Một người viết cho tôi: “Em tốt nghiệp trong Kĩ nghệ phần mềm năm ngoái và có được việc làm ở một công ti cỡ trung bình. Tuần trước người quản lí của em bảo em rằng anh ấy đề bạt em vào vị trí người quản lí dự án. Mặc dầu em đã học môn quản lí dự án phần mềm ở đại học nhưng em lo lắng vì em chỉ mới có một năm kinh nghiệm và vị trí này xảy ra bất thần thế. Em nên làm gì để thành công ở vị trí mới này? Xin thầy lời khuyên.”

Đáp: Chúc mừng bạn! Bạn đã làm rất tốt trong vị trí hiện tại của bạn để được đề bạt đó. Tôi đã viết nhiều bài blogs về các khía cạnh kĩ thuật của quản lí dự án phần mềm cho nên xin xem lại chúng. Trong blog này tôi sẽ tập trung vào một kĩ năng bản chất mà bất kì người quản lí dự án mới này cũng cần: Trao đổi.

Điều đầu tiên bất kì người quản lí dự án phần mềm nào cũng phải biết là bạn không thể làm nó một mình được. Phần mềm là làm việc tổ và bạn cần tổ làm công việc cùng bạn để đảm bảo thành công của dự án. Là người quản lí dự án bạn cần hiểu rằng điều bản chất của trao đổi là lắng nghe chứ không phải là nói. Thay vì nhìn các ‎ý kiến khác nhau như các vấn đề và bắt đầu bảo mọi người điều phải làm, bạn cần lắng nghe các thành viên tổ trước hết. Nhiều người quản lí thường phạm sai lầm này bằng việc để cho bản ngã của họ kiểm soát họ, điều thường dẫn tới xung đột và tình huống khó giải quyết. Bằng việc hiểu điều các thành viên tổ nghĩ cũng như quan điểm của họ, bạn có thể đáp ứng tương ứng với họ thay vì với xúc động hay giận dữ. Bạn nên nói chuyện với các thành viên tổ bằng sự chân thành nhưng phần lớn trong tất cả bạn phải lắng nghe quan điểm của họ và tình cảm của họ. Cho dù họ bất đồng với bạn; bạn cần nghĩ về cách bạn có thể dùng các ‎ý kiến khác nhau để tạo ra mục đích chung. Bạn phải hiểu rằng bất kì quan điểm nào cũng là một cơ hội để cải tiến. Nếu bạn nhận rõ điều này, bạn sẽ thành công.

Thỉnh thoảng, thảo luận có thể trở thành khó khăn vì các thành viên tổ có thể có các ‎ý kiến khác nhau và họ hội tụ vào vấn đề hơn là mục đích. Trong trường hợp đó, bạn nên nhẹ nhàng nhắc họ về viễn kiến của dự án và những mục đích chung và cố lái họ xa khỏi bất kì vấn đề nhỏ nào có thể làm sao lãng tổ khỏi làm việc tốt. Tuy nhiên bạn không bao giờ nên né tránh tình huống khó khăn mà tiếp cận nó với sự chăm nom và cân nhắc. Các thành viên tổ thường muốn có vấn đề được giải quyết để cho họ có thể tập trung vào dự án cho nên bạn phải cố bảo vệ họ khỏi những hoạt động không cần thiết mà có thể làm kéo dài vấn đề và cho phép nó trở nên tồi tệ hơn. Trong đào tạo quản lí dự án, bạn nên học về tầm quan trọng của cách giải quyết với những tình huống khó khăn và làm việc hướng tới giải pháp nhanh chóng nhất có thể được.

Nhiều người quản lí dự án thường lẫn lộn trao đổi với nói chuyện và họ thích triệu tập các cuộc họp nơi họ có thể nói cho tổ của họ. Đó là sai lầm lớn, nhiều cuộc họp lấy đi thời gian quí giá để làm cho công việc được thực hiện. Thành viên tổ không thích nghe diễn thuyết hay được bảo phải làm gì. Về căn bản, trao đổi là đối thoại hai chiều nhưng người quản lí phải lắng nghe thay vì nói. Bí mật của trao đổi là lắng nghe và chỉ nói khi được cần. Bạn nên học duy trì mối quan hệ tốt với mọi thành viên tổ và cải tiến hài hoà tổng thể của tổ. Bạn nên chắc rằng các thành viên tổ cảm thấy thoải mái về môi trường làm việc. Khi họ hài lòng, năng suất sẽ tăng lên và bạn có cơ hội tốt hơn cho dự án thành công. Nhiều người quản lí dự án thường hội tụ vào các khía cạnh kĩ thuật như lập kế hoạch, giám sát và giảm thiểu rủi ro nhưng không dồn vào kĩ năng mềm. Dùng các kĩ năng mềm như trao đổi, làm việc tổ trong quản lí dự án là quan trọng chẳng kém gì các khía cạnh kĩ thuật khác.

Là người quản lí dự án mới, bạn sẽ học nhiều điều. Đây là cách tốt nhất để áp dụng điều bạn đã học ở trường và học những điều mới. Khi bạn còn đang học, bạn sẽ tiếp tục trưởng thành và phát triển năng lực quản lí của bạn. Giữ tâm trí cở mở và học cách quản lí những tình huống thách thức sẽ phục vụ bạn tốt trong nghề nghiệp tương lai của bạn. Quản lí dự án là bước thứ nhất trong thăng tiến nghề nghiệp của bạn, nếu bạn làm tốt trong vị trí này sẽ có các cơ hội khác chờ đợi cho nên để thời gian học nó tốt vào. Chúc mừng việc đề bạt của bạn và chúc may mắn.

—English version—

Communication skills

A person wrote to me: “I graduated in Software Engineering last year and got a job at a medium sized company. Last week my manager told me that he promoted me to project manager position. Although I took software project management course in university but I am worried because I only had one year of experience and this promotion happened so suddenly. What should I do to succeed in this new position? Please advise ”

Answer: Congratulation! You have done very well in your current position to get that promotion. I had written several blogs about the technical aspects of software project management so please review them. In this blog I will focus on one essential skill that any new project manager needs: Communication.

The first thing any software project manager must learn is you cannot do it alone. Software is teamwork and you need the team to work with you to ensure project’s success. As a project manager you need to understand that the essence of communication is listening not talking. Rather than seeing different opinions as problems and start to tell people what to do, you need to listen to team members first. Many managers often make this mistake by letting their ego control them which often lead to conflicts and difficult situation to solve. By understand what team members think as well as their views, you can respond to them accordingly rather than with emotion or anger. You should talk to team members with sincerely but most of all you must learn to listen to their views and their feelings. Even they disagree with you; you need to think about how you can utilize all differing opinions to create a common goal. You must understand that any view is an opportunity to improve. If you recognize this well, you will be successful.

Sometime, discussion can become difficult because team members may have different opinions and they focus on issues rather than the goals. In that case, you should gently remind them about the project vision and common goals and try to steer them away from any small issues that may distract the team from doing good work. However you should never avoid a difficult situation but approach it with care and consideration. Team members often want to have problems solved so they can focus on the project so you must try to shield them from any unnecessary activities that may prolong the problem and allow it to get worse. During your project management training you should have learnt about the importance of how to deal with difficult situations and working towards a solution as quickly as possible.

Many project managers often confuse communication with talking and they like to call meetings where they can talk to their team. That is a big mistake, more meetings take away precious time of getting the work done. Team members do not like to listen to a speech or being told what to do. Basically, communication is a two-way dialogue but the manager must listen rather than talk. The secret of communication is to listen and only talk when needed. You should learn to maintain a good relationship with all team members and improve the overall harmony of the team. You should make sure that team members are feeling good about the working environment. When they are happy, productivity will increase and you have better chance for the project being successful. Many project managers often focus on technical aspects such as planning, monitoring, and mitigating risks but not soft skills. Using soft skills such as communication, teamwork in project management is as important as other technical aspects.

As a new project manager, you will learn many things. This is the best way to apply what you have learned in school and learning new ones. As long as you are learning, you will continue to grow and develop your management abilities. By keeping an open mind and learn how to manage challenging situation will serve you well in your future career. Project management is the first step in advancing your career, if you do well in this position there will be other opportunities waiting so take time to learn it well. Congratulation on your promotion and good luck.