Với toàn cầu hoá, đào tạo quản lí cần thay đổi. Thay vì dựa vào bản kế hoạch cứng nhắc để quản lí doanh nghiệp, người quản lí phải học cách ra quyết định nhanh chóng để thích ứng với thị trường thay đổi nhanh. Khái niệm cũ về kế hoạch năm năm hay mười năm đã từng được dạy ở hầu hết các trường kinh doanh và trong trường thạc sĩ quản trị kinh doanh (MBA) lạc hậu rồi. Vì công nghệ thay đổi nhanh, thậm chí khó mà dự đoán điều gì sẽ xảy ra trong thị trường năm tới và không thể nào dự báo và lập kế hoạch được cho năm hay mười năm.

Lập kế hoạch quản lí ngày nay là về làm cực đại cơ hội để thành công bằng việc thâu tóm thị phần và mở rộng sang thị trường mới. Điều đó làm thay đổi hoàn toàn khái niệm nền tảng của lập kế hoạch quản lí điều được dạy trong quá khứ về lập kế hoạch bảo thủ và cẩn thận cho hoàn hảo. Lí do là với toàn cầu hoá, những đối thủ cạnh tranh đang nổi lên nhanh chóng vì họ có thể tới từ bất kì chỗ nào. Trước năm 2000, IBM và Accenture chi phối thị trường dịch vụ CNTT toàn cầu nhưng trong vòng không đầy 10 năm, họ phải cạnh tranh với các công ti dịch vụ CNTT Ấn Độ như Infosys, TCS, Wipro, và HCL.

Kế hoach 5 năm cứng nhắc sẽ không bao giờ có tác dụng khi cạnh tranh xảy ra, công nghệ mới nổi lên, hay thị trường mới cần được nhận diện. Bây giờ hơn lúc nào trong lịch sử, những người quản lí phải giám sát thị trường để điều chỉnh nhanh chóng. Vài năm trước, Nokia, Blackberry, Sonny, Panasonic, và Ericsson chi phối thị trường di động. Tất cả họ đều có kế hoạch năm năm để phát triển công nghệ di động dựa trên phần cứng. Không ai trong số họ chú ý tới phần mềm. Khi Apple và Google vào thị trường di động với hội tụ phần mềm (nền di động và app di động) những công ti này đã không phản ứng đủ nhanh vì họ đã đi theo kế hoạch dài hạn của họ và đã không giám sát thị trường về những đe doạ. Việc chậm đáp ứng của họ đã cho phép Apple và Google thâu tóm và chi phối thị trường di động trong không đầy một năm. Điều gì xảy ra cho những công ti khổng lồ này? Họ đang vật lộn với thị phần nhỏ hơn nhiều, và một số có thể không sống sót được.

Lập kế hoạch ngày nay đã chuyển từ qui trình thử dự đoán tương lai sang khái niệm mới về nhìn vào thực tại của thị trường để chiếm cơ hội. Không lâu trước đây, thị trường PC bị chi phối bởi Dell và HP nhưng ngày nay hai người khổng lồ này đang gặp khó khăn cạnh tranh với Asus, Apple, Lenovo và Samsung. Vài năm trước khi công nghệ máy tính bảng nổi lên, Apple đã kiểm soát thị trường này với iPad khi các công ti khác đang vật lộn để cạnh tranh vì họ không có kế hoạch cho công nghệ mới này. Điều quan trọng là thúc bẩy công nghệ thông tin để giám sát và nhận diện cơ hội mới. Chìa khoá là đặt ra hướng dẫn cho mọi hoạt động doanh nghiệp dựa trên thay đổi nhu cầu thị trường. Việc quản lí công ti ngày nay là về giám sát hoạt động hàng ngày và hàng tuần chứ không hàng năm hay kế hoạch năm năm nữa. Khái niệm về lập kế hoạch chiến lược cần được kiểm điểm một lần một năm sẽ không có tác dụng trong môi trường cạnh tranh thay đổi nhanh chóng này. Cảnh quan như vậy bị lỗi thời và những người quản lí không tích cực giám sát và điều chỉnh sẽ bỏ lỡ cơ hội và công ti có thể không sống sót được.

Ngày nay những người quản lí phải học thay đổi cách nghĩ của họ xa khỏi việc lập kế hoạch dài hạn nhưng đối xử với mọi thứ như dự án với việc giám sát hàng tuần. Không có thay đổi quan điểm của họ, các công ti có thể không có khả năng cạnh tranh và sống sót. Nếu họ quá chậm thay đổi hay quá bảo thủ với thay đổi, những kẻ cạnh tranh khác có thể nhanh chóng thâu tóm thị trường. Một nhà phân tích cấp cao Phố Wall nói: “Trong cạnh tranh toàn cầu này, không có cơ hội thứ hai. Nếu bạn bỏ lỡ một cơ hội, bạn thua. Đó là lí do tại sao suy nghĩ cổ về lập kế hoạch cho hoàn hảo, lập kế hoạch chi tiết, và lập kế hoạch cẩn thận là chướng ngại chính cho nhiều công ti đã thiết lập vững.”  Một nhà phân tích khác nói: “Trong môi trường công nghệ đang thay đổi nhanh chóng này, việc đoán cái gì có thể xảy ra trong năm là đã khó rồi và thử dự đoán và lập kế hoạch năm năm hay mười năm trong tương lai là không thể được và gần như bao giờ cũng sai. Nếu bạn không thể dự đoán được điều gì sẽ xảy ra trong năm tới, làm sao bạn có thể dự đoán được năm năm hay mười năm trong tương lai mà có chính xác nào?”

Duy trì đi trước đối thủ cạnh tranh yêu cầu một cấu trúc mới để đáp ứng cho đòi hỏi thị trường. Hệ thống quản lí hiện thời dựa trên khái niệm phân cấp cổ của việc lãnh đạo từ trên xuống nơi cấp quản lí bảo công nhân cái gì phải làm và cách làm mọi sự. Công nhân được phân công cho các vai trò theo mức độ chức năng của họ. Không có cam kết hay động viên vì họ chỉ làm điều họ được bảo. Người quản lí theo kế hoạch dài hạn để tránh rủi ro và kiểm soát cẩn thận công ti. Mọi quyết định đều được người điều hành đưa ra. Cấu trúc này chỉ có tác dụng tốt trong môi trường tĩnh khi mọi sự thay đổi chậm qua thời gian nhưng sẽ không có tác dụng trong thị trường thay đổi nhanh của ngày nay.

Với việc dùng công nghệ thông tin, nhiều công ti đang tái cấu trúc lại thành “cấu trúc phẳng” nơi không có tách rời giữa các nhóm chức năng. Công nhân và người quản lí hợp tác và cộng tác để ra quyết định nhanh chóng. Công nhân thực hiện công việc tương ứng với vai trò và trách nhiệm của họ bên trong việc giám sát tối thiểu của cấp quản lí. Công nhân cam kết làm việc và sẵn lòng học thêm để giữ cho công ti mở rộng và tăng trưởng. Chiến lược doanh nghiệp dựa trên thay đổi liên tục và tiến hoá khi thị trường thay đổi và các quyết định được dựa trên thông tin hợp thức và năng lực thay vì quyền lực cá nhân.

Bởi vì thay đổi là khó, đặc biệt với các công ti có cấu trúc rõ và thiết lập chắc, các công ti trẻ hơn và xông xáo hơn đang nhanh chóng thu lấy ưu thế đối với các công ti được thiết lập chắc. Nếu bạn nhìn vào 100 công ti toàn cầu, 72% là công ti trẻ (được thiết lập chưa tới 20 năm) khi so sánh với các công ti khác (được thiết lập trên 70 năm).

—-English version—-

Management planning

With globalization, management training needs to change. Instead of relying on a rigid plan to manage the business, managers must learn how to make decision quickly to adapt to the fast changing market. The old concept of five years plan or ten years plan that has been taught in most business schools and in the Master of Business Administration (MBA) schools is obsolete. As technology changes fast, it is difficult to even predict what will happen in the market next year and it is impossible to predict and plan for five or ten years.

Today management planning is about maximizing the opportunities to be successful by capturing market share and expanding to new market. That completely changes the fundamental concept of management planning that taught in the past about being conservative and carefully plan to perfection. The reason is with globalization, competitors are emerging quickly as they can come from any places. Before 2000, IBM and Accenture dominated the global IT service market but within less than 10 years, they have to compete with India’s IT service companies such as Infosys, TCS, Wipro, and HCL.

The rigid five years plan will never work when competitive happens, new technology emerges, or new market needs are identified. Now more than any time in history, managers must monitor the market to make adjustment quickly. Few years ago, Nokia, Blackberry, Sonny, Panasonic, and Ericsson dominated the mobile market. They all had their five years plans to develop mobile technologies based on hardware. None of them pay attention to software. When Apple and Google entered the mobile market with software focus (Mobile platforms and Mobile apps) these companies did not react fast enough since they were following their long term plans and did not monitor the market for threats. Their slow to response allowed Apple and Google to captured and dominate the mobile market in less than a year. What happen to these giant companies? They are all struggling with much smaller market share, as some may not survive.

Today planning has moved from a process of trying to predict the future to the new concept of looking at the realities of the market to seize the opportunity. Not long ago, the PC market was dominated by Dell and HP but today these two giants are having difficulty to compete with Asus, Apple, Lenovo and Samsung. Few years ago when tablet technology emerged, Apple controlled this market with the iPad as other companies are struggling to compete since they have no plan for this new technology. The important is to leverage information technology to monitoring and identify new opportunities. The key is to set guidance for all business activity based on the changing market needs. Today’s company management is about monitoring day-to-day and week-by-week activity not year-by year or five year plan anymore. The concept of strategic plan to be reviewed once a year will not work in this fast changing competitive environment. Such perspectives are outdated and managers who are not actively monitoring and adjusting will miss opportunity and company may not survive.

Today managers must learn to change their thinking away from long term planning but treat everything as a project with weekly monitoring. Without changing their views, companies may not be able to compete and survive. If they are too slow to change or too conservative to change, other competitors can quickly capture the market. A senior Wall Street analyst said: “In this global competition, there is no second chance. If you miss an opportunity, you lose. That is why the old thinking of planning for perfection, planning in detail, and planning carefully are major obstacles for many established companies.”  Another analyst said: “In this fast changing technology environment, guessing what may happen in a year is already difficult and tries to predict and plan for five years or ten years in the future is impossible and almost always wrong. If you cannot predict what will happen next year how could you predict five years or ten years in future with any accuracy?”

Staying ahead of competitors requires a new structure to response quickly to market demand. The current management system is based on the old hierarchy concept of top down leadership where management tells workers what to do and how to do things. Workers are assigned roles to the extent of their functions. There is no commitment or motivation as they only do what they are told. Managers follow a long term plan to avoid risks and carefully control the company. All decisions are made by the executives. This structure only works well in a stable environment when things change slowly over time but will not work in a fast changing market as of today.

With the use of information technology, many companies are restructuring into a “Flat structure” where there are no separation between functional groups. Workers and managers cooperate and collaborate to make decision quickly. Workers perform works according to their roles and responsibilities with minimum management oversight. Workers commit to work and willing to learn more to keep the company expands and grows. Business strategy is based on continuous change and evolving as market changes and decisions are based on valid information and competence rather than individual power.

Because change is difficult, especially with well established and well structured companies, younger and more aggressive companies are quickly gain advantage over well established companies. If you look at the top 100 global companies, 72% are young companies (Established less than 20 years) as compare with others (Established over 70 years).