Tôi có một người bạn vừa được đề bạt làm người quản lí dự án phần mềm. Anh ấy sung sướng bởi vì sau nhiều năm làm người lập trình, cuối cùng anh ấy cũng đạt được chức vụ mà anh ấy hằng mong muốn. Tuy nhiên, anh lại lo lắng bởi vì anh ấy không được huấn luyện gì và anh ấy hỏi xin lời khuyên.

Đây là điều tôi viết cho anh ấy:

Là người quản lí dự án, ưu tiên của bạn là thoả mãn các yêu cầu của khách hàng và hướng dẫn tổ dự án đạt tới thành công. Trách nhiệm mới của bạn bao gồm việc giải quyết các vấn đề, thiết lập mục đích cho dự án và cung cấp các hướng dẫn kĩ thuật thích đáng.

Vì bạn chưa được luấn luyện đối với chức vụ này, bạn có thể thiếu những kĩ năng nào đó trong công việc mới của mình. Kĩ năng kĩ thuật có lẽ là một nhân tố để bạn được chọn làm quản lí nhưng bạn sẽ cần các kĩ năng bổ sung khác để có hiệu quả đầy đủ. Hãy nhìn một cách trung thực vào những điểm mạnh và yếu của mình và làm kế hoạch để cải thiện mọi điểm yếu.

Bạn cần sự giúp đỡ trong cách đối xử quan hệ giữa con người, giải quyết xung đột và chuẩn bị xử trí các tình huống từ việc thuê người tới sa thải nhân viên và thương lượng với khách hàng. Là người lãnh đạo dự án, bạn sẽ có trách nhiệm điều phối công việc của những người khác, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ, và tiến hành hành động sửa chữa khi mọi sự đi không đúng.

Bạn nên tham gia khoá huấn luyện về quản lí dự án, và bắt đầu đọc các sách và bài báo về quản lí dự án. Khả năng của bạn trong việc lập các ưu tiên, tổ chức các buổi họp có hiệu quả, và trao đổi ý kiến rõ ràng sẽ tác động tới khả năng của bạn như một người quản lí. Việc thừa nhận và khen thưởng cho thành tích của các thành viên tổ của bạn cũng là cách quan trọng làm cho họ được động viên. Việc thừa nhận có thể biến thiên từ những việc tượng trưng (lời cám ơn) cho tới vật chất (quà tặng, tiền, thưởng). Bằng việc dành ra một chút ý nghĩ và tiền bạc trong chương trình thừa nhận và khen thưởng, bạn có thể thu được nhiều sự hợp tác từ các thành viên tổ.

Là người quản lí mới, bạn phải lập mục đích cho dự án. Các mục đích phải được đo lường để cho bạn có thể chọn lựa vài cách đo đơn giản sẽ chỉ ra liệu bạn đang có tiến triển hướng tới đích đó không. Chẳng hạn, nếu bạn thấy rằng dự án thường bị chậm bởi vì thay đổi yêu cầu, bạn có thể đặt mục đích cải thiện sự ổn định yêu cầu khoảng 50% trong vòng sáu tháng. Bạn bắt đầuđếm số các yêu cầu thay đổi qua từng tuần hay tháng, hiểu được ai yêu cầu những thay đổi này và có hành động kiểm soát chúng. Điều này có thể khiến cho bạn sửa đổi qui trình xây dựng yêu cầu và cách bạn tương tác với khách hàng. Có hai lí do chính để cải tiến qui trình của bạn: sửa chữa vấn đề, và ngăn ngừa vấn đề. Bạn phải theo dõi sát các rủi ro đã biết hay dự đoán trước đối với thành công của dự án của bạn. Bạn phải phân tích điểm mạnh và yếu của qui trình hiện đang được dùng, và rủi ro đối diện với dự án của bạn. Việc đặt ra các mục đích đo lường sẽ đem sự hội tụ vào nỗ lực cải tiến của bạn. Hãy giữ các mục đích là ưu tiên, và điều phối tiến độ với nhóm một cách đều đặn. Nhớ rằng mục tiêu của bạn là để cải tiến sự thành công kĩ thuật và nghiệp vụ mà dự án và công ti của bạn nhắm đạt tới.

Là người quản lí phần mềm mới, quyền lãnh đạo của bạn là quan trọng cho tổ dự án hướng tới thành công dự án. Với sức ép hàng ngày, có thể bạn khó giữ cho dự án tiến theo hướng bạn muốn nhưng bạn phải bình tĩnh bởi vì bạn không thể làm mọi thứ ngay một lúc được cho nên bạn cần lựa chọn vài điều thích hợp cho tình huống và bắt đầu làm việc. Bạn nên nhớ rằng bạn chịu trách nhiệm cho việc làm nhiều hơn là việc hoàn thành dự án đúng thời gian và theo ngân sách. Bạn phải lãnh đạo nhân viên kĩ thuật trong tổ cùng nhau chia sẻ và cam kết về chất lượng; khuyến khích môi trường làm việc theo tổ; thúc đẩy và thưởng cho việc ứng dụng các thực hành kĩ nghệ phần mềm; và giữ cân bằng nhu cầu của khách hàng, công ti, thành viên tổ và bản thân bạn.

—-English version—-

Project Manager

I have a friend who just gets promoted to software project manager. He is happy because after many years working as a programmer, finally he gets the position that he always wanted. However, he is worry because he does not receive any training and he asks for advice. This is what I write him:

As a project manager, your priority is to satisfy your customer’s requirements and guide the project team to achieve success. Your new responsibilities include resolving problems and conflicts, setting goals and providing technical guidance when appropriate.

Since you have not received any training for the position, you may have some skill gaps in your new job. Your technical skill was probably a factor in your being selected for the management job but you’ll need additional skills to be fully effective. Take an honest review of your strengths and weaknesses and make plans to improve any weaknesses.

You may need help at handling interpersonal relationships, resolving conflicts and prepare to deal with situations ranging from hiring and firing staff and negotiating with customers. As a project leader, you will be responsible for coordinating the work of others, for planning and tracking progress, and for taking corrective actions when things do not go well.

You should take a training course in project management, and begin reading books and articles about project management. Your ability to set priorities, conduct effective meetings, and communicate clearly will have an impact on your effectiveness as a manager. To recognize and reward the achievements of your team members is also an important way to keep them motivated. Recognition can range from the symbolic (Thank you notes) to the tangible (Gift, Money, Bonuses). By investing a small amount of thought and money in a recognition and reward program, you can get a lot of cooperation from team members.

As a new manager, you must set goals for the project. Goals should be measurable so you can select a few simple metrics that will indicate whether you are making adequate progress toward the goals. For example, if you’ve found that projects are often late because of changing requirements, you might set a goal to improve the requirements stability by 50% within six months. Such a goal requires that you actually count the number of requirements changes per week or month, understand who request these changes and take actions to control them. This will likely require some modification in the requirements development process and the way you interact with the customers. There are two main reasons to improve your processes: to correct problems, and to prevent problems. Make sure your efforts align with known or anticipated risks to the success of your projects. You must explore the strengths and weaknesses of the current process being used, and the risks facing your projects. Setting measurable goals brings a focus to your improvement efforts. Keep the goals a priority, and monitor progress with the group periodically. Remember that your objective is to improve the technical and business success achieved by your projects and company.

As a new software manager, your leadership is important to the project team toward project success. With the day-to-day pressures, it can be difficult just to keep your project moving toward the direction that you wanted but you must stay calm because you can not do everything at once so you need to select a few things that seem most appropriate for the situation and get started. Remember that you are responsible for doing more than completing the project on time and on budget. You must also lead the technical staff into a cohesive team that shares a commitment to quality; foster an environment of teamwork; promote and reward the application of software engineering practices; and balance the needs of your customers, your company, your team members, and yourself.