“Kĩ năng mềm” là kĩ năng liên con người như kĩ năng trao đổi, kĩ năng làm việc tổ, kĩ năng tổ chức, kĩ năng lãnh đạo, kĩ năng ra quyết định, kĩ năng giải quyết vấn đề v.v. Nhiều sinh viên, đặc biệt sinh viên kĩ thuật thường hội tụ vào kĩ năng kĩ thuật nhưng không chú ý tới kĩ năng mềm – đó là sai lầm lớn.

Cả kĩ năng kĩ thuật và kĩ năng mềm đều quan trọng ở chỗ làm việc. Về căn bản trong mười năm đầu trong nghề của bạn, kĩ năng kĩ thuật là quan trọng, nhưng sau đó bạn cần kĩ năng mềm nhiều hơn vì công nghệ sẽ thay đổi và bạn có thể không theo kịp nó. Khi bạn thăng tiến nghề nghiệp lên mức cao hơn trong công ti, bạn sẽ dựa nhiều vào kĩ năng mềm hơn là kĩ năng kĩ thuật.

Phần lớn các đại học không dạy kĩ năng mềm hay chỉ nhắc vắn tắt tới chúng. Không có đào tạo và thực hành đúng, sinh viên có thể không có khả năng phát triển những kĩ năng này. Chẳng hạn, phải mất thời gian và nhiều thực hành để phát triển kĩ năng làm việc tổ nhưng đây là những kĩ năng mà phần lớn các công ti yêu cầu từ sinh viên khi họ vào lực lượng lao động. Bạn có thể có kĩ năng kĩ thuật tốt nhưng nếu bạn không hoà hợp với người khác, bạn sẽ không giữ được việc làm lâu. Nhiều công ti tin rằng công nhân có kĩ năng mềm tốt có thể được đào tạo vào vị trí kĩ thuật nhưng ai đó chỉ có kĩ năng kĩ thuật sẽ khó học kĩ năng mềm vì những kĩ năng này không thể được phát triển trong thời gian ngắn.

Có những kĩ năng mềm quan trọng với một số công ti này hơn các công ti khác. Chẳng hạn, kĩ năng trao đổi là rất quan trọng trong công ti kinh doanh khi liên hệ với khách hàng là hoạt động chính. Có những kĩ năng mềm là quan trọng khi bạn bắt đầu làm việc. Chẳng hạn, làm việc tổ là rất quan trọng trong công ti công nghệ khi cộng tác và chia sẻ thông tin là hoạt động chính. Có những kĩ năng mềm là quan trọng khi bạn đi lên trong nghề nghiệp. Chẳng hạn, kĩ năng lãnh đạo và tổ chức là quan trọng cho các vị trí quản lí.

Sinh viên thường hỏi: “Nếu có nhiều kĩ năng mềm, cái nào em phải tập trung vào phát triển bây giờ?” Tôi tin kĩ năng trao đổi là quan trọng cho mọi sinh viên. Nhiều sinh viên nghĩ trao đổi là khả năng nói hay trình bày nhưng nó còn đi ra ngoài năng lực có đối thoại với người khác. Nó là về khả năng diễn đạt cái gì đó theo cách rõ ràng, chính xác và nhất quán. Nó không chỉ là nói mà còn là khả năng nghe chăm chú. Hiện thời, phần lớn đào tạo về trao đổi đều hội tụ vào kĩ năng trình bày hay kĩ năng đối thoại nhưng không nói nhiều về kĩ năng lắng nghe. Điều quan trọng là học cách lắng nghe cẩn thận và nghĩ trước khi bạn nói.

Một kĩ năng quan trọng khác là khả năng hoà hợp và làm việc cộng tác với người khác. Làm việc tổ là về tin cậy và hỗ trợ cho các thành viên tổ khác. Nhiều người kĩ thuật không thích làm việc trong tổ vì họ nghĩ rằng tự họ có thể làm được mọi thứ. Một số người muốn là “anh hùng,” hay được thừa nhận cá nhân nhưng họ không bao giờ thành công. Trong thế giới phức tạp này, không ai có thể làm việc một mình được. Làm việc theo tổ cần thời gian để phát triển cho nên sinh viên cần xây dựng kĩ năng này sớm nhất có thể được. Tôi thường phân công sinh viên làm việc trong tổ khi họ vào năm thứ nhất đại học. Đến lúc họ tốt nghiệp, ít nhất họ có bốn năm kinh nghiệm làm việc trong tổ.

Kĩ năng quan trọng khác là kĩ năng tổ chức và quản lí thời gian. Tổ chức nghĩa là khả năng lập kế hoạch, lập ưu tiên và tuân theo qui trình để làm cho công việc được thực hiện. Nhiều sinh viên thường bắt đầu bằng một hoạt động rồi nhảy sang hoạt động khác trước khi họ thậm chí kết thúc hoạt động thứ nhất. Đến cuối họ có thể bắt đầu nhiều hoạt động nhưng chẳng bao giờ kết thúc hoạt động nào. Để giúp phát triển kĩ năng tổ chức, tôi thường yêu cầu sinh viên phát triển danh sách các nhiệm vụ hàng ngày và lập ưu tiên cho chúng. Mỗi lúc họ hoàn thành một nhiệm vụ, họ đánh dấu kiểm cạnh việc đó. Họ không thể bắt đầu hoạt động tiếp chừng nào họ chưa kết thúc hoạt động trước. Quản lí thời gian nghĩa là năng lực làm việc hiệu quả và hiệu lực và không phí thời gian vào các hoạt động không cần thiết. Kĩ năng này yêu cầu các hoạt động lập kế hoạch và lịch biểu hàng hàng và tuân theo tương ứng. Tôi khuyên sinh viên phát triển lịch hàng ngày với thời gian lên lớp, thời gian tự học, thời gian học cùng tổ, và thời gian nghỉ thảnh thơi. Với mỗi giờ trên lớp, họ cần hai giờ để tự học và một giờ để học cùng tổ. Họ cũng cần ít nhất 6 tới 7 giờ để ngủ mỗi đêm và một giờ để thảnh thơi một mình.

Kĩ năng giải quyết vấn đề yêu cầu sinh viên nghĩ và phân tích vấn đề một cách cẩn thận trước khi phát triển giải pháp. Một khi vấn đề đã được nhận diện, họ phải phát triển ít nhất ba giải pháp rồi thảo luận với tổ để chọn giải pháp tốt nhất. Nhiều sinh viên vội vàng tập trung vào giải quyết vấn đề thay vì phân tích nó và thường phạm phải sai lầm bởi vì họ không hiểu vấn đề rõ. Bằng việc yêu cầu họ đi tới ba giải pháp, điều đó buộc họ phải phân tích vấn đề cẩn thận hơn và tiếp cận tới vấn đề theo các cảnh quan khác nhau.

—-English version—-

Develop soft skills

“Soft-skills” are interpersonal skills such as communication skills, teamwork skills, organization skills, leadership skills, decision making skills, problem solving skills etc. Many students, especially technical students, often focus on technical skills but do not pay attention to soft- skills – that is a big mistake. Both technical and soft-skills are important in the workplace. Basically in the first ten years of your careers, technical skills are important, but after that you need soft-skills more because technology will change and you may not be able to keep up with it. As you advancing your career to higher level in company, you will rely more on your soft-skills than technical skills.

Most colleges do not teach soft skills or only mention briefly about them. Without proper training and practices, students may not be able to develop these skills. For example, it takes time and a lot of practices to develop teamwork skills but these are skills that most companies require from students when they enter the workforce. You may have good technical skills but if you cannot get along with others, you will not keep your job for long. Many companies believe that workers with good soft skills can be trained for a technical position but someone with only technical skills would be difficult to learn soft skills because they cannot be developed in a short time.

There are soft skills that are more important to certain companies than others. For example, communication skills are very important in business companies as contact with customers is the main activity. There are certain soft-skills that are important when you start to work. For example, teamwork is very important in technology company as collaboration and sharing information are main activities. There are certain soft-skills that are important when you move up in your career. For example, leadership and organization skills are important for management positions.

Student often asked: “If there are many soft-skills, which one should I focus to develop now?” I believe communication skills are important for every student. Many students think communication is the ability to talk or to present but it goes beyond the ability to have a conversation with another person. It is about being able to express something in a clear, concise and coherent manner. It is not just talking but also the ability to listen carefully. Currently, most communication trainings are focusing on presentation skills or conversation skills but not much on listening skills. It is important to learn how to listen carefully and think before you speak.

Another important skill is the ability to get along and work collaboratively with others. Teamwork is about trusting and supporting other team members. Many technical people do not like to work in team because they think that they can do everything by themselves. Some want to be a “hero”, or get recognized personally but they never succeed. In this complex world, no one can work alone. Teamwork needs time to develop so students need to build this skill as early as possible. I often assigned students to work in team when they enter their first year in college. By the time they graduate, at least they have four year of experience working in team.

Other important skills are organization and time management skills. Organization means the ability to plan, to prioritize and to follow a process to get the work done. Many students often start with an activity then jump to another before they even finish the first one. In the end they may start many but never finish any. To help develop organization skill, I often require students to develop a list of daily tasks and prioritize them. Each time they finish a task, they put a check mark next to it. They cannot start the next activity until they finish the previous one. Time management means the ability to do work effectively and efficiently and not waste time on unnecessary activities. This skill requires planning and scheduling daily activities and follows that accordingly. I recommend student to develop a daily schedule with time to go to classes, time to study by themselves, time to study with team, and time to relax. For each hour in class, they need two hours to study by themselves and one hour to study with team. They also need at least 6 to 7 hours to sleep each night and one hour to relax in solitude.

Problem-solving skills require students to think and analyze the problem carefully before develop solutions. Once a problem has been identified, they must develop at least three solutions then discuss with the team to select the best one. Many students hurry to focus on solving problem rather than analyze it and often make mistake because they do not understand the problem well. By asking them to come up with three solutions, it forces them to analyze the problem more careful and approach problems with different perspectives.