Hoàng Anh dịch
CHƯƠNG 1 QUẢN LÝ LÀ GÌ?
22 MANAGER THE MAKING OF A NÊN TRÁNH NÊN LÀM Nước chanh Nước chanh tăng lực giá rẻ
Tháng 5 năm 2006, tôi bắt đầu công việc. Và tôi vẫn không biết những điều trước nay tôi không biết. Một mặt, cho rằng Facebook là một trang mạng xã hội dành cho học sinh trung học và sinh viên đại học thời đó, nên tôi tự tin mình sẽ trở thành ứng viên phù hợp nhất. Ý tôi là ai đó còn có thể am hiểu về người dùng Facebook hơn là một sinh viên vừa mới tốt nghiệp như tôi? Tôi thèm khát, háo hức mong muốn tạo ra một dấu ấn cá nhân riêng biệt cho thế giới và chẳng có gì có thể đánh bại được tôi. Tôi không am hiểu về học thuyết thể chế, cũng không có những thất bại bi thảm nào để chia sẻ. Sau bốn năm học luôn cố gắng nhồi nhét để đáp ứng các kỳ thi, viết không biết bao nhiêu bài luận văn, thức hàng đêm trời để đánh vật với những mật mã, làm việc chăm chỉ và mọi sự đều tốt đẹp. Nhưng tôi cũng đối mặt với một số khó khăn lớn, vấn đề là tôi có rất ít kinh nghiệm để giải quyết. Giống như trong hầu hết các công ty mới khởi nghiệp, nhóm của chúng tôi tập trung chủ yếu vào hoàn thành công việc chứ không phải phân cấp tổ chức. Tôi đã không có một người quản lý chính thức cho đến khoảng một năm sau, khi một trong những nhà thiết kế cấp cao trong nhóm của chúng tôi, Rebekah, đảm nhận vai
24 MANAGER THE MAKING OF A trò đó. Trước đó, chúng tôi hoạt động như một tập thể lỏng lẻo, mọi người chỉ giúp đỡ nhau khi cần thiết. Hai năm sau, tôi đột nhiên trở thành quản lý. Có rất nhiều thứ tôi phải học. Nhưng bây giờ khi nhìn lại quãng thời gian đó, điều khiến tôi ngạc nhiên nhất đó là thực chất vốn kiến thức của tôi về quản lý còn quá ít. Ồ, tất cả chúng ta đã quen thuộc với cả những người quản lý tốt có, xấu có, từ M của James Bond, đến Ebenezer Scrooge trong A Chrismas Carol, rồi từ Katharine Graham trong The Post, cho đến Miranda Priestly trong The Devil Wears Prada. Những người quản lý không phải là sinh vật kỳ lạ và hiếm thấy. Hầu hết mọi người đều có một người quản lý. Trong một bữa cơm, tôi nhớ bố mẹ tôi, một người là chuyên gia về công nghệ thông tin, còn người kia là nhà môi giới chứng khoán, họ chuyện trò về việc ông chủ của họ đã làm gì hay nói gì vào ngày hôm đó. Tôi đã có những người quản lý cho mình, họ đã hướng dẫn tôi cách làm việc hồi học trung học và sau đó là công việc giảng dạy ở trường đại học. Nhưng nếu bạn hỏi tôi định nghĩa thế nào về công việc quản lý trước khi tôi bắt đầu nhận việc thì đây là những gì tôi sẽ nói. CÔNG VIỆC QUẢN LÝ LÀ: họp bàn với các thành viên trong nhóm để giải quyết mọi vấn đề, đưa ra những phản hồi về những việc làm tốt hoặc chưa tốt, và quyết định sẽ thăng chức cho ai và sa thải ai.
25 Sau ba năm làm công việc hiện tại, tôi đã hiểu biết nhiều hơn. Và câu trả lời của tôi bây giờ đã khác. CÔNG VIỆC QUẢN LÝ LÀ: xây dựng một đội ngũ phối hợp làm việc hiệu quả, hỗ trợ các thành viên khác trong nhóm đạt được những mục tiêu nghề nghiệp, và tạo ra lộ trình để công việc được triển khai một cách trơn tru và hiệu quả. Bạn thấy đấy, câu trả lời của tôi đi từ những hoạt động cơ bản hàng ngày (họp bàn và đưa ra phản hồi) đến những mục tiêu dài hạn hơn (xây dựng đội ngũ và hỗ trợ phát triển nghề nghiệp). Câu trả lời mới nghe có vẻ thông minh và trưởng thành hơn. Hãy tiếp tục, tôi ơi! Thế nhưng, chúng vẫn chưa hoàn toàn chính xác. Bạn có thể nghĩ: “Đáp án trên sai ở đâu?”. Những người quản lý tài giỏi chắc chắn phải thực hiện tất cả những công việc trên rồi. Đúng, nhưng vấn đề là các câu trả lời trên vẫn mang tính xếp loại công việc. Nếu tôi hỏi bạn: “Công việc của một cầu thủ bóng đá là gì?”, liệu bạn có trả lời là họ phải tập trung vào tập luyện, chuyền bóng cho đồng đội và nỗ lực ghi bàn không? Không, tất nhiên là không rồi. Bạn sẽ giải thích cho tôi hay đó chỉ là những hoạt động trên bề nổi thôi, còn “công việc của một cầu thủ bóng đá là phải giành chiến thắng”. Vậy thực chất, công việc của người quản lý là gì? Nếu không am hiểu một cách sâu sắc thì rất khó tìm ra câu trả lời. Chương đầu tiên sẽ bàn luận về vấn đề này.
26 MANAGER THE MAKING OF A ĐỊNH NGHĨA MỘT DÒNG VỀ CÔNG VIỆC QUẢN LÝ Hãy tưởng tượng bạn quyết định mở một quầy bán nước chanh chỉ vì bạn yêu thích loại trái cây này và nghĩ rằng nó sẽ là một thương vụ kinh doanh ra trò. Ban đầu, những gì bạn cần làm có vẻ khá rõ ràng. Bạn sẽ đến một cửa hàng và mua về một túi đầy chanh. Sau đó, bạn sẽ mang ép những quả chanh đó, đổ một lượng lớn đường vào và thêm nước. Bạn chuẩn bị một cái bàn gấp, một chiếc ghế đệm êm, bình đựng, máy làm mát và một vài cái cốc. Còn nữa, bạn trang trí lên một chiếc bảng phấn đáng yêu thông báo về thức uống mình sẽ bán (kèm theo cả đơn giá mang tính cạnh tranh nữa). Và cuối cùng, gần một ngã tư sầm uất, bạn sẽ mở một quầy bán nước và vui vẻ hỏi xem có người khách qua đường nào đang khát không. Việc này đơn giản vì chính bạn làm ra mọi thứ. Tay bạn vắt chanh, chân bạn di chuyển từ cửa hàng về nhà bếp rồi lại đến quầy bán nước, tay bạn mang bình và máy ướp lạnh. Nếu như tấm biển nhìn có vẻ nhếch nhác thì cũng do bạn. Nước chanh quá ngọt hay quá chua thì cũng là bạn làm. Mọi chuyển sẽ chẳng có gì nếu như bạn không lựa chọn làm nó. Nhưng tin tốt đây! Beyoncé ra mắt album phòng thu thứ sáu Lemonade, và thế là, thật bất ngờ, mọi người bắt đầu bị ám ảnh với chanh. Ngay sau khi bạn bán nước chanh, mười người khác đang vây quanh quầy bán nước của bạn chỉ để mua một suất đồ uống giải khát mang hương vị quê nhà này. Bạn không thể xoay xở một mình vì nhu cầu mua hàng đang gia tăng và thế là bạn phải cần đến sự hỗ trợ từ những người hàng xóm, Henry và Eliza. Bạn sẽ trả cho họ một mức lương chính đáng và đổi lại họ sẽ làm việc cho bạn.
27 Chúc mừng, bây giờ bạn đã trở thành một người quản lý rồi đó! Bạn sẽ nói: “Ai mà chẳng biết, tôi thuê họ và trả lương cho họ. Vậy tôi là giám đốc điều hành, là ông chủ. Tất nhiên, tôi cũng là người quản lý”. Trên thực tế, bạn vẫn trở thành một người quản lý ngay cả khi bạn không thuê họ hoặc trả tiền cho họ. Khía cạnh quản lý không liên quan gì đến tình trạng thuê nhân công và thực tế là bạn không phải hoàn thành công việc một mình. Nếu bạn có ba đầu sáu tay thì việc pha nước chanh và bán sẽ nhanh gấp bội. Vài cái tay pha chế đồ uống, trong khi số còn lại sẽ thu tiền. Bạn có thể luân đổi các ca làm và mở quầy bán nước thêm nhiều giờ nữa. Bạn thậm chí còn có cả thời gian cân nhắc, lựa chọn để mua được nguyên liệu rẻ tiền. Đồng thời, bạn cũng sẽ phải từ bỏ một số quyền kiểm soát nhất định. Bạn sẽ không phải đưa ra mọi quyết định nữa. Nếu có vấn đề gì xảy ra thì bạn sẽ không phải chịu trách nhiệm một mình. Nếu Eliza quên bỏ thêm đường, bạn sẽ nhận thêm nhiều cái chau mày từ khách hàng. Còn nếu gương mặt cau có của Henry làm khách hàng phẫn nộ thì tất nhiên số lượng khách đến cửa hàng sẽ giảm. Bạn cảm thấy thật đáng để phân chia công việc như vậy. Tại sao ư? Vì đơn giản mục tiêu mà bạn đặt ra lúc đầu vẫn được giữ nguyên: bạn yêu thích nước chanh và nghĩ rằng nó sẽ là một thương vụ kinh doanh tuyệt vời. Bạn tin tưởng rằng sẽ ngày càng có nhiều người được thưởng thức đồ uống mà bạn yêu thích. Và với sự hỗ trợ của Eliza và Henry, bạn lại càng cảm thấy cơ hội thành công là rất cao.
28 MANAGER THE MAKING OF A Đây chính là điểm mấu chốt của quản lý. Đó là niềm tin rằng một công việc sẽ thành công nếu như có sự chung tay góp sức của nhiều người thay vì một cá nhân. Bạn không phải làm mọi thứ một mình, không cần làm tốt hết thảy mọi thứ và cũng không nhất thiết biết làm tất cả mọi thứ. Công việc của một nhà quản lý là tạo ra những thành quả tốt nhất từ một nhóm người phối hợp làm việc. Tất cả đều bắt nguồn từ chính định nghĩa đơn giản này. LÀM THẾ NÀO ĐỂ PHÂN BIỆT MỘT NHÀ QUẢN LÝ TÀI BA VÀ MỘT NHÀ QUẢN LÝ BÌNH THƯỜNG? Tôi đã từng nghĩ rằng việc đánh giá xem một nhà quản lý có tốt hay không cũng giống như việc đánh giá một thiếu niên mười lăm tuổi có đủ điều kiện để lái xe hay không. Sẽ có một loạt các bài kiểm tra và việc thể hiện tốt ở từng bài sẽ nhận được mức tín nhiệm cao hơn. Họ có được mọi người tôn trọng? Họ có thể giải quyết những vấn đề lớn mang tính chiến lược? Họ có khả năng thuyết trình một cách sắc bén? Họ có thể hoàn thành hai mươi nhiệm vụ chỉ trong một ngày? Trả lời mail khi đang xếp hàng mua cà phê? Làm dịu lại những tình huống căng thẳng và luôn luôn hòa đồng, gần gũi với mọi người? Vân vân và mây mây. Đó chắc chắn là những phẩm chất tốt đẹp cần có ở một nhà quản lý và chúng ta sẽ bàn về những điều này trong những phần sau. Tuy nhiên, một bài kiểm tra để nhận diện một người quản lý có tốt hay không cũng không cần quá phức tạp. Nếu công việc của người quản lý là tạo ra những thành quả tốt đẹp từ một nhóm người phối hợp làm việc, thì nhóm
29 của người quản lý ấy sẽ liên tục đạt được nhiều thành tựu hơn nữa. Nếu mục tiêu mà bạn quan tâm là xây dựng một thương vụ bán nước chanh hưng thịnh thì nhóm của người quản lý tốt sẽ tạo ra lợi nhuận cao hơn so với nhóm của một nhà quản lý bình thường. Còn tất nhiên nhóm của một nhà quản lý tồi sẽ bị thua lỗ. Nếu mục tiêu mà bạn hướng đến là giáo dục trẻ em thì sau đó nhóm của người quản lý tốt sẽ chuẩn bị cho tương lai của bọn trẻ nhiều hơn so với nhóm do người quản lý hạng trung đứng đầu. Còn nhóm của một nhà quản lý tồi sẽ thất bại trong việc chuẩn bị các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho bọn trẻ phát triển. Và nếu cái đích mà bạn muốn hướng tới là tạo ra một bản thiết kế tuyệt vời, thì nhóm của người quản lý tốt sẽ kiên định đưa ra một ý tưởng khiến tất cả mọi người phải trầm trồ. Trong khi đó, người quản lý tầm thường sẽ dẫn dắt cả nhóm chỉ cần hoàn thành xong công việc là đủ, còn sản phẩm cũng không cần phải nổi bật. Ngược lại, nhóm của người quản lý tồi sẽ liên tục đưa ra các đề xuất mới và làm bạn nghĩ rằng chắc chắn chúng ta sẽ còn làm tốt hơn nữa. Andy Grove, nhà sáng lập kiêm giám đốc điều hành của Intel, một nhà quản lý huyền thoại ở thời đại của ông, viết rằng khi bàn về việc đánh giá, người ta nên nhìn vào “kết quả công việc chứ không phải là những hoạt động liên quan. Rõ ràng, bạn sẽ đánh giá một nhân viên bán hàng theo đơn đặt hàng mà anh ta nhận được (kết quả), chứ không phải bằng các cuộc gọi anh ta thực hiện (hoạt động)”.
GIỚI THIỆU: NHỮNG NHÀ QUẢN LÝ TÀI BA KHÔNG TỰ NHIÊN ĐƯỢC SINH RA, MÀ HỌ ĐỀU PHẢI TRẢI QUA RÈN LUYỆN...........................5 CHƯƠNG 1: QUẢN LÝ LÀ GÌ?..........................................21 ĐỊNH NGHĨA MỘT DÒNG VỀ CÔNG VIỆC QUẢN LÝ...................26 LÀM THẾ NÀO ĐỂ PHÂN BIỆT MỘT NHÀ QUẢN LÝ TÀI BA VÀ MỘT NHÀ QUẢN LÝ BÌNH THƯỜNG?...........................28 BA VIỆC MÀ CÁC NHÀ QUẢN LÝ LUÔN ĐAU ĐÁU MỖI NGÀY.........................................................................31 QUẢN LÝ THEO QUY LUẬT TỒN TẠI................................................38 LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẠN BIẾT MÌNH SẼ LÀ MỘT NHÀ QUẢN LÝ TÀI GIỎI?..........................................................40 SỰ KHÁC BIỆT GIỮA LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ...............................48 CHƯƠNG 2: BA THÁNG ĐẦU TIÊN CỦA BẠN.................51 NGƯỜI HỌC VIỆC...............................................................................54 NGƯỜI TIÊN PHONG.........................................................................60 SẾP MỚI................................................................................................62 NGƯỜI KẾ NHIỆM...............................................................................67 MỤC LỤC
325 CHƯƠNG 3: DẪN DẮT MỘT NHÓM NHỎ......................71 MỌI THỨ SẼ QUAY NGƯỢC TRỞ LẠI VỚI CON NGƯỜI...............75 NIỀM TIN LÀ YẾU TỐ QUAN TRỌNG NHẤT....................................77 CỐ GẮNG TRỞ THÀNH CON NGƯỜI, CHỨ KHÔNG PHẢI LÀ MỘT ÔNG CHỦ...........................................81 GIÚP HỌ CHẠM TỚI SỨC MẠNH CỦA BẢN THÂN........................91 MỘT ĐIỀU BẠN KHÔNG NÊN CHẤP NHẬN TRONG NHÓM CỦA MÌNH................................................................95 BẠN KHÔNG NHẤT THIẾT LUÔN PHẢI GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ......97 GIÚP MỌI NGƯỜI TIẾN BỘ HƠN.....................................................99 CHƯƠNG 4: NGHỆ THUẬT PHẢN HỒI.........................105 THẾ NÀ O ĐƯỢ C GỌ I LÀ MỘ T PHẢN HỒI TỐ T?..........................108 MỖI LẦN THẤT VỌNG LÀ MỘT LẦN THẤT BẠI TRONG VIỆC ĐẶT RA CHỈ TIÊU.......................................................115 PHẢN HỒI CỦA BẠN CHỈ ĐƯỢC TÍNH NẾU NÓ ĐEM LẠI HIỆU QUẢ..........................................................119 PHÊ BÌNH HOẶC THÔNG BÁO TIN XẤU.......................................127 CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ BẢN THÂN.................................133 ĐÔI KHI MỌI NGƯỜI CẢM THẤY BẢN THÂN NHƯ LÀ KẺ GIAN LẬN..........................................................137 THẬT LÒNG VỚI CHÍNH MÌNH..........................................140 HIỂU RÕ GIỚI HẠN BẢN THÂN..........................................148 TÌM KIẾM SỰ TỰ TIN KHI BẠN Ở DƯỚI VỰC....................153 HỌC CÁCH ĐỂ TRỞ NÊN TỐT HƠN..................................162
326 MANAGER THE MAKING OF A CHƯƠNG 6: NHỮNG CUỘC HỌP TUYỆT VỜI..............175 THẾ NÀO LÀ MỘT KẾT QUẢ TỐT ĐẸP CHO CUỘC HỌP CỦA BẠN?............................................................180 MỜI NHỮNG NGƯỜI PHÙ HỢP.....................................................188 CHO MỌI NGƯỜI CƠ HỘI ĐƯỢC CHUẨN BỊ SẴN SÀNG..........190 TẠO CẢM GIÁC AN TOÀN CHO NHỮNG NGƯỜI ĐÓNG GÓP..193 MỘT SỐ CUỘC HỌP KHÔNG CẦN BẠN THAM GIA VÀ MỘT SỐ KHÔNG CẦN PHẢI TỒN TẠI......................................199 CHƯƠNG 7: TUYỂN DỤNG TỐT....................................203 THIẾT KẾ TỔ CHỨC CÓ CHỦ ĐÍCH...............................................207 TUYỂN DỤNG LÀ TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN..................................209 TUYỂN DỤNG GIỐNG NHƯ MỘT CANH BẠC, HÃY ĐẶT CƯỢC THẬT KHÔN NGOAN..........................................213 TUYỂN DỤNG KHI BẠN CẦN NĂM, MƯỜI, HOẶC HÀNG TRĂM NGƯỜI............................................................226 CHƯƠNG 8: KIỂM SOÁT NHỮNG SỰ VIỆC XẢY ĐẾN...237 KHỞI ĐẦU BẰNG MỘT TẦM NHÌN VỮNG CHẮC.........................241 THỰC HIỆN HOÀN HẢO ĐÁNG GIÁ HƠN MỘT CHIẾN LƯỢC HOÀN HẢO......................................................255 QUY TRÌNH TỐT ĐÓNG VAI TRÒ QUAN TRỌNG HƠN HẾT THẢY.................................................................................266 CHƯƠNG 9: LÃNH ĐẠO MỘT NHÓM ĐANG PHÁT TRIỂN...271 TỔ CHỨC LỚN VÀ TỔ CHỨC NHỎ................................................275 ỦY QUYỀN HIỆU QUẢ CŨNG GIỐNG NHƯ TRÒ THĂNG BẰNG TRÊN DÂY.........................................................281
327 GIAO TRỌNG TRÁCH CHO NGƯỜI KHÁC LÀ MỘT DẤU HIỆU CỦA NIỀM TIN................................................283 HAI KHỐI ÓC CHUNG MỘT TẦM NHÌN.......................................286 ĐIỀU CẦN LÀM KHI MỘT QUẢN LÝ GẶP KHÓ KHĂN.................289 ĐẶT MỤC TIÊU KHÔNG ĐỂ BẢN THÂN LÀM MÃI MỘT VIỆC....292 CHƯƠNG 10: NUÔI DƯỠNG VĂN HÓA........................299 HIỂU RÕ BẢN THÂN MUỐN TRỞ THÀNH MỘT PHẦN CỦA MỘT NHÓM NHƯ THẾ NÀO..................................................303 KHÔNG NGỪNG NHẮC ĐẾN NHỮNG ĐIỀU QUAN TRỌNG.....306 LUÔN LUÔN TIÊN PHONG..............................................................308 ĐỀ RA SỰ KHÍCH LỆ ĐÚNG ĐẮN....................................................310 TỰ TẠO RA NHỮNG TRUYỀN THỐNG TÔN VINH CÁC GIÁ TRỊ CỦA BẠN......................................................................315 LỜI KẾT: HÀNH TRÌNH ĐÃ ĐƯỢC HOÀN THÀNH 1%....319
RkJQdWJsaXNoZXIy MjI4NTM1Ng==