Bất kỳ ai từng phải làm việc cùng người khác để hoàn thành mục tiêu quan trọng nào đó sẽ không nghi ngờ tầm quan trọng và sự khó khăn của teamwork. Trên thực tế, kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả không tự nhiên mà có – nó đòi hỏi rất nhiều nỗ lực. Nguyên nhân là vì các đội nhóm vốn dĩ có nhiều lỗ lỏng – những điểm chết: đội nhóm được tạo thành bởi những cá nhân không hoàn hảo với lòng vị kỷ và những mục tiêu ích kỷ.

May mắn là chúng ta có những công cụ và nguyên tắc để xây dựng tinh thần teamwork tuyệt vời. Hiểu được các nguyên tắc và cách vận dụng những công cụ này là điều thiết yếu đối với bất kỳ nhà lãnh đạo nào.

5 Điểm Chết Trong Teamwork sẽ trả lời nhiều câu hỏi cơ bản về teamwork, chẳng hạn như:

• Tại sao nhất thiết phải tập trung vào teamwork ngay cả khi đội nhóm đã có những cá nhân xuất sắc?

• Tại sao các thành viên trong đội nhóm cần cởi mở chia sẻ những điểm mạnh và điểm yếu với nhau?

• Làm thế nào để khuyến khích các thành viên trong nhóm tập trung vào kết quả chung hơn là mục tiêu cá nhân?

Teamwork là lợi thế cạnh tranh hàng đầu

Tại sao những đội ngũ tài năng nhất cũng có thể đạt hiệu quả kém khi không có tinh thần teamwork?

Đó là vì những đội ngũ xuất sắc không chỉ cần những cá nhân xuất sắc mà còn đòi hỏi nhiều hơn thế. Hãy lấy ví dụ từ câu chuyện của DecisionTech, một công ty công nghệ trong Thung lũng Silicon. Họ từng được xem là công ty khởi nghiệp cực kỳ tiềm năng, nhưng tình hình ngày một xuống dốc – mặc dù họ có đội ngũ nhân viên tài năng và giàu kinh nghiệm (và đắt giá nữa!), cùng với các nhà đầu tư hàng đầu mà đa số các công ty khởi nghiệp khác chỉ dám mơ ước.

Tại sao lại như vậy?

Nguyên nhân nằm ở việc thiếu tinh thần teamwork giữa các nhà quản lý và lãnh đạo trong công ty. Trong đội nhóm của những cá nhân giàu tham vọng và tài năng, tính vị kỷ cá nhân có thể cản trở tinh thần teamwork vì các thành viên sẽ cạnh tranh và đấu đá lẫn nhau.

Thật may, tinh thần teamwork có thể được cải thiện. Đây chính xác là nhiệm vụ của Kathryn Peterson khi được bổ nhiệm làm CEO mới của DecisionTech. Bà ưu tiên tinh thần teamwork hơn việc đạt được những mục tiêu tài chính, và bằng cách đó, bà đã đưa công ty quay lại đà thành công.

Sự tin tưởng trong teamwork

Đa số mọi người đều biết sự tin tưởng và tôn trọng là nền tảng của mọi mối quan hệ. Đây cũng là nền tảng của teamwork.

Để đội nhóm vận hành tốt, các thành viên phải tin tưởng lẫn nhau. Khi có được điều này, họ sẽ trao đổi và tương tác cởi mở với nhau, ngay cả đối với những vấn đề khó khăn hoặc những trong những cuộc tranh luận. Nhờ đó mà vấn đề sẽ nhanh chóng được giải quyết. Nếu không có sự tin tưởng lẫn nhau, đội nhóm có xu hướng né tránh những vấn đề quan trọng và không thảo luận với nhau, từ đó dẫn đến việc đưa ra những quyết định tồi.

Sự ra đi của trưởng phòng kinh doanh của DecisionTech là ví dụ tiêu biểu cho kiểu tương tác cởi mở có nền tảng từ niềm tin. Theo lẽ tự nhiên, công ty cần người thay thế vị trí này, và Carlos Amador, trưởng bộ phần chăm sóc khách hàng đã đề xuất là anh sẽ làm vai trò đó. Tuy nhiên, những thành viên còn lại trong nhóm cảm thấy những thành viên khác có kinh nghiệm và phù hợp với công việc này hơn, và vì có nền tảng lòng tin vững chắc, họ có thể thoải mái nói ra ý kiến của mình. Carlos cũng chấp nhận giải pháp và không cảm thấy bị xúc phạm vì điều này.

Nếu nền tảng lòng tin của họ yếu hơn, tình huống có thể sẽ trở thành trận chiến giữa những cái tôi với nhau, và Carlos sẽ không nguyện ý lùi bước.

Vậy làm thế nào để xây dựng lòng tin?

Nói một cách đơn giản, các thành viên trong nhóm cần sẵn sàng bộc lộ điểm yếu của mình. Đây không phải là chuyện dễ dàng, đặc biệt là trong môi trường đầy cạnh tranh hiện tại. Nhưng để xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau, mọi người cần hiểu rằng không có lý do gì để phải phòng thủ hoặc quá cẩn trọng trong đội nhóm. Điều này nghĩa là các thành viên cần có ý thức nỗ lực để “hạ phòng thủ” và cởi mở trao đổi về những điểm yếu hoặc sai lầm của mình. Bằng cách này mọi người sẽ nhanh chóng nhận ra đồng đội của mình có thiện ý, từ đó lòng tin sẽ được xây dựng.

Nhưng ai là người cần chia sẻ và bộc lộ những điểm yếu trước tiên? Đó chính là nhà lãnh đạo.

Tại DecisionTech, để khuyến khích quá trình xây dựng lòng tin, Kathryn đã tổ chức một hoạt động để các thành viên chia sẻ điểm mạnh và điểm yếu của mình. Hoạt động đơn giản này bắt đầu tạo dựng lòng tin cho cả đội.

Tuy nhiên, bước quan trọng đầu tiên chính là người lãnh đạo phải làm gương và là người đầu tiên bộc lộ điểm yếu của bản thân. Hành động này cho cả đội thấy rằng việc thể hiện điểm yếu sẽ không bị trừng phạt, từ đó khuyến khích mọi người chấp nhận “rủi ro" này.

Sự tin tưởng dẫn đến những xung đột lành mạnh và những quyết định thích đáng

Nhiều người nghĩ rằng xung đột là tiêu cực, nhưng những xung đột mang tính xây dựng lại rất quan trọng đối với bất kỳ đội ngũ nào, đặc biệt là khi cần đưa ra những quyết định thích đáng nhất – vì những quyết định tốt nhất là quyết định được xây dựng trên những quan điểm khác nhau, thậm chí là tương phản nhau.

Nếu đội nhóm không có sự tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ thường né tránh xung đột và tránh bàn đến những vấn đề nhạy cảm hoặc khó khăn. Họ sẽ không nói ra ý kiến của mình, cũng như không bày tỏ những mối lo ngại, cũng không chất vấn lẫn nhau. Họ cố gắng duy trì sự hòa hợp giả tạo trong đội nhóm.

Trong trường hợp của DecisionTech, Kathryn phát hiện những cuộc họp của ban quản lý rất hiếm khi có tranh luận. Nguyên nhân là vị họ không đủ tin tưởng lẫn nhau để bàn về những vấn đề khó khăn nhưng thiết yếu. Để khắc phục điểm chết này, Kathryn đã có nhiều nỗ lực để cả nhóm xây dựng lòng tin với nhau, từ đó giúp các thành viên cởi mở và có những cuộc tranh luận lành mạnh hơn và đưa ra những quyết định tốt hơn.

Tinh thần trách nhiệm

Một trong những tình huống khó chịu nhất trong đội nhóm là khi bạn phải nói với một đồng nghiệp rằng họ đang làm việc kém hiệu quả hoặc hành xử không thích đáng. Thật không may, nếu các thành viên không làm điều này thì tinh thần trách nhiệm trong nhóm sẽ sụt giảm, gây ra cảnh trễ deadline, kết quả thường thường bậc trung và hiệu quả làm việc kém. Nhà lãnh đạo sẽ phải gánh vác trọng tránh của người duy nhất có tinh thần kỷ luật, vì không có tinh thần cùng chịu trách nhiệm tồn tại trong nhóm.

Trên thực tế, thành viên của những đội ngũ xuất sắc luôn nhắc nhở nhau hoàn thành trách nhiệm, và điều này thật sự giúp cải thiện mối quan hệ giữa các thành viên với nhau. Khi tin tưởng lẫn nhau, những thành viên được thúc đẩy làm việc tốt hơn sẽ hiểu rằng mục đích của việc này là hướng đến kết quả chung tốt đẹp cho cả nhóm, chứ không xem đó như công kích cá nhân. Họ cũng sẽ cảm thấy được thúc đẩy để nỗ lực nhiều hơn và cải thiện thành tích của mình. Đây chính là lý do sức ép giữa đồng nghiệp với nhau về tinh thần trách nhiệm sẽ giúp nâng cao tính hiệu quả của đội nhóm.

Tập trung vào kết quả chung

Đội nhóm nào cũng có những mục tiêu chung cần đạt được, chẳng hạn như thiết kế dòng sản phẩm mới hoặc chiến thắng trận đấu bóng rổ. Và những thành viên trong những đội nhóm xuất sắc hiểu rằng mục tiêu chung cần được ưu tiên hơn mục tiêu cá nhân.

Ví dụ, chồng của Kathryn là huấn luyện viên bóng rổ, và anh phải loại một trong những cầu thủ tài năng nhất ra khỏi đội bóng. Tại sao? Vì cầu thủ này không quan tâm đến việc đội thắng hay thua mà chỉ cần biết mình ghi được bao nhiêu bàn thắng. Cầu thủ này xem mục tiêu cá nhân quan trọng hơn mục tiêu của toàn đội, và do đó cậu phải rời khỏi đội.

Nếu những người như vậy tồn tại trong đội, cả đội sẽ quên mất mục tiêu chung và nhanh chóng đánh mất lợi thế cạnh tranh của mình. Các thành viên sẽ bắt đầu tập trung vào sự nghiệp riêng, và tiến độ phát triển của đội sẽ chững lại. Cuối cùng, những thành viên xuất sắc nhất, những người sẵn lòng góp sức vì mục tiêu chung, sẽ nhận ra đây không phải là đội nhóm phù hợp với mình, và thế là họ sẽ rời đi để gia nhập những đội tốt hơn.

Khi mọi người cùng theo đuổi một mục tiêu chung, từng thành viên sẽ sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau để cùng hoàn thành trách nhiệm của mình.

Dành thời gian chất lượng để tương tác với nhau

Một chiếc thuyền sẽ không đi đến đâu nếu mỗi người ngồi trên thuyền chèo theo một hướng khác nhau. Tương tự, một đội nhóm sẽ không đạt được bất kỳ mục tiêu nào nếu không thống nhất về mục tiêu của mình. Do đó, đội nhóm cần thường xuyên gặo gỡ và trao đổi với nhau để thống nhất về mục tiêu và phương hướng làm việc. 

Điều này mang đến nhiều lợi ích khác nhau. Thứ nhất, việc dành thời gian chất lượng cho nhau sẽ giúp các thành viên xây dựng mối quan hệ và tạo dựng lòng tin, từ đó có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Thứ hai, mâu thuẫn và xung đột sẽ dễ giải quyết hơn khi mọi người bàn luận trực tiếp với nhau. Cuối cùng, khi gặp mặt trực tiếp, các thành viên sẽ dễ nắm bắt những việc đồng đội mình đang làm, cũng như biết những kỹ năng của họ sẽ có thể phát huy trong lĩnh vực nào, từ đó công việc sẽ suôn sẻ hơn.

Như vậy, việc gặp mặt và trao đổi thường xuyên về công việc sẽ giúp các thành viên hợp tác với nhau hiệu quả hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

Tổng kết

Kỹ năng làm việc nhóm là lợi thế cạnh tranh hàng đầu, nhưng đa số các tổ chức đều gặp phải những điểm chết khiến đội nhóm không thể vận hành hiệu quả. Nền tảng cơ bản của teamwork là sự tin tưởng lẫn nhau, có những tranh luận mang tính xây dựng, cam kết với quyết định đã đưa ra, cùng nhắc nhở nhau hoàn thành trách nhiệm và tập trung vào mục tiêu chung.

Theo Blinkist.