Trong công nghiệp công nghệ thông tin (CNTT) mọi người bao giờ cũng làm việc trong tổ. Tổ là đơn vị nhỏ được tổ chức để đạt tới mục đích.

Chẳng hạn, tổ phần mềm được tổ chức để đạt tới mục đích phát triển sản phẩm phần mềm; tổ công nghệ thông tin được hình thành để đạt tới mục đích của việc truyền lưu giữ dữ liệu cho nhà cung cấp dịch vụ tính toán mây. Kĩ năng làm việc tổ được xác định như khả năng làm việc hiệu quả như một phần của tổ để đạt tới mục đích chung.

Mục đích là lí do để tổ chức ra tổ. Không có lí do rõ ràng, không ai sẽ hiểu tại sao họ cần làm việc với nhau  Không ai sẽ biết về vai trò hay trách nhiệm hay điều họ làm trong tổ. Làm việc tổ yêu cầu chia sẻ thông tin khi các thành viên làm việc cùng nhau. Mọi tổ đều có các thành viên với các kĩ năng đa dạng và một số người có nhiều kinh nghiệm hơn, một số có ít kinh nghiệm hơn. Làm việc tổ là chỗ họ học từ nhau. Các thành viên tổ phải hiểu vai trò được phân công của họ để cho họ đánh giá được nỗ lực mọi người đưa vào. Điều này là quan trọng vì không có vai trò và trách nhiệm rõ ràng, khi mọi sự không làm việc tốt, các thành viên thường đổ lỗi cho người khác. Đây là lí do tại sao vai trò của người quản lí dự án và người lãnh đạo tổ là quan trọng. Việc làm của người lãnh đạo tổ là cung cấp việc lãnh đạo cho tổ và phân công công việc cho các thành viên tương ứng với kĩ năng và kinh nghiệm của họ.

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong làm việc tổ là trao đổi hiệu quả. Ngày nay, phần lớn các dự án CTT được phân bố trong vài nước hay có các thành viên tổ tới từ các nước khác nhau. Có ngôn ngữ chung như tiếng Anh là quan trọng. Nhiều sinh viên CNTT không hiểu yêu cầu ngôn ngữ và không coi học ngôn ngữ khác là quan trọng. Theo một khảo cứu công nghiệp gần đây, nếu công nhân CNTT không có ngôn ngữ thứ hai như tiếng Anh, cơ hội của họ để có được việc làm tốt có thể bị thu hẹp lại 75%. Trao đổi hiệu quả nghĩa là thông tin được chia sẻ giữa mọi thành viên tổ. Nó cũng có nghĩa là mọi thành viên phải tham gia vào thảo luận tổ và kiểm điểm kĩ thuật để cho mọi người có thể được thông tin về điều người khác làm.

Theo lí thuyết làm việc tổ, phần lớn tổ thường trải qua bốn giai đoạn trước khi họ có thể vận hành tốt. Giai đoạn thứ nhất là “Giai đoạn hình thành” khi tổ tới với nhau và bắt đầu biết lẫn nhau. Từng thành viên thường cẩn thận né tránh bất kì xung đột nào nhưng họ không có tin cậy lẫn nhau. Công việc chậm vì các thành viên muốn bảo vệ quan điểm của họ và không nói nhiều. Thường mất vài ngày tới vài tuần để chuyển sang giai đoạn khác, tuỳ theo kích cỡ của tổ. Giai đoạn thứ hai là “giai đoạn bão tố” khi xung đột bột phát. Các thành viên tổ bắt đầu tranh cãi và hình thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm có quan điểm riêng của họ về cách làm công việc. Họ không muốn chia sẻ cái gì và thường né tránh lẫn nhau. Điều đó có thể kéo dài vài tuần tới vài tháng vì từng nhóm con nắm giữ ý tưởng riêng của mình và chỉ chia sẻ với các thành viên có cùng quan điểm. Phần lớn người CNTT gọi giai đoạn này là “chiến tranh lạnh” vì bất tín là qui tắc. Dần dần, qua mệt mỏi và thất vọng, từng nhóm bắt đầu nhận ra rằng họ không thể làm việc hướng tới mục đích vì chia sẻ thông tin là bản chất. Giai đoạn thứ ba là “giai đoạn bình thường hoá” trong đó các thành viên tổ bắt đầu cộng tác và thoả hiệp với nhau. Tính hiệu quả của tổ bắt đầu cải tiến vì các thành viên tổ đóng góp và thảo luận cởi mở hơn. Cuối cùng tổ đi vào giai đoạn bốn hay “giai đoạn hoạt động” nơi tin cậy được xây dựng giữa các thành viên vì họ nhận ra vai trò, trách nhiệm của mình và tổng các nỗ lực cá nhân của họ trong việc đạt tới mục đích chung.

Bằng việc hiểu lí thuyết nguyên lí; người lãnh đạo tổ giỏi làm ngắn thời gian mất cho việc phát triển tổ hiệu quả. Tôi thường khuyên những người lãnh đạo tổ phải có nhiều cuộc họp tổ vào lúc bắt đầu dự án để cho phép các thành viên nói chuyện với nhau và chia sẻ thông tin. Người quản lí có kinh nghiệm sẽ quan sát tổ để hiểu họ đang ở giai đoạn nào. Nếu tổ đang trong “chiến tranh lạnh” hơn một tuần, người quản lí nên can thiệp bằng việc có cuộc họp thường xuyên để  cho các thành viên chia sẻ quan điểm của họ và nhấn mạnh vào vai trò và trách nhiệm của họ. Phát triển làm việc tổ thường mất vài tuần để đạt tới giai đoạn hoạt động, tuỳ theo kĩ năng và kinh nghiệm của các thành viên tổ và tài năng của người lãnh đạo tổ. Tôi thường nhắc nhở sinh viên: “Nếu các bạn làm việc cùng nhau, các bạn sẽ kết thúc nhanh hơn.”

Làm việc tổ thường là nhược điểm của sinh viên châu Á khi họ vào trường ở Mĩ vì hệ thống giáo dục truyền thống của họ thúc đẩy làm việc cá nhân thay vì làm việc tổ. Nhiều sinh viên châu Á không hoà hợp với các thành viên khác. Họ muốn là “người duy nhất” người làm việc hơn là chia sẻ thông tin với tổ của họ. Một số ưa thích làm những điều theo họ muốn thay vì tuân theo qui trình tổ. Các công ti toàn cầu cũng bảo tôi rằng họ gặp khó khăn khi vận hành ở châu Á vì công nhân của họ thường có xung đột với người khác khi làm việc trong tổ.

Là thành viên tổ, bạn cần hiểu rằng mọi người trong tổ đều tuỳ thuộc vào người khác để làm cho công việc của họ được thực hiện. Bạn có vai trò và trách nhiệm được phân công bên trong tổ và điều bản chất là tuân theo qui tắc của tổ để đảm bảo rằng bạn sẽ vận hành tốt bên trong tổ. Làm việc tổ nên được khuyến khích từ đầu trong đại học nơi sinh viên vẫn đang phát triển kĩ năng của họ.

Vì làm việc tổ được yêu cầu trong công nghiệp, một số sinh viên thường viết bản lí lịch của họ với những cụm từ như “Có khả năng làm việc trong tổ” hay “Tham gia vào làm việc tổ” như một điểm mạnh của họ. Nhưng thực ra họ chưa bao giờ làm việc trong tổ và chỉ nghe nói về nó trong sách vở hay bài báo. Điều này là nguy hiểm vì trong phỏng vấn, sẽ có các câu hỏi về làm việc tổ và không tham gia vào tổ hay có kinh nghiệm thực, nhiều người xin việc không thể trả lời được. Nếu người phỏng vấn tin rằng người xin việc không thành thực thì cái gì sẽ là cơ hội để được thuê? Xin nhớ cho là nói về làm việc tổ là dễ nhưng điều đó là không tốt chừng nào bạn còn chưa thực hành nó.

—-English version—-

Soft skills part 3

In Information Technology (IT) industry, people always work in teams. The team is a small unit organized to achieve a goal. For example, a software team is organized to achieve a goal of develop a software product; An Information Technology team is formed to achieve a goal of transfer data storage to a cloud computing service provider. Teamwork skill is defined as the ability to work effectively as part of a team to achieve a common goal.

The goal is the reason to organize the team. Without a clear reason, no one would understand why they need to work together.  No one would know about their roles or responsibilities or what they are doing in a team. Teamwork requires the sharing of information as members are working with each other. Every team has members with various skills and some have more experiences, some have less. Teamwork is where they learn from each other. Team members must understand their assigned roles so that they appreciate the efforts put in by everyone. This is important as without clear roles and responsibilities, when things do not work well, members often blame others. This is the reason why the roles of project manager and team leader are important. A team leader’s job is to provide the leadership to the team and assign works to members according to their skills and experiences.

One of the most important factors in teamwork is effective communication. Today, most IT projects are distributed in several countries or having team members come from different countries. Having a common language such as English is important. Many IT students do not understand the language requirements and do not consider learning another language is important. According to a recent industry study, if IT workers do have a second language such as English, their chance of getting a good job can be reduced by 75%. Communicating effectively means that information is shared among all team members. It also means all members must participate in team discussion and technical reviews so everybody can be informed of what others are doing.

According to a teamwork theory, most teams often go through four stages before they can function well. The first is the “Forming stage” when the team comes together and begins to know each other. Each member is often carefully to avoid any conflict but they have not trust each other. Work is slow since members want to defense their views and not say much. It usually takes few days to few weeks to move to the next stage, depending on the size of the team. The second-stage is the “Storming stage” when conflicts breaks out. Team members begin to argue and form subgroups, each with their own view on how to do the work. They do not want to share anything and often avoid each other. It could last few weeks to few months as each subgroup is holding on to its own idea and only share with members who share the same view. Most IT people call this stage “The cold war” as distrust is the rule. Slowly, through fatigue and despair, each subgroup begins to realize that they cannot work toward the goal as sharing of information is essential. The third-stage is the “Norming stage” in which team members begin to cooperate and compromise with each other. The effectiveness of the team begins to improve as team members contribute and discuss more openly. Finally the team enters the four-stage or “Performing stage” when trust is built among members as they recognize their roles, responsibilities and the sum of their individual efforts in achieving the common goal.

By understand the principle theory; a good team leader could shorten the time it takes to develop an effective team. I often advise team leaders to have more team meetings at the beginning of the project to allow members to talk with each other and share information. Experienced manager will watch the team to understand what stage they are in. If the team is in “Cold War” for more than a week, manager should interfere by having frequent meetings to have members to share their views and emphasize on their roles and responsibilities. Teamwork development often takes several weeks to reach the performing stage, depending on the skills and experienced of team members and the talent of the team leader. I often remind students: “If you work together, you will finish faster.”

Teamwork is often a weakness of Asian students when they go to school in the U.S. because their tradition education systems promote individual work instead of teamwork. Many Asian students do not get along with other members. They want to be the “only one” who does the work rather than sharing information with their teams. Some prefer to do thing on what they want instead of following the team process. Global companies also told me that they have difficulty when operate in Asia as their workers often have conflict with others when working in team.

As a team member, you need to understand that everyone on the team is depending on others to get their works done. You have an assigned role and responsibility within the team and it is essential to follow the team rules to make sure that you will function well within the team. Teamwork should be encouraged early in college where students are still developing their skills.

Since teamwork is required in the industry, some students often write on their resume certain phrases such as “Ability to work in a team” or “participate in teamwork” as one of their strengths. But in fact they never work in team and only learn about it in books or articles. This is dangerous because during the interview, there will be questions on teamwork and without participate in team or have real experience, many applicants cannot answer. If interviewers believe that applicants are not honest than what would be the chance to get hired? Please remember that talking about teamwork is easy but it is not good unless you practice it.