ở châu Á. Sinh viên được dạy viết mã nhưng không biết gì mấy về phân tích và hiểu vấn đề. Khi một ứng cử viên biết cách hỏi câu hỏi để làm rõ ràng vấn đề, hay tìm vài phương án bằng việc cứ hỏi nhiều câu hỏi trước khi bắt đầu làm việc trên giải pháp, đó là người chúng tôi muốn thuê. Ứng cử viên bắt đầu viết mã ngay bao giờ cũng là người chúng tôi sẽ loại ra trước nhất. Thỉnh thoảng, chúng tôi cho ứng cử viên mười lăm phút để làm việc trên vấn đề rồi quay lại và thấy rằng anh ta vẫn viết mã cho dù giải pháp không phải là về viết mã chút nào. Chúng tôi mong đợi rằng nếu họ tốt nghiệp trong khoa học máy tính hay kĩ nghệ phần mềm thì họ phải đã biết cách viết mã rồi. Điều chúng tôi cần là kĩ năng giải quyết vấn đề, kĩ năng phân tích và năng lực trao đổi với khách hàng để hiểu nhu cầu của họ. Đây là kĩ nghệ yêu cầu, kiến trúc, phân tích vấn đề và thiết kế, không phải viết mã.”

“Phỏng vấn cuối cùng thực sự xác định nhu cầu nào của chúng tôi có thể khớp nhất với tập kĩ năng và mối quan tâm của ứng cử viên. Nó thực sự là về tri thức và kĩ năng của ứng cử viên để xem liệu ứng cử viên có là ai đó đặc biệt người có thể đóng góp cho sự tăng trưởng của công ti chúng tôi. Dựa trên hiệu năng của ứng cử viên, nhóm người quản lí sẽ bỏ phiếu “thuê” hay “không thuê”. Vì điều đó bao gồm nhiều người, quyết định này là quyết định chung cuộc. Khi tôi được thông báo về quyết định của họ, việc tiếp của tôi là làm việc trên giấy tờ và thị thực đặc biệt để  đem ứng cử viên đó vào Mĩ. Qui trình này thường mất vài tuần vì chúng tôi đã làm mọi công việc trước đó và có phép để thuê một số người theo thị thực đặc biệt. Nếu được chọn, các ứng cử viên được thông báo về kết quả trong vài ngày để họ có thể quyết định liệu có chấp nhận đề nghị của chúng tôi hay không. Họ cũng cần thời gian để chuẩn bị và tôi thường làm việc với họ qua toàn bộ qui trình này. Thỉnh thoảng, tôi thậm chí còn hộ tống cho một nhóm trong số họ vào Mĩ.”

Tôi hỏi: “Anh sẽ cho sinh viên hiện thời lời khuyên nào, những người muốn làm việc cho công ti của anh?

Anh ấy nói: “Phải được chuẩn bị. Phải có kế hoạch nghề nghiệp. Biết điều bạn muốn làm. Cải tiến tri thức và kĩ năng của bạn nếu bạn muốn xây dựng nghề nghiệp dài hạn với công ti của chúng tôi.”

Tôi hỏi: “Anh đề nghị cho các công nhân phần mềm người nước ngoài này loại lương nào?”

Anh ấy dường như ngạc nhiên: “Không có khác biệt gì cả. Khi họ làm việc ở Mĩ họ nhận cùng lương và lợi ích như bất kì ai khác. Chúng tôi không phân biệt bất kì ai vì đó là luật.”

Tôi hỏi: “Bao nhiêu công nhân nước ngoài anh có trong công ti anh hôm nay?”

Anh ấy trả lời: “Chúng tôi có xấp xỉ hai nghìn người. Chúng tôi vẫn phải thuê dựa trên hạn chế hạn ngạch về thị thực do chính phủ cấp. Vài năm chúng tôi được phép đem vào vài trăm người, vài năm chúng tôi có ít hơn. Điều đó thay đổi mọi năm. Tuy nhiên với thiếu hụt hiện thời, tôi tin chúng tôi sẽ thuê nhiều người hơn trong vài năm tới.”

—-English version—-

Job Interview

Don Hewitt graduated from CMU 25 years ago. Currently he work as senior manager for a very large software company in San Jose. In the past three years, he travelled extensively to Asia to recruit both college graduates and experienced workers for his company. For college graduates, he is hiring those with degrees in computer science, software engineering, information system management, and computer engineering. During a visit to CMU, he explain the hiring process to me:

“We receive thousands of resume every month from Asia. We have a staff of twenty five people to screen them, review them and organize them into certain categories such as degrees, schools, study areas, and working experiences. From these groups we select a number of qualified candidates and contact them over the telephone. This first contact is mostly to verify information, identify work-type preferences (What type of software area that they like to work on such as business, engineering, embedded software, web development, computer game or system management etc.) but basically determine their ability to communicate in English. Some students have good grades but could not communicate well so we have to eliminate them. If the first contact over the phone is good, then it is my turn to meet them in their country.”

I asked: “What kind of questions do you ask them over the phone?

He explained: “Mostly general information. We just want to verify schools, grade, names and address to make sure that they match their applications. We only hire students from universities that we know that have good reputation. We have good relationship with few universities, we know their training programs, we know their faculty, and we also evaluate people that we hired from those schools. Basically the first contact is to determine whether they can communicate well in English. It is usually conducted by human resource personnel so no technical question is asked. By having this first round elimination, we narrow down our list of candidates to a few who have the language skills.”

He continued: “When I contact them and set up interviews in their country, I expect these candidates to know something about our company. They must understand our businesses and come prepared to talk as well as asking questions. However, after several years recruiting in Asia, I found that most students do not know how to prepare for interviews. Many come unprepared. Many do not know how to ask questions so the conversation is only one way -  I ask and they answer – That is not a good conversation. An interview is a chance for both side to know each other, not a test. If they do not show any interest. If they do not come prepared. If they do not know how to ask questions then there is not much to discuss. In that case, they fail as I do not hire them.”

I asked: “But what kind of question do you ask? What kind of question do you expect them to ask you?

He smiled: “I ask them to tell me about what kind of projects do they want to work on? What are things that they really like to do? What area would excite them? Unfortunately many of them do not know what they want. Most tell me that they can do whatever the company want them to do. That is not a good answer since no one can do everything. Many Asian students are very shy, they do not say much and willing to accept any assignment. From the hiring company position, it is not a good indication. If they do not know what they want, they will not be successful in the software industry. Many of them do not even know anything about our company. When I ask them “What do you know about my company” many do not know how to answer. If they do not know anything about the company that they want to work for, that means they really do not care. In that case, they are not people that we want to hire”.

I asked: “Is there difference among students in these countries?

He said: “Yes, students in S. Korea are more assertive, they can explain well. Japanese students are very polite and quiet but if you push them, they will give you answers. Chinese students have a lot to offer but they do not know how to express themselves. Overall, very few understand the difference between career and job. Most do not have a plan of what they want to do. Many only think about having an oversea job but not a career in the industry. When I ask them what do they think of about their future in the next five years or ten years. Most only think of having good jobs but cannot elaborate anything further. It seems that they do not know or have not thinking anything further.”

I asked: “In that case, what kind of advice would you want to give to them? What would be the key to get hired?

He said: “They must have a career plan. They must know what they want to do. They must understand about the trends in the industry. They must know something about our company and what we need. If they come to an interview unprepared that means they do not care. If they do not ask any question that means they are not interested. Sometime I would ask them question about industry trends such as “What do you think about cloud computing ?” Many do not have an opinion. Some do not even know what it is. If they do not follow these trends in the industry, or know what is going on in the industry then it is an indication that they do not want to build a career in the industry. Today with so much information in the internet, if they do not know that means they do not read and probably do not care.”

I asked: “Assume if the interview go well and you identify some candidates then what would be the next step?”

He said: “If the candidate is selected then I asked them to come back within the next few days for the last interview. This is a teleconference interview with several people from our company. All of these people are hiring managers that means if selected, the candidates will work for one of these people. This is really about technical interview because candidates already passed the language and career tests. At this time, we know what area of software they want to work on so I can match them with hiring managers of that business unit. Candidates interviewing for the entry level software development positions can be expected to answer detailed software technical questions. Candidates interviewing for the project manager position can be expected to answer detailed about planning, estimation, monitoring and design questions. Many questions asked are problem solving type. For example “What would you do in this situation?”, “When this thing happen in a project, how would you solve it?”, “How would you conduct a use-case scenario for situation ABC?” “Describe the difference between a process and a task?” “Design an algorithm to solve XYZ”. We expect that the candidate can express the idea, develop solutions or ask questions of the interviewer in order to better answer these questions. The interviewer observes how the candidate attempts to solve problem and follows the candidate’s thought processes.”

I asked: “What are the common issues during this interview?”

He laughed: “The main issue is most candidates do not know how to ask questions. They do not know how to analyze the given problem. Most attempt to solve the problem right away. Some even start to write code. This is really a problem that I found in Asia. Students are taught to code but not much in analyzing and understand the problem. When a candidate know how to ask question to clarify the problem, or look for several alternatives by keep asking more questions before starting to work on the solution. That is the person that we want to hire. The candidate who start coding right away is always the one we will eliminate first. Sometime, we gave the candidate fifteen minutes to work on the problem then come back and found that he is still coding even the solution is not about coding at all. We expect that if they graduate in computer science or software engineering then they should know how to code already. What we need is the problem solving skills, the analytic skills and the ability to communicate with customers to understand their needs. This is requirements engineering, architect, problem analysis and design, not coding.”

“The last interview is really determine which of our needs can best fit the candidate’s skill set and interests. It is really about the knowledge and skills of the candidate to see if the candidate is someone special who can contribute to the growth of our company. Base on the candidate’s performance, the group of managers will vote “Hire” or “No Hire”. Since it involves several people, the decision is final. When I am informed about their decision, my next job is to work on special paperwork and visas to bring the selected candidate to the U.S. This process usually takes several weeks since we already do all the works previously and have permission to hire a number of people on special visas. If selected, candidates are informed about the outcome within few days so they can decide on whether to accept our offers. They also need time to prepare and I often work with them throughout this process. Sometime, I even escort a group of them to the U.S.”

I asked: “What kind of advice that you will give to current students who want to work for your company?

He said: “Be prepared. Have a career plan. Know what you want to do. Improve your knowledge and skills if you want to build a long term career with our company.

I asked: “What kind of salary do you offer these foreign software workers?”

He seemed surprised: “There is no different at all. When they work in the U.S they are receiving the same salary and benefits like anybody else. We do not discriminate anyone because it is the laws.”

I asked: “How many foreign workers do you have in your company today?”

He answered: “We have about approximately two thousands. We still have to hire based on certain quota restriction visas issued by government. Some year we have permission to bring in few hundred, some year we have less. It changes every year. However with the current shortage, I believe we will hire more in the next few years.