Sinh viên thường nói với tôi rằng họ không biết tại sao họ đã không được thuê mặc dầu họ đã làm tốt trong phỏng vấn việc làm. Tất nhiên, các công ti chưa bao giờ nói với các ứng cử viên về lí do nhưng tôi đã hỏi Timothy, một người quản lí thuê người của một công ti phần mềm lớn ở California và sau đây là giải thích của anh ấy:

“Tôi đã dành trên 20 năm vào việc tuyển sinh viên đại học và tiến hành vô số cuộc phỏng vấn và có một sai lầm thông thường mà nhiều sinh viên thường phạm phải: Họ không bận tâm đọc toàn bộ mô tả việc mà họ xin vào. Điều đó có nghĩa là họ đã không chú ý tới việc làm và đó là chỉ báo về thái độ xấu của họ nếu tôi thuê họ. Họ có lẽ sẽ là ai đó đang chờ đợi cho tới phút cuối cùng để làm cho mọi sự được thực hiện; không bao giờ làm phân tích thích hợp cho công việc của họ; hay không chú ý tới chi tiết. Đó là lí do tại sao phần lớn đã không được thuê.”

“Tại sao hiểu yêu cầu việc làm là quan trọng thế? Vì khi bạn hiểu chúng, bạn có thể chuẩn bị bản thân bạn tốt hơn. Nếu bạn có nhiều cuộc phỏng vấn việc làm nhưng không được thuê, bạn có thể không làm đủ việc chuẩn bị đúng. Nhiều sinh viên đi từ cuộc phỏng vấn này sang cuộc phỏng vấn khác và hi vọng rằng họ có thể được thuê mà không chuẩn bị gì; điều đó giống như mua vé xổ số và hi vọng trúng số. Một số người tin rằng bằng cấp sẽ làm cho họ có việc làm mà không biết rằng bằng cấp không đảm bảo cái gì. Sự kiện là có nhiều ứng cử viên đủ tư cách hơn, người cạnh tranh về ít việc làm sẵn có. Để được thuê, bạn phải đưa nỗ lực vào phân tích yêu cầu việc làm để biết điều công ti cần và được chuẩn bị cho nó. Tôi biết sinh viên bận rộn với công việc nhà trường hay một số người có nhiều cuộc phỏng vấn trong một ngày nhưng điều đó không có nghĩa là họ có thể không để ý. Mọi lần tôi tới một đại học, tôi phải phỏng vấn mười tới mười lăm người tốt nghiệp một ngày, một số người được chuẩn bị và tôi thuê họ nhưng nhiều người không được chuẩn bị để đáp ứng cho nhu cầu của công ti tôi và họ không được thuê.”

“Nhiều sinh viên có xu hướng dùng cùng bản lí lịch cho mọi việc làm mà họ xin vào, đó là sai lầm lớn. Ngày nay các công ti nhận hàng nghìn bản lí lịch mỗi tuần và họ không thể xem qua tất cả được vì điều đó tốn nhiều thời gian và công sức. Cách thông thường nhất là quét qua những bản lí lịch này và dùng phần mềm đặc biệt để tìm các từ khoá sánh đúng. Phần mềm này sẽ loại bỏ mọi bản lí lịch mà không có ít nhất 90% các từ khoá sánh đúng cho nên nếu bạn không có được cuộc phỏng vấn, điều đó có nghĩa là bản lí lịch của bạn không sánh tốt. Điều đó quay lại sai lầm chung là sinh viên không đọc yêu cầu việc làm một cách cẩn thận. Khi xin vào một vị trí, sinh viên phải đọc mô tả việc một cách cẩn thận để chắc họ hiểu các yêu cầu rồi phân tích tri thức, kĩ năng, giáo dục và kinh nghiệm của họ so với yêu cầu việc làm để xác định liệu họ có đủ tư cách không và liệu có khe hở kĩ năng nào có thể tồn tại. Họ phải nhìn cẩn thận vào các từ khoá được dùng để mô tả cho việc làm rồi cập nhật bản lí lích của họ bằng việc dùng các từ khoá đó để chắc bản lí lích chỉ rõ kĩ năng của bạn mà có liên quan nhất tới yêu cầu việc làm. Bằng việc có các từ khoá sánh đúng sẽ làm tăng cơ hội có được phỏng vấn, điều đó là dễ làm thế nhưng phần lớn mọi người không làm và điều đó nghĩa là họ không chăm nom.”

“Trước cuộc phỏng vấn, sinh viên phải được chuẩn bị cho các câu hỏi phỏng vấn mà họ có thể được hỏi. Họ phải đọc mô tả việc và cố dự đoán loại câu hỏi mà người phỏng vấn có thể hỏi để tìm ra kĩ năng của họ khớp với mô tả việc thế nào. Họ phải thực hành câu trả lời của họ rõ ràng để phát triển kĩ năng trả lời tốt nhưng nếu họ nói lí nhí câu trả lời thì điều đó là không tốt. Điều cũng quan trọng với sinh viên là làm rõ ràng các câu hỏi nếu họ không hiểu cái gì đó được liệt kê trong mô tả việc bằng việc đi tới với một số câu hỏi họ có thể hỏi và thu được việc sáng tỏ như “Xin giải thích ông ngụ ý gì với câu này “Phải có tri thức vững về Hadoop?” Từ “vững” có nghĩa là kĩ năng hay kinh nghiệm? Xin giải thích.”

“Là người quản lí thuê người, tôi bao giờ cũng để thời gian trong cuộc phỏng vấn để giải thích mô tả việc cho các ứng cử viên. Tôi nói qua từng yêu cầu một và đề nghị các ứng cử viên nói cho tôi cách họ có đủ tư cách thế nào bằng việc dựa trên tri thức, kĩ năng, giáo dục và kinh nghiệm của họ. Chẳng hạn, tôi sẽ hỏi một ứng cử viên về yêu cầu an ninh cho vị trí phát triển web. Các ứng cử viên có thể nói cho tôi rằng hoặc họ đã xây dựng một website với an ninh mạnh hoặc đã học môn an ninh máy tính. Tuỳ theo câu trả lời của họ, tôi sẽ hỏi chi tiết hơn. Là ứng cử viên, nếu bạn được chuẩn bị và đọc mô tả việc làm kĩ thì bạn sẽ không có vấn đề về trả lời vì bạn biết điều tôi có thể hỏi. Bạn có thể đưa vào thông tin liên quan trong bản lí lịch đã có của bạn. Nếu bạn KHÔNG được chuẩn bị và KHÔNG đọc mô tả việc một cách cẩn thận thì bạn sẽ không biết điều tôi có thể hỏi về an ninh rồi bạn sẽ bồn chồn hay không thể trả lời được và đó là lí do tại sao bạn có thể không được thuê. Bạn phải biết rằng có nhiều người xin việc làm, những người được chuẩn bị tốt và yếu tố then chốt là tìm ra cách thức được tốt hơn người khác. Lời khuyên của tôi là kiểm điểm từng mô tả việc làm bằng phân tích yêu cầu việc làm và được chuẩn bị TRƯỚC KHI đi vào bất kì cuộc phỏng vấn nào vì đó là cách tốt nhất để được thuê.

—English version—

A conversation with hiring manager – Part 1

Students often told me that they did not know why they did not get hired although they did well in job interviews. Of course, companies never told candidates the reason but I asked Timothy, a hiring manager of a large software company in California and following was his explanation:

“I have spent over 20 years in recruiting college students and conducted countless interviews and there is one common mistake that many students often made: They did not bother to read the entire job description that they were applying. That meant they did not pay attention to the job and it is an indication of their bad attitude if I hire them. They probably will be someone who waits until the last minute to get things done; never do adequate analysis for their work; or do not pay attention to the detail. That is why most did not get hired.”

“Why is understanding the job requirements so important? Because when you understand them, you can prepare yourself better. If you had a lot of job interviews but did not get hired, you might not be doing enough of the right preparation. Many students go from one interview to another and hope that they may get hired without any preparation; it is like buying a lot of lottery tickets and hopes to win. Some believe that a degree will get them job without knowing that a degree does not guarantee anything. The fact is there are more qualified candidates who compete for a few available jobs. To get hired, you must put in efforts to analyze the job requirements to know what the company needs and be prepared for it. I know students are busy with school works or some may have several interviews in one day but it does not mean they can be careless. Every time I go to a university, I have to interview ten to fifteen graduates a day, some are prepared and I hire them but many are not prepared to meet my company’s needs and they do not get hired.”

“Many students have a tendency to use the same resume for every job that they apply that is a big mistake. Today companies receive thousands of resume each week and they cannot review all as it takes a lot of time and effort. The common way is to scan these resume and using special software to look for matching keywords. The software will reject all resumes that do not have at least 90% matching keywords so if you do not get an interview, it means your resume do not have good match. It goes back to the common mistake that students do not read the job requirements carefully. When apply for a position, students must read the job description carefully to make sure they understand the requirements then analyze their knowledge, skills, education and experience against the job requirements to determine if they qualify and whether there is any skill gaps that might exist. They should look carefully at the keywords that used to describe the job then update their resume using these keywords to make sure the resume showcases your skills that are most relevant to the job requirements. By having matching keywords will increase the chance of getting interview, that is so easy to do but most did not and it means they do not care.”

“Before the interview, students must be prepared for the interview questions that they might be asked. They should read the job description and try to predict the kind of questions the interviewer might ask to find out how their skills fit the job requirements. They should practice their answers clearly to develop good answering skills but if they mumble the answer then it is no good. It is also important for students to clarify the questions if they do not understand something listed on the job description by come up with some questions they could ask to obtain clarification such as “Please explain what do you mean by the sentence “Must have intensive knowledge of Hadoop?” Does the word “intensive” mean skills or experience? Please explain.”

“As a hiring manager, I always take time during the interview to explain the job description with the candidate. I go through each requirement one by one and ask candidates to tell me how they qualify based on their knowledge, skills, education or experience. For example, I would ask a candidate about security requirements for a web development position. Candidates can tell me that either they have built a website with strong security or have taken a computing security course. Depend on their answer, I would ask more detail. As a candidate, if you are prepared and read the job description well then you should not have problem of answering as you know what I may ask. You may include the relevant information on your resume already. If you are NOT prepared and NOT read the job description carefully then you will not know what I may ask about security then you will get nervous or cannot answer and that is why you may not get hired. You must know that there are more job applicants who are well prepared and the key factor is to find ways to be better than others. My advice is to review each job description by analyzing the job requirements and be prepared BEFORE go into any interview because that is the best way to get hired.