TƯ DUY TỐI ƯU
STEPHEN R. COVEY TƯ DUY TỐI ƯU Tác giả của The 7 Habits of Highly Effective People Vũ Tiến Phúc dịch
Phần I CHiẾC đỒNG HỒ VÀ CÁi lA BÀN
Tư Duy Tối ưu 16 Stephen: Con gái tôi, Maria, vừa mới sinh đứa con thứ ba, nói chuyện với tôi: “Bố ơi, con rất bực mình. Bố biết là con yêu quý đứa bé như thế nào, nhưng nó chiếm hết thời gian của con. Con không còn thời gian làm điều gì khác, kể cả điều mà chỉ có con mới làm được”. Tôi hiểu lý do đã làm cho con gái tôi bực mình. Maria là một đứa thông minh, có năng lực, và luôn làm những việc tốt. Con bé bị cuốn hút trước nhiều việc cần phải làm - những dự án phải hoàn thành, những đóng góp cần phải có, những công việc nội trợ ngổn ngang. Khi hai bố con nói chuyện với nhau, chúng tôi nhận ra rằng sự bực bội của con bé về cơ bản là do sự kỳ vọng của nó. Và lúc này, điều cần làm duy nhất đối với Maria là vui với đứa con vừa mới chào đời. “Thư giãn đi, con ạ”, tôi nói. “Hãy thư giãn và vui với trải nghiệm mới này. Hãy làm cho đứa con bé bỏng của con cảm nhận được niềm vui của mẹ nó. Không một ai khác có thể yêu thương và nuôi dưỡng đứa trẻ này tốt hơn con. Tất cả những mối quan tâm khác bây giờ chẳng là gì so với việc này.” Maria nhận ra rằng, trước mắt cuộc sống của mình sẽ bị mất thăng bằng… và đó là điều không tránh khỏi. “Mọi việc trên đời đều có thời gian và thời điểm thích hợp của nó.” Con bé cũng nhận ra rằng khi đứa con của nó lớn lên và bước sang giai đoạn khác của cuộc sống, nó sẽ có điều kiện để thực hiện các mục tiêu của mình và có đóng góp nhiều hơn. Cuối cùng, tôi nói với con gái: “Con cũng chẳng cần đặt ra kế hoạch làm việc và hãy tạm quên đi thời khóa biểu. Thôi không dùng đến các công cụ lập kế hoạch, nếu những cái đó chỉ làm cho con cảm thấy có lỗi. Đứa bé là điều quan trọng nhất trong cuộc sống của con vào lúc này. Hãy vui hưởng hạnh phúc cùng con trẻ và đừng lo âu. Hãy dựa vào cái la bàn nội tâm, chứ không phải chiếc đồng hồ treo trên tường”.
Phần I: CHiẾC đỒNG HỒ vÀ CÁi lA BÀN 17 Đối với nhiều người trong chúng ta, luôn tồn tại khoảng cách lớn giữa cái la bàn và chiếc đồng hồ - tức là giữa những điều thực sự quan trọng đối với chúng ta và cách thức chúng ta sử dụng thời gian. Khoảng cách này không thể san lấp bằng phương pháp “quản trị thời gian” truyền thống, là phương pháp nhằm tăng khối lượng công việc, sao cho chúng ta có thể làm nhiều hơn và nhanh hơn. Quả thật, nhiều người nhận ra rằng nhiều khi tăng tốc độ làm việc chỉ khiến cho tình hình thêm tồi tệ mà thôi. Bạn hãy thử trả lời câu hỏi này: Nếu như có phép màu, đột nhiên bạn có thể tăng 15% hoặc 20% hiệu suất công việc như hứa hẹn của phương pháp quản trị thời gian truyền thống, thì điều đó có giải quyết được các mối bận tâm của bạn không? Thoạt đầu, có thể bạn cảm thấy phấn khích về điều này, nhưng nếu bạn cũng giống như nhiều người khác mà chúng tôi từng gặp, bạn sẽ nhận ra rằng mình không thể giải quyết những thách thức đang gặp chỉ đơn thuần bằng cách làm được nhiều việc hơn với thời gian ít hơn. Trong Phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào ba thế hệ quản trị thời gian truyền thống và tìm hiểu lý do vì sao các phương pháp này không lấp được khoảng trống nói trên. Chúng ta cũng sẽ nghiên cứu thế hệ quản trị thời gian thứ tư, là thế hệ khác hẳn với các thế hệ trước đó. Nó không đơn thuần chỉ là một thế hệ “quản trị thời gian”, mà còn là sự lãnh đạo bản thân một cách hiệu quả. Thay vì chỉ cho chúng ta làm mọi việc cho đúng cách, nó tập trung vào chỗ giúp chúng ta nhận ra và làm đúng những việc cần làm. Chương 3 đề cập đến một vấn đề hóc búa là xác định cái gì là “điều quan trọng nhất” trong cuộc sống và làm thế nào để ưu tiên cho những việc đó. Chương này còn đề cập đến ba ý tưởng cốt lõi của thế hệ quản trị thứ tư. Đây có thể là một thách thức đối với cách suy nghĩ của bạn về thời gian và cuộc sống. Chương này đòi hỏi bạn phải có quyết tâm đi sâu vào nội tâm. Chúng tôi khuyên bạn nên đọc theo trình tự, nhưng nếu bạn thấy hữu ích hơn cho bạn, thì bạn có thể chuyển ngay sang Phần II, đọc quy trình
Tư Duy Tối ưu 18 tổ chức theo Phần tư thứ II trước, để nắm được lợi ích của những điều chúng ta đang thảo luận rồi quay trở lại Chương 3. Chúng tôi tin rằng nếu bạn hiểu rõ và áp dụng đúng cả ba ý tưởng cốt lõi trong chương này, thì chúng sẽ có tác động rất lớn đến cách sử dụng thời gian và chất lượng cuộc sống của bạn.
Chương 1 Tiếng chuông cảnh tỉnh Kẻ thù của “tốt nhất” chính là “tốt”. Chúng ta luôn lựa chọn cách sử dụng thời gian của mình, từ việc lớn đến việc nhỏ trong cuộc sống. Chúng ta cũng đang sống chung với những hậu quả do sự lựa chọn của chính chúng ta. Nhiều người không bằng lòng với những hậu quả đó, đặc biệt là khi có khoảng cách lớn giữa cách sử dụng thời gian với những điều có ý nghĩa quan trọng trong cuộc sống. Cuộc sống của tôi thật bề bộn! Tôi chạy quanh suốt ngày - nào là hội họp, điện thoại, giấy tờ, các cuộc hẹn. Tôi vắt kiệt sức mình, lăn ra giường ngủ lịm đi và thức dậy sớm vào buổi sáng hôm sau để tiếp tục lặp lại như thế. Kết quả công việc của tôi không tồi; tôi làm được rất nhiều việc. Nhưng đôi khi tôi trăn trở từ đáy lòng mình: “Thế thì sao nhỉ? Điều mình đang làm có thực sự là có ý nghĩa?”. Thú thật là tôi không biết.
Tư Duy Tối ưu 20 Tôi cảm thấy như bị giằng xé. Gia đình rất quan trọng đối với tôi; công việc cũng vậy. Tôi sống trong sự mất thăng bằng thường trực, tìm cách dung hòa giữa hai đòi hỏi này. Có cách nào để thực sự thành công và hạnh phúc - cả công việc tại cơ quan lẫn cuộc sống gia đình? Tôi có rất ít thời gian dành cho bản thân mình. Hội đồng quản trị và các cổ đông cứ bu vào tôi như đàn ong khi giá cổ phiếu của công ty sụt giảm. Tôi luôn luôn phải đóng vai trọng tài trong những cuộc đấu đá giữa các thành viên trong ban lãnh đạo công ty. Tôi cảm thấy áp lực đè nặng khi lãnh đạo việc thực hiện sáng kiến cải thiện chất lượng của công ty. Tinh thần làm việc của các nhân viên trong công ty rất thấp và tôi cảm thấy có lỗi vì đã không gần gũi và lắng nghe họ nhiều hơn. Đáng buồn hơn là mặc dù gia đình tôi vẫn có những kỳ đi nghỉ chung, nhưng mọi người coi như không có tôi vì tôi luôn vắng mặt. Tôi cảm thấy không kiểm soát được cuộc sống của chính mình. Tôi cố gắng xác định đâu là điều quan trọng trong đời mình và đặt ra mục tiêu để thực hiện, nhưng lại để người khác - sếp, các đồng nghiệp, vợ tôi - can thiệp và gây cản trở. Điều tôi dự định làm luôn bị gác lại để làm những việc theo ý muốn của người khác. Điều thực sự quan trọng đối với tôi luôn bị trôi đi trong dòng chảy của những công việc quan trọng đối với những người khác. Ai cũng nói là tôi thành đạt. Tôi đã làm việc, cọ xát và hy sinh, và đã leo lên đến đỉnh cao, nhưng tôi không thấy hạnh phúc. Đâu đó ở sâu trong tâm hồn, tôi cảm thấy sự trống trải. Nó giống như câu nói trong một bài hát: “Tất cả chỉ có vậy thôi ư?”. Hầu hết thời gian trong đời, tôi không hề hưởng thụ cuộc sống. Bất cứ làm được một điều gì, tôi lại nghĩ đến mười điều khác mà tôi đã không làm, và nó khiến tôi cảm thấy mình có lỗi. Sự căng thẳng thường xuyên do phải cố đưa ra sự lựa chọn điều cần làm trong hàng đống công việc khiến tôi bị stress. Làm thế nào để biết được điều gì là quan trọng nhất? Làm thế nào để thực hiện nó? Làm thế nào để thích thú nó? Tôi có linh cảm về điều cần làm cho cuộc đời của mình, và đã viết ra điều tôi cảm thấy thực sự quan trọng cũng như đặt ra mục tiêu để
Phần I: CHiẾC đỒNG HỒ vÀ CÁi lA BÀN 21 thực hiện nó. Thế nhưng, tôi lại đánh mất nó, ở đâu đó giữa viễn cảnh tương lai và công việc hàng ngày. Làm thế nào để đưa những điều thật sự quan trọng vào cuộc sống thường ngày? Ưu tiên cho điều quan trọng nhất là một vấn đề trọng tâm của cuộc sống. Hầu hết chúng ta cảm thấy bị giằng xé bởi những điều chúng ta muốn làm, bởi những đòi hỏi đặt lên vai chúng ta, bởi nhiều trách nhiệm phải gánh vác. Tất cả chúng ta đều cảm thấy bị thách thức trước những quyết định mà chúng ta phải đưa ra hàng ngày hàng giờ về cách sử dụng tốt nhất thời gian của mình. Việc đưa ra quyết định sẽ dễ dàng hơn đối với sự lựa chọn giữa cái “tốt” và cái “xấu”. Chúng ta có thể dễ dàng nhận ra cách sử dụng thời gian nào là lãng phí, vô bổ, hay có hại. Nhưng với phần lớn chúng ta thì vấn đề lựa chọn không phải giữa cái “tốt” và cái “xấu”, mà là giữa cái “tốt” và cái “tốt nhất”. Như thường thấy, kẻ thù của cái tốt nhất chính là cái tốt. Stephen: Tôi biết một người mới được mời làm trưởng khoa Kinh doanh tại một trường đại học lớn. Khi nhận nhiệm sở, ông đã nghiên cứu tình hình của khoa và nhận thấy điều mà khoa này đang cần nhất là kinh phí. Ông nhận thấy bản thân mình có khả năng đặc biệt trong việc gây quỹ, và do vậy ông coi việc xây dựng kế hoạch gây quỹ là nhiệm vụ chủ yếu của mình. Điều này gây ra vấn đề trong khoa, vì các trưởng khoa cũ vốn vẫn đặt trọng tâm chủ yếu vào việc đáp ứng các yêu cầu giảng dạy hàng ngày. Vị trưởng khoa mới này lại luôn vắng mặt. Ông chạy khắp nơi trong nước tìm cách gây quỹ cho nghiên cứu khoa học, học bổng, và các khoản trợ cấp khác. Ông không tham dự vào những công việc hàng ngày như các trưởng khoa trước đã làm. Các giáo viên muốn làm việc với ông phải thông qua người trợ lý hành chính của ông, điều này làm họ cảm thấy bị xúc phạm vì họ quen làm việc trực tiếp với người đứng đầu. Các giáo viên trong khoa bực tức trước sự vắng mặt thường xuyên của ông đến mức họ cử đại điện đến gặp hiệu trưởng của trường đại học đòi thay trưởng khoa mới hoặc trưởng khoa phải có sự thay đổi cơ bản
Tư Duy Tối ưu 22 về phong cách lãnh đạo. Ông hiệu trưởng, người biết rõ điều ông trưởng khoa đang làm, nói: “Bình tĩnh đi. Ông ấy có một trợ lý hành chính tốt. Hãy cho ông ấy thêm thời gian”. Không lâu sau đó, tiền đóng góp bắt đầu đổ về và các giáo viên cũng nhận ra việc làm của ông trưởng khoa là đúng. Từ đó họ thường nói với ông: “Ông cứ đi đi! Chúng tôi không cần ông phải luôn có mặt ở trường, ông cứ đi kiếm thêm quỹ cho khoa. Chẳng ai điều hành công việc tốt bằng trợ lý hành chính của ông”. Sau đó, ông ấy thú thật với tôi rằng khuyết điểm của ông lúc đó là đã không xây dựng được tinh thần làm việc tập thể, thiếu sự giải thích và thuyết phục để mọi người hiểu rõ điều ông muốn thực hiện. Tôi tin rằng ông ấy đã có thể làm tốt hơn, nhưng tôi cũng rút ra được bài học từ ông. Chúng ta cần phải thường xuyên tự hỏi mình: “Nơi đó đang cần cái gì, và điểm mạnh độc đáo của tôi, tài năng của tôi là gì?”. Vị trưởng khoa này có thể dễ dàng đáp ứng các kỳ vọng cấp bách của người khác. Nhưng nếu ông không nhận ra đòi hỏi của thực tiễn và năng lực độc đáo của bản thân, và thực hiện cho được kế hoạch do mình vạch ra, ông sẽ không bao giờ đạt được điều tốt nhất cho bản thân, cho khoa, hay cho trường. Cái gì là điều “tốt nhất” cho bạn? Cái gì ngăn cản bạn dành thời gian và sức lực cho những điều “tốt nhất” này? Có phải là có quá nhiều điều “tốt” ngăn cản bạn? Đối với nhiều người thì đúng là như vậy. Và kết quả là trong họ luôn có cảm giác trăn trở rằng mình đã không dành ưu tiên cho điều quan trọng nhất trong cuộc sống. Chiếc đồng hồ và cái la bàn Cuộc đấu tranh để dành ưu tiên cho điều quan trọng nhất có thể được tượng trưng bằng sự tương phản giữa hai công cụ hữu ích giúp chúng ta định hướng: chiếc đồng hồ và cái la bàn. Chiếc đồng hồ tượng trưng cho sự cam kết, các cuộc hẹn, các lịch trình,
Phần I: CHiẾC đỒNG HỒ vÀ CÁi lA BÀN 23 mục tiêu, các hoạt động - tức những việc cụ thể chúng ta định làm và cách chúng ta quản lý thời gian. Còn cái la bàn tượng trưng cho tầm nhìn, các giá trị, nguyên tắc, sứ mệnh, lương tâm, phương hướng - tức những điều chúng ta cho là quan trọng và cách chúng ta dẫn dắt cuộc đời mình. Cuộc đấu tranh diễn ra khi chúng ta nhận thấy có khoảng cách lớn giữa chiếc đồng hồ và cái la bàn - khi điều chúng ta làm không đóng góp gì cho điều quan trọng nhất trong cuộc sống của chúng ta. Ở một số người thì nỗi bức bối do sự khác biệt này là rất lớn. Chúng ta hình như không thể thổ lộ với ai. Chúng ta cảm thấy như bị mắc kẹt, luôn bị người khác hay hoàn cảnh bên ngoài chi phối. Chúng ta luôn phải đối phó với khủng hoảng. Chúng ta thường bị vùi đầu trong một đống “những việc chẳng đâu vào đâu” - những việc “chữa cháy”, và chẳng còn thời gian để làm những việc mà chúng ta biết rằng sẽ tạo ra sự khác biệt. Chúng ta cảm thấy mình không còn sống cho chính mình nữa. Một số người khác thì cảm thấy nỗi bức bối ấy như một sự trăn trở mơ hồ. Đơn giản là chúng ta không thể nào làm được tất cả những điều cần làm, muốn làm, lẫn những điều đang thật sự làm. Chúng ta tiến thoái lưỡng nan. Chúng ta cảm thấy có lỗi vì đã không làm điều cần làm, và không hứng thú với điều đang làm. Một số thì cảm thấy cuộc sống trống rỗng. Chúng ta đã coi hạnh phúc chỉ là sự thành công về nghề nghiệp hay tài chính, và rồi nhận ra rằng “thành công” như vậy không đem lại sự mãn nguyện như chúng ta tưởng. Chúng ta kiên trì leo lên các “nấc thang của danh vọng” từng nấc một - bằng cấp, những đêm dài làm việc, những lần được đề bạt - để rồi nhận ra khi đã đạt đến đỉnh cao rằng chiếc thang đó đã bắc nhầm bức tường. Dành hết tâm trí cho việc leo thang, chúng ta đã để lại phía sau dấu vết của những mối quan hệ bị tan vỡ, đánh mất những giờ phút phong phú, có chiều sâu trong cuộc sống vì những nỗ lực
Tư Duy Tối ưu 24 căng thẳng, tập trung quá mức. Trong cuộc chạy đua để leo các nấc thang, chúng ta đã không dành thời gian để làm những điều thực sự quan trọng nhất. Có những người cảm thấy bị mất phương hướng hoặc bối rối. Chúng ta không thực sự nhận ra đâu là “những điều quan trọng nhất”. Chúng ta chuyển từ hành động này sang hành động khác như một cái máy. Cuộc đời như một cỗ máy. Có những lúc chúng ta trăn trở không hiểu điều chúng ta đang làm có ý nghĩa gì hay không? Một số trong chúng ta biết rằng mình đang bị mất thăng bằng, nhưng không đủ lòng tin để tìm giải pháp khác. Hoặc chúng ta nghĩ rằng cái giá của sự thay đổi là quá đắt. Hoặc chúng ta sợ thay đổi. Do đó, dễ hơn cả là cứ sống chung với sự mất thăng bằng đó. Tiếng chuông cảnh tỉnh Chúng ta được cảnh tỉnh để nhận ra khoảng cách nói trên khi trong đời xảy ra một sự kiện kịch tính nào đó, như khi mất đi một người thân chẳng hạn. Đột nhiên, có một người thân ra đi vĩnh viễn và chúng ta nhận ra thực tế phũ phàng rằng, chúng ta đã bỏ qua những việc đáng làm vì quá mải mê leo lên “những nấc thang danh vọng” thay vì nâng niu và nuôi dưỡng những mối quan hệ thực sự quan trọng đối với chúng ta. Hay như khi chúng ta phát hiện đứa con trai vị thành niên của mình nghiện ma túy. Khi đó, những hình ảnh quá khứ tràn ngập tâm trí chúng ta - những quãng thời gian dài nhiều năm qua đáng lẽ nên dành để củng cố mối quan hệ gần gũi, chia sẻ, gắn bó với con… nhưng ta đã không làm như thế vì quá bận rộn cho việc kiếm sống, tìm kiếm các mối quan hệ làm ăn, hoặc đơn giản là dành để đọc báo, xem ti-vi. Hay như khi công ty cắt giảm nhân lực và chúng ta bị mất việc làm. Hoặc bác sĩ cho biết chúng ta mắc bệnh hiểm nghèo, chỉ còn
Phần I: CHiẾC đỒNG HỒ vÀ CÁi lA BÀN 25 sống được thêm vài tháng nữa. Hoặc cuộc hôn nhân của chúng ta tan vỡ, chờ ngày ly dị. Một số tình huống khủng hoảng như vậy làm cho chúng ta tỉnh ngộ, nhận ra rằng điều chúng ta dành thời gian để làm và điều chúng ta cho là quan trọng nhất không phải là một. Rebecca: Nhiều năm trước, tôi đến thăm một phụ nữ còn trẻ tại một bệnh viện. Cô ấy mới hai mươi ba tuổi và có hai con nhỏ ở nhà. Cô vừa được bác sĩ cho biết là cô bị bệnh ung thư đã di căn. Khi tôi cầm tay cô và cố tìm ra lời để an ủi, thì cô òa lên khóc: “Em sẽ đánh đổi mọi thứ chỉ để được về nhà và thay tã lót cho con!”. Khi nghĩ về lời nói của cô ấy và sự trải nghiệm của tôi với những đứa con nhỏ của mình, tôi ngẫm ra rằng đã có bao nhiêu lần tôi cũng thay tã lót cho con như cô làm, nhưng tôi làm chỉ vì nghĩa vụ, làm cho xong việc, thậm chí có lúc còn bực bội vì sự bất tiện mà nó gây ra cho cuộc sống bận rộn của mình, thay vì nâng niu những giây phút quý giá của cuộc sống và tình yêu mà chúng ta không sao biết được là nó có trở lại hay không. Khi không có “Những tiếng chuông cảnh tỉnh” như thế, nhiều người trong chúng ta không có dịp thực sự đối đầu với những vấn đề rất quan trọng của cuộc sống. Thay vì đi sâu vào những nguyên nhân của căn bệnh kinh niên, chúng ta chỉ quanh quẩn với liệu pháp chữa trị nóng vội, nhất thời như dùng cao dán hay thuốc Aspirin để trị cơn đau cấp tính. Được làm dịu cơn đau nhất thời, chúng ta trở lại bận rộn hơn để làm những điều “tốt” và không bao giờ dừng lại để tự hỏi điều chúng ta đang làm có thực sự là quan trọng nhất hay không. Ba thế hệ quản trị thời gian Trong nỗ lực lấp khoảng cách giữa chiếc đồng hồ và cái la bàn trong cuộc sống, nhiều người trong chúng ta quay sang lĩnh vực “quản trị thời gian”. Trong khi ba thập niên trước đây chỉ có không
Tư Duy Tối ưu 26 đầy mười cuốn sách viết về đề tài này, thì hiện nay, theo cuộc điều tra gần đây nhất, có hơn một trăm cuốn sách, hàng trăm bài báo, và nhiều loại lịch công tác, bảng kế hoạch làm việc, phần mềm và nhiều công cụ quản trị thời gian khác. Điều này phản ánh một “hiện tượng bắp rang”- sự bùng nổ nhanh của sách báo và công cụ phản ánh một thứ văn hóa nóng bỏng và đầy áp lực đang không ngừng tăng lên. Khi tiến hành cuộc điều tra này, chúng tôi đã đọc, phân tích và rút gọn thông tin xuống còn tám nhóm tiếp cận cơ bản về quản trị thời gian. Những nhóm này bao gồm từ cách tiếp cận truyền thống hướng về “tính hiệu quả”, như là Cách tiếp cận “tổ chức” (“Get Organized” Approach), Cách tiếp cận chiến binh (Warrior Approach) và Cách tiếp cận ABC hay Ưu tiên hóa (Prioritization Approach), cho đến một số cách tiếp cận mới hơn đang thay thế các mô thức truyền thống. Trong đó có cách tiếp cận mang tính Á Đông nhiều hơn như “Đi theo dòng chảy” (“Go with the Flow” Approach), khuyến khích chúng ta tiếp xúc với nhịp điệu tự nhiên của cuộc sống - gắn kết với những thời khắc “muôn thuở” khi mà tiếng kêu tích tắc của chiếc đồng hồ bị chìm đi trong niềm hân hoan của khoảnh khắc đó. Nó còn bao gồm Cách tiếp cận Phục hồi (Recovery Approach), cho thấy vì sao những thủ phạm gây lãng phí thời gian, như là sự do dự và ủy quyền kém hiệu quả, thường là kết quả của một kịch bản tâm lý in hằn từ trước. Mặc dù có nhiều cách tiếp cận như trên, chúng tôi thấy phần lớn bạn đọc đều biết đến ba “thế hệ” quản trị thời gian. Thế hệ sau dựa trên cơ sở thế hệ trước đó và có tiến bộ hơn về hiệu suất và khả năng kiểm soát. Thế hệ thứ nhất. Thế hệ quản trị thời gian thứ nhất dựa trên cơ sở “các công cụ nhắc nhở”. Đây là cách tiếp cận “đi theo dòng chảy”, nhưng vẫn cố gắng theo dõi những điều bạn muốn làm - viết báo cáo, tham dự cuộc họp, tu sửa xe cộ, dọn dẹp nhà để xe… Đặc trưng của thế hệ này là các mẩu ghi chép đơn giản và các bản liệt kê công việc. Nếu bạn thuộc về thế hệ này, bạn luôn mang theo
Phần I: CHiẾC đỒNG HỒ vÀ CÁi lA BÀN 27 bên mình các bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm. May ra đến cuối ngày bạn mới làm hết số công việc như đã định và bạn dựa vào bản danh sách đó để kiểm tra lại. Nếu có những việc chưa hoàn thành, bạn sẽ ghi nó sang danh sách công việc của ngày hôm sau. Thế hệ thứ hai. Thế hệ quản trị thời gian thứ hai là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị”. Đặc trưng của nó là các lịch công tác và sổ ghi cuộc hẹn. Đó là hiệu suất làm việc, trách nhiệm cá nhân, xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch các hoạt động và sự kiện trong tương lai. Nếu bạn thuộc về thế hệ này, bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam kết, xác định thời hạn, ghi lại địa điểm sẽ diễn ra cuộc hẹn. Bạn cũng có thể lưu lại các số liệu này trong máy vi tính hay trên mạng. Thế hệ thứ ba. Cách tiếp cận của thế hệ thứ ba là “lập kế hoạch, đặt ưu tiên và kiểm soát”. Nếu bạn thuộc thế hệ này, bạn có thể dành một số thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên của bạn. Bạn tự hỏi “Mình muốn gì?”, và đặt ra các mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn để đạt được các giá trị này. Bạn đặt mức ưu tiên cho các hoạt động của mình trên cơ sở hàng ngày. Đặc trưng của thế hệ này là một loạt các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc - bằng phương tiện điện tử hay viết trên giấy - với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch hàng ngày. Ở mức độ nào đó, ba thế hệ quản trị thời gian này giúp chúng ta có bước tiến xa trong việc nâng cao hiệu quả trong cuộc sống. Những thứ như là hiệu suất làm việc, lập kế hoạch, ưu tiên hóa, làm rõ các giá trị và xác lập mục tiêu đã tạo ra sự khác biệt có tính tích cực rõ rệt. Nhưng cuối cùng, với hầu hết mọi người - thậm chí cả khi họ đạt được những lợi ích và của cải rất lớn đi nữa - vẫn có khoảng cách giữa những điều thực sự quan trọng đối với họ và cách họ sử dụng thời gian. Trong nhiều trường hợp, tình trạng còn tồi tệ hơn. Có người nói: “Đúng là chúng ta đang làm được nhiều việc hơn với
Tư Duy Tối ưu 28 ít thời gian hơn, nhưng chẳng còn thấy những mối quan hệ đằm thắm, sự thanh thản trong lòng, sự thăng bằng trong cuộc sống, niềm tin mình đang làm và làm tốt những điều quan trọng nhất”. Roger: Ba thế hệ quản trị thời gian này phản ánh rất đúng quá trình thực hiện quản trị thời gian của tôi. Tôi lớn lên tại thị trấn Carmel, vùng Pebble Beach thuộc bang California. Sống trong môi trường nghệ thuật, tự do suy nghĩ, triết lý, tôi chắc là mình phù hợp với thế hệ thứ nhất. Thỉnh thoảng tôi ghi chép để khỏi quên những điều cần nhớ - đặc biệt các cuộc thi đánh golf, một hoạt động quan trọng đối với cuộc sống của tôi. Do tôi còn tham gia vào công việc trang trại và nuôi ngựa, nên tôi cần phải ghi nhớ mùa màng và nhiều thứ khác nữa. Thời gian trôi qua, công việc đòi hỏi phải làm nhiều hơn với thời gian ít hơn, có nhiều thứ tôi muốn làm hơn, có nhiều cơ hội hơn đã đẩy tôi đi sâu vào thế hệ quản trị thời gian thứ hai. Tôi đọc bất cứ tài liệu nào có trong tay nói về quản trị thời gian. Trên thực tế, công việc làm ăn của tôi, trong một giai đoạn, chính là tư vấn về quản trị thời gian. Tôi làm việc với từng khách hàng để giúp họ làm việc hiệu quả hơn, tổ chức công việc tốt hơn, học cách trả lời điện thoại và nhiều thứ khác. Thông thường sau khi quan sát và phân tích hoạt động của họ trong một ngày, tôi sẽ đưa ra gợi ý cụ thể những điều họ cần làm để nâng cao hiệu suất làm việc. Sau một thời gian, tôi sửng sốt nhận ra rằng tôi không chắc mình có ích gì trong việc này. Thực ra, tôi bắt đầu băn khoăn phải chăng tôi chỉ làm cho họ sớm thất bại hơn mà thôi. Vấn đề không phải là họ làm được bao nhiêu đầu việc, mà là cái đích họ muốn hướng tới là đâu, và họ muốn đạt được cái gì. Nhiều người muốn biết họ đang làm việc ra sao, nhưng tôi nhận thấy mình không thể trả lời được, trừ khi tôi hiểu rõ họ muốn đạt được cái gì. Điều này dẫn tôi đến thế hệ quản trị thời gian thứ ba. Thực ra, cả Stephen và tôi đã tham gia một phần vào công trình khởi đầu cho thế hệ thứ ba và cùng làm việc với một số người có ảnh hưởng lớn trong lĩnh vực này. Mối quan tâm của chúng tôi là gắn kết các giá trị với các mục tiêu để giúp người ta làm được nhiều hơn những việc thích hợp và theo thứ tự ưu tiên. Khi ấy, có vẻ như đó là con đường rõ ràng cần phải đi theo.
Mục lục Lời mở đầu 7 Phần I: CHiẾC đỒNG HỒ VÀ CÁi LA BÀN 15 Chương 1: Tiếng chuông cảnh tỉnh 19 Chương 2: Thói quen khẩn cấp 41 Chương 3: Bốn nhu cầu và năng lực cơ bản của con người: sống, yêu thương, học tập, để lại di sản 58
Tư Duy Tối ưu 398 Phần II: Giữ CHo điều quAN TrọNG LuôN LÀ quAN TrọNG 103 Chương 4: Tổ chức Phần tư thứ ii: quy trình ưu tiên cho điều quan trọng nhất 106 Chương 5: Sức mạnh của viễn cảnh 136 Chương 6: Giữ cân bằng các vai trò 156 Chương 7: Sức mạnh của các mục tiêu 173 Chương 8: Lập kế hoạch hàng tuần 198 Chương 9: Tính chính trực trong thời khắc ra quyết định 215 Chương 10: Học hỏi từ cuộc sống 241
RkJQdWJsaXNoZXIy MjI4NTM1Ng==