Công nghệ thông in (CNTT) bao giờ cũng thay đổi nhưng mỗi năm, nó lại ngày một nhanh hơn. Xu hướng này là rõ ràng, rằng nhiều công ti đang dùng CNTT hơn trước đây. Ngày nay doanh nghiêp không thể vận hành được nếu không có CNTT và CNTT không thể tăng trưởng được nếu không có doanh nghiệp. Các công ti nhận ra thay đổi này và chấp nhận nó sớm sẽ được lợi nhiều nhất. Không may, ít người đã hiểu đầy đủ mối quan hệ này, và kết quả là, việc chọn lựa CNTT ở một số chỗ dường như ngẫu nhiên thay vì chiến lược. Thậm chí ngày nay, nhiều người lãnh đạo vẫn có khó khăn hiểu tầm quan trọng của CNTT do thái độ truyền thống về “làm kinh doanh như thường” thay vì thay đổi cách họ làm kinh doanh để tận dụng ưu thế của CNTT.

Ngày nay CNTT là phần bản chất của mọi doanh nghiệp. Bạn có bao giờ hỏi bao nhiêu công ti vẫn dùng máy chữ và gửi thư bưu điện không? Máy tính và emails đã làm thay đổi vận hành văn phòng mãi mãi bởi vì chúng nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn. Bạn đã bao giờ hỏi bao nhiêu công ti vẫn đang dùng sổ kế toán và máy tính tay không? Phần mềm máy tính như Excel hay Quicken đã làm thay đổi các qui trình kế toán bởi vì nó nhanh hơn, dễ hơn và chính xác hơn. Bao nhiêu công ti vẫn đang trả tiền quảng cáo trên báo in? Các website công ti và quảng cáo trực tuyến đã làm thay đổi mọi thứ bởi vì chúng cập nhật và rẻ hơn nhiều. Câu hỏi mà những người lãnh đạo công ti thường hỏi là “Tại sao tôi cần thay đổi?” Có những ích lợi trong việc dùng công nghệ trong doanh nghiệp như giảm chi phí vận hành, cải tiến hiệu quả, làm tối đa lợi nhuận, giảm thiểu phế thải, giảm quan liêu, cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng, đạt tới nhiều khách hàng tiềm năng hơn, và mở rộng doanh nghiệp và tăng trưởng. Và nếu bạn không làm điều đó, ai đó sẽ làm và họ có thể đẩy bạn ra khỏi kinh doanh.

Tất nhiên, nhiều người lãnh đạo không thấy được sự khẩn thiết của việc dùng công nghệ trong công ti của họ. Một số người có thể không thấy được bất kì đe doạ nào vì họ đang thoải mái khi công ti đang làm tốt. Điều đó là ngây thơ bởi vì với toàn cầu hoá, mọi thứ có thể xảy ra rất nhanh. Khi các công ti toàn cầu lớn bành trướng vào thị trường mới, các công ti địa phương không được chuẩn bị thường ngạc nhiên và lúc đó là quá chậm. Vì người lãnh đạo công ti địa phương bị mắc kẹt trong tư duy của họ ở mức địa phương, họ không sẵn sàng giải quyết với cạnh tranh toàn cầu theo cách chiến lược. Chẳng hạn, khi các công ti đồ ăn nhanh như McDonald, KFC, Taco Bell, Starbuck, Burger King, Pizza Hut v.v. bành trướng vào thị trường châu Á (Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ, Trung Quốc v.v.) hơn 75% các nhà hàng, quán cà phê, cửa hàng thực phẩm biến mất. Khi Wall Mart, Costco mở hàng trăm cửa hàng khổng lồ của họ trong khắp Trung Quốc, trên 85% các cửa hàng bán lẻ bị đóng cửa. Khi Amazon.com bành trướng kinh doanh sách trực tuyến ra toàn thế giới, phần lớn các hiệu sách ra khỏi kinh doanh. Khi các ngân hàng toàn cầu và các công ti tài chính mở ra ở một nước, phần lớn các ngân hàng địa phương và công ti tài chính địa phương ngừng kinh doanh. Để sống còn với kiểu cạnh tranh này, những người lãnh đạo công ti phải dựa trên năng lực của họ để hiểu và phục vụ khách hàng của họ. Duy nhất bằng việc liên tục thiết kế và chuyển giao sản phẩm và dịch vụ thích hợp đảm đương được, họ có thể đảm bảo sống sót trong thị trường thay đổi thường xuyên. Và để làm điều đó, họ cần CNTT để duy trì ưu thế cạnh tranh bằng việc có sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, chi phí thấp và tối đa hiệu quả.

Tích hợp doanh nghiệp với CNTT yêu cầu tư duy mới, chiến lược mới, và quan niệm mới về vận hành. Người lãnh đạo phải hiểu rằng tính toán mây, nền di động, dữ liệu lớn và kết mạng xã hội là những dẫn lái then chốt cho thay đổi trong kinh doanh toàn cầu hiện thời. Những dẫn lái này đang buộc những người lãnh đạo công ti đi tới chiến lược mới để tận dụng ưu thế của những công nghệ này bởi vì không thay đổi họ sẽ không có khả năng cạnh tranh. Chẳng hạn, Tính toán mây có thể giúp công ti giảm chi phí CNTT bằng việc chuyển nhiều thứ vào mây do công ti dịch vụ bên ngoài cung cấp. Nó giúp dẫn lái tính uyển chuyển và linh hoạt trong cấu trúc của công ti để cho mọi người có thể hội tụ vào kinh doanh chính mà không phải lo lắng về vấn đề CNTT. Các nền di động cho phép công nhân duy trì tiếp xúc với công ti của họ, bất kể họ đang ở đâu, do vậy họ có thể nhanh chóng đáp ứng với nhu cầu khẩn thiết khi nó xảy ra. Dữ liệu lớn Big Data cho phép công ti phân tích số lượng đông cả dữ liệu nội bộ và bên ngoài để giữ cho cấp quản lí được hiện thời với thay đổi thị trường và hoạt động của đối thủ cạnh tranh. Kết mạng xã hội cho phép công nhân cộng tác và chia sẻ thông tin nhanh chóng với người khác để cải tiến tính hiệu quả của công ti.

Thách thức là thích ứng với những công nghệ này đủ nhanh để giữ cùng nhịp với xu hướng thị trường và mong đợi của khách hàng. Có khả năng thích nghi với thay đổi là mấu chốt cho thành công của bất kì công ti nào, cho nên điều quan trọng là mọi người lãnh đạo và mọi mức quản lí của công ti đều phải nhận được đào tạo về CNTT để cho họ có thể hiểu được bốn nguyên lí nền tảng của kinh doanh trong thế kỉ 21: Đơn giản hoá, Chuẩn hoá, An ninh và Tích hợp. Bằng việc áp dụng các nguyên lí này vào công việc hàng ngày họ có thể đặt ra nền tảng mới cho công ti của họ mà sẽ đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng và phát đạt trong thị trường toàn cầu cạnh tranh này.

Với toàn cầu hoá cạnh tranh là dữ dội và các công ti không có CNTT sẽ không có khả năng cạnh tranh. Nó cũng có nghĩa là nhu cầu về người tốt nghiệp trong khoa học, công nghệ, kĩ nghệ, và toán học (STEM) sẽ lên cao nhanh hơn bất kì lĩnh vực nào khác. Khi việc tự động hoá công việc của công ti tăng lên, cấu trúc tổ chức sẽ phẳng ra bởi vì máy tính sẽ giải quyết con số ngày càng tăng các nhiệm vụ được công nhân thực hiện, một số mức quản lí sẽ không còn được cần tới và sẽ bị thay thế bởi công nhân có kĩ năng, người có thể ra quyết định riêng của họ. Hơn bao giờ hết, đào tạo và tuyển mộ công nhân có kĩ năng sẽ là chiến lược then chốt của mọi công ti và giáo dục STEM sẽ là ưu tiên then chốt cho mọi người lãnh đạo chính phủ để dẫn lái tăng trưởng kinh tế và đặt nước họ tách xa các nước khác.

—-English version—-

Information Technology and compamy leaders

Information Technology (IT) always changes but each year, it is getting faster and faster. The trend is clear that more companies are using IT than ever before. Today business cannot operate without IT and IT cannot grow without business. Companies that recognize this change and adopt it early will benefit most. Unfortunately, few people have fully understood this relationship, and as a result, the adoption of IT in some places appear as random rather strategic. Even today, many leaders are having difficulties to understand the important of IT due to the traditional “business as usual” attitude rather than changing the way they do business to take advantage of IT.

Today IT is essential part of every business. Have you ever asked how many companies are still using typewriters and post office mails? Computers and emails have changed office operation forever because they are faster, better and cheaper. Have you ever asked how many companies are still using accounting books and calculators? Computer softwares such as Excel or Quicken have changed accounting processes because it is faster, easier and more accurate. How many companies are still paying for their advertising in printed newspapers? Company websites and online advertising have changed everything because they are up to date and much cheaper. The question company leaders often ask is “Why do I need to change?” There are benefits of using technology in business such as reduce operating costs, improve efficiency, maximize profits, minimize waste, reduce bureaucracy, provide better service to customers, reach more potential customers, and expanding the business and growth. And if you do not do it, somebody will and they could put you out of business.

Of course, many leaders do not see the urgency of using technology in their company. Some may not see any threat as they are comfortable when the company is doing well. That is naïve because with globalization, things can happen very fast. When large global companies expand into new market, unprepared local companies often surprise and it is too late. As local company leaders are stuck in their thinking at local level, they are not ready to deal with global competition in a strategic way. For example, when fast food companies like McDonald, KFC, Taco Bell, Starbuck, Burger King, Pizza Hut etc. expanded into Asia market (Japan, S. Korea, India, China etc.) more than 75% of restaurants, coffee shops, food stores disappeared. When Wall Mart, Costco opened hundreds of their giant stores across China, over 85% of local retails closed. When Amazon.com expanded its online book business worldwide, most bookstores went out of business. When global banks and financial companies opened business in a country, most local banks and local finance companies shutdown. To survive this type of competition, company leaders must rely on their ability to understand and serve their customers. Only by continually designing and delivering affordable appropriate products and services, they can ensure survival in the constantly change market. And to do that, they need IT to stay competitive by having high quality products and services, low cost, and maximize efficiency.

To integrate business with IT requires a new thinking, new strategy, and new concept of operation. Leaders must understand that Cloud computing, Mobile platforms, Big Data and Social networking are key drivers of change in the current global business. These drivers are forcing company leaders to come up with new strategy to take advantage of these technologies because without change they will not be able to compete. For example, Cloud Computing can help company reduces IT cost by moving many things into the cloud provided by external service company. It helps drives agility and flexibility in company’s structure so people can focus on the main business without have to worry about IT problems. Mobile platforms allow workers to stay in touch with their company, regardless where they are, thus they can quickly response to urgent need when it happens. Big Data allows company to analyze massive number of both internal and external data to keep management stays current with the market changes and competitors’ activities. Social Networking allows workers to collaborate and share information quickly with others to improve company’s efficiency.

The challenge is to adapt to these technologies fast enough to keep pace with market trends and customers’ expectations. Being able to adapt to change is critical to any companies’ success, so it is important that all leaders and every level of company management must receive training about IT so they can understand the four fundamental principles of business in the 21st century: Simplification, Standardization, Security and Integration. By applying these principles in daily work they can lay a new foundation for their company that will meet the demands of their customers and thrive in this competitive global market.

With globalization competition is fierce and companies without IT will not be able to compete. It also means demand for graduates in science, technology, engineering, and mathematics (STEM) will be rising faster than any other fields. As the automation of company’s work increases, the organization structure will be flat because computers will handle a growing number of tasks performed by workers, some management levels will no longer be needed and will be displaced by skilled workers who can make their own decisions. More than ever, training and recruiting skilled workers will be a key strategy of every company and STEM education will be critical priorities for every government leaders to drive economic growth and set their country apart from others.