Một người quản lí dự án hỏi tôi: “Dự án của tôi đang bị trục trặc, chúng tôi bị tụt sau lịch. Một số thành viên tổ bỏ dự án và người chủ công ti không hài lòng. Tôi không muốn thấy dự án của tôi thất bại. Tôi có thể làm gì trong tình huống này? Xin thầy giúp đỡ.”

Đáp: Phần lớn các dự án đều bị trục trặc khi chúng tụt sau lịch hay tiêu quá ngân sách. Chúng sẽ không hoàn thành thành công nếu không có nỗ lực nào đó và quyết tâm của tổ dự án. Tuy nhiên, người phải thu lại kiểm soát và cứu nó khỏi thất bại là người quản lí dự án.

Là người quản lí dự án, bạn phải kiểm điểm mọi nhiệm vụ để xác định đúng chỗ dự án đang ở có liên quan tới lịch biểu và ngân sách thực tại. Bạn phải nói cho các thành viên tổ và giải thích cho họ rằng bạn muốn biết tiến bộ nào đã được làm tới giờ và cái gì đã xảy ra. Đây KHÔNG phải là lúc đổ lỗi bất kì ai mà bạn phải giải thích rõ ràng rằng bạn muốn thu lại kiểm soát bằng việc biết chỗ bắt đầu tuyến cơ sở mới. Theo cách đó tổ không cảm thấy bị đe doạ, mất tự tin, hay hoảng sợ về việc lỡ lịch biểu. Phải làm rõ ràng cho tổ rằng có vấn đề và chúng phải được giải quyết. Nhiều người quản lí thiếu kinh nghiệm thường che giấu sai lầm của họ bằng việc đổ lỗi cho ai đó hay cái gì đó. Điều đó sẽ làm cho vấn đề tồi tệ nhất và không giải quyết được gì cả. Bạn phải chấp nhận sự kiện là nếu bất kì cái gì xảy ra trong dự án, đó chính là lỗi của người quản lí dự án. Không thành vấn đề nếu lịch biểu sai. Không thành vấn đề nếu ngân sách là không đủ. Vì người quản lí dự án lập kế hoạch cho dự án, ước lượng lịch biểu và ngân sách và quản lí tổ, chính trách nhiệm của người quản lí là về điều xảy ra cho dự án. Bất kể điều gì xảy ra, bạn phải chấp nhận rằng bạn phạm sai lầm trước và sẵn lòng sửa nó. Bằng việc làm điều đó các thành viên tổ sẽ cảm thấy thoải mái rằng không ai sẽ bị quở trách và vẫn còn ở lại với dự án. Thỉnh thoảng nguyên nhân của vấn đề không phải ở thời gian hay ngân sách mà ở con người và kĩ năng. Trước khi bạn có thể sửa được vấn đề này, tổ phải biết rằng bạn dự định làm dự án này thành công và bạn sẽ làm bất kì cái gì cần thiết để sửa vấn đề. Nếu tổ không cảm thấy một cách mạnh mẽ rằng nó có thể được sửa, dự án chắc chắn sẽ thất bại.

Chính vai trò của người quản lí dự án là nhắc nhở thành viên tổ về viễn kiến dự án và động viên thành viên tổ hiểu ích lợi của dự án được hoàn thành, cho họ như các cá nhân cũng như cho cả công ti. Không dự án nào là hoàn hảo, mọi dự án đều có vấn đề nào đó. Bằng việc giải quyết những vấn đề này, tổ sẽ học cái gì đó mới. Kinh nghiệm không tới từ việc học từ sách vở hay theo bài giảng mà trong làm việc thực tế trên dự án và giải quyết vấn đề dự án. Khi mà các thành viên tổ đồng ý và quyết tâm hoàn thành dự án, bạn có thể bắt đầu giải quyết những vấn đề này. Tất nhiên, bạn không thể làm điều đó bằng riêng bản thân bạn. Đừng là anh hùng. Bạn phải kiểm điểm mọi vấn đề và xác định cách giải quyết chúng. Bạn phải đi tới giải pháp rồi đi tới gặp người chủ công ti và thảo luận với ông ấy về giải pháp đề nghị của bạn. Phải trung thực và rõ ràng về điều bạn muốn làm nhưng để người chủ công ti ra quyết định. Không người chủ nào muốn thấy dự án thất bại cho nên ông ấy phải giúp bạn. Nếu đấy là vấn đề lịch biểu, người chủ phải thảo luận với khách hàng và yêu cầu lịch biểu mới. Nếu đấy là vấn đề ngân sách thì người chủ phải quyết định tăng ngân sách. Nếu đấy là con người và kĩ năng thì người chủ có thể muốn xem liệu bạn có thể thuê người mới hay chuyển một số người trong công ti sang hỗ trợ cho dự án của bạn.

Có những hỗ trợ này, bạn có thể lập kế hoạch lại cho dự án của bạn. Bạn phải không dùng bản kế hoạch dự án cũ vì nó không còn hợp thức nữa. Điều quan trong phải nhấn mạnh lại mục đích doanh nghiệp, viễn kiến của dự án được hoàn thành cho mọi thành viên tổ và khách hàng. Bản kế hoạch dự án mới của bạn là việc lập kế hoạch cách đi từ nơi bạn bây giờ đang ở tới dự án được hoàn thành và thành công. Bạn phải đảm bảo rằng thành viên tổ biết tới tầm quan trọng của từng nhiệm vụ mà họ phải hoàn thành vì bạn bắt đầu quản lí dự án bằng lịch biểu mới, ngân sách mới và các thành viên tổ mới.

Ngay cả điều đó không có nghĩa là bạn đã hoàn toàn sửa mọi vấn đề. Có thể là một số yếu tố gây ra vấn đề vẫn còn tồn tại cho nên đừng cảm thấy lạc quan vội. Bạn phải vẫn còn bình thản và hội tụ vào việc làm cho dự án tiến triển một cách hiệu quả. Bạn phải đặt ra các cuộc kiểm điểm hàng tuần để kiểm tiến bộ một cách năng nổ. Làm lại cấu trúc phân việc của bạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ kiểm soát và phân công những nhiệm vụ này cho tổ của bạn và phải chắc rằng từng người làm việc tương ứng. Đừng để bất kì ai cảm thấy không thoải mái. Bạn phải khuyến khích họ bằng việc trao đổi thường xuyên với nhiều ca ngợi hơn. Thái độ tích cực của bạn được cần vào lúc này. Duy trì kế hoạch của bạn và lãnh đạo tổ dự án với lòng biết ơn và đánh giá cao. Nhớ rằng tài chính và lịch biểu có thể thay đổi trong tiến trình dự án nhưng thành viên tổ là nhân tố then chốt để làm cho dự án thành công hay thất bại. Cách duy nhất để thu được kiểm soát dự án là đối xử mọi thứ như cơ hội và nhắc nhở mọi người về viễn kiến của dự án, rồi đi tới việc hoàn thành thành công đó.

—-English version—-

How to prevent project failure

A project manager asked me: “My project is in trouble, we are behind schedule. Some team members left the project and the company owner is not happy. I do not want to see my project fail. What can I do in this situation? Please help.”

Answer: Most projects are in trouble when they are behind schedule or overspending on their budgets. They will not complete successful without some efforts and commitments of the project team. However, the person who must regain control and rescue it from failure is the project manager.

As project manager, you must review all tasks to determine exactly where the project is with regard to the actual schedule and budget. You must talk to team members and explain to them that you want to know what progress has been made so far and what has happened. This is NOT the time to blame anyone but you must clearly explain that you want to regain control by knowing where to start a new baseline. That way the team does not feel threaten, loses confident, or panics about missing schedule. It must be clear to the team that there are problems and they must be solved. Many inexperienced project managers often hide their mistakes by blaming someone or something. It will make the matter worst and not solve anything. You must accept the fact that if anything happens in the project, it is the project manager’s fault. It does not matter if the schedule is wrong. It does not matter if the budget is not enough. Since project manager plans the project, estimates schedule and budget and manages the team, it is the project manager’s responsibility about what happens to the project. Regardless what has happened, you must accept that you make mistake first and willing to correct it. By doing that the team members will feel comfortable that no one will be blame and stay with the project. Sometime the cause of problem is not time or budget but people and skills. Before you can fix this problem, the team must know that you intend this project to be a success and you will do whatever necessary to fix problems. If the team does not feel strongly that it can be fixed, the project certainly will fail.

It is a project manager’s role to remind team members about the project vision and encourages team members to understand the benefits of the completed project, for them as individuals as well as for the company. No project is perfect, every project will have some problems. By solving these problems, the team will learn something new. Experiences do not come from learning from books or taking a course but in actual working on projects and solving project problems. As long as team members agree and commit to complete the project, you can start to solve these problems. Of course, you cannot do it by yourself. Do not be a hero. You must review all problems and determine how to solve them. You must come up with solutions then come to see the company owner and discuss with him about your propose solution. Be honest and clear about what you want to do but let the company owner makes decision. No owner wants to see a project fails so he must help you. If it is a schedule problem, owner must discuss with customer and asks for new schedule. If it is a budget problem then the owner must decide to increase the budget. If it is people or skills then owner may want to see whether you can hire new people or transfer some people in the company to support your project.

Having these supports, you can re-plan your project. You should not use the old project plan as it no longer valid. It is important to re-emphasize the business goals, the vision of the completed project to all the team members and customers. Your new project plan is to plan how to get from where you are now to a completed and successful project. You must ensure that team members know the importance of each task that they must complete as you are beginning to manage the project with new schedule, new budget and additional new team members.

Even it does not mean that you have completely fix all problems. It is possible that some of the factors that cause the problem still exist so do not feel optimistic yet. You must remain calm and focus on getting the project moving forward effectively. You must set weekly review to check progress aggressively. Re-work your work breakdown structure to smaller tasks for easy control and assign these tasks to your team and make sure that each is working accordingly. Do not let anybody feel uncomfortable. You must motivate them by communicate often with more praises. Your positive attitude is needed at this time. Stay on your plan and lead the project team with gratitude and appreciation. Remember that finances and schedule can change during the course of a project but team members are the key factor to make the project succeed or failure. The only way to regain control of a project is to treat everything as an opportunity and remind everyone of the vision of the project, then move forward to that successful completion.