Hôm qua một sinh viên tới gặp tôi. Anh ta là học sinh giỏi, một trong những người giỏi nhất lớp. Anh ta nói: “Em cảm thấy không thoải mái với tổ dự án Capstone. Một số thành viên lười, một số không thông minh, và một số không tới cuộc họp tổ đúng giờ. Tất cả họ đều lấy cớ cho hành động của họ. Em phải làm hầu hết các việc và em không thích điều đó.”

Tôi giải thích: “Tôi không ngạc nhiên. Có hai mục tiêu then chốt trong dự án Capstone: Áp dụng điều em đã học vào dự án thực và học cách làm việc trong tổ. Có kĩ năng kĩ thuật là không đủ. Em cũng cần học cách làm việc cùng người khác nữa. Tôi đã từng quan sát tiến bộ của tổ của em và tôi biết rằng một số thành viên tổ đã không làm mấy nhưng họ đã bỏ phiếu cho em là người lãnh đạo tổ và em phải học làm người lãnh đạo. Người lãnh đạo không bỏ chạy khi đối diện với khó khăn.”

Anh ta nói: “Nhưng em không muốn làm người lãnh đạo. Tại sao thầy không cho em công việc nào đó mà bản thân em có thể tự làm được. Em không bận tâm tới công việc khó khăn nhưng em không muốn làm việc trong tổ.”

Tôi bảo anh ta: “Dự án capstone không được thiết kế cho mọi người làm việc một mình. En đang học cách làm việc trong tổ. Mọi tổ đều cần thời gian để hình thành và để các thành viên tổ đi tới biết lẫn nhau. Em cần thời gian để xây dựng mối quan hệ và thảo luận với nhau để phát triển hiểu biết chung về mục đích dự án. Là người lãnh đạo tổ em phải xây dựng chương trình nghị sự và khung thời gian cho các hoạt động của tổ và phải chắc rằng mọi người có cơ hội tham gia. Em phải đặt ra các qui tắc và quyết định thời gian và nơi chốn để họp và phải chắc các thành viên tổ sẽ tuân theo. Khi tổ thiếu hội tụ và chiều hướng vì điều đó họ lẫn lộn và không biết phải làm gì. Là người lãnh đạo, em phải làm rõ mục đích, nhiệm vụ, và kết quả của dự án rồi phân công các vai trò riêng cho các cá nhân…”

Anh ta lắc đầu: “Em không muốn làm việc với tổ này. En không thích một số người trong họ. Liệu em có thể chuyển sang tổ khác để cho em chỉ là thành viên tổ và làm việc kĩ thuật không?”

Tôi hỏi: “Chúng ta hãy nhìn vào tình huống này một chút ít nữa. Giả sử rằng em đi làm cho một công ti phần mềm. Em có thể nói với người quản lí là em không thích người này hay người kia cho nên họ phải tìm ai đó mà em hoà hợp để làm việc cùng em không? Em có thể yêu cầu họ cho em cái gì đó mà em muốn làm không? Em có thể bảo công ti rằng em không thích dự án này cho nên họ phải tìm cho em dự án khác không? Khi làm việc trong công nghiệp, em không có chọn lựa đâu. Hoặc em hoà hợp với mọi người hoặc em bị đuổi việc. Không công ti nào sẽ chịu được người với nhu cầu như vậy. Là sinh viên, em phải học cách đối phó với những điều không dễ chịu nào đó bây giờ để cho em không phải nếm cay đắng về sau.”

Anh ta yên lặng một chốc: “Nhưng phần lớn các thành viên tổ đều không giỏi về kĩ thuật. Họ chỉ là sinh viên trung bình và em muốn dự án của em thành công.”

Tôi bảo anh ta: “Đây không phải là dự án của em, nó là dự án của họ nữa. Cho nên em nghĩ rằng em là giỏi về kĩ thuật và họ không giỏi. Nếu em bắt đầu so sánh bản thân mình với người khác, em sẽ trở nên kiêu ngạo hay cay đắng vì sẽ có ai đó kém hơn em hay giỏi hơn em. Em cần học nhiều về khiêm tốn vì đó là điều duy nhất có thể bảo vệ em trong thời đại thay đổi này. Em có thể học giỏi trong lớp nhưng với tôi dường như là em đã không học được gì mấy về cuộc sống. Em vẫn phải học nhiêu và đây là cơ hội tốt cho em học. Capstone là bài học thứ nhất của em trong nhiều bài học mà em sẽ học trong cuộc đời. Tốt hơn cả em nên học nó bây giờ nếu không thì sẽ thành quá trễ.”

Anh ta cãi: “Nhưng tổ không làm việc tốt. Họ cũng không hoà hợp lẫn nhau. Em không phải là người duy nhất.”

Tôi giải thích: “Thỉnh thoảng tổ thấy khó làm việc cùng nhau nếu không có đủ thông tin hay ý tưởng để thảo luận. Em cần bắt đầu việc thảo luận bằng cách giải thích viễn kiến của em về dự án, mục đích của em và điều gì em muốn thấy như kết quả của dự án này. Em có thể xem xét một miền các khả năng bằng cách hỏi “Cái gì xảy ra nếu” hay ‘Cái gì khác” để cho em có thể đưa các thành viên tổ vào tham gia trong việc tìm giải pháp. Em phải đề nghị họ đi tới một số ý tưởng tốt hơn. Nếu các ý tưởng không được thảo luận đầy đủ, tổ có thể không hiểu tiềm năng của mình và trở nên nhiều tính biện luận hơn. Em cần liệt kê ra mọi ý tưởng mới khi họ gợi ý và đảm bảo tất cả những ý tưởng đó đều được thảo luận sâu để cho tổ có thể chọn lựa cái tốt nhất để bắt đầu. Điều quan trọng nhất là để mọi người biết lẫn nhau và bắt đầu làm việc như một tổ.”

Anh ta ngần ngại: “Nhưng một số thành viên không tới họp đúng giờ. Một số thậm chí không nói với nhau.”

Tôi giải thích: “Là người lãnh đạo tổ, em đặt ra qui tắc. Chẳng hạn, bất kì ai tới cuộc họp muộn phả trả tiền phạt. Thành viên tới chậm năm phút phải mua đồ uống cho cả tổ. Quá mười lăm phút phải mua thức ăn và quá nửa giờ phải mua bữa tối cho các thành viên tổ. Nếu tổ đồng ý với qui tắc này thì em có thể làm cho nó có hiệu lực. Em phải lập khung thời gian mà mọi thành viên tổ đồng ý cho từng cuộc họp. Em có thể đề nghị từng thành viên trình bày báo cáo tiến bộ về điều họ đã làm kể từ cuộc họp trước. Họ phải thảo luận những khó khăn mà họ đã trải qua để cho mọi người biết về tiến bộ của nhau. Nhớ rằng nỗ lực và kết quả của toàn tổ dựa vào tính hiệu quả và hiệu lực của từng thành viên tổ.”

Anh ta hỏi: “Em phải làm gì khi các thành viên dường như không tham gia vào thảo luận.”

Tôi giải thích: “Một số người có thể yên tĩnh bởi vì họ chỉ nghe. Em có thể hỏi ý kiến họ và cố biết tại sao họ im lặng? Nếu cần, em có thể nói với từng cá nhân ở chỗ riêng tư để nhận diện liệu có lí do cho việc thiếu tham gia không. Em phải để cho họ biết rằng là người lãnh đạo tổ, em đánh giá cao đóng góp của từng thành viên với tổ và khuyến khích họ tham gia nhiều hơn.”

Anh ta tranh luận: “Nhưng điều gì xảy ra nếu các thành viên tổ bất đồng với nhau?

Tôi giải thích: “Điều này là hoàn toàn bình thường trong làm việc tổ. Em phải đặt ra các qui tắc rằng các thành viên tổ phải tôn trọng ý tưởng của người khác. Họ phải lắng nghe lẫn nhau và cung cấp những ý kiến bình luận tích cực và xây dựng về ý tưởng của người khác. Khi bất đồng họ phải nêu ý tưởng một cách lịch sự và tránh đương đầu. Là người lãnh đạo, em phải nhắc nhở các thành viên tổ rằng làm việc trong tổ nghĩa là thương lượng cần xuất hiện và đây là “kĩ năng mềm” mà mọi người cần học. Sinh viên bao giờ cũng phàn nàn rằng họ không được dạy “kĩ năng mềm”  ở trường. Đây là cơ hội để học tập, nếu họ không học bây giờ thì họ sẽ học khi nào?”

Anh ta dường như đồng ý: “Tuy nhiên, trong họp các thành viên tổ thường nói về các việc khác, như tán gẫu và không thảo luận làm việc tổ, em không thể bảo họ im được.”

Tôi nói với anh ta: “Làm việc tổ cũng là hoạt động xã hội. Em phải cho phép một thời gian ngắn để cười hay nói chuyện, nhưng rồi nhắc tổ về khung thời gian và các nhiệm vụ cần được hoàn thành trong phiên đó. Em có thể để cho tổ biết rằng nếu họ kết thúc cuộc họp đúng giờ, làm cho công việc của họ được thực hiện đúng giờ, thì họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho nói chuyện, có thể ở quán cà phê về sau. Em phải để cho tổ có cơ hội biết lẫn nhau và xây dựng mối quan hệ.”

“Trong dự án Capstone, em học nhiều điều nhưng điều quan trọng nhất là học kĩ năng mềm như cách làm việc trong tổ, cách thương lượng lịch biểu, cách trao đổi, cách lắng nghe, cách giải quyết xung đột, em cũng học kĩ năng trình bày, kĩ năng lãnh đạo, kĩ năng quan hệ. Dự án Capstone thực sự là “Học ‘kĩ năng mềm’ bằng việc thực tế làm nó.” Tổ cần biết rằng đây là năm cuối của họ ở trường, trong vài tháng nữa họ sẽ tốt nghiệp và phải  đi tìm việc làm. Có cả kĩ năng kĩ thuật và kĩ năng mềm sẽ là điều có giá trị làm phân biệt họ với người khác.”

—-English version—-

A conversati​on about teamwork

Yesterday a student came to see me. He is a good student, one of the bests in class. He said: “I feel uncomfortable with the Capstone project team. Some members are lazy, some are not smart, and some do not come to team meeting on time. They all have excuses for their actions. I have to do most of the works and I do not like it”.

I explained: “I am not surprised. There are two key objectives in capstone project: To apply what you learned in a real project and learn how to work in team. Having technical skills is not enough. You also need to learn how to work with others too. I have been watching the progress of your team and I know that some team members have not do much but they voted for you to be the team leader and you should learn to be a leader. A leader does not run away when facing difficulty.”

He said: “But I do not want to be a leader. Why don’t you give me some works that I can do by myself. I do not mind difficult work but I do not want to work in team.”

I told him: “The capstone project is not designed for people to work alone. You are learning how to work in team. All teams take time to form and for team members to get to know each other. You need time to build the relationship and discuss with each other to develop a shared understanding of the project goals. As team leader you must develop an agenda and timeline for team’s activities and make sure that everyone has a chance to participate. You must set the rules and decide on times and places to meet and make sure team members will follow. When a team lack focus and direction because they are confused and do not know what to do. As leader, you must clarify the goal, the tasks, and outcomes of the project then assign specific roles to individuals…”

He shook his head: “I do not want to work with this team. I do not like some of them. Is it possible for me to transfer to another team so I just be a team member and do the technical work?”

I asked: “Let us look into this situation a little bit more. Assume that you go to work for a software company. Can you tell the manager that you do not like this person or that person so they must find someone that you get along to work with you? Can you request them to give you something that you want to do? Can you tell the company that you do not like this project so they have to find you another project? When working in the industry, you do not have a choice. Either you get along with people or you are fired. No company would tolerate people with such demand. As a student, you must learn to cope with some unpleasant things now so you do not have to taste the bitterness later.”

He was quiet for awhile: “But most team members are not technically good. They are just average students and I want my project to succeed.”

I told him: “This is not your project, it is their project too. So you think that you are technically good and they are not. If you start to compare yourself with others, you will become either vain or bitter for there will be someone better or worse than you. You need to learn more about being humble because that is the only thing that can protect you in this changing time. You may learn well in class but it seems to me that you have not learned much about life. You still have a lot to learn and this is a good opportunity for you to learn. Capstone is your first lesson of many lessons that you will learn in life. You better learn it now or it is too late.”

He argued: “But the team is not working well. They also do not get along with each others. I am not the only one.”

I explained: “Sometime the team finds it difficult to work together if there is not enough information or ideas to discuss. You need to start the discussion by explaining your vision of the project, your goals and what do you like to see as an outcome of this project. You may consider a range of possibilities by asking “What if” or ‘What else” so you can involve team members in searching for solutions. You must ask them to come up with some better ideas. If ideas are not discussed fully, the team may not understand their potential and become argumentative. You need to list all new ideas as they are suggested and ensure all of these ideas are discussed in depth so the team can select the best to start. The most important is to have everyone a chance to participate. This will help people to get to know each other and begin to work as a team.”

He hesitated: “But some members do not come to meeting on time. Some do not even talk to each other.”

I explained: “As the team leader, you set the rule. For example, anyone who comes to meeting late has to pay a penalty. A member who comes five to ten minutes late must buy drink for the team. More than fifteen minutes have to buy foods and more than half an hour have to buy dinner for team members. If the team agrees with this rule than you can enforce it. You must establish timelines that all team members agree on at each meeting. You can ask each member to present a progress report on what they did since last meeting. They must discuss the difficulties that they experienced so everyone knows about each other’s progress. Remember that your overall team effort and outcome rely on the effectiveness and efficiency of each team member.”

He asked: “What should I do when members do not seem to get involved in discussions.”

I explained: “Some people may be quiet because they just listen. You can ask for their opinion and try to know why they are quiet? If needed, you may talk to each individual in private to identify if there is a reason for the lack of involvement. You must let them know that as a team leader, you value each team member’s contributions to the team and encourage them to participate more.

He argued: “But what if team members disagree with each other?

I explained: “This is quite normal in team work. You must set rules that team members must respect the ideas of others. They must listen to one another and provide positive and constructive comments about the ideas of other. When disagree they must do so politely and avoid confrontation. As leader you must remind the team members that working in a team means that negotiation needs to occur and this is a “Soft-skills” that everyone needs to learn. Students always complain that they are not taught “Soft-skills” in school. This is the opportunity to learn, if they do not learn now then when will they?

He seemed to agree: “However, in meeting members often talk about other things, such as gossip and not discuss teamwork, I cannot tell them to shut-up.”

I told him: “Teamwork is also a social activity. You must allow some short time for a laugh or small talk, but then remind the team of the timelines and tasks that need to be completed in that session. You may let the team know that if they finish the meeting on time, get their work done on time, then they can spend more time for talk, maybe in a coffee shop later. You must let the team a chance to know each other and build the relationship.”

“In Capstone, you learn many things but the most important is to learn the soft-skills such as how to work in team, how to negotiate schedule, how to communicate, how to listen, how to solve conflict, you also learn presentation skills, leadership skills, relationship skills. The Capstone project is really “Learning “Soft-skills” by actually doing it”. The team needs to know that this is their last year in school, in few months they will graduate and have to go to find jobs. Having both technical skills and soft-skills would be valuable things that distinguish them from others.